Manual de Movimentação Cadastral SGU WEB

Transcrição

1 Manual de Movimentação Cadastral SGU WEB

2 Apresentação Este manual foi elaborado para auxiliá-lo no uso da plataforma SGU WEB, onde todas as movimentações cadastrais de sua empresa devem ser operacionalizadas a partir de 1º de março de 2016, em substituição ao sistema Empresa Net. Para mais informações ou orientações, nossa equipe estará à sua disposição.

3 Índice Acesso ao Sistema de Movimentação Cadastral SGU Web...4 Selecionar contrato de venda ativo...5 Gerar Novo Movimento...7 Incluir Beneficiário...8 Inclusão de Beneficiário Titular...9 Inclusão de Beneficiário Dependente...20 Inclusão de Dependente para Titular já cadastrado...23 Alterar Beneficiário...26 Excluir Beneficiário...29 Transferir Beneficiário...35 Solicitar 2º do cartão...40 Listar Pendências para Correção...43 Alterar Movimento...47 Enviar lote para Unimed...50 Relatórios...54 Fatura...58

4 Acesso ao Sistema de Movimentação Cadastral SGU Web Para realizar as movimentações cadastrais, é necessário acessar o link abaixo, com a identificação do usuário e senha: Link: Usuário: número do CNPJ da empresa Senha: provisória ou definitiva Atenção: Para acesso ao sistema, utilizar o navegador Google Chrome. Se acessado pelo Internet Explorer, será emitida uma tela de alerta. No site da Unimed Guarulhos a localização do sistema não foi alterada. Acesse Serviços Exclusivos na home).

5 Selecionar contrato de venda ativo Selecionar contrato de venda ativo, ou seja, o produto/plano de escolha para realizar a Movimentação Cadastral (com um clique selecionar um dos itens destacados em azul, de acordo com os planos e produtos contratados para sua empresa; isto porque, cada empresa possui uma quantidade de produtos, às vezes todos ou apenas alguns). O produto/plano selecionado será o plano que o beneficiário ficará cadastrado. Importante: Esta seleção é obrigatória toda vez que realizar qualquer movimentação cadastral no sistema.

6 Selecionar contrato de venda ativo Ao selecionar o plano desejado para Movimentação, este ficará em destaque na parte superior direita da tela SGU WEB, para maior segurança e certeza da movimentação dentro do plano correto.

7 Gerar Novo Movimento (inclusão, alteração, exclusão ou transferência de beneficiário ou solicitação de 2ª via de cartão) Para realizar inclusão, alteração, exclusão ou transferência de beneficiário ou solicitar 2ª via do cartão, acessar o menu Movimentar Contrato (item destacado abaixo em laranja); Selecionar a opção Gerar Novo Movimento (destacado abaixo em roxo); Selecionar a opção desejada, dentre: Incluir Beneficiário / Alterar Beneficiário / Excluir Beneficiário / Transferir Beneficiário / Solicitar 2ª Via do Cartão (destacados abaixo em azul).

8 Incluir Beneficiário Selecionada a opção Incluir Beneficiário, é necessário inserir as informações das abas abaixo (destaque em laranja).

9 Inclusão de Beneficiário Titular passo 1 Na aba Titularidade (abaixo em destaque em laranja), selecionar o Grau Dependência Ex. Titular (destaque em azul); Em seguida, clicar em Próximo (destaque em roxo).

10 Inclusão de Beneficiário Titular passo 2 Na aba Dados da Pessoa, preencher todos os dados solicitados (Nome Completo, Data de Nascimento, Nome da Mãe, Sexo, Estado Civil e País de Origem); Em seguida, clicar em Próximo.

11 Inclusão de Beneficiário Titular passo 3 Na aba Dados do Beneficiário, preencher todos os campos, exceto Dados do cartão da empresa (destaque em vermelho), que é destinado ao departamento de Cadastro da Unimed. Na página a seguir, conheça as orientações dos campos acima.

12 Inclusão de Beneficiário Titular passo 3 Na aba Dados do Beneficiário, informar: Data de Início da Vigência: inserir a mesma data que será preenchida no campo Data da Solicitação da Inclusão, uma vez que a data de início da vigência não pode ser programada; Data da Solicitação da Inclusão: data da movimentação da inclusão; Data de Admissão / Vinculação: informar data de admissão do beneficiário na empresa; Data Termo de Guarda: preenchimento obrigatório apenas quando o grau de dependência for 70 Filhos Adotivos ou 75 Filhas Adotivas ; Tipo de Colaborador: selecionar a opção Funcionário; Matricula do Colaborador: número de registro do colaborador. Preenchimento opcional; Convênio Farmácia: na base real de movimentação, este campo estará preenchido. Para as empresas que possuírem Convênio Farmácia constará a informação SIM e as que não possuírem, constará NÃO. Código de Agrupamento: código que define a Empresa ou Filial cujo beneficiário possui vínculo empregatício. (Informar quando o grau de dependência for Titular); Centro de Custo: utilizado quando a empresa deseja separar os beneficiários por setores. Ex: RH, Contabilidade, Produção, etc. (Informar quando o grau de dependência for Titular). Preenchidos os campos acima, clicar em Próximo.

13 Inclusão de Beneficiário Titular passo 4 A aba Serviço Adicional não é necessário preenchimento. Trata de Serviço Adicional oferecido pela Unimed Guarulhos e negociado em contrato. Clicar em Próximo para continuidade ao processo de inclusão.

14 Inclusão de Beneficiário Titular passo 5 Na aba Documentos de Identificação, clicar no nome do documento a ser cadastrado (dentre os itens destacados em azul); Importante: é necessário cadastrar apenas os documentos obrigatórios (RG, CPF, CNS e Ficha de Registro). Na página a seguir, conheça detalhes de cada um deles. Selecionado o documento, em seguida clicar em Alterar; Após esta ação, clicar em Próximo.

15 Inclusão de Beneficiário Titular passo 5 Documentos obrigatórios: RG: obrigatório para beneficiários maiores de 18 anos. Informar a data de expedição apenas no caso de envio da cópia do documento de RG. Nos casos de envio da cópia da CNH, a data de expedição não deverá ser informada; CPF: obrigatório para beneficiários maiores de 18 anos; CNS: Cadastro Nacional de Saúde preenchimento obrigatório para todos os beneficiários; Ficha de Registro: documento comprovatório do vínculo empregatício; Importante: Se os beneficiários menores de 18 anos possuírem as documentações RG e CPF, o preenchimento das informações deve ser realizado.

16 Inclusão de Beneficiário Titular passo 6 Na aba Endereço, ao informar o CEP, o sistema preencherá automaticamente o nome da rua (campo Logradouro), sendo necessário informar apenas manualmente o campo Número. Caso o campo CEP não seja preenchido automaticamente, devido ser um CEP geral, o nome da rua deverá ser preenchido manualmente, assim como o Número. É obrigatório o preenchimento de Código de CEP, Logradouro, Número, Bairro, Cidade e Estado (UF). Informados todos os campos obrigatórios, clicar em Próximo.

17 Inclusão de Beneficiário Titular passo 7 Na aba Contato, para registrar os dados de contato com o beneficiário, é necessário clicar na linha CONTATO (destaca abaixo em azul) e clicar em Alterar. É obrigatório cadastrar ao menos um telefone para contato Telefone/Celular. Após salvar o contato, clicar em Próximo.

18 Inclusão de Beneficiário Titular passo 8 Na aba Anexos, ao acessá-la será exibida a mensagem abaixo (em laranja). Para dar seguimento à inclusão, clicar no botão OK (destacado em azul); Na sequência, selecionar a linha referente ao documento (ex.: RG ou CPF) e clicar em Alterar e depois Escolher arquivo; Após anexar os documentos, clicar em Concluir. Importante: Ao anexar, serão aceitos documentos nas seguintes extensões: DOC, HTML, JPG e PDF. Todos os arquivos enviados serão submetidos à análise.

19 Inclusão de Beneficiário Titular passo 9 Assim que concluir a movimentação/inclusão, aparecerá a tela ao lado. Clicar no botão OK (destacado em azul) para finalizar o movimento/inclusão. Para efetivar a inclusão, é necessário encaminhar o lote de movimento para validação da Unimed. Consulte o passo a passo para o envio do lote nas páginas 50 a 53. A tela de Inclusão de Beneficiários (demonstrada abaixo) voltará para a aba Titularidade. Caso queira incluir novo titular, selecionar o grau de dependência Titular (campo destacado em azul) e seguir o passo a passo orientado a partir da página 9, caso o plano for o mesmo do selecionado inicialmente.

20 Inclusão de Beneficiário Dependente passo 1 Incluir dependente: Após concluir a inclusão do Titular, selecionar na aba Titularidade o Grau Dependência (esposo/filhos, etc), no campo destacado em azul. Serão listados todos os beneficiários cadastrados no plano selecionado inicialmente; Na sequência, clicar em Filtrar (destacado em vermelho). Aparecerá a tela Filtro, que permite localizar o titular por nº da carteira (código do cartão), nome, matrícula e CPF; Na tela Filtro, após localizar o titular, clicar em Filtrar (destacado em roxo);

21 Inclusão de Beneficiário Dependente passo 2 Na tela abaixo, selecionar a linha com o nome do titular (destacada abaixo em azul) e clicar em Próximo; Em seguida, preencher os dados solicitados nas abas Dados da Pessoa, Dados do Beneficiário, Documentos de Identificação, Endereço (ficará vinculado ao do titular) e Contato (ficará vinculado ao titular, necessário selecionar a linha do contato) e anexar as documentações necessários. Lembrando que, a cada aba preenchida, deverá clicar em Próximo, até chegar na aba anexos e concluir o cadastro.

22 Inclusão de Beneficiário Dependente passo 3 Concluindo o movimento de inclusão, aparecerá a tela ao lado. Clicar no botão OK (destacado em azul). Para efetivar a inclusão, é necessário encaminhar o lote de movimento para validação da Unimed. Consulte o passo a passo para o envio do lote nas páginas 50 a 53.

23 Inclusão de Dependente para Titular já cadastrado passo 1 Menu Início: selecionar o plano que o titular está cadastrado (conforme orientações da página 5). Na sequência, clicar no menu Movimentar Contrato - Gerar Novo Movimento - Incluir Beneficiário (conforme orientações da página 7); Na aba Titularidade, selecionar o Grau Dependência (esposo/filhos, etc). Serão listados todos os beneficiários cadastrados no plano selecionado; Clicar em Filtrar. Aparecerá a tela Filtro, que permite localizar o titular por nº da carteira (código do cartão), nome, matrícula e CPF.

24 Inclusão de Dependente para Titular já cadastrado passo 2 Na tela abaixo, selecionar a linha com o nome do titular (destacada abaixo em azul) e clicar em Próximo; Em seguida, preencher os dados solicitados nas abas Dados da Pessoa, Dados do Beneficiário, Documentos de Identificação, Endereço (ficará vinculado ao do titular) e Contato (ficará vinculado ao titular, necessário selecionar a linha do contato) e anexar as documentações necessários. Lembrando que, a cada aba preenchida, deverá clicar em Próximo, até chegar na aba anexos e concluir o cadastro.

25 Inclusão de Dependente para Titular já cadastrado passo 3 Concluindo o movimento de inclusão, aparecerá a tela ao lado. Clicar no botão OK (destacado em azul). Para efetivar a inclusão, é necessário encaminhar o lote de movimento para validação da Unimed. Consulte o passo a passo para o envio do lote nas páginas 50 a 53.

26 Alterar Beneficiário passo 1 Para alterar os dados cadastrais (ex.: nome e endereço), deverá clicar no Menu Início para selecionar o plano que o beneficiário está cadastrado (conforme orientações da página 5); Na sequência, clicar no menu Movimentar Contrato - Gerar Novo Movimento - Alterar Beneficiário (conforme orientações da página 7).

27 Alterar Beneficiário passo 2 Para localizar o beneficiário, poderá utilizar a opção Filtrar, que habilitará a localização do beneficiário por meio do nº da carteira (código do cartão), nome do titular, matrícula e/ou CPF.

28 Alterar Beneficiário passo 3 Localizado o beneficiário, deverá ser selecionada a linha com o beneficiário (destaque em azul) e clicar em Próximo. Para as demais abas (destacadas em laranja), a inserção das informações é similar a da inclusão. A diferença é que os dados já estão preenchidos. Após alteração, encaminhar documentação comprobatória (ex.: RG e comprovante de endereço) no campo Anexos e clicar em Concluir. Importante: para efetivar a alteração, é necessário enviar o lote de movimento para a Unimed. Consulte o passo a passo para o envio do lote nas páginas 50 a 53.

29 Excluir Beneficiário passo 1 Para realizar a exclusão de beneficiário, clicar no Menu Início e selecionar o plano que o beneficiário está cadastrado (conforme orientações da página 5); Na sequência, clicar no Menu Movimentar Contrato - Gerar Novo Movimento - Excluir Beneficiário.

30 Excluir Beneficiário passo 2 Para localização do beneficiário que será excluído, poderá ser utilizada a opção Filtrar, que habilitará a localização do por meio do nº da carteira (código do cartão), nome do titular, matrícula e/ou CPF; Após localizar o beneficiário, marcar a linha e clicar em Próximo (tela similar a da página 28).

31 Excluir Beneficiário passo 3 Na aba Dados para Exclusão, preencher as informações de acordo com o motivo do desligamento e clicar em Próximo. Na próxima página, conheça mais informações sobre cada um dos campos acima.

32 Excluir Beneficiário passo 3 Na aba Dados para Exclusão, informar: Data de exclusão: inserir a data em que esta efetuando o movimento de exclusão. Atenção: A programação de exclusão não deve ser manualmente preenchida pela empresa, esta data será validada pelo setor de Cadastro de acordo com as regras do Calendário de Fechamento Cadastral; Motivo da exclusão: rompimento do contrato por Iniciativa do Beneficiário Desligamento da Empresa Óbito (informar data e motivo do óbito); Informar se o titular contribui pelo plano (desconto em folha); Tempo de permanência no plano de saúde (permanência na empresa); Motivo do desligamento Empresa Aposentadoria Demissão ou Exoneração sem justa causa Outros; Ciência do plano Ex.-Empregado: informar a data que o beneficiário tomou ciência da condição do Termo Inativo e valores por faixa etária; Aposentou e continuou trabalhando sem interrupção do contrato de trabalho?; Optou pela manutenção do plano na condição de ex-empregado?; Exclusões a pedido do beneficiário: selecionar a opção Rompimento do Contrato e encaminhar o Termo Inativo com o motivo da exclusão a pedido do beneficiário. Exclusões por demissão com justa causa: selecionar a opção Desligamento da empresa e outros e encaminhar o termo de desligamento.

33 Excluir Beneficiário passo 4 Na aba Anexos, selecionar a linha referente à documentação necessária de acordo com o motivo do desligamento/exclusão (opções destacadas em azul) e clicar em Alterar. Em seguida, escolher arquivo para anexar e clicar em concluir. Para finalizar o processo de exclusão, é imprescindível que o Termo Inativo seja anexado. Atenção: O sistema permite a finalização do processo sem o inserção do TERMO INATIVO, esta ação não pode ser feita, pois a identificação do não recebimento do Termo Inativo impactará na NÃO efetivação da solicitação.

34 Excluir Beneficiário passo 5 Concluindo o movimento de exclusão, aparecerá a tela ao lado. Clicar no botão OK (destacado em azul). Para efetivar a exclusão, é necessário encaminhar o lote de movimento para validação da Unimed. Consulte o passo a passo para o envio do lote nas páginas 50 a 53.

35 Transferir Beneficiário passo 1 Para transferência de plano, é necessário clicar no Menu Início e selecionar o plano que o beneficiário está cadastrado (conforme orientações da página 5); Em seguida, clicar no menu Movimentar Contrato - Gerar Novo Movimento - Transferir Beneficiário.

36 Transferir Beneficiário passo 2 Para localização do beneficiário que será transferido de plano, poderá ser utilizada a opção Filtrar, que habilitará a localização do beneficiário por meio do nº da carteira (código do cartão), nome do titular, matrícula e/ou CPF; Após localizar o beneficiário, marcar a linha e clicar em Próximo (tela similar à disponível na página 28).

37 Transferir Beneficiário passo 3 Na aba Dados Contrato Destino, informar todos os campos abaixo. Na página a seguir encontra-se o detalhamento de cada um deles; Preenchidos os campos, clicar em Próximo.

38 Transferir Beneficiário passo 3 Na aba Dados Contrato Destino, informar: Contrato de Venda: selecionar o novo plano conforme solicitado pelo beneficiário; Código de Agrupamento: código que define a Empresa ou Filial cujo beneficiário possui vínculo empregatício; Centro de Custo: utilizado quando a empresa deseja separar os beneficiários por setores, filiadas ou coligadas; Data de início de vigência: informar a data conforme calendário de fechamento cadastral (ex.: transferência realizada antes do fechamento 15/02/16 terá vigência no mês subsequente a partir de 01/03/16). Importante: Os dependentes seguirão a categoria de plano do titular, portanto, a transferência será automática para eles.

39 Transferir Beneficiário passo 4 Não é necessário anexar documento, somente clicar em Concluir. Para efetivar a exclusão, é necessário encaminhar o lote de movimento para validação da Unimed. Consulte o passo a passo para o envio do lote nas páginas 50 a 53.

40 Solicitar 2º do cartão Para solicitação de 2º via de cartão, é necessário clicar no Menu Inicio e selecionar o plano que o beneficiário está cadastrado (conforme orientações da página 5); Em seguida, clicar no menu Movimentar Contrato - Gerar Novo Movimento Solicitar 2º via do Cartão. Localizado o beneficiário, marcar a linha e clicar em Próximo (processo similar ao descrito nas páginas 27 e 28).

41 Solicitar 2º do cartão Na aba Motivo da 2º via do cartão, informar o motivo da solicitação (selecionar dentre a lista disponível); Na sequência, clicar Próximo.

42 Solicitar 2º do cartão A aba Anexos é utilizada apenas quando o motivo da solicitação for ROUBO. Ao anexar o Boletim de Ocorrência, há isenção da taxa de segunda via; Realizada a ação, clicar em Concluir e enviar o lote de movimento para Unimed. Toda movimentação (que neste caso trata-se de solicitação de 2ª via do cartão) só é efetivada com o envio do lote de movimento para validação da Unimed. Consulte o passo a passo para o envio do lote nas páginas 50 a 53.

43 Listar Pendências para Correção passo 1 Para verificar as pendências (devolução de cadastro), clicar no Menu Início e selecionar o plano que o beneficiário está cadastrado (conforme orientações da página 5); Em seguida, clicar no menu Movimentar Contrato e Listar Pendências. Está ação é em devolutiva de movimentações com inconformidades gerais.

44 Listar Pendências para Correção passo 2 A aba Selecionar Lote, aparecerá apenas o lote devolvido por inconformidade. Selecionar a linha referente ao lote (destacada em azul) e clicar em Próximo.

45 Listar Pendências para Correção passo 3 Na aba Localizar Beneficiário, selecionar a linha referente ao beneficiário com inconformidade (em destaque em azul) e clicar em Listar Criticas (em destaque em amarelo). Aparecerá uma segunda tela com a descrição da pendência a ser corrigida. Ao localizá-la, clicar em Alterar para regularização.

46 Listar Pendências para Correção passo 4 Após selecionar o ícone Alterar, abrirá a tela de Titularidade com o titular na primeira linha. Selecionar o beneficiário a ser corrigido (em destaque em azul) e clicar em Próximo. Irá aparecer a tela de Inclusão de beneficiários para a correção da inconformidade. Após corrigir a pendência (ex.: anexar certidão de nascimento), clicar em Concluir e enviar o lote da movimentação para Unimed. Consulte o passo a passo para o envio do lote nas páginas 50 a 53.

47 Alterar Movimento Os movimentos de inclusão, exclusão, alteração, transferência e solicitação de 2ª via de cartão poderão ser alterados antes do envio do lote à Unimed. Para alterar, clicar no Menu Início e Selecionar o plano que o beneficiário está cadastrado (conforme orientações da página 5); Em seguida, clicar no Menu Movimentar Contrato - Alterar Movimento.

48 Alterar Movimento Alterações possíveis: Dados do beneficiários cadastrados; Plano solicitado na transferência; Motivo da 2º via do cartão; Informações como nome, endereço e etc; Movimento pendente, dando continuidade em uma nova inclusão ou exclusão etc; Excluir o movimento valido ou pendente.

49 Alterar Movimento Aparecerá a tela com os movimentos realizados, que não foram encaminhados para Unimed. Selecionar a linha com o beneficiário em questão e clicar em Alterar. Na sequência, clicar em Próximo, corrigir a operação necessária e Concluir. Poderá ser utilizado o ícone Filtrar para localizar o beneficiário. Importante: para efetivar a alteração, é necessário enviar o lote de movimento para Unimed. Consulte o passo a passo para o envio do lote nas páginas 50 a 53.

50 Enviar lote para Unimed passo 1 Para enviar o lote, clicar no Menu Início e selecionar o plano cadastrado para o movimento (conforme orientações na página 5); Em seguida, clicar no menu Movimentar Contrato - Enviar lote para Unimed.

51 Enviar lote para Unimed passo 2 Selecionar a linha com o lote e clicar em Próximo.

52 Enviar lote para Unimed passo 3 Na aba Enviar Lote, com a confirmação, clicar em Concluir para enviar o lote para a Unimed.

53 Enviar lote para Unimed Caso aparecer a mensagem abaixo ao enviar o lote, acessar o menu Movimentar Contrato - Alterar Movimento e regularizar a pendência. Realizada esta ação, retornar ao menu Movimentar Cadastro - Enviar lote para Unimed; Selecionar o lote e clicar em Próximo e Concluir.

54 Relatórios Em Relatórios de Beneficiários, na aba Filtros e Opções, é possível emitir relatório por beneficiário. Selecionar o tipo de beneficiários (Ativo - Inativo - Todos) ou informar a filial e clicar em Próximo.

55 Relatórios Na aba Documentos Gerados, selecionar a linha com o relatório e clicar em Visualizar. O relatório será gerado em Excel.

56 Relatórios Em Geração de Formulários via SGU WEB, na aba Filtros e Opções, é possível emitir formulário de todas as movimentações, separadas por lote ou movimento. Selecionar o filtro (Separar por) e clicar em Próximo. Resultado: relatório gerado.

57 Relatórios Em Filtro de Lote de Movimento, na aba Filtros e Opções, é possível emitir relatório das movimentações por Contrato Lote Data de envio Data de conclusão Situação do Lote e Nome completo do beneficiário. Selecionar o filtro e clicar em Próximo. Resultado: relatório gerado.

58 Fatura Em Resumo Financeiro, na aba Localizar Faturas, são opções disponíveis: Fatura, Analítico de Serviço e Analítico de Taxa. Fatura (impressão ou visualização): o número do RPS constará na fatura. Analítico de Serviço (antigo Relatório Fator Moderador): para empresas que possuem contrato coparticipativo. Analítico de Taxa (antigo Demonstrativo Analítico de Mensalidade). Selecione a desejada para obtenção do relatório. Clicar na competência a ser gerado o relatório, caso haja muitas faturas, utilize o ícone FILTRAR para localização ou busca especifica.

59 OBRIGADA