Manual SGU Web. Grande Florianópolis

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1 Manual SGU Web Grande Florianópolis

2 1. SGUWEB O Módulo SGUWEB é uma ferramenta desenvolvida pela Unimed Federação, com o objetivo de agilizar e facilitar as solicitações cadastrais realizadas pelas empresas contratantes. A utilização do módulo SGUWEB é simples e rápida e não requer instalação, uma vez que o acesso é online, pela web Acesso o módulo SGUWEB Link de acesso: Usuário: Conforme informado Senha: Conforme informado OBS 1: O Módulo SGUWEB é testado e homologado para o Google Chrome. Manter o navegador atualizado é fundamental para o seu funcionamento. O sistema também funciona no navegador Mozilla Firefox, porém, com desempenho inferior. OBS 2: Problemas no computador do usuário podem ocasionar erros de desempenho e funcionamento do Módulo SGUWEB. Testar o mesmo ou outro acesso (login) e processo em outro computador ajuda a identificar a causa do erro. OBS 3: Instabilidades nos provedores de Internet prejudicam o funcionamento adequado do SGUWEB, bem como a navegação. Redes mal configuradas ou com bloqueios de acesso podem ocasionar dificuldades na utilização. OBS 4: Caso o navegador esteja atualizado em todos os computadores ou a internet esteja em perfeito funcionamento (verificar com a TI), ou o SGUWEB apresentar algum erro, possivelmente é necessária a limpeza da memória cache do navegador. Se o usuário não se sentir apto a realizar este procedimento, deve procurar a sua TI. 3 OBS 5: Erros e instabilidades no Módulo SGUWEB deverão ser comunicados, para tratativa da TI da Unimed Grande Florianópolis. Suporte à rede e/ou computadores da empresa contratante não são de nossa responsabilidade. OBS 6: Todas as informações contidas no SGUWEB deverão estar de acordo com as informações preenchidas no formulário de movimentação cadastral e nos documentos encaminhados nos lotes, sujeitas à análise e devolução, em caso de divergências. 1.2 Movimentação cadastral de beneficiários Para realizar a movimentação cadastral, a empresa deverá selecionar o contrato desejado. Quando existir mais de uma opção de plano contratado, todos eles aparecerão na tela Início, para seleção. Em caso de dúvidas a respeito da escolha, ao clicar sobre o contrato, aparecerão os Dados do Contrato de Venda, com as principais informações do contrato selecionado, tais como: número do contrato, número do produto registrado na ANS e descrição do plano, nome da empresa contratante e vendedor (conforme tela abaixo):

3 Após a seleção do contrato, o próximo passo é definir o tipo de Movimentação Cadastral que será realizada, na aba Movimentar Contrato, opção Gerar novo movimento : Inclusão, Exclusão, Transferência, Alteração Cadastral, 2ª Via de Cartão ou Solicitação de Exclusão (Beneficiário). Botão Incluir Beneficiário No SGUWEB, em Gerar novo movimento, selecionar a opção Incluir Beneficiário : a) Inclusão de novo : selecionar o grau de dependência Titular ; b) Inclusão de novo dependente: selecionar o grau de dependência desejado, conforme definido em contrato. 4 OBS: Para o processamento da inclusão de dependentes, é necessário selecionar e vincular o respectivo titular. Para localizar o titular, poderá ser utilizada a opção Filtrar, que habilitará a localização do beneficiário pelo nº do cartão, nome do titular ou CPF. Estes filtros poderão ser utilizados com informações parciais, a fim de facilitar a busca. Após a seleção, seguir para o próximo passo.

4 a) Preenchimento dos dados pessoais do novo beneficiário (Dados de Pessoa): CPF: O preenchimento do número de CPF é obrigatório para todos os titulares e para dependentes com 12 anos ou mais. Nome Completo: Deve ser preenchido conforme documento oficial (Receita Federal) e atualizado do beneficiário. Não poderá conter abreviações. Nome da Mãe: Deve ser preenchido conforme documento oficial e atualizado do beneficiário. Não poderá conter abreviações. Data de Nascimento: Sexo: Estado Civil: Em caso de inclusão de dependentes com grau de dependência Companheiro (a), o Estado Civil deverá ser União Estável. País de Origem 5 b) Preenchimento dos Documentos de Identificação Selecionar o documento que será inserido e preencher o campo Nr. Documento para registrar a alteração. Caso seja necessário excluir o documento informado, clicar no botão, localizado no lado direito da página, conforme imagem abaixo: O preenchimento dos demais documentos é opcional e devem ser preenchidos sempre que disponível.

5 c) Preenchimento dos dados empregatícios do beneficiário: Data de Admissão/Vinculação: Preenchimento obrigatório quando o grau de dependência for Titular. Tipo do Colaborador: Preenchimento obrigatório quando o grau de dependência for Titular. Matrícula do Colaborador: Preenchimento opcional, quando o grau de dependência for Titular. Código do Agrupamento: Preenchimento obrigatório quando o grau de dependência for Titular. Centro de Custo: Preenchimento obrigatório quando o grau de dependência for Titular. d) Preenchimento dos dados do beneficiário: 6 Data Termo de Guarda: Preenchimento obrigatório quando o grau de dependência for Filhos Adotivos ou Filhas Adotivas. Data de Solicitação de Inclusão: É preenchido automaticamente com a data de envio do lote para a Unimed. Data de Início de Vigência: A partir desta data, o beneficiário passa a ter direito de utilizar o plano de saúde. Não é permitida a data de vigência com mais de 10 dias retroativos a data de envio do lote. Convênio da Farmácia: Não está disponível para os contratos da Unimed Grande Florianópolis.

6 e) Preenchimento dos dados de endereço Ao preencher o CEP, o SGUWEB irá preencher o nome da rua, bairro e cidade automaticamente. Quando o CEP for geral, o endereço deverá ser preenchido manualmente. É obrigatório o preenchimento dos campos: CEP, Logradouro, Número, Bairro, Cidade e Estado. OBS: O endereço sempre ficará vinculado ao titular e será replicado automaticamente aos dependentes. f) Preenchimento dos dados de contato O registro dos dados de Contato do beneficiário deverá ser realizado na tela Contato Titular, conforme imagem abaixo: 7 IMPORTANTE: Na inclusão de um beneficiário titular é obrigatório o preenchimento de número de telefone para contato, em atendimento às normas da ANS.

7 g) Anexar os documentos para envio à Unimed Para anexar o formulário e os documentos correspondentes aos beneficiários, é necessário clicar na aba Anexos e selecionar a opção Alterar. O sistema abrirá a tela Grava Documentos para selecionar o arquivo a ser anexado, conforme imagem abaixo: 8 OBS: Poderão ser anexados arquivos nas seguintes extensões:.pdf;.jpg;.doc e.htm

8 Após a inserção do anexo, o movimento deverá ser Concluído, para envio à Unimed. h) Campo Observações Campo de preenchimento opcional, disponibilizado na aba Anexos, para que a empresa encaminhe informações que julgar pertinentes, a respeito da movimentação do beneficiário registrado no movimento. O campo Observações está disponível nas telas de Inclusão, Exclusão, Transferência, Alteração Cadastral e 2ª Via de Cartão. Botão Alterar Beneficiário No SGUWEB, em Gerar novo movimento, selecionar a opção Alterar Beneficiário : Para localizar o beneficiário poderá ser utilizada a opção Filtrar, que habilitará a localização pelo nº do cartão, nome do titular ou CPF. Estes filtros poderão ser utilizados com informações parciais, a fim de facilitar a busca. Após a seleção, seguir para o próximo passo. 9 Após a seleção do beneficiário, deverá ser processada a alteração solicitada. Os dados que podem ser alterados: a) Titular Nome do beneficiário Data de nascimento Nome da mãe Sexo Estado civil Data de admissão Documentos de identificação Endereço Telefone de contato b) Dependente Nome do beneficiário Data de nascimento Nome da mãe

9 Sexo Estado civil Documentos de identificação OBS: É obrigatório o envio do documento que comprova a necessidade de alteração do cadastro do beneficiário. Após a inserção do anexo, o movimento deverá ser Concluído, para envio à Unimed. Botão Excluir Beneficiário No SGUWEB, em Gerar novo movimento, selecionar a opção Excluir Beneficiário. Para localizar o beneficiário, poderá ser utilizada a opção Filtrar, que habilitará a localização pelo nº do cartão, nome do titular ou CPF. Estes filtros poderão ser utilizados com informações parciais, a fim de facilitar a busca. Após a seleção, seguir para o próximo passo. Com o beneficiário selecionado, iniciar o preenchimento dos dados de exclusão, na aba Dados para Exclusão, conforme imagem abaixo: 10 OBS: Esta tela deverá ser usada somente quando a solicitação de exclusão for por iniciativa da Empresa Contratante. Quando selecionado o motivo 42 - DESLIGAMENTO DA EMPRESA (CONTRATO COLETIVO EMPRESARIAL) é obrigatório o preenchimento dos campos, conforme abaixo: a) O titular contribuiu no pagamento da mensalidade do seu plano? Não : Não é obrigatório o preenchimento dos demais campos. Sim : É obrigatório o preenchimento dos itens Tempo de contribuição no plano de saúde e Motivo Desligamento Empresa.

10 b) Motivo desligamento empresa Outros : Não é obrigatório o preenchimento dos demais campos. Aposentadoria ou Demissão/Exoneração sem Justa Causa : É obrigatório o preenchimento dos itens Optou pela manutenção do plano na condição de ex-empregado? ; Ciência Plano Ex-empregado e Aposentou e continuou trabalhando sem interrupção do contrato de trabalho?. Quando selecionado o motivo 44 ÓBITO, é obrigatório o preenchimento dos campos Data do óbito e Motivo do óbito. OBS: Nas exclusões solicitadas por motivo 44 ÓBITO, a data de exclusão deverá ser preenchida com um dia após o óbito. Ex: Beneficiário faleceu em 15/09/2016. O formulário e o SGUWEB deverão estar preenchidos com a data de exclusão de 16/09/2016. Para anexar o formulário e os documentos correspondentes aos beneficiários, é necessário clicar na aba Anexos e selecionar a opção Alterar. O sistema abrirá a tela Grava Documentos para selecionar o arquivo a ser anexado. OBS: Poderão ser anexados arquivos nas seguintes extensões:.pdf;.jpg;.doc e.htm Após a inserção do anexo, o movimento deverá ser Concluído, para envio à Unimed. Botão Transferir Beneficiários No SGUWEB, em Gerar novo movimento, selecionar a opção Transferir Beneficiário. Para localizar o beneficiário, poderá ser utilizada a opção Filtrar, que habilitará a localização pelo nº do cartão, nome do titular ou CPF. Estes filtros poderão ser utilizados com informações parciais, a fim de facilitar a busca. Após a seleção, seguir para o próximo passo. Com o beneficiário selecionado, iniciar o preenchimento dos dados de transferência, na aba Dados Contrato Destino, conforme imagem abaixo: 11 a) Preenchimento dos dados contrato destino: Contrato de Venda: Selecionar o contrato para transferência do beneficiário. Código do Agrupamento Centro de Custo Data de início de Vigência: Nos casos de transferência, deverá ser preenchida SEMPRE com o primeiro dia do mês futuro.

11 b) Anexar os documentos para envio à Unimed Para anexar o formulário e os documentos correspondentes aos beneficiários, é necessário clicar na aba Anexos e selecionar a opção Alterar. O sistema abrirá a tela Grava Documentos para selecionar o arquivo a ser anexado. OBS: Poderão ser anexados arquivos nas seguintes extensões:.pdf;.jpg;.doc e.htm Após a inserção do anexo, o movimento deverá ser Concluído, para envio à Unimed. Botão Solicitar 2ª Via do Cartão No SGUWEB, em Gerar novo movimento, selecionar a opção Solicitar 2ª Via do Cartão : Para localizar o beneficiário, poderá ser utilizada a opção Filtrar, que habilitará a localização pelo nº do cartão, nome do titular ou CPF. Estes filtros poderão ser utilizados com informações parciais, a fim de facilitar a busca. Após a seleção, seguir para o próximo passo. Com o beneficiário selecionado, clicar na aba Motivo da 2ª Via do Cartão, conforme imagem abaixo e selecionar a opção desejada: EXTRAVIO ROUBO LIBERAÇÃO DE CARÊNCIA OUTROS CARTEIRA NÃO RECEBIDA: Só pode ser utilizado nos casos em que a carteirinha não foi recebida em até 60 dias. 12 OBS: Nas solicitações de 2ª Via de Cartão não é necessário encaminhar documentos anexos. Após a conclusão do movimento, enviar o lote para a Unimed. Botão Exclusão Solic. Beneficiário No SGUWEB, em Gerar novo movimento, selecionar a opção Exclusão Solic. Beneficiário : Para registrar a solicitação de exclusão por iniciativa do beneficiário, selecionar o beneficiário desejado, que poderá ser localizado pela opção Filtrar, a partir do seu número de carteira, CPF e/ou nome de beneficiário.

12 Com o beneficiário selecionado, clicar em Próximo, para prosseguir com a solicitação: No Passo 2, consta um link com o conteúdo do Art. 15 da RN 412/2016, onde são listadas as implicações previstas no cancelamento/exclusão do plano de saúde: 13 No Passo 3, a solicitação de exclusão é registrada no sistema. Selecionar o beneficiário que pretende ser excluído e o motivo de exclusão solicitado:

13 Após a seleção do beneficiário e motivo de exclusão, preencher TODOS os dados de endereço do beneficiário, inclusive o endereço de . Na opção Confirmação do Cancelamento, sempre selecionar o campo , se o beneficiário desejar receber a confirmação do cancelamento via ou Correspondência, se o beneficiário desejar receber a confirmação do cancelamento via carta. 14 Anexar o formulário de exclusão devidamente preenchido, conforme o SGUWEB e clicar em Próximo : Após a criação do movimento de exclusão, enviar lote para a Unimed. Botão Alterar Movimento As movimentações cadastrais de Inclusão, Alteração, Exclusão, Transferência ou 2ª Via de Cartão poderão ser alteradas antes do envio do lote à Unimed, conforme orientação a seguir.

14 Para realizar tais alterações, a empresa deverá selecionar o contrato desejado e, na aba Movimentar Contrato, clicar na opção Alterar Movimento. Para iniciar a alteração do movimento, selecionar o beneficiário desejado, que poderá ser localizado pela opção Filtrar, a partir do seu número de carteira, CPF e/ou nome de beneficiário. Após a localização do beneficiário, para que o movimento seja alterado, selecionar a opção Alterar. Em caso de desistência da movimentação registrada, a mesma poderá ser excluída, selecionando o movimento e a opção Excluir : 15 O preenchimento dos campos na alteração de movimento registrado deverá estar de acordo com as orientações anteriores para Inclusão, Alteração, Exclusão, Transferência e 2ª Via de Cartão. OBS: Todas as movimentações registradas estarão com a coluna Efetivação com status Válido. Botão Enviar Lote para a Unimed As movimentações cadastradas via SGUWEB serão encaminhadas à Unimed por meio de lotes de movimentação. Para o envio do mesmo é necessário que todas as movimentações registradas estejam com status Válido. Com o contrato selecionado, acessar a aba Movimentar Contrato e depois, Enviar Lote para a Unimed. Os lotes pendentes de envio serão listados na tela Selecionar Lote, conforme imagem abaixo:

15 Selecionar o lote que será enviado para a Unimed e seguir para a próxima etapa. Na tela Emitir Documentos Pendentes, seguir para o próximo passo, pois não haverá emissão de documentos pendentes neste campo. Na tela Enviar lote, confirmar o envio do lote para a Unimed: Botão Listar Pendências 16 O envio das movimentações de Inclusão, Alteração, Exclusão, Transferência e 2ª Via de Cartão serão encaminhados por meio dos lotes, cujo preenchimento das informações será validado em sistema e conferido com a documentação correspondente. Em caso de digitação de informações divergentes, que necessitem de correção, o lote é devolvido para a empresa. Com o contrato devidamente selecionado, acessar o item Movimentar contrato, opção Listar Pendências : Para correção, selecionar o lote com a movimentação devolvida e listar as críticas dos movimentos detectados na conferência.

16 Para visualizar as críticas dos lotes que foram devolvidos pela Unimed, clicar em Listar críticas e o sistema abrirá a janela com a seguinte configuração: Neste momento, a movimentação criticada deverá ser alterada, para que o lote possa ser retornado à Unimed, para processamento. 17 Botão Relatórios Ao selecionar o contrato de venda, é possível extrair dois tipos de relatório: Beneficiários: Possibilita a geração de relatório com o total de beneficiários ativos, inativos ou todos. Na aba Filtros e opções, é possível selecionar a informação desejada para a composição do relatório. Na aba Documentos Gerados, é possível baixar o documento gerado pelo SGUWEB. O formato deste documento é planilha.csv Lotes Movimento: Possibilita a geração de relatório dos lotes criados e enviados para a Unimed. Pode ser filtrado por contrato (de/até), número de lote, data de envio (de/até), data de conclusão (de/até), situação do lote e nome completo do beneficiário. O formato deste documento pode ser planilha.csv ou.pdf Em caso de dúvidas sobre a utilização do módulo SGUWEB e movimentações cadastrais, favor entrar em contato pelos seguintes canais: corporativo@unimedflorianopolis.com.br Telefones: (48) e (48)

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