Bem-vindo ao Manual de Navegação do Portal do Fornecedor Vale.

Transcrição

1 Bem-vindo ao Manual de Navegação do Portal do Fornecedor Vale.

2 Treinamento para o Perfil Avaliador Módulo - Equipe GM Accenture - 06

3 Índice. Introdução ao Módulo IDF. Avaliação; Convite; Delegação e Declínio de Contratos. Plano de Ação - Solicitação, Acompanhamento e Aprovações

4 . Introdução ao Módulo IDF

5 Módulo IDF O que é? Certifica Negocia Compra Transporta Paga IDF O IDF (Índice de Desempenho do Fornecedor) é o módulo que permite avaliar a performance dos fornecedores na cadeia de suprimentos. Neste módulo, os usuários poderão: Avaliar a qualidade dos serviços prestados pelos fornecedores; Solicitar e aprovar, caso necessário, a execução dos planos de ação realizado pelos fornecedores; 4 Escopo deste material Fora do escopo deste material

6 Módulo IDF Como funciona? A vale inicia o ciclo de avaliação A Vale acompanha o andamento e fecha o ciclo O fornecedor visualiza os resultados Caso necessário, o fornecedor cria e executa plano de ação solicitado pela Vale O processo no detalhe: O Avaliador entra no sistema, analisa o contrato que foi designado para sua avaliação, avalia / declina / delega o contrato e conclui a avaliação. 4 fornecedor Caso necessário, visualiza os baseado nos O resultados resultados da avaliação, a Vale solicita ao fornecedor o plano de ação. 5 O plano de ação é aprovado? 4 A vale avalia a execução do plano de ação 5 Se a execução do plano for aprovada, fim do fluxo de avaliação Se a execução do plano for reprovada. Refazer o plano de ação 5

7 Módulo IDF Como acessar? Acesse a URL: nim.bi/vale Insira o endereço de cadastrado 4 Insira a senha de acesso cadastrada 4 Clique em Entrar para acessar a Plataforma 6

8 Módulo IDF Como acessar? Para acessar ao módulo, clique em IDF 7

9 Módulo IDF Dashboard Como uma página inicial, o Dashboad traz uma visão ampla e de gestão dos processos em cada módulo: Em Minhas Atividades é exibido um demostrativo visual com os totais de contratos e avaliações por status dentro do ciclo atual de avaliação Status: Pendentes Questionário Associado Em composição Pontuado 4 4 Em Agenda é exibido um calendário com as suas atividades Caso queira adicionar uma nova tarefa, clique em Nova Tarefa 8

10 Módulo IDF Dashboard Em seguida, será exibido um pop up para a criação da nova tarefa: 4 Em Título insira o título da tarefa que deseja adicionar Em Destinatário será exibido o nome do usuário logado Selecione a Data Inicial, Hora Inicial, Data Final e Hora Final da tarefa Em Descrição descreva a tarefa que deseja adicionar 4 9

11 Módulo IDF Dashboard 5 Caso queira salvar a tarefa, clique em Salvar. Ou 6 Clique em Cancelar caso queira cancelar a ação

12 . Avaliação, Convite, Delegação e Declínio de Contratos

13 Avaliar contratos Após a criação do ciclo de avaliação, o avaliador terá acesso aos contratos que deverão ser avaliados da seguinte forma: Vá no menu lateral e clique em Avaliações para acessar os contratos disponíveis a serem avaliados. Os contratos disponíveis poderão ser ordenados por: Contrato Ciclo Avaliador 4 Para cada contrato, é permitido visualizar as seguintes informações: Ciclo Avaliador Nota Status 4 Para realizar uma busca, o fornecedor deverá preencher o campo com o número do contrato, apertar Enter ou clicar sobre a lupa A avaliação do contrato só será possível para contratos com os status Questionário Associado ou Convite Pendente

14 Avaliar contratos No menu lateral, localizado no canto esquerdo da tela, para facilitar a navegação é possível realizar as seguintes ações: 5 Em Ciclos é possível visualizar os ciclos criados e filtrar pelo nome do ciclo que deseja visualizar. 6 Para filtar os ciclos por nome, clique no nome do ciclo que deseja visualizar No box ao lado de cada ciclo, será exibido a quantidade de documentos associados para cada ciclo

15 Avaliar contratos 8 Em Status é possível visualizar os status dos dos contratos. São eles: Pendente Convite Pendente Declinado Em composição Pontuado Cancelado Delegação Pendente Questionário Associado Delegação Recusada Para entender os status de cada contrato, clique aqui No box ao lado será exibido a quantidade de contratos para cada status 0 Para filtar os contratos por status, basta clicar no status que deseja visualizar 4

16 Avaliar contratos Em Tipo de Contrato é possível visualizar os contratos relacionados a serviços e materiais. No box ao lado de cada será exibido a quantidade de contratos Para filtar os contratos basta clicar no tipo de contrato que deseja visualizar

17 Avaliar contratos 4 5 Em Convites é possível visualizar os convites enviados e recebidos No box ao lado de cada será exibido a quantidade dos convites 6 Para filtar os convites basta clicar em Convites Enviados ou Convites Recebidos para visualizar

18 Avaliar contratos 7 8 Em Delegações é possível visualizar as delegações enviadas e recebidas No box ao lado de cada será exibido a quantidade dos convites 9 Para filtar as delegações basta clicar em Delegações Enviados ou Delegações Recebidas para visualizar

19 Avaliar contratos Para iniciar o processo de avaliação do contrato, é necessário associar um questionário ao contrato a ser avaliado: Vá no contrato que deseja avaliar, clique em Associar Questionário, somente será possível selecionar questionários liberados pelo Normativo para aquele ciclo de avaliação específico. Somente um questionário pode ser associado por avaliação. 9

20 Avaliar contratos Em seguida, é possível visualizar um pop up que permitirá selecionar o questionário desejado para o contrato a ser avaliado: No campo Buscar Questionário, digite o nome do questionário que deseja associar Ou Selecione o questionário e clique em Selecionar 4 Em seguida, surgirá uma mensagem de confirmação da ação 5 Clique em Sim para confirmar ou clique em Não para cancelar a ação 4 5 0

21 Avaliar contratos 6 Após clicar em Sim surgirá uma mensagem que o questionário foi associado com sucesso Caso necessária a correção do questionário associado, o avaliador deverá excluir o questionário atual para poder associar um novo. Para isto, busque o contrato desejado. Digite o número e aperte Enter ou clique na lupa. Vá no contrato que deseja excluir e clique em Excluir Questionário e o contrato será excluído da lista de avaliação. 8

22 Avaliar contratos 9 0 Ao clicar para excluir o questionário associado a caixa da tela ao lado aparecerá Preencha com comentários a razão da exclusão do questionário 9 0 Ao terminar, clique em Salvar Atenção: Para excluir um questionário, o contrato deve pertencer a um ciclo ativo. Ao menos que seja uma avaliação de um convite enviado ou recebido. Sendo assim, o status deverá estar associado a um questionário com os status Em composição ou Pontuado. Ao excluir um questionário, se o contrato já estiver pontuado, as respostas serão apagadas do sistema e não constarão mais na avalição final do contrato.

23 Avaliar contratos Para prosseguir com a avaliação, vá no contrato em que o questionário foi associado e clique em Avaliar A avaliação do contrato só será possível para contratos com os status Questionário Associado ou Convite Pendente

24 Avaliar contratos Em seguida, você será direcionado para a tela de avaliação do contrato: No menu lateral, serão apresentados os painéis de navegação possíveis. São eles: Geral Questionário Seções - Dimensões do Questionário Anexo Comentários Acompanhamento Em geral, é possível visualizar os dados relacionados a: Número do Contrato Tipo de Serviço Valor Fornecedor Ciclo Descrição Avalidor(a) 5 Abaixo, serão exibidos dois quadrantes com o Conceito e a Nota Geral. A medida em que o questionário for preenchido, as informações de Nota e Avaliação serão atualizadas automaticamente. 4

25 Avaliar contratos 6 No painel Questionário é possível visualizar o Nome e Descrição do questionário. 6 7 Neste campo,serão apresentados separadamente os painéis de todas as Seções/ Dimensões do questionário. Dentro de cada seção serão exibidos os tópicos e questões a serem preenchidos pelo avaliador O campo Peso indica o peso da nota de uma seção/tópico/questão para a nota na avaliação 9 O campo Nota mostra a nota resultante em uma determinada seção/tópico/questão A medida em que o questionário for preenchido, a Nota Geral é atualizada automaticamente 5

26 Avaliar contratos 0 Se o avaliador considerar uma determinada seção/tópico/questão como não relevante a avaliação ele pode marcar a caixa de seleção (N/A) correspondente para que a nota daquele item não seja incluída no cálculo da nota 0 6

27 Avaliar contratos No campo Anexos, é possível inserir arquivos para suportar a avaliação. Para anexar, basta clicar na região do clipe e selecionar o arquivo que deseja anexar Caso deseje adicionar um comentário a avaliação, digite o comentário no campo Insira um comentário Em seguida, clique em Postar Comentário 7

28 Avaliar contratos 4 No campo Acompanhamento é possível rastrear todos os procedimentos relacionados a esta avaliação. Como por exemplo: Visualizar a data de criação do ciclo, data de publicação da avaliação entre outras 4 8

29 Avaliar contratos 5 6 Conforme o questionário for respondido o conceito e a nota são atualizados simultâneamente Ao clicar no botão salvar, o sistema irá salvar todas as respostas e a avaliação irá assumir o status Em composição. Ainda é possível editar as respostas, se editar clique novamente no botão Salvar para atualizar as novas respostas no sistema Para publicar a avaliação, basta clicar no botão Publicar. Dessa forma o status da avaliação é alterado para Pontuado. Depois de publicado não será mais possível editar as respostas 9

30 Avaliar contratos 8 9 Pronto, com essa ação o contrato avaliado mudará o status para Pontuado. Será possível visualizar o conceito e a nota final do contrato 8 9 0

31 Convidar Avaliador Em contratos com status de Questionário Associado, será possível convidar outro avaliador para avaliar o contrato através do botão Convidar. Na lista de contratos, ao passar o mouse por cima do contrato desejado, clique no botão Convidar. O botão Convidar será exibido somente para contratos com os status: Questionário Associado Em composição Pontuado O botão convidar será exibido somente após o avaliador ter associado um questionário a avaliação. Somente o avaliador principal do contrato pode convidar outro avaliador para participar do processo. Não há limite de convites para enviar.

32 Convidar Avaliador Será exibido um pop-up para incluir as informações e realizar o convite: No painel Avaliadores Disponíveis será exibido um campo de busca e uma lista com todos os usuários cadastrados com perfil de avaliador. Informe o nome ou do usuário que deseja convidar e clique sobre a lupa para realizar a busca Caso o avaliador desejado estiver já aparecendo na caixa vá ao próximo passo

33 Convidar Avaliador 4 Selecione o/os usuário(s) na lista e clique no botão + localizado no meio da tela ou na linha do usuário selecionado. Com essa ação, o avaliador selecionado aparecerá automaticamente no painel Avaliadores Convidados. Atenção: Serão apresentados apenas quatro avaliadores por vez. Para a exclusão de avaliadores selecionados erroneamente, selecione os avaliadores desejados no quadro de Avaliadores Convidados e clique no botão 4

34 Convidar Avaliador 5 Finalizada a seleção de avaliadores clique em Salvar para enviar os convites. 5 4

35 Avaliar convite - Avaliador Convidado O avaliador poderá filtrar os seus convites através do filtro lateral Convites localizado na tela de lista de avaliações. Você poderá visualizar os seguintes convites: Convites Enviados Convites Recebidos O símbolo mostrado ao final da linha do contrato simboliza a ação tomada sobre o mesmo. A seta indicada para direita significa que você convidou ou delegou outro avaliador a tarefa de avaliação. Quando a seta se encontra para esquerda, ela simboliza as ações destinada a você, ou seja, quando lhe enviaram um convite ou delegaram uma avaliação a você 5

36 Avaliar convite - Avaliador Convidado 4 Ao clicar em Convites Recebidos, é possível localizar o item desejado. Clique em Aceitar o Convite para aceitar o convite Ou Clique em Recusar Convite para recusar o convite 4 6

37 Avaliar convite - Avaliador Convidado 5 Ao clicar em Avaliar Convite, você será direcionado para a tela de Avaliação O status do contrato estará disponível no canto superior Atenção: Para que o contrato seja avaliado, o contrato deverá estar com o status Em Composição 7

38 Recusar convite - Avaliador Convidado Ao clicar em Recusar Convite, será exibido um pop up de confirmação com os botões OK e Cancelar. Clicar no botão OK para recusar o convite de avaliação. Atenção: Esta ação não poderá ser desfeita Clicar no botão Cancelar caso deseje cancelar a ação. 8

39 Recusar convite - Avaliador Convidado 4 Ao clicar no botão OK o sistema confirmará o cancelamento do convite 4 9

40 Cancelar convite Na lista de avaliações, No filtro Convites, clique em Convites Enviados Selecione o convite e clique no botão Cancelar Convite. O botão Cancelar Convite será exibido somente para contratos com status Convite Pendente. 40

41 Cancelar convite Em seguida, abrirá o pop up Cancelar Convite com a campo de motivo de cancelamento e botões Cancelar e Salvar. 4 5 Preencha o campo de motivo do cancelamento do convite. Clique em Salvar, para concluir o cancelamento do convite Clique em Cancelar para cancelar a ação. 4

42 Cancelar convite 7 O sistema confirmará o 7 cancelamento do convite 4

43 Delegar Avaliação Para delegar convites para avaliação é preciso seguir os seguintes passos: Selecionar um contrato na lista de avaliações que esteja no status Pendente ou Delegação Recusada e clicar no botão Delegar. O botão Delegar será exibido somente para contratos com status convite Pendente ou Delegação Recusada. 4

44 Delegar Avaliação Ao clicar em Delegar será apresentado o pop up para selecionar um usuário delegado. Inserir nome, sobrenome ou do avaliador e clique em Enter ou clique no símbolo da lupa. 44

45 Delegar Avaliação 4 Ao Selecionar um usuário da lista será exibido um link para Alterar usuário, que poderá ser utilizado caso queira alterar o avaliador delegado 5 Quando o usuário é selecionado são exibidas as informações de hierarquia do novo avaliador Para cancelar a ação clicar no botão Cancelar. 7 Clicar no botão Salvar para concluir a delegação. Ao clicar em Alterar, o campo Novo Avaliador passa a ser editável 45

46 Delegar Avaliação 8 Após delegação, o contrato assume status de Delegação Pendente na lista do avaliador principal e na lista do avaliador delegado. O símbolo mostrado ao final da linha do contrato simboliza a ação tomada sobre o mesmo. A seta indicada para direita significa que você convidou ou delegou outro avaliador a tarefa de avaliação. Quando a seta se encontra para esquerda, ela simboliza as ações destinada a você, ou seja, quando lhe enviaram um convite ou delegaram uma avaliação a você 8 46

47 Cancelar Delegação Para cancelar delegação, selecionar o contrato desejado e clicar no botão Cancelar Delegação. Avaliador principal poderá cancelar delegação caso o avaliador delegado ainda não tenha aceitado a delegação. O contrato estará com o status Delegação Pendente 47

48 Cancelar Delegação Após tomada a ação de cancelamento da delegação, o sistema confirmará a ação. 48

49 Aceitar delegação de avaliação Usuário delegado terá acesso as avaliações delegadas na lista de avaliação. Clique no filtro Delegações para visualizar as avaliações delegadas. Na caixa de busca digite o número do contrato delegado que deseja buscar, após digitar aperte Enter ou clique na lupa. Passe o mouse sobre o item desejado e clique no botão Aceitar. O contrato passará para o status pendente para iniciar o processo de avaliação. Os botões Aceitar e Rejeitar só serão exibidos para contratos com status Delegação Pendente. Quando a delegação é aceita, o contrato deixa de existir na lista do avaliador principal, lógo o avaliador delegado passa a ser o principal. 49

50 Recusar delegação de avaliação 4 Passe o mouse sobre o item desejado e clique no botão Recusar. 4 5 Clique no botão OK no pop up de confirmação. O contrato passará para o status Delegação Recusada. A avaliação retornará para o avaliador inicial no status Pendente para retomada do processo de avaliação. 5 50

51 Declinar contratos Para declinar uma avaliação, selecione o contrato desejado e clique no botão Declinar. Atenção: O botão declinar é apresentado somente para contratos no status Pendente e Delegação Recusada. 5

52 Declinar contratos 4 Ao clicar em Declinar será exibido o pop-up onde deverá ser selecionado a razão de declínio. É possível inserir um comentário sobre a ação de declínio. Clique em Cancelar para cancelar a ação. 5 Clique em Salvar para finalizar o processo de declínio. O contrato passa a exibir o status Declinado 4 5 5

53 Declinar contratos 6 Ao clicar em Salvar será exibido um pop-up do browser para confirmação da ação. Clique em OK para confirmar 6 A ação de declinar um contrato não poderá ser desfeita, uma vez declinado, o contrato não será avaliado. 5

54 . Plano de Ação - Solicitação, Acompanhamento e Aprovações

55 Plano de Ação Visualização dos planos de ação Para visualizar os planos de ação disponíveis e suas possíveis ações enquanto avaliador dentro do portal, basta observar as instruções abaixo: Vá no menu lateral e clique em Plano de Ação 4 Em Meus Planos, digite o nome do documento que deseja visualizar 4 5 Em Ordenar Por é possível visualizar os contratos por data de vencimento, ciclo e número de contrato 4 Em Ciclos é possível visualizar os ciclos criados e filtrar pelo nome do ciclo que deseja visualizar. Para isso, basta clicar no nome do ciclo. 5 No box ao de cada ciclo será exibido a quantidade de contratos correspondentes 55

56 Plano de Ação Visualização dos planos de ação Para visualizar os planos de ação disponíveis e suas possíveis ações enquanto avaliador dentro do portal, basta observar as instruções abaixo: Em Status é possível visualizar os status dos dos contratos em que o plano de ação foi solicitado. São eles: Solicitado Cancelado Em composição Aguardando aprovação Aprovado Em andamento Concluído Conclusão Aprovada No box ao lado será exibido a quantidade de contratos para cada status Para filtar os contratos por status, basta clicar no status que deseja visualizar 4 56

57 Plano de Ação Solicitar plano de ação Para solicitar o plano de ação, siga os passos abaixo: Para solicitar o plano de ação, busque o contrato desejado utilizando a caixa de busca, digite o nome do contrato e aperte Enter ou clique na lupa. Selecione o contrato desejado e clique no botão Solicitar Plano de Ação. Atenção: O botão Solicitar Plano de Ação será exibido após o encerramento do ciclo de avaliação e para os contratos que foram avaliados com uma pontuação abaixo do desejado no critério aplicado da pontuação alcançada. 57

58 Plano de Ação Solicitar plano de ação Será exibido o pop up Solicitar Plano de Ação com as seguintes infomações: Código e Número de contrato Campo de Justificativa Botões de Cancelar e Solicitar. 4 Para inserir justificativa, vá em Justificativa e escreva a justificativa que deverá ser encaminhada para o fornecedor Clique em Cancelar para cancelar a ação. 6 Clique em Solicitar para finalizar a solicitação do plano. 58

59 Plano de Ação Acompanhar plano de ação Para visualizar os contratos com processos de plano ação, clique em Planos de Ação Em seguida, será exibida uma lista de Planos que estão sob responsabilidade do avaliador onde será possível visualizar os status de cada plano: Solicitado Em Composição Aguardando Aprovação Aprovado Concluído Conclusão Aprovada/Rejeitada O avaliador poderá visualizar a tela do plano exceto para planos no status Solicitado e Em composição. 59

60 Plano de Ação Aprovar plano de ação Para ver os contratos com planos de ação com aprovação pendente, no filtro de status clique em Aguardando Aprovação Ou Para buscar um contrato específico, utilize o campo de buscar digitando o nome desejado. Após digitar, aperte Enter ou clique na lupa Após a elaboração de um plano de ação por parte do fornecedor, o avaliador deve aprovar ou rejeitar o plano de acordo com a expectativas da Vale. 60

61 Plano de Ação Aprovar plano de ação Será exibida a lista de contratos com planos de ação pendentes de aprovação 4 Clique em Aprovar 4 para aprovar o Plano O avaliador poderá visualizar a tela do plano exceto para planos no status Solicitado e Em composição. 6

62 Plano de Ação Aprovar plano de ação 5 6 Será exibido o pop up de confirmação Clique no botão OK para confirmar a ação Clique no botão Cancelar para cancelar a ação Ao confirmar a ação, será exibida uma mensagem de confirmação de aprovação do Plano 8 6

63 Plano de Ação Rejeitar plano de ação Para rejeitar um plano, selecione o contrato desejado que apresente status de Aguardando Aprovação e clique no botão Rejeitar 6

64 Plano de Ação Rejeitar plano de ação Ao clicar em rejeitar, será exibido o pop-up Rejeitar Plano de Ação com os seguintes campos: Justificativa Botões Solicitar e Cancelar. Informar justificativa de rejeição do plano. 4 Clicar no botão Cancelar para cancelar a ação Clicar no botão Solicitar para confirmar a ação. Nesse caso o plano passará a exibir o status Rejeitado. Após a rejeição de um plano de ação, o fornecedor receberá o retorno para ele elaborar um novo plano de ação de acordo com a justificativa fornecida pelo avaliador, o processo se repete até que o avaliador aprove o plano de ação 64

65 Plano de Ação Aprovar conclusão de plano de ação Para aprovar a conclusão de um plano, selecione o contrato desejado que apresente status de Concluido e clique no botão Aprovar. Atenção: Após a conclusão do plano por parte do fornecedor, o avaliador deve aprovar ou rejeitar a conclusão do plano. O plano deve apresentar o status Concluido. 65

66 Plano de Ação Aprovar conclusão de plano de ação Será exibido o pop up de confirmação. Clicar no botão Cancelar para cancelar a ação. 4 Ou 4 Clicar no botão OK para confirmar a ação. Nesse caso o plano passará a exibir o status Conclusão Aprovada. 66

67 Plano de Ação Rejeitar conclusão de plano de ação Para rejeitar a conclusão de um plano, selecione o contrato desejado que apresente status de Concluído e clique no botão Rejeitar. 67

68 Plano de Ação Como rejeitar a conclusão de um plano de ação Ao clicar em rejeitar, será exibido o pop up Rejeitar Plano de Ação com um campo de Justificativa e os botões OK e Cancelar. Informar justificativa de rejeição do plano. 4 Clicar no botão Cancelar para cancelar a ação Clicar no botão Solicitar para confirmar a ação. Nesse caso o plano passará a exibir o status Rejeitado. 68

69 Para problemas relacionados ao sistema, favor entrar em contato com o Vale Procurement Global Services ***O atendimento das dúvidas do Portal do Fornecedor Vale estará disponível apenas após o início das operações no sistema. 69

70 Concluído!