Política de Viagem Sistema de Gestão da Qualidade

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1 Página 1 de 5 1. OBJETIVO Esta política tem como finalidade informar as diretrizes na utilização dos serviços de viagem. 2. APLICAÇÃO Esta política aplica se à PC Informática. 3. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA Não se aplica. 4. REGRAS GERAIS A Central de Viagem contrata serviços de viagem, obedecendo a tarifa de menor custo, sempre que possível verificando também a necessidade de viagem. Os serviços de viagem (Passagem aérea, hospedagem, locação de veiculo e adiantamento) deverão ser solicitados com antecedência mínima de 10 (dez) dias. 5. PASSAGEM ÁREA A ferramenta permitirá somente a compra de passagens aéreas que contemplem a menor tarifa disponível no intervalo selecionado. Havendo alteração direta do participante, o reembolso será analisado pela Central de Viagens. A não utilização de trechos emitidos deverá ser acompanhado pelo solicitante. Caso o colaborador opte por assento especial a empresa não fará o reembolso. Não é autorizado colaborador comprar passagens para uso pessoal/particular via reserva, pois as tarifas da PC são de uso para viagens corporativas, exceto no caso de mudança de colaborador as passagens para familiares poderão ser adquiridas mediante conhecimento do gestor da área. Estarão suspensas todas as viagens nas segundas, pela manhã, e sextas, no período da tarde, para os trechos de saídas ou destinos São Paulo/Rio de Janeiro/São Paulo e São Paulo/Joinville/São Paulo, devido ao alto custo com passagens nestes períodos. Remarcações serão possíveis apenas em casos de urgência, desde que justificadas pelo respectivo solicitante/autorizador. 6. LOCAÇÃO DE VEICULO As locações devem ser realizadas somente pela agência via Reserve ( e em caso de locação pelo próprio colaborador, deverá ser justificado à Central de Viagens e autorizado pelo gestor da área. Para locação de veículo fica autorizada a contração de carro mediante negociação com o gestor da área.

2 Página 2 de 5 Todas as despesas decorrentes de multas, franquias e sinistros, durante o período de locação serão de responsabilidade do colaborador e caso não seja pra descontar, o Gestor da área deverá enviar para (centraldeviagem@pcinformatica.com.br) justificando o motivo do abono da despesa. O reembolso de gastos com combustível somente ocorrerá em caso de utilização de veiculo locado. Necessidades diferentes da regra devem ser discutidas com o Gestor da área e formalizadas por para central de viagens. 7. DESLOCAMENTO As despesas de deslocamento reembolsadas pela PC são os descritos abaixo: a. Casa - aeroporto, b. Aeroporto - hotel, c. Hotel evento/cliente d. Evento hotel/cliente e. Hotel - aeroporto f. Aeroporto - casa 8. CÁLCULO PARA REEMBOLSO DE QUILOMETRAGEM A PC Informática pagará o reembolso das despesas de KM (Quilometragem) quando o colaborador utilizar veículo próprio para a execução de serviços externos relacionados aos assuntos da empresa; Para o reembolso de KM, deverá ser apresentado o RQ.CDV.002 e obrigatoriamente o comprovante de abastecimento dentro do mês anexado. Este reembolso pago tem o objetivo de subsidiar as despesas com o veículo baseando nos itens abaixo: Cálculo de KM Abastecimento (Consumo médio de combustível por litro - 50%) R$ 0,32 Manutenção (5% ao ano) R$ 0,05 Troca de Pneus (Troca de pneus a cada km - 10%) R$ 0,08 Troca de Óleo (Troca de óleo a cada km - 6%) R$ 0,05 Seguro (Seguro do veículo de 5% ao ano) R$ 0,06 IPVA (IPVA, DPVAT e licenciamento 4% ao ano) R$ 0,04 Depreciação (20% equiv. Depreciação ao ano) R$ 0,15 Total R$ 0,75 base de pesquisa do KM percorrido será através do Google Maps 9. HOSPEDAGEM Ao criar um pedido de hospedagem, o mesmo já será considerado automaticamente.

3 Página 3 de 5 Caso não for necessária a hospedagem deverá ser cancelado o pedido, pois implicará em cobrança mesmo que não tenha sido notificado e autorizado. A escolha do hotel deve priorizar a tarifa de menor custo, associado ao endereço em que o colaborador estiver a serviço, em função dos custos de translado. As acomodações contratadas são do tipo standard (banheiro privativo, ar condicionado, frigobar, televisão, telefone, serviço de quarto, café da manhã e internet quando disponível). Nas hospedagens é permitido o faturamento somente de diárias e em casos de despesas extras deverá ser validado com a Central de Viagens e autorizado pela mesma; Deverá ser observado o horário de check in dos hotéis que geralmente são às 14h e o check out que geralmente são às 12h, para evitar cobranças extras de diárias. Uma reserva não utilizada e não cancelada no prazo que o hotel estipular, pode implicar no pagamento da primeira diária (no show). Essa despesa será de responsabilidade do colaborador, exceto quando motivada por circunstâncias fora de seu controle. Alteração de reserva de hospedagem por iniciativa do viajante será de responsabilidade do mesmo, salvo quando efetuada com a agência via Reserve ( Em caso de viagens onde estiverem dois ou mais viajantes hospedados no mesmo hotel, os mesmos serão acomodados em apartamentos duplos ou triplos, exceto Diretoria. 10. ALIMENTAÇÃO As despesas pagas de alimentação pela PC são de R$ 50,00 (cinquenta reais) por dia, caso ultrapasse esse valor, deverá ser justificado. Despesas com bebidas alcoólicas não serão ressarcidas pela PC. Despesa de alimentação dentro da cidade em que reside não serão reembolsadas pela empresa, o mesmo deve utilizar o vale alimentação fornecido pela empresa, exceto em casos de almoço com cliente. 11. PRAZOS PARA ENTREGA DA DOCUMENTAÇÃO E REEMBOLSO Os relatórios deverão ser enviados para Central de Viagens. Acerto de colaboradores com cartão corporativo Os espelhos do cartão de crédito são enviados até o dia 05 de cada mês; Os relatórios de despesas de dinheiro, cartão de crédito e KM, devem estar na Central de Viagens até dia 12 e o reembolso será efetuado no dia 20, ou no próximo dia útil quando o dia 20 cair no final de semana ou feriado; Para os relatórios entregues do dia 13 em diante, o reembolso será efetuado no próximo mês; Caso uma das datas citadas acima seja feriado ou final de semana será realizado a ação no próximo dia útil. Só será reembolsado relatório de despesas de dinheiro e KM mediante a entrega do cartão de

4 Página 4 de 5 crédito. Acerto colaboradores sem cartão corporativo: Os relatórios devem ser entregues a Central de Viagens até quarta-feira devidamente assinados, para reembolso na segunda feira da próxima semana. Colaboradores só receberão despesas de quilometragem e dinheiro após a quitação de todos os adiantamentos junto a Central de Viagens Caso seja entregue a partir de quinta feira será reembolsado obrigatoriamente na semana subsequente. 12. CARTÃO DE CRÉDITO CORPORATIVO A Central de Viagem somente poderá solicitar o Cartão Corporativo junto ao banco mediante recebimento de com a autorização do Gestor da área solicitante. O Cartão somente poderá ser entregue ao colaborador caso o mesmo não tenha nenhuma pendência/adiantamento de viagem em aberto junto a Central de Viagem. Somente é liberado adiantamento de viagem a colaboradores que tem Cartão Corporativo mediante autorização do Gestor da Área e do Gestor do Financeiro via (centraldeviagem@pcinformatica.com.br). Colaborador que tem Cartão Corporativo recebe reembolso de despesas e Quilometragem todo dia 20 ou no próximo dia útil, quando dia cair no final de semana ou feriado. 13. ADIANTAMENTO DE VIAGEM O adiantamento de viagem somente será liberado se não houver pendências de acerto com a Central de Viagem, exceto em caso de viagens consecutivas. Para adiantamento de última hora, o responsável deverá solicitar autorização para o gestor da área e encaminhar para (centraldeviagem@pcinformatica.com.br) com motivo por não ter solicitado no prazo de 10 (dez) dias antecedentes. o Para o adiantamento solicitado de última hora será liberado após 2 (dois) dias úteis mediante autorização do Gestor da Área. Adiantamento é realizado exclusivamente para o colaborador, para os casos do custo da viagem ser de responsabilidade do cliente, é de inteira responsabilidade do colaborador receber do cliente e realizar o acerto com a PC. O adiantamento só é liberado para os colaboradores efetivados. Para aqueles que serão efetivados e precisam viajar por necessidade da empresa, o mesmo deverá preencher a RQ de reembolso e enviar para a PC para ter o ressarcimento após a viagem. O valor liberado para alimentação é de R$ 50,00 por dia e deslocamento por viagem é de R$ 200,00, segue abaixo um exemplo de cálculo para solicitação de adiantamento: Quantidade de dias por viagem x R$50,00 (alimentação) + R$200,00 (deslocamento) = Valor a ser solicitado

5 Página 5 de ACERTO DE VIAGEM É de inteira responsabilidade do solicitante preencher o RQ.CDV.001 Relatório de Despesa de Viagem e/ou RQ.CDV.002 Relatório de Quilometragem. O prazo para acerto de viagem será de 15 (quinze) dias úteis, após este prazo será encaminhado para desconto em folha. Exceto para viagens consecutivas; (ou mediante negociação com o gestor da área) Os relatórios para acerto de adiantamento de viagem deverão ser entregues aos cuidados da Central de Viagens e em caso de colaboradores externos, encaminharem os mesmos via correio ou malote. Recibo para comprovação de despesas de viagem deverá ter validade contábil, somente serão aceitos documentos originais. Não serão aceitos somente os comprovantes de cartão de crédito. Somente serão reembolsados relatório de despesas de viagem e despesas de quilometragem caso o colaborador não tenha nenhum adiantamento em aberto; Os gastos extras referentes às viagens autorizadas devem ser aprovados pelo Gestor da Área solicitante. No caso de relatório de despesas com alguma irregularidade, o departamento ficará responsável pela correção do mesmo em tempo hábil e a repassar a informação ao colaborador envolvido das alterações efetuadas. Para relatório de despesas sem adiantamento, ou com adiantamento e que tenha valor a receber só será reembolsado após as correções. ANEXOS Não se aplica