MANUAL DE PREENCHIMENTO DO PORTAL DE ATENDIMENTO AO PRESTADOR

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1 MANUAL DE PREENCHIMENTO DO PORTAL DE ATENDIMENTO AO PRESTADOR Este Manual tem por finalidade orientar o preenchimento do Novo Portal de Serviços de Atendimento ao Prestador no atendimento aos beneficiários dos planos odontológicos, bem como estabelecer normas de atuação que facilitem o relacionamento com os profissionais (pessoa física ou jurídica). 1 - SÃO DEVERES DO PRESTADOR: 1.1 Conhecer e observar as orientações e normas previstas neste MANUAL, no Manual de utilização para preenchimento das Guias Odontológicas editado pela Agência Nacional de Saúde (ANS) atualizado, doravante denominado MANUAL TISS e as normas técnicas e os procedimentos odontológicos da TERMINOLOGIA UNIFICADA DA SAÚDE SUPLEMENTAR, doravante denominada TUSS. Todos os Manuais e Anexos atualizados estão disponíveis no endereço eletrônico Solicitar Usuário e Senha na SFO, através do telefone PROCEDIMENTOS PARA ACESSAR OS SERVIÇOS: Acesso através do site: ou do link Clicar em ODONTOLOGIA - DENTISTAS/ PRESTADORES ; ou No fim da página clique na figura DENTISTAS/ PRESTADORES ; 1

2 2.2 Acessar a Área Restrita ; 2.3 Ao entrar na tela seguinte informar o USUÁRIO, SENHA E ACESSAR ; 2

3 2.4 Selecionar a opção desejada; ATENDIMENTO AO BENEFICIÁRIO para solicitação de autorização de procedimentos, verificar status de guias, cancelamento de guias, confirmação de Atendimento e impressão de lista presencial. ROTINAS DO PRESTADOR disponibiliza o Demonstrativo de Pagamento (extrato) via internet, Alteração de senhas e Relatórios de Guias Autorizadas. 3 - PREENCHIMENTO DA SAP - SOLICITAÇÃO DE AUTORIZAÇÃO DE PROCEDIMENTOS - GUIA DE TRATAMENTO ODONTOLÓGICO 3.1 Selecionar a opção: SAP Solicitação de Autorização de Procedimentos - Tratamento Odontológico ; 3

4 3.1 Será informado o número do Protocolo de Solicitação da SAP. Em Dados do Beneficiário clicar em Pesquisar por e selecionar algum dos itens: N Carteira: Informar o código do Conveniado existente no verso do Cartão COM os últimos cinco dígitos (Exemplo: ); Código do Beneficiário Titular: informar o código do conveniado titular SEM os últimos cinco dígitos (Exemplo: ); Código do Beneficiário Dependente: informar o código do conveniado dependente SEM os últimos cinco dígitos (Exemplo: ); Código Externo do Beneficiário: informar o código externo do beneficiário existente no cartão, quando o beneficiário possuir o plano de outra operadora em parceria com a SFO. Deve ser inserido apenas os números, sem pontos (Exemplo: ) CPF: informar o número do CPF do beneficiário, caso esteja sem o cartão. Deve ser inserido apenas os números, sem pontos. Após digitar o código do beneficiário, clicar em ATUALIZAR DADOS; 4

5 Os dados do beneficiário serão preenchidos AUTOMATICAMENTE; 3.2 O nome do credenciado irá aparecer automaticamente, verificar se está preenchido corretamente. Caso possua mais de um LOCAL DE ATENDIMENTO ou mais de uma ESPECIALIDADE cadastrada será necessário selecionar para que os dados do prestador sejam preenchidos: Local de Atendimento: selecionar o local de atendimento em que o prestador irá realizar o procedimento no campo Local de Atendimento em Dados do Contratado Responsável pelo Tratamento (Executante) Especialidade: selecionar a especialidade que será realizada o procedimento no campo Especialidade em Dados do Contratado Responsável pelo Tratamento (Executante) Obs.: Quando o Cirurgião Dentista estiver cadastrado em um único local de atendimento ou com uma única especialidade estes campos não serão alterados. 5

6 3.3 Descer a barra de rolagem para visualizar o Plano de Tratamento/Procedimentos Solicitados/Procedimentos Executados 4 - INCLUSÃO DOS PROCEDIMENTOS: 4.1 O procedimento pode ser inserido através do CÓDIGO TUSS ou DESCRIÇÃO TUSS 6

7 4.2 Caso não saiba o código completo, poderá incluir somente o início do código TUSS e clicar em atualizar; Aparecerá a relação dos procedimentos, basta selecionar um registro. 4.3 Também poderá digitar o código TUSS do procedimento completo e clicar em Atualizar Dados ; 7

8 O procedimento automaticamente será preenchido na tabela; Clique para INSERIR PROCEDIMENTOS ; O procedimento aparecerá preenchido no grid; 8

9 4.4 Para inserir um procedimento com incisões e faces, digite o código TUSS (código do procedimento). Clicar em Atualizar Dados. 4.5 Após escolher o procedimento desejado pressionar - Inserir Procedimentos; 9

10 4.6 O procedimento escolhido deverá ter incisões e faces, ou seja, deverá selecionar os dentes e as faces. Abrirá o Odontograma automaticamente para preenchê-lo. Você deverá selecionar a incisão (dente ou face) do procedimento destacado e pressionar CONFIRMAR NO ODONTOGRAMA VOCÊ PODERÁ SELECIONAR QUANTAS INCISÕES (DENTES) NECESSITAR PARA O MESMO CÓDIGO. Após CONFIRMAR, voltará para tela incial, todos os procedimentos selecionados aparecerão na lista de procedimentos solicitados. 10

11 4.7 Quando necessitar incluir o procedimento mais de uma vez, como no procedimento que segue abaixo ( radiografia periapical), será necessário selecioná-lo ou digitá-lo quantas vezes quiser: 11

12 4.8 Caso prefira, poderá selecionar um procedimento de cada vez, conforme exemplo abaixo. Selecione uma única incisão e clique em Confirmar; Inclua novamente o procedimento e selecione mais uma incisão; 12

13 Aparecerá os dois procedimentos na tela inicial. 13

14 4.9 Para EXCLUIR um procedimento selecione o mesmo e clique em Excluir ; Aparecerá a mensagem se realmente deseja excluir o procedimento, clique em SIM; O procedimento será excluído da lista de procedimentos solicitados; 14

15 4.10 Após inserir todos os procedimentos e não tenha que efetuar nenhuma inclusão/ exclusão, clique em Confirmar para finalizar a guia No caso de procedimentos que necessitem do envio de imagem para aprovação, o documento poderá ser anexado pelo Portal, durante a solicitação da guia, selecione o procedimento e clique em Anexar Documento. 15

16 4.12 Selecionar o tipo de documento e depois clicar em escolher arquivo : 4.13 Após selecionar o arquivo, clique no botão Incluir para incluir o arquivo 16

17 Após incluir o arquivo, clique em fechar : 4.14 Retornará a tela anterior, após inserir todos os procedimentos, clicar em CONFIRMAR. 17

18 4.15 Caso não tenha recorrência a SAP será autorizada automaticamente, como na tela abaixo. Será gerado o número da SAP, número da guia do Prestador e a N Guia Atribuída na Operadora. OBS: Para solicitar pesquisa na Operadora deverá ser informado o N Guia Atribuído na Operadora Na tela aparecerá se o beneficiário possui cobrança de Franquia ou Co-participação: Franquia: cobrar no consultório Co-participação: não cobrar do beneficiário 18

19 4.17 Clicar em Imprimir SAP; Imprimir a SAP - Guia de Tratamento Odontológico (GTO) Clicar em IMPRIMIR. Número da Senha Número da guia do Prestador Número da Guia Atribuído na Operadora Procedimentos autorizados Caso o beneficiário possua franquia valor sairá calculado no campo 48. Franquia: deverá ser cobrado no consultório. 19

20 5 SOLICITAR LIBERAÇÃO DA SAP SOLICITAÇÃO DE AUTORIZAÇÃO DE PROCEDIMENTOS PARA SFO Caso tenha procedimentos que estão sendo solicitados atualmente e que já foram executados anteriormente, aparecerá a tela de PROCEDIMENTOS NEGADOS. Você terá opção de Solicitar Liberação 5.1 Aparecerá uma tela com SAP Autorizada Parcialmente. Nesta SAP há procedimentos autorizados automaticamente e outros negados; Clique na Barra de Rolagem para verificar os procedimentos AUTORIZADOS. Clique em IMPRIMIR Guia; 20

21 5.2 O sistema irá gerar um número de protocolo de atendimento que poderá ser informado ao beneficiário, antes de clicar em Motivo da Negativa/Solicitar Liberação ; 5.3 Ao clicar no botão Protocolo, o prestador terá duas opções: Imprimir Protocolo ou Enviar Protocolo por 21

22 5.4 Nos procedimentos NEGADOS, clique em Motivo da Negativa/ Solicitar Liberação; Aparecerá uma tela com a justificativa dos procedimentos Negados. 5.5 Clique em Solicitar Liberação SAP ; 22

23 5.6 Inclua uma justificativa.poderá incluir justificativa do Prestador ou do Beneficiário; A Justificativa é Obrigatória. 5.7 Clique em Confirmar; A Solicitação de Liberação foi encaminhada para análise na Operadora. 23

24 5.8 Clique em OK e depois retornar. Retornará à Tela Inicial. 24

25 6 STATUS DE VISUALIZAÇÃO - VISUALIZAR STATUS DE AUTORIZAÇÃO 6.1 A Auditoria Administrativa do SFO irá verificar a solicitação para autorização ou não dos procedimentos. Será disponibilizada para o credenciado em até 3 (três) dias úteis após o recebimento da solicitação via Web. Após liberação, a guia aparecerá na tela de Status de Visualização.CD poderá imprimir a guia que já encontra-se liberada. Na tela inicial acessar a tela Atendimento ao Beneficiário- Status de Autorização; 6.2 Irá abrir a tela que segue abaixo para verificar o status das guias: 25

26 6.3 Poderá utilizar os filtros para pesquisar e clicar em Atualizar ; Pesquisar por: Código da SAP; Código do Benficiário; Nome do Beneficiário; Código do Prestador Solicitado e Número da Guia. 6.4 Irá visualizar todos os dados da SAP.Poderá filtrar pelo Status da SAP. Status de Autorização: informa ao prestador se a guia foi Autorizada, Negada, Cancelada ou Em Análise; Senha: número da senha da guia do prestador; Data de Autorização: data em que a guia foi autorizada; N Guia Atribuído na Operadora: número da guia gerado na operadora; N Protocolo de atendimento: número fornecido pela empresa, para acompanhamento do atendimento do beneficiário. Tipo de guia: tipo de guia autorizada Guia de Tratamento Odontológico; N SAP: número da SAP gerada 26

27 Status da SAP: Informa como está o Status da SAP, se foi autorizada, autorizada parcialmente, negada ou em análise. SAP Autorizada: todos os procedimentos foram autorizados SAP Autorizada Parcialmente: no mesmo número de SAP há procedimentos Autorizados e Negados SAP Negada: todos os procedimentos não foram autorizados SAP Em Análise: procedimentos foram encaminhados para análise na operadora. Beneficiário: nome do titular ou dependente que irá realizar o tratamento; Código: código do titular ou dependente que irá realizar o tratamento; TP: se a guia foi emitida para o titular ou dependente; Lida: Informa se a guia já foi visualizada pelo prestador; 6.5 Para visualizar e imprimir a guia, selecione a guia e clique em Solicitação de Status de Autorização ; 6.6 Na tela abaixo poderá visualizar todos os dados da guia e os procedimentos autorizados; 27

28 6.7 Clique em Imprimir; 6.8 Abrirá a guia para impressão; 6.9 Caso a SAP esteja com o status NEGADO, clique em Situação do Status de Autorização para visualizar a descrição da negativa pela operadora. 28

29 6.10 Abrirá a guia com os procedimentos Negados e a Justificativa da Operadora; 6.11 Clique em Motivo da Negativa e depois retornar; 29

30 6.12 Retornará para a tela da SAP NEGADA, clique em MARCAR COMO LIDA ; 6.13 Clique em OK e depois Retornar; 6.14 Retornará à tela inicial de Status de Autorização.Para verificar todas as guias do mesmo número da SAP: Em Filtros, coloque Pesquisar por Código da SAP : insira o número da SAP Em Status de Visualização da Autorização pelo Contratado Executante: marque como VISUALIZADA ; Clique em Atualizar; 30

31 6.15 Conseguirá visualizar todas as senhas geradas para mesma SAP. O Status da SAP ficará como Autorizada Parcialmente, pois há procedimentos Negados. 31

32 7 - REIMPRESSÃO DA GUIA Caso queira verificar as guias autorizadas, confirmar os procedimentos autorizados para o beneficiário ou verificar novamente o número da senha para reimpressão da guia, clique em Status de Autorização ; 7.1 Para Reimprimir a Guia, pesquise a guia pelos FILTROS.Selecione a guia que deseja reimprimir. Clique em Situação do Status de Autorização ; 7.2 Clique em Imprimir ; 32

33 7.3 Abrirá a guia para reimpressão; 8 CANCELAR GUIA EMITIDA VIA WEB 8.1 Quando houver necessidade de alterações ou novas inclusões de procedimentos no Plano de Tratamento já iniciado, emitir nova GTO, inserindo somente os novos procedimentos a serem realizados. É possível CANCELAR a guia via WEB. 33

34 8.2 Abrirá a tela de Solicitação e Resposta de Cancelamento de Guia; 8.3 Pesquise pelo N Guia Atribuído na Operadora ou pela data de emissão (Inicial e Final); 8.4 No grid aparecerá todas as guias emitidas.selecione a guia que deseja CANCELAR e clique em SOLICITAR CANCELAMENTO ; 34

35 8.5 Abrirá a tela com todos os dados da guia, em Solicitação de cancelamento realizada a pedido de selecione uma opção : Prestador ou Beneficiário e insira uma justificativa: 8.6 Clique em Confirmar. Aparecerá o Protocolo de Cancelamento; 9- PROCEDIMENTOS DE URGÊNCIA E EMERGÊNCIA: 9.1 A Guia via Portal do Prestador deverá ser emitida somente com os procedimentos de Emergência. No primeiro dia útil após o atendimento, o credenciado deverá enviar a GTO à SFO para validação e pagamento do mesmo PAGAMENTO AO CREDENCIADO ATRAVÉS DA GUIA DE TRATAMENTO ODONTOLÓGICO - FASE COBRANÇA: 10.1 A GTO impressa via WEB deverá ser enviado pelo CREDENCIADO para a SFO imediatamente após a conclusão de todos os procedimentos propostos, o que deverá ocorrer em até 150 (cento e cinqüenta) dias, contados da data da Emissão da Guia, impreterivelmente. A data de validade é informada na guia. 35

36 10.2 É necessário o exame radiográfico inicial e final ou envio da imagem para fins de comprovação da necessidade de tratamento. Nos casos de impossibilidade ou alguma dificuldade de realização do exame, enviar anexado à GTO de Cobrança um relatório discriminando os motivos para a falta de comprovação ou entre em contato com a SFO pelo telefone ou por O credenciado deverá preencher na GTO impressa via Web a data de realização do procedimento e solicitar assinatura do beneficiário ou responsável no campo 42, confirmando a realização do procedimento Data de Recebimento de GTO via Web para Cobrança: 36

37 -1º Data DIA 05: guias recebidas na Operadora de 06 à 15; -2º Data- DIA 15: guias recebidas na Operadora de 16 à 25; -3 Data DIA 25: guias recebidas na Operadora de 26 à Após o pagamento, a SFO arquivará toda a documentação (GTO s, radiografias e imagens). O credenciado ficará responsável pela impressão de mais uma via da GTO para seu próprio controle e eventual necessidade de comprovação futura dos procedimentos solicitados e efetuados DEMONSTRATIVO DE PAGAMENTO VIA WEB 11.1 Na tela inicial, selecionar Rotinas do Prestador Demonstrativo de Pagamento Odontológico ; 11.2 Selecionar o demonstrativo por Data de Pagamento; ou por Mês Ref/Competência. Clique em Atualizar os Dados. Ou por Mês Ref/Competência; 37

38 11.3 Selecione a data de pagamento e clique em Atualizar Dados; 11.4 Aparecerá a relação dos demonstrativos de pagamentos liberados na data selecionada; 38

39 11.5 Selecione o Demonstrativo de Pagamento e clique em Visualizar Demonstrativo; 11.6 Abrirá a tela que segue abaixo.você terá opção de Salvar ou Imprimir o Demonstrativo de Pagamento. 39

40 12 - ALTERAR SENHA No Serviço de Atendimento ao Prestador, você terá opção de Alterar a Senha fornecida pela operadora: 12.1 Para alterar sua senha, clique em Rotinas do Prestador Alterar Senha ; 12.2 Preencha os dados solicitados.a senha deverá ter 8 caracteres. 40

41 12.3 Clique em Confirmar, sua senha foi alterada. Ribeirão Preto, 15 de Fevereiro de SÃO FRANCISCO ODONTOLOGIA ANS nº