Manual para registro da execução de demandas

Transcrição

1 Manual para registro da execução de demandas

2 Registro da Execução Quando a empresa credenciada receber a contratação de uma instrutoria ou consultoria, a atividade contratada será migrada automaticamente para a agenda do portal Integra com o status Aguardando Liberação. Nosso sistema irá realizar a aprovação de valores para comprometimento orçamentário e garantia do valor para pagamento da empresa credenciada por parte do SEBRAE/RS. Após esta aprovação, o status da atividade passará para Liberado para Execução e o profissional poderá acessá-la. Ao clicar nesta atividade (instrutoria ou consultoria) abrirá uma tela onde constarão todas as informações sobre a demanda. Esta tela possui o botão registrar a execução e ele abrirá uma janela para confirmar os encontros executados e anexar os documentos para registrar a execução. Os documentos que comprovam a execução da atividade são: Para consultorias: Anexar o relatório de visitas assinado pelo cliente. Para instrutorias: Anexar a lista de presença assinada pelos participantes e pelo profissional designado. Importante: Atividades cujo controle é realizado via sistema SGTEC não estão englobadas neste procedimento. Para o registro da execução das atividades, siga os passos a seguir: 1) Acesse o Portal Integra.

3 2) Acesse a instrutoria ou consultoria no calendário de compromissos SEBRAE. Ao clicar na data no calendário, você visualizará todas atividades que possuem encontros naquele dia. Poderá utilizar o Filtro para localizar por número da atividade, solução, ano, mês e status da atividade. 3) O sistema vai abrir uma tela com os Dados da Atividade e no fim da janela você encontrará o botão Registrar Execução que deverá ser clicado.

4 4) O sistema abrirá uma tela com os encontros da atividade para registro da execução. Nesta tela, você poderá: a) Alterar Dia\Hora: Nos casos de consultoria, as datas de encontro são sugeridos pelo SEBRAE e o profissional deverá validar estas datas com o cliente. Caso haja necessidade de mudança, precisa alterar as datas no sistema. Instrutorias deverão ser realizadas nos dias e horários estabelecidos no momento do contratação. Sendo assim, as instrutorias não possuem possibilidade de alteração de data dos encontros.

5 Ao clicar no botão Alterar Dia\Hora o sistema apresentará a tela abaixo: O sistema permitirá alterar o Campo data de realização, conforme regras abaixo: Regras para alteração da data de realização: Você pode alterar datas de encontros de consultoria de acordo com a data real executada. A data de realização deve estar dentro do limite máximo de execução, o qual está configurado na consultoria que está sendo realizada. Levando em consideração a data de acontecimento do primeiro encontro para calcular o limite máximo.

6 Você deverá clicar em Salvar para gravar as alterações. b) Anexar o Relatório de Visitas ou a lista de presença para confirmar a execução do encontro: Para confirmar um encontro você deve anexar os arquivos registrando a execução da atividade. Ou seja, para liberar o pagamento do encontro da empresa credenciada, na atividade deve estar anexo o relatório de visitas (para consultorias) ou a lista de presença (para instrutorias) e o encontro precisa ser confirmado. Somente assim ele aparecerá em nosso sistema para o responsável na unidade regional confirmar a execução da atividade e liberar as horas para cobrança. O botão de anexar só ficará habilitado quando a hora da data de realização for maior que o horário atual.

7 Para inserir o documento que comprova a execução da atividade, clique no botão Anexar : O sistema vai abrir a tela para selecionar o arquivo, então clique em Abrir e carregue o documento. Clique em Fechar.

8 O sistema anexará o arquivo no encontro (Relatório de Execução assinado pelo cliente (consultoria) ou lista de presença assinada (instrutoria)). Se você clicar no nome do arquivo, poderá visualizar o arquivo que foi anexado. Ao clicar no botão Confirmar encontro, o sistema apresentará a tela abaixo para a confirmação da realização da atividade: Preencha o campo Atividade Realizada. Para somente descrever a Atividade Realizada sem confirmar o encontro, deverá clicar em Salvar. Clique no botão Confirmar para confirmar a execução do encontro. Lembre-se: Após clicar em confirmar o encontro terá seu status alterado para Confirmado no portal Integra e não será mais permitida alteração. O botão confirmar será alterado para Atividade.

9 Não será possível alterar a Atividade Realizada, somente sua visualização. Não há limite mínimo para cobrança de horas Os relatórios poderão ser anexados por encontros ou todos juntos no final da atividade. Lembre-se: Se você cobrar as horas de forma parcial, somente após o pagamento da nota fiscal anterior é que o restante das horas serão liberadas para cobrança. Quando você clicar no botão Confirmar do último Encontro o sistema validará se este último possui um anexo. Caso não tenha, aparecerá a mensagem abaixo. No último encontro, é obrigatório anexar ao menos um documento (a lista de presença para instrutoria e o relatório de visita para consultoria).

10 Depois de Confirmar um encontro, o responsável na unidade regional visualizará no sistema interno (Sistema de Extranet de Atendimento) o referido encontro para registrar a Meta Física (este procedimento ocorre nos sistemas do SEBRAE/RS para formalizar um trabalho realizado) ou liberar um pagamento parcial para a empresa credenciada. O responsável na unidade regional validará os documentos que a empresa credenciada anexou ao encontro (Relatório de Visitas assinado pelo cliente (consultoria) ou lista de presença assinada (instrutoria)) e confirmará a realização com o cliente, quando necessário. c) Identificar um encontro com status Devolvido pela Regional : Se for identificada alguma inconsistência pelo colaborador responsável na unidade regional, ele poderá devolver o encontro para a empresa credenciada, cujo status da tarefa será alterado para Devolvido pela Regional. A empresa credenciada pode consultar o motivo da devolução na aba Histórico do encontro. A empresa credenciada receberá um com os dados do encontro devolvido e o Motivo. Exemplo:

11 Neste caso você deverá acessar o Portal Integra e clicar na instrutoria ou consultoria referida no e novamente deverá Registrar Execução fazendo os ajustes necessários na atividade. Você deverá então realizar as alterações solicitadas e confirmar novamente o encontro. d) Enviar GC: O sistema possui a funcionalidade de enviar para a Gerência de Credenciados do SEBRAE/RS. Quando for necessário realizar alguma alteração nos encontros de instrutorias ou consultorias que não estão disponíveis no Registro da Execução o profissional deverá enviar para a Gerência de Credenciados, descrevendo a alteração e motivo. A Gerência de Credenciados irá analisar a viabilidade e retornar com a resposta para a solicitação. Clicar no botão Enviar GC. Preencher o texto e clicar em Enviar.

12 Exemplo de e) Visualizar o histórico de alterações dos encontros: Ao clicar no botão Histórico poderá visualizar as mudanças e alterações dos encontros. Importante: Avaliações físicas e fichas de cadastro de cliente (quando houverem) deverão ser encaminhadas para a unidade regional contratante; A empresa credenciada deverá guardar o documento físico (lista de presença ou relatório) por um período de no mínimo 30 dias. Não havendo solicitação do SEBRAE neste período, poderá ser descartado.

13 Entenda os status do registro da execução: Status do encontro Pendente de confirmação Confirmado Devolvido pela Regional Realização Registrada pela Regional. Funcionalidades Confirmar: O botão somente estará habilitado se a data do encontro for menor do que a data atual. Alterar Dia\Hora: O botão somente estará habilitado para consultoria e se a hora da data do encontro é menor que a data atual (atividade ainda não aconteceu). Anexos: Você deverá anexar arquivo referente a cada encontro. O botão somente estará habilitado se a data do encontro for menor do que a data atual. Atividade: Permite visualizar a descrição da atividade realizada já confirmada. Anexos: Anexar ou excluir arquivo referente a cada encontro. Confirmar: confirmar a realização do encontro. Alterar Dia\Hora: Somente para consultoria e se a data do encontro é menor que a data atual. Anexos: anexar e excluir arquivo referente a cada encontro. Atividade: permite visualizar a descrição da atividade já confirmada Anexos: somente visualização dos arquivos anexados.