IN UTILIZAÇÃO DE VEÍCULOS DAS ENTIDADES DO SISTEMA FIEG 002

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1 IN UTILIZAÇÃO DE VEÍCULOS DAS ENTIDADES DO SISTEMA FIEG OBJETIVO Estabelecer as regras, os critérios e as orientações para a utilização de veículos da frota própria a serviço das entidades do Sistema FIEG. Aplica-se a todas as Entidades/Unidades do Sistema FIEG. 2 - AUTORIDADE E RESPONSABILIDADE Atividade Autoridade Responsabilidade Credenciar empregados para dirigir veículos Gestor Requisitar veículo Gerências e unidades Liberar a utilização de veículos Conduzir veículos Regularizar situações de acidentes, furtos e roubos de veículos. Controlar documentação e licenciamento de veículos Regularizar a quitação de infrações de trânsito Abastecer veículos Registrar a utilização de veículos a serviço das entidades do sistema FIEG Serviços Condutores de veículos habilitados Condutores de veículos/unidades 3 - DETALHAMENTO/GENERALIDADES Credenciar empregados para dirigir veículos Para dirigir veículos da frota própria das entidades do Sistema FIEG o empregado, necessariamente, terá de ser credenciado conforme FO 059 Termo de Credenciamento e responsabilidade para dirigir veículo Para efeito de seu credenciamento o empregado deve possuir Carteira Nacional de Habilitação - CNH em categoria compatível com o porte do veículo a ser dirigido O Termo de credenciamento e responsabilidade para dirigir veículo terá o mesmo prazo de validade da Carteira Nacional de Habilitação - CNH, sendo emitido pela Serviços na Sede e pelas unidades e autorizado pelo Gestor Uma via do Termo de credenciamento e responsabilidade para dirigir veículo será arquivada na pasta funcional do empregado na GERHC e constitui-se a partir de então o documentos hábil que formaliza a condição de "condutor autorizado".

2 3.1.5 A Gerencia de Serviços e as unidades manterão controle sobre os vencimentos dos Termos de credenciamento e de responsabilidade para dirigir veículos, cobrando a renovação e a apresentação da Carteira de Nacional de Habilitação - CNH, conforme os prazos de validade estabelecidos Requisitar veículo A requisição de veículos será feita por meio do sistema SISFROTA A Requisição de Utilização de Veículos será preenchida diretamente pelo próprio empregado que fará o uso do transporte e autorizada eletronicamente pelo seu respectivo gerente imediato A Requisição de Utilização de Veículos após a sua emissão e autorização deverá ser encaminhada até as 16h do dia anterior quando se tratar de transporte para realizar trabalhos locais e com 03 (três) dias de antecedência quando se tratar de viagens, conforme seguinte destinação: a) Sede: encaminhar à Serviços; b) Unidades: encaminhar ao gerente/diretor da unidade ou ao empregado responsável pelo controle da utilização de veículos Liberar a utilização de veículos Na Sede a liberação de veículos será feita pela Serviços Nas unidades a liberação será feita pelo empregado responsável pelo controle da utilização de veículos O meio de transporte deve ser apropriado ao tipo de serviço a ser realizado, cabendo ao responsável pela liberação, designar o veículo mais indicado para atender a requisição Não havendo disponibilidade de frota própria, o responsável pela liberação poderá valer-se da opção de taxi ou veículo do empregado mediante o reembolso em forma de pagamento de ajuda de custo por km rodado, autorizando a que for mais econômica Nas requisições de veículos para viagens envolvendo o deslocamento de um ou mais empregados e a sua paralização por longo período de tempo em um determinado local, deverá ser analisada a viabilidade de utilização de transporte coletivo urbano ou interurbano, conforme for o caso Conduzir veículos a serviço das entidades do sistema FIEG O condutor de veículos da frota própria das entidades do sistema FIEG observará as determinações, conforme estabelecidas no formulário FO 059 Termo de credenciamento e responsabilidade para dirigir veículos das entidades do sistema FIEG Ao retirar o veículo o condutor deverá: a) Certificar-se de que se encontra de posse do certificado de registro e licenciamento do veículo - CRLV; da sua carteira nacional de habilitação - CNH e do formulário FO Requisição de Utilização de Veículo emitido pelo sistema SISFROTA; b) Verificar itens obrigatórios como, estepe, macaco, pneus, faróis, setas e etc O condutor anotará, obrigatoriamente, com clareza e precisão a movimentação do veículo, informando locais, datas, horário e quilometragem inicial e final do roteiro ou da viagem realizada.

3 3.4.4 O formulário FO Requisição de Utilização de Veículo, devidamente preenchido, será devolvido pelo condutor a Serviços na Sede ou ao empregado responsável pelo controle de veículos nas unidades, imediatamente após a realização dos serviços e no ato da devolução do veículo Regularizar situações de acidentes, furtos e roubos de veículos No caso de acidentes, furto, roubo ou outros sinistros com o veículo o condutor fará, imediatamente, a ocorrência policial no local do acidente, obtendo o correspondente Boletim de Ocorrência - BO/Termo Circunstancial de Ocorrências O Boletim de Ocorrência - BO/Termo Circunstancial de Ocorrências deverá ser encaminhado prontamente à Serviços na Sede ou ao responsável pelo controle da utilização de veículos nas unidades, que tomarão as necessárias providências junto à seguradora Em caso de atropelamento, primeiramente o condutor deverá socorrer a vítima Em hipótese alguma o condutor poderá fazer qualquer acordo no local do acidente Controlar documentação e licenciamento de veículos Será disponibilizado para porte nos veículos o original do Certificado de Registro e Licenciamento de Veículos - CRLV A Serviços arquivará uma cópia do Certificado de Registro e Licenciamento de Veículo - CRLV e de cada veículo da frota do sistema FIEG, ficando nas unidades a cópia da chave de seus respectivos veículos A Serviços providenciará com a antecedência necessária a renovação do licenciamento dos veículos pertencentes às entidades do sistema FIEG Regularizar a quitação de infrações de trânsito As infrações de trânsito notificadas às entidades do sistema FIEG serão quitadas nas datas de vencimento pela Serviços na Sede e pelas unidades A Serviços na Sede e as unidades analisarão as notificações recebidas, identificando o condutor e apurando a sua culpa ou responsabilidade pela infração notificada Constatada a culpa do condutor a Serviços na Sede e as unidades negociarão forma de reembolso à entidade do Sistema FIEG do valor correspondente à infração Acertada a forma de reembolso, a Recursos Humanos e Conhecimento - GERHC será informada para efetuar o desconto no salário do empregado culpado pela infração Abastecer veículos O abastecimento de veículos será feito em postos credenciados e de inteiro conhecimento das entidades e condutores, devendo ser atendida a exigência de possuir documentação fiscal onde consta a sua identificação e CNPJ Nos casos de abastecimento em viagens ou fora dos postos credenciados o condutor efetuará o pagamento e solicitará nota fiscal ou cupom fiscal constando: data de emissão, quantidade de litros, valor unitário e total do combustível. Na nota fiscal ou cupom fiscal deverá ser anotada a placa do veículo e a quilometragem na data do abastecimento.

4 3.9.3 O requisitante do veículo fará a prestação de contas efetuando, diretamente, a entrada das informações no sistema Zeus financeiro e encaminhando a documentação conforme os procedimentos estabelecidos pela GEFIN Quando do abastecimento dos veículos das unidades o condutor apresentará ao posto credenciado a requisição de combustível emitida em duas vias para posterior processamento, conforme seguinte orientação: a) a primeira via ficará em poder do posto e a segunda via será devolvida pelo condutor juntamente com a Requisição de Utilização de Veículo ao responsável pelo controle de veículos da unidade para o lançamento no SISFROTA; b) ao final de cada apuração semanal, quinzenal ou mensal o consumo de combustíveis em litros e os valores inseridos no SISFROTA deverão corresponder às mesmas quantidades e valores da nota fiscal a ser paga ao posto credenciado; c) a nota fiscal quando de sua emissão para solicitação de pagamento tem que ser individualizada para cada veículo da unidade Registrar a utilização de veículos a serviço das entidades do sistema FIEG A Serviços na Sede e as unidades farão a apuração da quilometragem rodada e de outras informações sobre a utilização de cada veículo da frota própria, dando entrada das informações no sistema de Gestão de Transportes, diariamente. 4- REGISTROS DA QUALIDADE Item Formulário/Registro Descrição 5 REVISÕES CONTROLE DE REVISÕES Revisão Data Ação Corretiva Exclusão: excluído o glossário de 1 a 8 no início do texto; Exclusão: retirado o item 6- Definições, para o qual está disponibilizada a matriz de termos e definições na intranet no portal do SGQ/arquivos referenciais; /12/2011 Exclusão: retirados os links de atalho antes disponibilizados para acessar os anexos e outros documentos referenciados diretamente da PO ou IN em questão, estes a partir de então passam a ser apenas referenciados nestes documentos, e para acessá-los faz-se necessário buscar o portal do SGQ; Inclusão: acrescentado o quadro de melhoria do processo, onde deverão ser registradas as melhorias que este processo obteve.

5 MELHORIAS Data Melhoria o processo 6- APROVAÇÃO E VIGÊNCIA Esta Instrução Normativa foi aprovada pelo Gestor em 25/04/2008 com vigência a partir desta data. 7 - ANEXOS