Base de Conhecimento no SEI/UFMT

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Gabriel Henrique Vilanova
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Base de Conhecimento no SEI/UFMT Esse documento visa instruir sobre a utilização de bases de conhecimento no SEI/UFMT, conforme os seguintes tópicos: O que é "Base de Conhecimento"?

1 Base de Conhecimento no SEI/UFMT Esse documento visa instruir sobre a utilização de bases de conhecimento no SEI/UFMT, conforme os seguintes tópicos: O que é "Base de Conhecimento"? 1 Como visualizar as bases de conhecimento dentro de um processo? 1 Como pesquisar bases de conhecimento disponíveis no SEI? 2 Como cadastrar uma nova base de conhecimento? 2 Cadastrar uma nova base de conhecimento 3 Liberar novas versões (atualização) de uma base de conhecimento 5 Cancelar a liberação de uma base de conhecimento 6 Qual o contato do suporte do SEI em caso de dúvidas? 6 O que é "Base de Conhecimento"? A Base de Conhecimento é uma funcionalidade que permite descrever as etapas de um processo/atividade e anexar documentos relacionados ao Tipo de Processo, orientando assim os colaboradores no momento de criação e execução de um processo/atividade. Cada unidade no SEI pode ter sua base de conhecimento, escrita de forma colaborativa entre os usuários da unidade e podendo ser consultada por todos os usuários internos do SEI na instituição. É importante que a unidade responsável por algum tipo de processo se encarregue de registrar a base de conhecimento, podendo sempre que necessário realizar os ajustes e lançar nova versão do documento. Como visualizar as bases de conhecimento dentro de um processo? Quando há alguma Base de Conhecimento cadastrada para determinado tipo de processo um novo ícone aparecerá ao lado do número do processo: Procedimento Operacional Padrão: Base de conhecimento SEI/UFMT 1

Basta clicar no ícone ao lado do número de protocolo do processo para exibir a lista de bases de conhecimento associadas àquele tipo de processo.

2 Basta clicar no ícone ao lado do número de protocolo do processo para exibir a lista de bases de conhecimento associadas àquele tipo de processo. Um tipo de processo pode ter várias bases de conhecimento associadas, de diferentes unidades. Para visualizar o conteúdo da base de conhecimento, basta clicar na descrição ou no ícone "Visualizar Conteúdo do Procedimento", que uma nova página será aberta com o Procedimento: Como pesquisar bases de conhecimento disponíveis no SEI? Uma maneira de encontrar bases de conhecimento disponíveis no SEI é através do menu principal à esquerda, opção "Base de Conhecimento". Aparecerá na tela um campo para pesquisa e as opções "Pesquisar", "Nova" e "Minha Base". Para visualizar todas as bases disponíveis no SEI, clique em Pesquisar. Você pode usar a caixa de texto "Palavras-chave" para fazer uma busca mais específica. Como cadastrar uma nova base de conhecimento? Você pode cadastrar uma base de conhecimento para orientar os usuários internos do SEI quanto aos processos que passem por sua unidade, desta forma a informação é disseminada, pode ser pesquisada a qualquer momento e o processo é padronizado. Se houver o fluxo do processo mapeado, a sua unidade pode disponibilizar essa informação. Procedimento Operacional Padrão: Base de conhecimento SEI/UFMT 2

Para visualizar as bases de conhecimento da sua unidade, acesse pelo menu principal à esquerda a opção "Base de Conhecimento" e clique no botão "Minha Base": Será exibida a lista de bases de

de conhecimento Cadastrar uma nova base de conhecimento Para cadastrar uma nova base clique no botão "Nova". Um formulário será aberto para o cadastro inicial da base de conhecimento.

3 Para visualizar as bases de conhecimento da sua unidade, acesse pelo menu principal à esquerda a opção "Base de Conhecimento" e clique no botão "Minha Base": Será exibida a lista de bases de conhecimento cadastradas pelo sua unidade, onde você poderá: Cadastrar uma nova base de conhecimento Liberar novas versões (atualização) de uma base de conhecimento Cancelar a liberação de uma base de conhecimento Cadastrar uma nova base de conhecimento Para cadastrar uma nova base clique no botão "Nova". Um formulário será aberto para o cadastro inicial da base de conhecimento. Informe nele: Descrição : que é o título da base de conhecimento. Tente escrever um nome que identifique bem o processo, para que seja fácil localizar pelos demais usuários internos do SEI. Tipos de Processo Associados : São os tipos de processo que tenham qualquer relação com o procedimento a ser cadastrado. Quando um usuário interno iniciar um processo de qualquer um desses tipos de processo, a base de conhecimento estará disponível pelo ícone lado do número do processo. ao Procedimento Operacional Padrão: Base de conhecimento SEI/UFMT 3

Após preenchimento do formulário, clique na opção "Salvar" para cadastrar o procedimento: Depois de realizado o cadastro do

4 Anexar Arquivo: Poderá ser inserido um ou mais documentos à base de conhecimento. Esse documento ficará disponível para download abaixo do texto do procedimento a ser preenchido. Esse campo não é obrigatório. Após preenchimento do formulário, clique na opção "Salvar" para cadastrar o procedimento: Depois de realizado o cadastro do procedimento será necessário inserir o seu Conteúdo. Essa opção ficará disponível na listagem de bases de conhecimento do setor através do ícone : Procedimento Operacional Padrão: Base de conhecimento SEI/UFMT 4

Uma nova janela será aberta com um formulário a ser preenchido com as seguintes questões: Que atividade é? Descreva neste campo que atividade/processo você está detalhando nesta base de conhecimento.

5 Uma nova janela será aberta com um formulário a ser preenchido com as seguintes questões: Que atividade é? Descreva neste campo que atividade/processo você está detalhando nesta base de conhecimento. Quem faz? Insira o nome das unidades/pessoas envolvidas no processo/atividade. Como se faz? Possui fluxo já mapeado? Neste campo, detalhe como é a execução deste processo/atividade. Se esse processo já possui fluxo mapeado, insira neste campo também o link para acesso ao processo mapeado. Que informações/condições são necessárias? Informe quais são as condições ou quais as informações são necessárias para a execução deste processo/atividade. Quais documentos são necessários? Liste quais são os documentos que podem ou devem ser preenchidos durante a execução da atividade/processo. Informe se esses documentos são encontrados para preenchimento no SEI ou por outro canal. Qual é a Base Legal? Neste campo, insira a legislação referente a este processo/atividade. Após o preenchimento de todas as informações necessárias, será preciso liberar o processo para visualização dos demais usuários internos do sistema. Enquanto a versão não é liberada, ela fica acessível apenas pelos usuários da sua unidade. Para liberar a versão clique no botão na listagem de bases de conhecimento da unidade: disponível Liberar novas versões (atualização) de uma base de conhecimento Para atualizar as informações contidas em uma base de conhecimento já liberada será necessário clicar no botão "Nova versão do Procedimento" na listagem de base de conhecimento da unidade: Procedimento Operacional Padrão: Base de conhecimento SEI/UFMT 5

6 Confirme as informações cadastrais anteriores (descrição, tipos de processo associados e anexos) e salve. Os botões para edição do cadastro do procedimento e liberação de versão ficarão novamente disponíveis na listagem de base de conhecimento para este registro. Após todas as alterações, clique no botão para liberar a nova versão. A versão anterior não será tirada do ar enquanto essa nova versão está em elaboração, a menos que seja cancelada a liberação de base. Cancelar a liberação de uma base de conhecimento Para cancelar a liberação de uma base de conhecimento e impedir que os usuários internos da instituição possam acessá-la é necessário clicar no botão "Cancelar liberação da versão" disponível na listagem de base de conhecimento da unidade. Qual o contato do suporte do SEI em caso de dúvidas? O suporte do SEI encontra-se junto ao Protocolo Central e pode ser acionado através dos seguintes contatos: sei@ufmt.br Telefone: (65) Procedimento Operacional Padrão: Base de conhecimento SEI/UFMT 6

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