Contatos: Controle de Pessoal - SGVV:

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1 Contatos: Controle de Pessoal - SGVV: controledepessoal@segplan.go.gov.br Siglas: Gerência de Gestão de Pessoas GGP Gerência de Manutenção e Logística Setorial GEMLS Gerência de Operação da Rede Própria GORP Superintendência da Escola de Governo Henrique Santillo - SUPEG Superintendência de Gestão do Vapt Vupt - SGVV Sistema de Gestão da Qualidade do Programa Vapt Vupt SUPERINTENDÊNCIA DE GESTÃO DO VAPT VUPT PROCEDIMENTO DE CONTROLE DE PESSOAL Responsável: Déborah Eloá Rocha Egidio e Silva Cópia Controlada - Revisão 01 de 16/09/2015 e Aprovado por SUMÁRIO 1. Controle de Pessoal Início de atividades Servidores Substitutos Função administrativa Atendentes de Condôminos Transferência entre Unidades Quadro Funcional Registros da Qualidade... 6 Página 1 de 6

2 1. Controle de Pessoal O controle das lotações nas Unidades Vapt Vupt é realizado pela área de Controle de Pessoal, vinculada diretamente à GORP que é responsável por administrar as vagas por meio da análise do Quadro Funcional, bem como avaliar as solicitações de mudança de função, transferências, treinamentos de aperfeiçoamento e de substitutos para as funções administrativas. 2. Início de atividades A autorização para início de atividades ou mudança de função é dada por meio de autorização do titular da GORP. Servidores encaminhados diretamente para as Unidades não devem ser recepcionados, mesmo que apresentem documento de autorização do órgão é obrigatória a autorização do titular da GORP, enviada pela área de Controle de Pessoal. A área de Controle de pessoal ao receber o resultado do processo de treinamento ou de avaliação de habilidades deve providenciar a lotação do servidor e: a) Candidato aprovado: encaminhar para a Unidade de lotação (Fixa, Padrão e Condomínio Vapt Vupt) com a autorização de início de atividades e cópia do comprovante de escolaridade e: Servidor de 1ª lotação: encaminhar à GGP da SEGPLAN, informando sua lotação, função e data de início das atividades; Servidor oriundo de outro órgão para funções administrativas: solicitar ao servidor que providencie sua disposição ou retorno para a SEGPLAN e apresentar-se com a portaria de disposição na área de Controle de Pessoal para autorizar sua lotação na Unidade; Servidor lotado na SEGPLAN: o servidor deve providenciar junto à GGP sua movimentação interna e apresentar-se com a portaria de lotação na área de Controle de Pessoal para autorizar sua lotação na Unidade; Servidor estadual para função de copeira, serviços gerais e salão de beleza: para estas não é necessário treinamento nem escolaridade mínima, a área de Controle de Pessoal certifica a existência da vaga e colhe o autorizo do titular da GORP e autoriza o início de atividades do servidor na Unidade; Servidor municipal: o processo de disposição de servidor de Prefeitura deve ser iniciado após aprovação na pré-seleção e no caso de atendentes, quando o candidato já for servidor do órgão municipal para o qual foi indicado, exceto para função de copeira e serviços gerais que não passam por treinamento. Para as funções de atendentes de condôminos Estaduais supridos por servidores municipais em que a Prefeitura não possua convênio com o órgão, a SEGPLAN, por meio da SGVV, fica responsável pela disposição deste servidor junto ao respectivo órgão, autuando-o no sistema SEPnet. Havendo convênio entre Prefeitura e órgão estadual, é responsabilidade da Prefeitura viabilizar o processo de disposição, necessitando de autorização da GORP somente para lotação. O início de atividades do servidor municipal se dará somente após a publicação do ato de recepção do Governador. Para iniciar o processo de disposição de servidor municipal, a área de Controle de Pessoal deve solicitar junto a Prefeitura a documentação relacionada abaixo: Cópia: RG CPF Página 2 de 6

3 PIS/PASEP Certidão de Nascimento ou Casamento Título de Eleitor com Comprovante da Última Votação Comprovante de Endereço Comprovante de Conta Bancária na Caixa Econômica Federal (cópia do cartão ou do extrato) Comprovante de escolaridade (declaração da instituição de ensino com prazo de validade de 30 dias, certificado, certidão, histórico ou diploma) Certificado de Reservista Ofício com indicação do servidor, nominal ao Secretário da SEGPLAN, porém encaminhado à SGVV Ficha Funcional Financeira ou de Encargos Financeiros referente ao mês de inclusão. Original: Decreto individual colocando o servidor à disposição da Secretaria Estado de Gestão e Planejamento SEGPLAN; Declaração emitida pela Prefeitura em papel timbrado contendo: Nome, CPF, PIS/PASEP, data de admissão, cargo, regime previdenciário ao qual pertence (caso seja regime próprio, indicar a legislação). A área de Controle de Pessoal protocola o documento de indicação, juntamente com o decreto da Prefeitura ao Gabinete do Secretário para anuência. Concluído o processo de disposição, a GGP/Folha de Pagamento solicitada à área de Controle de Pessoal a documentação do servidor. Finalizado todo o processo, a área de Controle de Pessoal, com autorizo do titular da GORP, encaminha com a autorização de início de atividades para a Unidade de lotação, com cópia para a GGP para conhecimento quando se tratar de servidor à disposição da SEGPLAN. b) Candidato reprovado: orientá-lo a se apresentar ao seu respectivo órgão de origem e se for servidor lotado na SEGPLAN, deve ser encaminhado memorando retornando-o à GGP e a GORP deve atestar a frequência somente até a data do envio deste documento. 3. Servidores Substitutos São considerados servidores substitutos aqueles indicados para substituir servidores que temporariamente estejam afastados de suas funções. Toda Unidade deve ter obrigatoriamente em sua equipe ao menos um servidor para atuar como substituto de cada função da área administrativa. As indicações devem ser enviadas via para a área de Controle de Pessoal. Os colaboradores substitutos devem ter todos os pré-requisitos exigidos no Manual de Funções para a função a ser substituída e não podem atuar como tutores de treinamento durante o período de substituição, seja para função em que serão substitutos ou para sua função habitual. Os servidores substitutos devem ter aptidão para a função a ser substituída e ter os prérequisitos exigidos no Manual de Funções. Excetua-se desta situação a função de apoio de informática/técnico quando não houver na Unidade servidor com as competências técnicas exigidas. Página 3 de 6

4 O servidor treinado como substituto tem preferência no processo de seleção, caso haja vaga para a respectiva função, porém não o exclui da obrigatoriedade de apresentar os requisitos necessários para a função, conforme Manual de Funções e passar por todas as etapas de Avaliação de Perfil e Treinamento. Servidores substitutos não podem atuar como tutores de treinamento durante o período de substituição, sejam para função em que serão substitutos ou para sua função habitual. O servidor deve cumprir a carga horária da função que está substituindo. Os servidores substitutos dos órgãos que compõem devem receber GDVV de atendentes comum, pois não possuem capacitação para atender os demais órgãos envolvidos Função administrativa As substituições ocorrem somente em caso de déficit ou quando o titular está em período de férias, afastado por atestado médico, licenças ou ausentar-se da Unidade para cursos e/ou reuniões por um período que prejudique o andamento das atividades. O indicado para substituto deve fazer parte da equipe administrativa ou Multifuncional, caso a Unidade não possua dentre estes, servidor com perfil para substituto, pode indicar atendente de outro órgão, porém será necessária autorização do órgão para o treinamento e período de substituição. O servidor indicado a substituto exerce a função, provisoriamente, somente após passar por treinamento que é realizado na própria Unidade, por um período de cinco dias úteis (dias de funcionamento normal da Unidade) de avaliação. A avaliação deve ser feita nos formulários Avaliação de Treinamento, onde deve ser colocada a expressão (SUBSTITUTO), entre parênteses, em frente ao nome do servidor. A avaliação deve ser encaminhada a área de Controle de Pessoal, por em até 03 dias úteis. Não há reteste em caso de reprovação. Ao final da semana de avaliação, a Unidade deve anexar cópia da avaliação ao dossiê do servidor. Caso haja alteração do substituto, a GORP e a área de Controle de Pessoal devem ser informadas e o novo servidor substituto deve passar pelo mesmo processo de avaliação citado acima Atendentes de Condôminos Para função de atendente de condômino a responsabilidade de definir e capacitar o servidor substituto é de cada órgão. O substituto não passa pela Avaliação de Habilidades de atendentes, porém se for verificado que o mesmo não possui conhecimento ou habilidade no atendimento, as Unidades Fixas e os Condomínios devem solicitar sua substituição imediatamente à GORP, para que o órgão seja notificado e outro substituto seja encaminhado. As Unidades Padrão devem encaminhar documento solicitando outro servidor substituto ao seu respectivo órgão. Surgindo vaga no condômino em alguma Unidade e o órgão indicar o atendente substituto para compor a equipe, a área de Controle de Pessoal informa a Unidade. Neste caso, o servidor deve passar pela Avaliação de Habilidades independentemente do tempo que já está prestando serviço no Programa como substituto, porém continua percebendo a Gratificação de Desempenho GDVV se não houver intervalo entre a substituição e o início da avaliação. Página 4 de 6

5 4. Transferência entre Unidades A transferência temporária ou definitiva entre as Unidades ocorrerá mediante autorização do titular da GORP, sendo a área de Controle de Pessoal responsável pelo controle do Quadro Funcional e de informar a GGP a transferência definitiva da nova lotação do servidor. 5. Quadro Funcional Para manter atualizado o Quadro Funcional, as Unidades devem atualizar as informações no Google Drive toda vez que houver alteração e a área de Controle de Pessoal deve fazer o backup dos arquivos até o quinto dia útil do mês. O Quadro Funcional deve ser preenchido seguindo as seguintes formatações: Preencher os dados solicitados e, caso haja disponibilidade de vaga, informar com a palavra DÉFICIT (negrito/vermelho) com alinhamento central, estando os demais campos alinhados à esquerda; O quadro deve ser preenchido em caixa alta e a numeração do quantitativo de servidores deve ser na ordem crescente de cima para baixo; Servidor transferido temporariamente não deve ter seu nome retirado do Quadro Funcional da Unidade de origem e, na Unidade de destino, deve ter seu nome, data de substituição e Unidade de origem mencionados apenas no campo Observações ; Quando o servidor substituto estiver atuando, seu nome deve ser mencionado no campo Observações com a seguinte expressão: Atuando como substituto de X a X, em frente ao nome do servidor substituído e não deve ser retirado de sua função habitual; Servidor atendente substituto que não faz parte da Unidade deve ter seu nome e data de substituição no campo Observações enquanto está na Unidade; Se identificada necessidade de ampliar a quantidade de pessoal, deve ser encaminhado à GORP justificando a demanda, que repassa à área de Controle de Pessoal para fazer as alterações necessárias no Quadro Funcional; Para os servidores lotados no deve ser colocado no campo Observações em frente ao nome a do órgão, para que haja o controle de qual é o órgão de origem destes servidores. A área de Controle de Pessoal deve gerar outro arquivo para incluir as informações de treinamento, indicações, remanejamentos e outras necessárias ao efetivo controle do quantitativo e distribuição de servidores em cada unidade, devendo mantê-lo atualizado por toda equipe Quadro Funcional de novas Unidades Durante o processo de implantação a GEMLS entra em contato com os órgãos e Prefeituras para definir o quadro de condôminos da nova Unidade. Após a definição da GEMLS da relação dos órgãos que irão compor a nova unidade esta envia, via memorando, o quantitativo de mesas e layout à GORP para que esta repasse à área de Controle de Pessoal. A área de Controle de Pessoal encaminha a solicitação de pessoal aos responsáveis dos órgãos, via e posteriormente solicita à Assessoria da Superintendência a elaboração e envio de ofícios aos órgãos informados pela GEMLS, oficializando a solicitação de indicação de pessoal para a nova Unidade. Página 5 de 6

6 6. Registros da Qualidade Identificação (nome do registro) Quadro Funcional Recuperação (local de arquivo) Pasta na área de Controle de Pessoal Armazenamento (meio de arquivo) Tempo de Retenção Ativo Inativo Eletrônico Permanente Não há Internet Eletrônico Permanente Não há Página 6 de 6