FS-FESP/Manual do Usuário. Manual do Usuário Fábrica de Software FESP

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1 /Manual do Usuário Manual do Usuário Fábrica de Software FESP Fábrica Software FESP Rua José Getúlio, 78/90. Liberdade. São Paulo SP

2 ÍNDICE 1. INTRODUÇÃO OBJETIVO DO SISTEMA ACESSANDO O SISTEMA... 3 A. ENDEREÇOS:... 3 B. LOGIN... 3 C. RECUPERAR SENHA TELA PRINCIPAL DO SISTEMA... 7 A. MENU DE NAVEGAÇÃO... 7 B. HOME PAGE MEU CADASTRO GERENCIAMENTO DE FATURAS... 9 A. CADASTRO DE FATURAS... 9 B. IMPORTAÇÃO DE ARQUIVOS NAS FATURAS C. CONFIRMAÇÃO E ENVIO DA FATURA D. PROCESSAMENTO DOS ARQUIVOS DA FATURA E OBTENÇÃO DOS PROTOCOLOS E. ARQUIVOS COM ERROS F. LIBERAÇÃO E IMPRESSÃO DA CAPA DE LOTE G. OBTENÇÃO DO STATUS PROTOCOLO DO ARQUVIO CONSULTA DE FATURAS

3 1. INTRODUÇÃO Este documento descreve as principais funcionalidades do Sistema Portal do Prestador, apresentando de modo simples os procedimentos necessários para a sua operação. 2. OBJETIVO DO SISTEMA O Sistema Portal Prestador tem por objetivo: 1) Garantir a validação dos arquivos de lote guia enviados pelos prestadores. 2) Organizar e padronizar o envio das Faturas dos prestadores para a operadora, através do arquivo Capa de Fatura gerado pelo Portal do Prestador. 3. ACESSANDO O SISTEMA a. ENDEREÇOS: Produção: b. LOGIN Para logar no sistema o usuário deve informar suas credenciais informadas pelo Administrador Unimed (Login ou CPF e Senha). As tabelas (Login Acesso Prestador / Login Acesso Administrativo) descrevem os detalhes de cada campo numerados na ilustração 01 e 02. 3

4 Ilustração 01 Login Acesso Prestador 1) CPF CPF do usuário Prestador ou Admin cadastrado no sistema 2) Senha Senha do usuário Prestador ou Admin cadastrado no sistema 3) Acesso Administrativo Link que permite trocar o tipo de acesso para usuários com perfil Administrativo 4) Esqueceu a Senha? Link que permite o usuário recuperar sua senha em caso de esquecimento Nota: A tela de login acima permite acesso tanto de usuários com perfil Prestador quanto Administrador, basta que ambos informem seus respectivos CPF e senha cadastrados no sistema. 4

5 Ilustração 02 Login Acesso Administrativo 1) Login Login do usuário Administrador cadastrado no sistema 2) Senha Senha do usuário Administrador cadastrado no sistema 3) Acesso Prestador Link que permite trocar o tipo de acesso para usuários com perfil Prestador 4) Esqueceu Senha? Link que permite o usuário recuperar sua senha em caso de esquecimento Nota: Está tela permite acesso ao sistema apenas para usuários com perfil Administrador. c. RECUPERAR SENHA A tela Recuperar Senha prove ao usuário uma nova senha para acessar o sistema, caso o mesmo esqueça a senha atual. A tabela Login Recuperar Senha descreve os detalhes de cada campo numerado na ilustração 03. 5

6 1 2 Ilustração 03 Login Recuperar Senha 1) CPF/Login Neste campo o usuário poderá informa seu Login de acesso ao sistema ou CPF. 2) Voltar Link redireciona o usuário para tela de Login Nota: Ao clicar no botão Recuperar Senha, caso o Login ou CPF informados estiverem devidamente cadastrados na base do Portal Prestador e o usuário estiver ativo no sistema, será gerada uma nova senha, que será encaminhada para o informado no cadastro do usuário. 6

7 4. TELA PRINCIPAL DO SISTEMA Após informar suas credencias, o sistema fará a validação dos dados informados, e caso estejam corretos e válidos, o sistema exibirá a tela Principal conforme a ilustração 04. Ilustração 04 a. MENU DE NAVEGAÇÃO O Menu de Navegação possui os links necessários que permitem ao usuário navegar por entre as telas do sistema, provendo acesso as suas funcionalidades. Estas funcionalidades estarão disponíveis de acordo com o Perfil de Acesso e Permissão do Usuário. A tabela Menu de Navegação mostra os detalhes de cada link. Menu de Navegação Home Faturas Direciona o usuário à tela principal do sistema. Possui dois subitens Cadastrar/Importar e Consultar. Cadastrar/Importar => através deste subitem do menu, o usuário prestador terá acesso a funcionalidade de cadastrar faturas e importar arquivos da fatura cadastrada. Consultar => este subitem do menu, permite ao usuário prestador 7

8 consultar as faturas cadastradas e vinculadas a seus prestadores. Fale Conosco Sair Canal de comunicação entre o usuário prestador e o administrador do Sistema. Realiza o logoff do sistema. O usuário perderá acesso a todas as telas do sistema e a tela de Login será apresentada para novo um acesso. b. HOME PAGE A Home Page apresenta duas opções como atalho, perguntando ao usuário o que deseja fazer (Cadastrar Nova Fatura) ou (Consultar Faturas). Estes dois itens apresentam as mesmas funcionalidades descritas na tabela Menu de Navegação para o item Faturas e seus subitens. Ilustração MEU CADASTRO Nesta área o usuário prestador poderá atualizar sua senha, bem como seu . Os demais campos estarão desabilitados para edição. Para acessa-la, basta clicar no link como no exemplo da ilustração 06. Ilustração 06 Na ilustração 07 temos um exemplo da tela Meu Cadastro. 8

9 Ilustração GERENCIAMENTO DE FATURAS Neste tópico serão abordados os conceitos e regras referentes ao cadastro de Faturas e importação de arquivos. a. CADASTRO DE FATURAS As faturas centralizam os arquivos lote guia. Para a mesma fatura podem existir vários arquivos lote guia. A tabela Cadastro de Faturas Dados Fatura descreve cada campo da tela Dados Fatura na ilustração 08. 9

10 Ilustração 08 Cadastro Fatura Dados Fatura 1) Prestador Permite escolher o prestador para o qual deseja cadastrar a Fatura. 2) Número da Fatura Número da Fatura no prestador 3) Valor Valor da Fatura 4) Número da Capa de Lote Este campo exibe o Número gerado internamente pelo sistema para a Fatura em questão, e só será exibido, quando o Número for gerado. Este número é gerado apenas quando todos os arquivos da fatura já estão devidamente importados na Operadora, ou seja, possuem número de protocolo. 10

11 Regras: Uma vez que a fatura foi cadastrada no sistema Portal do Prestador, apenas os campos Número da Fatura e Valor da Fatura podem ser editados; Os arquivos relacionados à fatura podem ser removidos e outros adicionados na edição de uma fatura existente. Ao final do processo de cadastro da fatura, a mesma é disponibilizada para validação final antes de ser enviada para a Operadora de acordo com a ilustração 09. Ilustração 09 b. IMPORTAÇÃO DE ARQUIVOS NAS FATURAS No momento de envio (upload) dos arquivos pelo prestador são realizadas validações preliminares nos arquivos. São elas: Todos os arquivos lote guia vinculados à fatura devem pertencer ao prestador da mesma. Isso é feito através do CNPJ e/ou Número do Prestador na Operadora; 11

12 Prestador do Arquivo e Prestador do Usuário, ambos devem ser o mesmo. O prestador é validado pelo CNPJ ou pelo Código do Prestador na Operadora; Os arquivos devem possuir o schema vigente da Tiss a fim de serem importados corretamente. A versão atual é a v O arquivo importado deve possuir o hash correto; Extensão do Arquivo: apenas arquivos com extensão xml são aceitos; Tamanho do Arquivo: arquivos maiores do que 4 MBs não são aceitos; Código de Destino (Operadora) deve ser o mesmo da operadora que está processando o arquivo. O destino pode ser obtido através do CNPJ ou do Numero ANS da operadora; O Lote do arquivo não pode ter sido enviado previamente pelo prestador em outro arquivo ou fatura. Ilustração 10 12

13 c. CONFIRMAÇÃO E ENVIO DA FATURA Antes de enviar a fatura pelo sistema, o usuário pode validar as informações da mesma através da tela Confirmar. Se o usuário desejar corrigir alguma divergência, basta voltar na etapa desejada do processo e realizar a edição. Ilustração 11 d. PROCESSAMENTO DOS ARQUIVOS DA FATURA E OBTENÇÃO DOS PROTOCOLOS Após concluir o processo de envio da fatura no sistema, a mesma é submetida à validação completa. Neste momento, são realizadas as validações: o o Hash do arquivo deve estar correto; Prestador do Arquivo deve existir na operadora e estar vinculado ao usuário que o submeteu; 13

14 o o o o Código de Destino (Operadora) deve ser o mesmo da operadora que está processando o arquivo. O destino pode ser obtido através do CNPJ ou do Numero ANS da operadora; Insumos inválidos nas guias (devido a não parametrização do prestador na operadora ou data de utilização não aderente com a data de validade do insumo para o prestador); Carteira do beneficiário deve existir na operadora; Carteira e senha enviadas na guia devem estar associadas e válidas na operadora. Após o processamento, o usuário recebe um com o resultado obtido. Cada arquivo enviado com sucesso para a Operadora recebe um número de protocolo único. Se todos os arquivos forem processados com sucesso e processados pela Operadora, a fatura é tida como processada com sucesso ocasionando a liberação da Capa de Lote para o usuário prestador. Caso contrário, cada arquivo é marcado com os erros ocorridos e estes ficam no aguardo da correção do usuário prestador. Após a mesma, a fatura pode ser reenviada para nova validação e processamento. A rotina de processamento dos arquivos lote guia ocorre a cada 3 minutos, provendo um feedback rápido ao usuário. e. ARQUIVOS COM ERROS Todos os erros mapeados e identificados nos arquivos podem ser acessados através do detalhe da fatura; Ao lado do arquivo com problema é habilitado um link que remete a uma tela exclusiva de exibição dos erros identificados no arquivo; Os arquivos que não foram processados com sucesso deverão ser corrigidos e reenviados. Dessa forma a fatura pode ser processada com sucesso, ocasionando a liberação da Capa de Lote para o usuário; f. LIBERAÇÃO E IMPRESSÃO DA CAPA DE LOTE Quando a fatura está processada com sucesso, o botão Gerar Capa de Lote é habilitado no comprovante da fatura; Esta ação habilitará a geração do arquivo de Lote a ser anexado com Fatura do prestador e enviado fisicamente para a Operadora; 14

15 Ilustração 12 15

16 Exemplo de Capa de Fatura gerada pelo sistema: ILUSTRAÇÃO 13 16

17 g. OBTENÇÃO DO STATUS PROTOCOLO DO ARQUVIO Uma vez importados com sucesso na Operadora, os arquivos ainda não obtêm seu status final. Este será obtido através da operação Consulta Status Protocolo previsto pela TISS e que fornece informações sobre o pagamento do mesmo. O sistema possui uma rotina exclusiva para consultar o status desses protocolos na Operadora. Esta rotina consulta o status dos protocolos até que os mesmos cheguem a algum status finalizador. O acionamento dessa rotina ocorre a cada 3 horas, das 8 da manhã às 17 horas. O usuário prestador é avisado em tela sobre as datas de verificação desse status 7. CONSULTA DE FATURAS As Faturas cadastradas no sistema poderão ser visualizadas sob as seguintes condições. O Usuário Prestador poderá ter acesso às faturas vinculadas aos seus prestadores. Mesmo que o prestador vinculado ao Usuário Prestador esteja inativo, será possível consultar as faturas vinculadas a ele, entretanto não será permitida sua edição; A capa de lote da fatura será exibida apenas se a fatura estiver com status Processada com Sucesso. Atalho da consulta Fatura: Esta funcionalidade permite ao Usuário Prestador visualizar de maneira sumarizada, o total de todas as faturas de seus Prestadores agrupadas por status. A tabela Consulta Faturas, descreve cada campo aplicado como filtro na tela de Consulta Fatura. Obviamente você poderá combinar um ou mais filtros para consultar de faturas. 17

18 Consulta Faturas 1) Unimed Permite filtrar as Faturas por Unimed. Retorna na consulta apenas faturas da Unimed selecionada. 2) Status Fatura Filtro aplicado para sumarizar faturas por status. Retorna as faturas com o status selecionado. 3) Prestador Permite filtrar Faturas de um Prestador especifico informando seu nome ou parte dele. 4) Número da Capa de Lote Número gerado pelo sistema quando a Fatura é processada com sucesso na operado. Retorna uma única fatura se o número informado existir no sistema. 5) Número da Fatura Número da Fatura do Prestado informado no momento do cadastro da Fatura. Este número é único por prestador, o que significa que informando apenas o Número da Fatura, poderá ser retornada uma ou mais faturas. Para retornar uma fatura especifica, combino este filtro com o Nome do Prestador. 6) Protocolo do Arquivo O número Protocolo do Arquivo é único e gerado quando o arquivo em questão é enviado com sucesso ao Gestão de Planos. O mesmo quando aplicado como filtro, retorna a fatura a qual pertence. 7) Data Envio da Fatura Data em que a fatura foi enviada com sucesso para o Gestão de Planos. O filtro poderá ser combinado com os ranges de Data Início e Data Fim de Envio da Fatura. Abaixo na ilustração 14 temos um exemplo da tela consulta de Faturas 18

19 Atalho Consulta da Fatura ILUSTRAÇÃO 14 19