Procedimento Operacional Padrão. Websios/SIOS

Transcrição

1 1/ Objetivo Protocolar para encaminhamento para o faturamento SANCOOP as guias provenientes dos atendimentos realizados nos hospitais, clínicas e consultório 2.0 Aplicação Setor de Recepção e Comunicação. 3.0 Responsabilidade Coordenador e Assistente de Recepção. 4.0 Desenvolvimento Para operacionalizar o módulo WEBSIOS, foram feitas algumas parametrizações conforme especificações de cada convênio como: Convênio Data de atendimento Tipo de guia Local de atendimento Número de carteira ou matrícula Paciente Procedimento Prazo de validade de guia convênio; Senha/autorização para aqueles convênios que a mesma é obrigatória;

2 2/ Para realizar a entrega das guias na SANCOOP é necessário que as mesmas sejam protocoladas no sistema WEBSIOS através do site: Para que o cooperado/secretária faça a digitação das guias no WEBSIOS é necessário que, seja feito um cadastro junto ao SRC onde irá conter um login/usuário e senha para acesso ao sistema. A senha gerada pela SANCOOP é encaminhada para o cadastrado e pode ser alterada pelo usuário no modo configurações/alterar senha. Para que a mudança de senha seja feita, é necessário digitar a senha encaminhada pela SANCOOP no campo senha antiga, digitar no campo nova senha a senha que deseja usar e depois, confirmá-la no campo confirmar senha e salvar. OBS: Esta mudança poderá ser feita sempre que o cooperado/ secretária assim desejar.

3 3/ Digitação de guias no protocolo Para fazer o protocolo clique em entrar ou guia de atendimento.

4 4/ Importação pelo arquivo por CPF ou CNPJ: O sistema possibilita protocolar as guias por CPF ou CNPJ. CPF destina-se ao registro de protocolos oriundos de atendimento realizados por pessoas físicas, e CNPJ para cooperados pessoa jurídica na SANCOOP. Para cooperado pessoa jurídica (PJ) o protocolo das guias, pode ser realizado das duas formas: CPF ou CNPJ Importação por CPF: Para acessar, selecionar o ícone pessoa física, preencha os campos abaixo com os dados cadastrados, CPF do cooperado, login e senha fornecidos pela SANCOOP (ou senha alterada como mencionado acima no dispositivo 4.1), clicar em entrar.

5 5/27 Clicar em guia de atendimento / protocolo de guias, e em seguida em adicionar nova guia. Preencher os campos (convênio, data de atendimento, tipo de guia, local de atendimento, número da carteira/matrícula, paciente, definir recém nascido, procedimento, quantidade e autorização) com os dados do atendimento que consta na guia e clicar em salvar.

6 6/27 Observações: O WEBSIOS faz a leitura de número de carteira de pacientes que já estão registrados no SIOS. Uma vez digitado o número da carteira do paciente, este fica salvo no banco de dados e o sistema importa automaticamente as informações do mesmo, porém se houver algum erro no nome desse paciente, a secretária/cooperado deverá entrar em contato com a SANCOOP no SRC onde será feito a correção do nome do paciente. Feito esta correção é gerada uma senha onde o colaborador do SRC repassa para o cooperado/secretária fazer a alteração clicando no lápis que aparece ao lado do nome do paciente no WEBSIOS, onde o mesmo irá digitar a senha e aplicar, feito isso o processo de alteração estará pronto. No campo procedimento, serão digitados os códigos dos mesmos, conforme tabela negociada. Para fazer a inserção de novas guias no protocolo, é necessário clicar no ícone adicionar nova guia e repetir o processo citado acima.

7 7/27 Somente após clicar na opção finalizar o protocolo estará encerrado e pronto para que as guias físicas sejam entregues para conferência e faturamento na SANCOOP. Ao lado do ícone adicionar nova guia estão também os ícones: Editar guia : ícone disponibilizado para fazer ajustes, quando necessário, nas guias digitadas. Para fazer o devido ajuste, é necessário clicar na guia desejada e fazer edição da mesma, finalizada o processo clicar em salvar. Excluir guia : ícone disponibilizado para excluir guia que por algum motivo não deverá constar no protocolo. Para excluir esta guia é necessário selecionar a mesma, clicar em excluir e salvar. Importar : ícone disponibilizado somente para aquelas clínicas que disponibilizam do arquivo CSV arquivo este, que importa as guias do sistema da clínica para o INTRAWEB (SANCOOP). Criar backup : ícone disponibilizado para ser selecionado antes de finalizar o protocolo, gerando assim mais segurança no processo de envio a SANCOOP no caso de algum erro no sistema. Analisar : ícone disponibilizado para analisar as guias que serão importadas para o INTRAWEB (verificar alguma inconsistência).

8 8/27 Ao lado dos nomes dos pacientes tem uma caixinha, que serve para ser selecionada quando for excluir a guia que não deve constar no protocolo por alguma inconsistência, exemplo: faltando assinatura do paciente, carimbo e assinatura do cooperado etc. Depois das guias digitadas, editadas e excluídas (quando assim for necessário), o protocolo ficará da forma descrita abaixo devendo ser encaminhado a recepção de guias na SANCOOP. Após o protocolo finalizado, não será permitido nenhum tipo de alteração Importação por CNPJ cooperados pessoa jurídica SANCOOP O cooperado/secretária poderá importar o arquivo em CSV desde que atendam aos critérios adotados, pois para fazer tal importação, o protocolo é feito em uma planilha do excel com alguns critérios. O arquivo é lançado na seguinte ordem de colunas: cpf profissional, conselho profissional, cnpj do convênio, data de atendimento, número de carteira/matrícula, paciente, recém nascido (RN), procedimento, autorizações de procedimento (quando se fizer necessário). Na montagem do arquivo em CSV os dados devem estar na ordem citada acima e separados por ponto vírgula (;), não podendo ter símbolos ou abreviaturas, para que haja sucesso na importação do protocolo. Para acessar o INTRAWEB, é necessário digitar o CNPJ cadastrado na cooperativa, ressaltando que todos os cooperados que terão suas guias enviadas

9 9/27 nesses moldes, também terão que ter seus CPFs cadastrados/ligados no CNPJ (PESSOA JURÍDICA) de referência. Após digitado o CNPJ digite o login senha e clique em entrar. Para importação das guias decooperados pessoa jurídica é necessário que siga o modelo do protocolo abaixo, que pode ser solicitado ao coordenador da recepção da SANCOOP.

10 10/27 Após logado clicar em importar.

11 11/27 Escolher o arquivo, clicar em aplicar. Depois de clicar em aplicar, o arquivo será importado para o websios e surgirá uma tela informando se as guias foram importadas com sucesso, se houve duplicidade ou erros, analise e clique em ok.

12 12/27 Como o arquivo em CSV tem algumas especificações, é necessário informar o CPF de cada cooperado, fazendo portanto com que o arquivo seja capaz de direcionar as guias para cada CPF informado no ato da importação das guias. Feito isso as guias deverão ser separadas por cooperados e entregues na SANCOOP Acesso aos protocolos No INTRAWEB estará disponibilizado todos os protocolos após o envio com suas respectivas guias, no modo relatórios / protocolos Acesso as guias devolvidas As guias devolvidas também estarão disponibilizadas neste sistema, informando qual o motivo da devolução no modo relatórios / guias devolvidas. Para visualizar qual a inconsistência de cada guia, é necessário clicar na mesma, clicar na lupa, então aparecerá discriminando as justificativas para a devolução.

13 13/ Devolução de guias As guias que forem devolvidas deverão ser retiradas na SANCOOP, para a correção, e protocoladas novamente e enviadas para cooperativa recomeçando, portanto, todo o processo. 5.0 Cadastro e alteração de dados de cooperados no SIOS para geração e senha para envio de protocolo. Para que o cooperado e/ou secretária enviem os protocolos com as guias, é necessário que estejam cadastrados no SIOS, onde é gerado um login e senha. 5.1 Cadastro ou edição de login e senha Cadastro de login e senha no ato do cadastro do cooperado Se o cadastro for realizado no ato da admissão do cooperado.

14 14/27 Selecionar usuário web preencher o login de usuário Preencher o campo do ao qual será encaminhado o login e senha e clicar na chave para encaminhar o aplicar para salvar.

15 15/ Cadastro de login e senha após admissão de cooperado. Clicar em cadastro e pessoas

16 16/27 Abrirá a tela onde deverá será e selecionado o nome do cooperado em questão, clique em ok. Clicar em usuários web, editar e adicionar.

17 17/27 Digitar o novo usuário e clicar em ok. Digitar o que será encaminhado o novo login e/ou senha.

18 18/27 Clicar em aplicar e em seguida clicar na chave que fica ao lado do nome. Clicar em ok. Assim o login e a senha serão encaminhados para o . A senha não pode ser visualizada pelo colaborador SANCOOP, pois é gerada através do sistema.

19 19/ EDIÇÃO E EXCLUSÃO DE LOGIN E SENHA Clicar em cadastro e pessoas. Selecionar o cooperado clicar no enter e depois em ok

20 20/27 Clicar em usuários web. Clicar em editar, selecionar o usuário que deseja excluir ou editar o login e senha. EDIÇÃO: Clicar em editar, no login que deseja alterar. Faça a edição alterando o ou usuário e clicar em aplicar.

21 21/27 EXCLUSÃO: Clicar em editar, selecionar o usuário que deseja excluir e clica em excluir. Clicar em dados SANCOOP, locais de atendimento, para adicionar ou excluir local onde o cooperado atende (consultório, hospital).

22 22/27 Clicar em editar e em adicionar. Selecionar o local de atendimento e clicar em ok.

23 23/ Notificações WEB: Ferramenta desenvolvida para envio de textos curtos e de mensagens que precisam ser enviados com uma certa urgência aos cooperados e secretárias. Estes textos ou mensagens podem ser enviados para todos os cooperados ou individualmente. Clicar em guias/notificações WEB Clicar em NOVO. Digitar o título.

24 24/27 Clique na aba onde abrirá uma janela onde deverá ser insrido o texto. Adicionar individualmente. Desse modo é necessário clicar na caixa que aparece ao lado do nome do cooperado e selecionar quantos forem necessários. Clicar em continuar

25 25/27 Clicar em fechar Clicar em salvar.

26 26/27 Adicionar todos os cooperados. Dessa forma aparecerá uma caixa para que haja a confirmação se todos serão notificados. Clique em sim o sistema irá buscar por todos os cooperados cadastrados e encaminhará a mensagem. Feito isso clique salvar. 7.0 Alterar informações de convênio Ferramenta utilizada para alterar a situação de convênio para (ativo ou inativo), a exigência de número de guia, se é devido a cobrança de adicional, verificar horário de acordo com a tabela negociada, CNPJ, quantidade mínima e máxima, número da carteira do convênio, validade de guias, prazo de vencimento que varia dependendo de cada convênio. A validade das guias está parametrizada sempre com menos trinta dias, se o convênio tiver o prazo de validade de 60 dias, o mesmo estará parametrizado com 30 dias, ficando então o prazo para a secretária/cooperado digitar a guia no websios. Essa atitude serve para resguardar a cooperativa de ter um prazo para fazer a faturamento da guia, evitando que a mesma vença na SANCOOP.

27 27/ Siglas e Abreviaturas SIOS Sistema de Informações Operacionais SANCOOP SADT Serviço de Apoio, Diagnóstico e Terapias SRC Setor de Recepção e Comunicação CSV Comma Separated values