HISTÓRICO DE REVISÕES

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1 PÁGINA: 1/11 DIRETORIA DE ADMINISTRAÇÃO DIRAD ÁREA GESTÃO DE CONTRATOS/ QUALIDADE CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DO DOCUMENTO 010 TíTULO: ELABORAR TERMOS ADITIVOS DE CONTRATOS ELABORADO EM:03/11/2014 REVISADO EM: 27/11/2014 APROVADO EM: 09/12/2014 Responsável: PRISCILA DO VALE DA SILVA Responsável: PAULO VILLAS BÔAS Responsável: ISABEL CRISTINA FORTUNA ASSINATURA: DOCUMENTO ORIGINAL ASSINADO ASSINATURA: DOCUMENTO ORIGINAL ASSINADO ASSINATURA: DOCUMENTO ORIGINAL ASSINADO VIGÊNCIA: NOVEMBRO/ NOVEMBRO/2019 REVISÃO: 02/2014 N da Revisão Item alterado HISTÓRICO DE REVISÕES Descritivo da Alteração 00 Todos Criação do processo. Rubrica 01 Todos Processo passou do QPR para o Bizagi. 02 Todos Revisão do Processo (metodologia e atividades). 1

2 Índice HISTÓRICO DE REVISÕES ELABORAR TERMOS ADITIVOS DE CONTRATOS ELABORAR TERMOS ADITIVOS DE CONTRATOS ElementOs DO PROCESSO Prorrogação Verificar prazo do contrato Verificar se há interesse em prorrogar Desvio exclusivo Processo encaminhado para requisitante Solicitar prorrogação Receber processo via SGA-Web Elaborar Termo Aditivo Acréscimo, Supressão, Revisão e Alteração Solicitar análise do processo à Procuradoria Federal Aguardar análise da Procuradoria Federal Verificar processo Desvio exclusivo Solicitar assinaturas do Aditivo Aguardar retorno do Aditivo assinado pela contratada Atender apontamentos Providenciar assinaturas da contratante Registrar as informações do Aditivo no sistema Elaborar o cronograma físico-financeiro

3 Apropriar o Termo Aditivo junto ao contrato Verificar origem do processo Receber a garantia contratual, se houver Desvio exclusivo Processo encaminhado ao Departamento requisitante Processo encaminhado à Unidade requisitante Atores Áreas de interação PROCURADORIA FEDERAL CONTRATADA REPRESENTANTE LEGAL DA FIOCRUZ SERVIÇO DE CONTABILIDADE

4 1 E L A B O R A R T E R M O S A D I T I V O S D E C O N T R AT O S 4

5 Processo: Gestão de Contratos Sub-Processo: Elaborar Termos Aditivos de contratos. Fornecedores: Gestão de Contratos e Fiscal do contrato. Responsáveis: Gestão de Contratos, Fiscal do contrato, Procuradoria Federal, Empresa contratada, Representante legal da Fiocruz. Clientes: Unidade ou área Requisitante. REGRAS DO NEGÓCIO: Lei 8.666/ E L A B O R A R T E R M O S A D I T I V O S D E C O N T R A T O S ELEMENTOS DO PROCESSO Prorrogação A prorrogação consiste na renovação do contrato de serviços continuados. Lei 8.666/1993 Art. 57 Inciso 2. Entrada: Prazo de vencimento do contrato. 5

6 Verificar prazo do contrato Verificar prazo de vencimento do contrato na planilha de acompanhamento. Com seis meses de antecedência para o vencimento do contrato o GESCON deverá enviar memorando ao fiscal do contrato para verificar se haverá a prorrogação. Saída: Memorando Verificar se há interesse em prorrogar O Fiscal do contrato receberá o memorando enviado pelo GESCON e deverá verificar se há interesse para Administração em prorrogar o contrato. Entrada: Memorando Desvio exclusivo Item que indica mais de um caminho a seguir no processo ou decisão: Não é possível prorrogar ou é possível prorrogar o contrato Processo encaminhado para requisitante Caso não seja possível a prorrogação, o processo será encaminhado para Requisitante. O Requisitante deverá decidir quanto a oportunidade e conveniência de se realizar novo certame licitatório Solicitar prorrogação Caso seja possível a prorrogação, o fiscal do contrato deverá enviar ao GESCON/DIRAD documentos necessários instruídos no processo com solicitação de prorrogação do contrato. Documentos necessários: Declaração de vantajosidade (documento que justifica que é mais vantajoso prorrogar ao fazer outra licitação); pesquisa de preço realizada e autorização do Ordenador de despesas. 6

7 Todos os contratos que tenham cronograma de desembolso deverão ser encaminhados, a exemplo os Contratos da Fiotec. Saída: documentação Receber processo via SGA-Web Receber processo com solicitação de Elaboração de Termo Aditivo no SGA-Web. Em casos de contratos que ficam na Dirad, não há necessidade em receber via SGA, pois ficam guardados no GESCON. Entrada: documentação Elaborar Termo Aditivo Saída: Termo aditivo Acréscimo, Supressão, Revisão e Alteração Sempre que ocorrerem fatos supervenientes e imprevisíveis que alterem o equilíbrio contratual, será realizado: Acréscimo, Supressão, Revisão ou Alteração. Ou a solicitação poderá partir do Fiscal do contrato. Lei: 8666/1993 Artigo 65 II, alínea d Solicitar análise do processo à Procuradoria Federal O processo é encaminhado à Procuradoria Federal para análise da minuta em 3 (três) vias do Termo Aditivo. A minuta deverá ser anexada em vias ao processo. Saída: Processo com minuta do Termo Aditivo Aguardar análise da Procuradoria Federal 7

8 Verificar processo Verificar se houve apontamentos pela Procuradoria Federal. Entrada: Processo Desvio exclusivo Item que indica mais de um caminho a seguir no processo ou decisão: Termo aditivo não aprovado ou Termo Aditivo aprovado Solicitar assinaturas do Aditivo Encaminhar as 3 vias do Termo Aditivo para assinatura da contratada via Expedição. A empresa contratada será responsável em providenciar assinaturas de duas testemunhas. Se o contrato possuir garantia contratual, a contratada tem um prazo para apresentá-la a partir da assinatura do Termo aditivo. O prazo irá depender da exigência do Edital e do tipo de garantia. Saída: 3 vias do Termo Aditivo Aguardar retorno do Aditivo assinado pela contratada Atender apontamentos Em caso de apontamentos pela Procuradoria Federal, o GESCON deverá atendê-los afim de deixar o Termo Aditivo em conformidade. Se os apontamentos da Procuradoria forem em relação ao Requisitante o contrato será encaminhado a ele. Após atendido os apontamentos, o processo deverá voltar à Procuradoria Federal para uma nova análise. 8

9 Providenciar assinaturas da contratante Após o recebimento do Termo Aditivo assinado pela empresa contratada serão providenciadas as assinaturas da contratante. As três vias do Termo Aditivo serão encaminhadas para assinatura do contratante (autoridade competente pelo contrato) via memorando. Entrada: Termo Aditivo assinado pela Contratada. Saída: Memorando com Termo Aditivo para assinatura do Contratante Registrar as informações do Aditivo no sistema Após o recebimento do Termo Aditivo assinado as informações serão registradas no SICON/SIASG, após registro das informações a publicação do extrato do Termo Aditivo no DOU ocorre automaticamente Elaborar o cronograma físico-financeiro Elaborar e registrar o cronograma físico-financeiro no SIASG/SICON. O cronograma mostrará o quanto será dispendido durante a execução contratual Apropriar o Termo Aditivo junto ao contrato Apropriar a despesa do contrato no Orçamento. Extrair Nota de Lançamento-NL e encaminhar para Serviço de Contabilidade. A contabilidade realiza registro do SIAFI e liberação do Pagamento respectivo. Saída: Nota de Lançamento Verificar origem do processo O termo Aditivo deverá ser anexado ao Processo mãe. Se for contratos DIRAD, o processo é encaminhado ao Departamento requisitante. 9

10 Se for contratos para Unidade centralizada na Presidência, o processo é encaminhado à Unidade requisitante Receber a garantia contratual, se houver. A garantia contratual pode ser recebida a qualquer momento após requisitada. O prazo irá variar de acordo com a natureza da mesma, porquanto pode ser apresentada de diferentes formas. Exemplo: Depósito caução, carta de fiança, seguro fiança, etc. Se contrato ficar no GESCON, juntar garantia contratual ao processo, se não, encaminhar garantia para Departamento ou Unidade requisitante para que seja anexada ao processo Desvio exclusivo Item que indica mais de um caminho a seguir no processo ou decisão: Termos Aditivos para contratos DIRAD ou Termos Aditivos de contratos para Unidade Centralizada na Presidência Processo encaminhado ao Departamento requisitante Processo encaminhado à Unidade requisitante Se for contrato para Unidade Centralizada na Presidência, encaminha-se à Unidade requisitante Atores Analistas de Contrato Gestor de Contratos 10

11 Áreas de interação GESCON Procuradoria Federal Empresa Contratada Serviço de Contabilidade Fiscal do Contrato Representante legal da Fiocruz 1. 2 P R O C U R A D O R I A F E D E R A L A Procuradoria Federal é responsável em analisar, dar parecer e aprovar o Termo Aditivo de contrato C O N T R A T A D A Responsável em assinar o Termo Aditivo de contrato e apresentar a garantia contratual, se previsto em Edital R E P R E S E N T A N T E L E G A L D A F I O C R U Z Responsável pela assinatura do Contratante no Termo Aditivo S E R V I Ç O D E C O N T A B I L I DADE Área responsável em receber a Nota de Lançamento gerada no momento em que o a despesa do Contrato é apropriada ao Orçamento e realizar seu registro no SIAFI para liberação do Pagamento respectivo. 11