Procedimento para Empréstimo de Documentos para as Empresas Projetistas. Controle de Revisão P-ER/SE-1. Título do Documento: Folha 1 de 12

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1 Título do Documento: Procedimento para Empréstimo de Documentos para as Empresas Projetistas Controle de Revisão P-ER/SE-1 Nº Documento Folha 1 de 12 Revisão Data Item Descrição das Alterações a 05/12/2005 Emissão Inicial Distribuição de Cópias: Elaborado por: Visto Verificado por: Visto TES Aprovado por: Visto Data WZS /12/2005

2 1. Objetivo: P-ER/SE-1a 1.1. Definir os procedimentos para empréstimo de documentos de subestações para as empresas Projetistas com contratos em andamento com a Cemig-ER/SE. 2. Escopo: 2.1. Estão consideradas nesse procedimento a requisição e a devolução dos documentos das subestações relacionadas no escopo do contrato com a empresa Projetista No caso da devolução de documentos alterados pela empresa Projetista, será considerada a devolução para arquivamento da versão já analisada e aprovada pela Cemig-ER/SE durante a execução do projeto Os procedimentos referentes à tramitação dos documentos durante a etapa de execução do projeto não foram contemplados. 3. Caracterização: 3.1. Para efeito deste Procedimento entende-se por: - GEDOC: Sistema de Gerenciamento Eletrônico da Documentação da Cemig. - Documento em meio digital: documento cadastrado no GEDOC e arquivado como um ou mais arquivos digitais (.doc,.xls,.dgn,.pdf, etc.). - Documento em papel: documento cadastrado no GEDOC e arquivado em papel vegetal e/ou opaco. - Status do documento: informação sobre a situação do documento quando da sua devolução para a Cemig (opções: ARQUIVAMENTO, REDESENHADO ou DEVOLUÇÃO). - Status ARQUIVAMENTO: status do documento aprovado pela área de projetos da Cemig- ER/SE durante a execução do projeto e em condições de ser arquivado no GEDOC. - Status REDESENHADO: status do documento em papel que foi redesenhado em meio digital pela empresa Projetista para atender ao serviço contratado pela Cemig ER/SE. - Status DEVOLUÇÃO: status do documento devolvido à Cemig Arquivo Tecnológico sem alteração de conteúdo e, conseqüentemente, da revisão. - Remessa de Documento (RD): utilizada para tramitação de documentos entre áreas da Cemig ou entre a Cemig-ER/SE e a empresa Projetista. 4. Considerações: 4.1. O GEDOC possui um módulo que controla o empréstimo da documentação técnica da Cemig mantendo o registro do responsável (funcionário Cemig ou empresa Projetista) durante todo o período do empréstimo. Página 2 de 12

3 4.2.Serão liberados para a empresa Projetista apenas os documentos das subestações relacionadas no escopo do contrato O prazo para devolução dos documentos pela empresa Projetista está vinculado à data de término do contrato. TODOS os documentos requisitados devem ser devolvidos até a data de término do contrato, independentemente de terem sido alterados No caso de contratos de Unidade de Serviço US, deve-se considerar para efeito de definição do prazo limite de devolução a data de término de cada OSC Caso o contrato com a empresa Projetista seja prorrogado, a Cemig-ER/SE solicitará automaticamente à Cemig-Arquivo Tecnológico a alteração dos prazos de devolução dos documentos Não serão fornecidos à empresa Projetista TODOS os documentos de uma subestação. Ela deverá fazer a seleção prévia dos documentos necessários para a execução do serviço antes de requisitá-los na Cemig Arquivo Tecnológico Ao emprestar um documento para um funcionário Cemig ou para uma empresa Projetista, o documento fica bloqueado no GEDOC. Com isso evita-se que duas ou mais pessoas revisem o mesmo documento simultaneamente A Cemig-Arquivo Tecnológico não fornecerá para as empresas Projetistas os seguintes documentos: 1- Diagrama Unifilar Básico DUB. 2- Diagrama de Operação. 3- Documentos obsoletos ou eliminados. 4- Documentos com status no GEDOC diferente de Liberado Caso a empresa Projetista necessite de algum dos documentos relacionados no item 4.8, ela deverá solicitar a Cemig ER/SE por meio de O envio dos documentos de 1 a 3 do item 4.8 estará sujeito a verificação da necessidade pelo responsável técnico da área de projetos da Cemig-ER/SE. Caso confirmada a necessidade, a Cemig- ER/SE encaminhará por meio de RD ou uma cópia dos documentos solicitados No caso dos documentos com status no GEDOC diferente de Liberado, ou seja, que estão bloqueados no sistema, o responsável técnico da área de projetos da Cemig-ER/SE verificará a programação dos serviços em andamento na subestação e, conseqüentemente, definirá uma data para a liberação dos documentos Tanto as empresas Projetistas quanto a Cemig deverão confirmar o recebimento de todos os s relacionados nesse procedimento A devolução de documentos para a Cemig pela empresa Projetista deverá sempre ser feita por meio de RD, que deverá conter no mínimo as seguintes informações de cada documento: Página 3 de 12

4 1- Identificação. 2- Revisão. 3- Título. 4- Mídia (digital ou papel). 5- Registro (obrigatório para documentos em papel). 6- Status (arquivamento, redesenhado, devolução). P-ER/SE-1a Revisão Título Identificação Registro Todos os s e RDs devem referenciar o número do contrato As RDs encaminhadas à Cemig devem ser emitidas sempre em duas vias. Uma via permanecerá com a Cemig e a outra será devolvida protocolada para a empresa Projetista A entrega de documentos na Cemig-ER/SE deverá ser feita no horário de 08:00 às 12:00 horas e 14:00 às 17:00 horas na ER/SE na Av. Barbacena 1200/11º andar A requisição e a devolução de documentos na Cemig-Arquivo Tecnológico deverá ser feita no horário de 08:00 às 18:00 horas na GE/IA na Av. Barbacena 1200/S Relação dos s Cemig a serem utilizados pela empresa Projetista: Cemig-Arquivo Tecnológico: sitetecnologico@cemig.com.br Cemig-ER/SE: ersegestao@cemig.com.br 5. Fluxograma: Abaixo é apresentado um fluxograma simplificado referente aos serviços contratados pela Cemig- ER/SE para execução de projetos de subestações. Página 4 de 12

5 Projetista assina contrato com a Cemig ER/SE. Projetista requisita os documentos na Cemig-Arquivo Tecnológico. (5.1) Projetista executa o projeto. (5.2) Projetista devolve documentos para Cemig. (5.3) Documentos foram alterados? S N Projetista entrega a RD e todos os documentos com alterações para a Cemig-ER/SE. Projetista entrega a RD e todos os documentos sem alteração para a Cemig-Arquivo Tecnológico. Existem documentos em papel? S N Projetista preenche e entrega à Cemig-ER/SE o formulário Devolução de Documentos em Papel. Cemig-ER/SE verifica, aprova e arquiva os documentos digitais no GEDOC. (5.4) Cemig-ER/SE verifica e devolve a 1ª via do formulário para a Projetista. Cemig-ER/SE verifica, aprova e arquiva os documentos em papel e em meio digital no GEDOC. (5.4) Observação: os números indicados entre parênteses referem-se aos itens desse procedimento. Página 5 de 12

6 5.1. Requisição de documentos na Cemig Arquivo Tecnológico P-ER/SE-1a Autorização para requisição de documentos pela empresa Projetista - Após a assinatura do contrato a empresa Projetista deverá encaminhar um para a Cemig ER/SE com o nome, telefone e de pelo menos duas pessoas responsáveis pelas requisições a serem feitas para o contrato em referência. - A Cemig-Arquivo Tecnológico atenderá apenas as requisições feitas pelos responsáveis indicados no pela empresa Projetista. - No caso de serem indicadas mais de duas pessoas, a empresa Projetista deverá destacar no o nome de duas pessoas que serão o contato com a Cemig sobre as questões relacionadas a empréstimo de documentos. - Ressaltamos que mesmo com a indicação dos responsáveis, a responsabilidade pelo empréstimo dos documentos é da empresa Projetista. - Após o cadastramento do contrato e dos responsáveis no módulo empréstimo do GEDOC, a Cemig Arquivo Tecnológico comunicará aos dois responsáveis que a empresa já está liberada para requisitar os documentos das subestações do escopo do contrato. Essa comunicação será feita por meio de Relação de documentos das Subestações - Caso necessário, a empresa Projetista poderá solicitar a Cemig ER/SE uma relação com os documentos das subestações contidas no escopo do contrato. A solicitação deverá ser feita por meio de contendo as seguintes informações: Assunto: Nome da Projetista - Relação de Documentos Escopo: - Número do contrato - Nome da projetista - Responsável pela solicitação (nome, telefone e ) - Área(s) da ER/SE envolvida(s) no projeto - Nome das subestações - Abaixo é apresentado um exemplo de para solicitação da Relação de Documentos. Página 6 de 12

7 - A Cemig ER/SE encaminhará a Relação de Documentos das subestações relacionadas no em até 02 dias úteis a partir da data de recebimento do da empresa Projetista. - A Cemig ER/SE encaminhará para o responsável pela solicitação com os arquivos referentes à relação de documentos das subestações. - A Relação de Documentos será encaminhada pela Cemig ER/SE como um arquivo Microsoft Excel específico por subestação que terá a seguinte identificação: doc_se-nomedasubestação_mês-ano.xls Exemplos: doc_se-belohorizonte_ xls doc_se-saltopequeno_ xls - No arquivo com a Relação de Documentos serão incluídas as seguintes informações do GEDOC referentes a cada documento: 1. Identificação: número. 2. Revisão: revisão atual. 3. Registro: número seqüencial definido pela Cemig Arquivo Tecnológico. 4. Título. 5. Mídia: digital, papel, etc 6. Notas: informações complementares. 7. Situação: localização do documento na Cemig Arquivo Tecnológico. 8. Revisão não controlada: revisão válida caso o documento não siga a padronização da Cemig para indicação da revisão. 9. Formato. 10. Status: situação no GEDOC. Página 7 de 12

8 Observação: O status indicado na Relação de Documentos é diferente daquele indicado na Remessa de Documentos (RD). Na relação, o status refere-se à situação do documento no GEDOC enquanto na RD refere-se à informação sobre sua situação ao ser devolvido para a Cemig Requisição de documentos pela empresa Projetista - De posse da Relação de Documentos encaminhada pela Cemig ER/SE, a empresa Projetista deverá selecionar apenas os documentos necessários para a execução do serviço contratado. - Ressaltamos que não serão fornecidos para a empresa Projetista todos os documentos de uma subestação, pois dificilmente o serviço a ser executado revisará toda a documentação da instalação. - Os documentos com status no GEDOC diferente de Liberado estão bloqueados no sistema. Para requisitá-los a empresa Projetista deverá proceder conforme item Após selecionar os documentos necessários, a empresa Projetista deverá excluir do arquivo Microsoft Excel encaminhado pela Cemig ER/SE os itens que não são pertinentes ao serviço a ser executado e salvar o novo arquivo com a seguinte identificação: nomedaprojetista_doc_se-nomedasubestação_mês-ano.xls Exemplos: engenhariasa_doc_se-belohorizonte_ xls projetosltda_doc_se-saltopequeno_ xls - Devem ser mantidas todas as informações dos documentos no novo arquivo criado pela empresa Projetista. - O arquivo referente à requisição deve ser específico por subestação e deverá ser encaminhado pela empresa Projetista à Cemig Arquivo Tecnológico por meio de . - Caso a empresa Projetista não tenha solicitado a Relação de Documentos anteriormente e por isso não tenha todas as informações, ela poderá encaminhar no apenas as informações da identificação e título de cada documento. Sempre que disponível, ela deverá incluir a informação do registro. - No recebimento dos documentos na Cemig-Arquio Tecnológico, a empresa Projetista deverá entregar um CD-R novo para a gravação dos arquivos digitais. - A empresa Projetista deverá conferir no ato do recebimento os documentos entregues Execução do serviço contratado - Caso seja necessário requisitar novos documentos durante a execução do serviço contratado, a empresa Projetista deverá encaminhar um para a Cemig Arquivo Tecnológico contendo o arquivo Microsoft Excel da relação complementar. Página 8 de 12

9 - Os procedimentos para envio de cópias para análise e aprovação durante a execução do serviço contratado deverão ser acertados no início do contrato entre a empresa Projetista e o responsável técnico da área de projetos da Cemig ER/SE Devolução de documentos pela empresa Projetista Devolução de documentos sem alteração - Considera-se documento sem alteração aquele cuja revisão não foi alterada. Ele é devolvido à Cemig Arquivo Tecnológico na mesma revisão em que foi requisitado. - Depois de executado o serviço contratado, a empresa Projetista relaciona os documentos que não foram alterados em uma RD incluindo todas as informações definidas no item Deverão ser relacionados na RD tanto os documentos em papel quanto os em meio digital. É necessário que os documentos em meio digital sejam relacionados para que seja dada a baixa do empréstimo no GEDOC. - No caso de serem devolvidos apenas documentos em meio digital sem alteração, a empresa Projetista poderá encaminhar um para a Cemig Arquivo Tecnológico com cópia para a Cemig ER/SE relacionando os documentos e suas respectivas informações. - Na RD o status dos documentos devolvidos sem alteração deverá ser DEVOLUÇÃO. - Os documentos em papel que não foram revisados e a RD deverão ser entregues na Cemig Arquivo Tecnológico nos horários definidos no item A empresa Projetista deverá desconsiderar os arquivos digitais dos documentos que não foram alterados. Esses arquivos não deverão ser utilizados pela empresa Projetista nos serviços futuros. - A empresa Projetista deverá ficar atenta ao prazo limite para devolução dos documentos conforme item A Cemig-Arquivo Tecnológico fará a conferência dos documentos em papel entregues com os relacionados na RD. No caso de irregularidade, será feita uma anotação na RD pela Cemig-Arquivo Tecnológico e uma cópia dessa RD será entregue para a empresa Projetista. - Após a conferência da RD, a Cemig Arquivo Tecnológico dará a baixa do empréstimo no GEDOC dos documentos em papel e em meio digital Devolução de documentos com alteração - Considera-se documento com alteração aquele cujo conteúdo tenha sido alterado em função do serviço contratado. Ele é devolvido à Cemig ER/SE em uma alteração superior aquela em que foi requisitado. - Depois da aprovação da área de projetos da Cemig-ER/SE durante a fase de execução do serviço contratado, a empresa Projetista relaciona os documentos alterados em uma RD incluindo todas as informações definidas no item Página 9 de 12

10 - A empresa Projetista deverá verificar no contrato a necessidade do envio de uma cópia em papel na etapa de devolução dos documentos com alteração para arquivamento. - Deverão ser relacionados na RD tanto os documentos em papel quanto os em meio digital já aprovados pela área de projetos da Cemig-ER/SE durante a execução do projeto e que estão sendo encaminhados para arquivamento. A empresa Projetista não deverá incluir nessa RD os documentos encaminhados para análise/aprovação da área de projetos da Cemig-ER/SE. Deverão ser relacionados apenas aqueles com status ARQUIVAMENTO e REDESENHADO. - Se o documento encaminhado pela empresa Projetista para análise/aprovação for aprovado pela área de projetos da Cemig-ER/SE durante a etapa de execução do serviço contratado e se ele estiver em condições de ser arquivado, não haverá necessidade da empresa Projetista encaminhá-lo novamente. - Os documentos em papel que foram redesenhados em meio digital para atenderem ao serviço contratado deverão ser relacionados na RD duas vezes: uma com o status REDESENHADO na revisão em que foi requisitado e outra com o status ARQUIVAMENTO na nova revisão em meio digital criada para atender ao serviço contratado. - Na via em papel do documento redesenhado pela empresa Projetista deverá ser escrito a lápis na área acima do título/identificação o texto REDESENHADO EM MEIO DIGITAL conforme exemplo abaixo: - Os arquivos digitais deverão ser gravados pela empresa Projetista em CD-R. No CD deverá ser indicado através de etiqueta adesiva ou caneta própria o nome da empresa Projetista, o número do contrato, o nome das subestações, o número e a data da RD conforme exemplo abaixo: Página 10 de 12

11 - No caso do contrato envolver serviços em mais de uma subestação, os documentos deverão ser separados em diretórios específicos por subestação. - Preferencialmente, a empresa Projetista deverá fazer um Print Screen da árvore de diretório do CD-R e anexá-lo à RD. A árvore deverá apresentar todos os arquivos gravados em cada diretório. - Os documentos em papel e em meio digital alterados pela empresa Projetista juntamente com a RD deverão ser entregues na Cemig ER/SE nos horários definidos no item No caso de serem alterados documentos em papel, a empresa Projetista deverá preencher o formulário Devolução de Documentos em Papel fornecido pela Cemig ER/SE e anexá-lo à RD. Abaixo é apresentado um modelo preenchido desse formulário: ENGENHARIA SA ER/SE RD-002/05 FULANO DE TAL - (XX) Campos do formulário a serem preenchidos pela Projetista: Empresa: nome da Projetista. Contratante: área da Cemig responsável pela contratação da Projetista. Lista Anexa Nº: tipo-número do documento de devolução. Responsável: nome e telefone do responsável da Projetista pela devolução. Total de documentos: quantidade de documentos em papel devolvidos e relacionados na Lista Anexa especificada. Data: data da entrega dos documentos na Cemig. Assinatura: assinatura do responsável da Projetista. - O formulário Devolução de Documentos em Papel deverá ser solicitado à Cemig-ER/SE pela empresa Projetista por meio de e será disponibilizado na Cemig-ER/SE (Av. Barbacena 1200/11º andar). Página 11 de 12

12 5.4. Recebimento de documentos com alteração pela Cemig ER/SE P-ER/SE-1a - A Cemig-ER/SE fará a conferência dos documentos entregues pela empresa Projetista com os relacionados na RD. No caso de irregularidade, será feita uma anotação na RD pela Cemig-ER/SE e uma cópia dessa RD será entregue para a empresa Projetista. - No caso de devolução de documentos em papel, a Cemig-ER/SE assinará as três vias do formulário Devolução de Documentos em Papel e devolverá à empresa Projetista a 1ª via assinada. - A Cemig ER/SE encaminhará uma cópia da RD com a 3º via do formulário para a Cemig Arquivo Tecnológico para que seja feita a alteração da responsabilidade pelo empréstimo. A responsabilidade mudará da empresa Projetista para a Cemig ER/SE, pois os documentos a partir desse momento estarão de posse da área de projetos. - Após a conferência da RD, os documentos em papel e em meio digital serão encaminhados para a área de projetos da Cemig ER/SE que fará a verificação, aprovação final e arquivamento no GEDOC. - Caso seja verificada pela área de projetos da Cemig ER/SE a necessidade de devolução de algum documento para a empresa Projetista, será efetuada novamente a transferência da responsabilidade pelo empréstimo no GEDOC. A empresa Projetista voltará a ser a responsável pelo documento. 6. Considerações gerais - Em caso de divergências ou dúvidas nesse procedimento, a empresa Projetista deverá entrar em contato com a Cemig-ER/SE. 7. Contatos Cemig 7.1. Cemig-Arquivo Tecnológico: - Mirene Conceição Costa Melo Tel.: (31) José Luiz Costa Coelho Tel.: (31) Cemig-ER/SE: - Telma Elisa da Silva Tel.: (31) Humberto Barros Pereira Tel.: (31) Página 12 de 12