MANUAL DO SISTEMA. Versão 6.08

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1 MANUAL DO SISTEMA Versão 6.08 Receber...3 Cadastro de Duplicatas...3 Aba Geral...4 Aba Duplicatas Vinculadas...6 Aba Configurações para o DRG...7 Aba Configurações Nota Promissória...8 Formas de Pagamentos...9 Relatórios...10 Mix de Duplicatas...10 Financeiro >> Receber >> Relatórios >> Mix de Duplicatas...10 Mix Posição Retroativa de Duplicatas a Receber...12 Financeiro >> Receber >> Relatórios >> Mix Posição Retroativa Duplicatas...12 Emissão de Duplicatas e Boletos...14 Duplicatas...14 Boletos...16 Títulos de Recebimento...18 Notas Promissórias...19 Cheque Terceiros...20 Financeiro >> Receber >> Relatórios >> Cheque terceiros...20 Cheque Terceiros Retroativo...22 Financeiro >> Receber >> Relatórios >> Cheque Terceiros Retroativo...22 Vales de Funcionários...24 Financeiro >> Receber >> Relatórios >> Vales de Funcionários...24 Cartões...26 Financeiro >> Receber >> Relatórios >> Cartões...26 Cartões Retroativo...28 Financeiro >> Receber >> Relatórios >> Cartões Retroativo...28 Antecipações Recebidas...30 Financeiro >> Receber >> Relatórios >> Antecipações Recebidas...30 Razão Auxiliar...32 Financeiro >> Receber >> Relatórios >> Razão Auxiliar

2 Carta de Cobrança...34 Financeiro >> Receber >> Relatórios >> Carta de Cobrança...34 Modelos de Cartas...36 Livro de Registro de Duplicatas...39 Financeiro >> Receber >> Relatórios >> Livro Registro de Duplicatas...39 Conciliação de Duplicatas...41 Financeiro >> Receber >> Relatórios >> Conciliação de Duplicatas...41 Arquivo Remessa Cobreban...42 Financeiro >> Receber >> Relatórios >> Arquivo Remessa Cobreban...42 Relatório de Remessa Cobreban...43 Financeiro >> Receber >> Relatórios >> Remessa de Títulos Cobreban...43 Razão Auxiliar de Cliente (Antecipação)...44 Financeiro >> Receber >> Relatórios >> Razão Auxiliar de Cliente (Antecipação)...44 Pagar...46 Cadastro de Duplicatas...46 Aba Geral...47 Aba Adicionais...49 Relatórios...50 Mix de duplicatas...50 Financeiro >> Pagar >> Relatórios >> Mix Duplicatas...50 Mix de Posição Retroativa de Duplicatas...52 Financeiro >> Pagar >> Relatórios >> Mix Posição Retroativa Duplicatas...52 Mix de Despesas/Custos...54 Financeiro >> Pagar >> Relatórios >> Despesas/Custos...54 Listagem de Despesas/Custos...56 Financeiro >> Pagar >> Relatórios >> Listagem de Despesa/Custo...56 Autorização de Pagamento...57 Financeiro >> Pagar >> Relatórios >> Autorização de Pagamento...57 Razão Auxiliar...58 Financeiro >> Pagar >> Relatórios >> Razão Auxiliar...58 Adiantamento a Fornecedores...61 Financeiro >> Pagar >> Relatórios >> Adiantamentos...61 Relatório Razão Auxiliar de Adiantamento...63 Financeiro >> Pagar >> Relatórios >> Razão Auxiliar de Adiantamento a Fornecedores

3 Receber O módulo Receber envolve toda a rotina de controle das contas a receber, como cadastro de duplicatas, cobrança bancária e relatórios. Veremos agora cada um destes itens. Cadastro de Duplicatas As duplicatas podem ser cadastradas manualmente ou geradas através de notas fiscais ou cupons fiscais. Independente da forma, elas ficam disponíveis e um único lugar para o usuário manipulá-las. Para verificar o cadastro das duplicatas, acesse: Financeiro >> Receber >> Duplicatas a Receber Para cadastrar uma nova duplicata Alterar uma duplicata já cadastrada Visualizar uma duplicata já cadastrada Acesso a ficha financeira do cliente Editar Formas de Pagamento da Duplicata Botão INSERIR Botão EDITAR Botão VISUALIZAR Botão FICHA FINANCEIRA Botão FORMAS DE PAGAMENTO 3

4 Para empresas integradas através do sistema Fusion, antes de pesquisar alguma duplicata, verifique se no campo Empresa está selecionada a empresa em que a duplicata está cadastrada. Para cadastrar uma duplicata, como já informado no quadro acima, é preciso clicar no botão INSERIR para que a janela de cadastro seja aberta: Aba Geral Empresa: Para empresas usuárias do sistema FUSION, selecione em qual empresa deseja cadastrar a duplicata. Duplicata: Digite o número da duplicata e na caixa à frente, a ordem da mesma. Carteira: Para empresas usuárias do Módulo Cobreban, é possível cadastrar a carteira utilizada para impressão do boleto, caso este tenha sido impresso fora do sistema Adicion. Para boletos impressos pelo Adicion, através do Cobreban, essa informação será gravada automaticamente. N.º Nosso Número: Para empresas usuárias do Módulo Cobreban, é possível cadastrar o nosso numero gerado na impressão deste boleto, caso este tenha sido 4

5 impresso fora do sistema Adicion. Para boletos impressos no Adicion, através do Cobreban, essa informação será gravada automaticamente. Status: Campo automático, informa qual a situação atual da duplicata. Pode ser Aberta, Quitada, Cancelada ou Devolvida. Emissão: Data de emissão da duplicata. Atente-se que não é a data que ela está sendo cadastrada e sim a data em que foi emitida. Vencimento: Data do vencimento da duplicata. Valor: Valor da duplicata que será recebida. Documento Fiscal: Este campo somente é preenchido quando a duplicata é gerada pelo sistema Adicion através de uma nota fiscal ou cupom fiscal. É o número do documento que gerou a duplicata. Valor Doc. Fiscal: Este campo somente é preenchido quando a duplicata é gerada pelo sistema Adicion através de uma nota fiscal ou cupom fiscal. É o valor do documento que gerou a duplicata. Cliente: Digite o código do cliente ou selecione-o através da lupa. Dúvidas sobre cadastro de cliente, veja no manual Financeiro Parte 1, no módulo Recursos Integrados a outros módulos Clientes e Fornecedores. Banco: É o local onde será recebida esta duplicata. No nosso exemplo o banco é Carteira porque ela será recebida no caixa. Observações: Digite as observações que considerar necessárias. Origem: Qual o departamento que originou a duplicata. Situação: Indique se a duplicata ainda está no prazo normal ou se já foi para cobrança ou protesto. Recebimentos: Campo automático. Aqui são relacionadas todas as baixas da duplicata. Elas podem ser várias devido à possibilidade de fazer baixa parcial da mesma. Portanto, se a duplicata apresentar baixas e mesmo assim estiver com Status Aberta, houve baixa parcial. 5

6 Aba Duplicatas Vinculadas A aba Duplicatas Vinculadas, possibilita fazer a ligação entre duas ou mais duplicatas, esta aba foi elaborada para geração de Consórcio Próprio em Proposta de veículos, para maiores informações verificar o Manual Geral Proposta de Venda de Veículos, em Ajuda >> Manuais >> Manuais PDF. 6

7 Aba Configurações para o DRG Compor receita operacional na DRG?: Marque esta opção para que o valor da duplicata seja contabilizado no grupo Receita Operacional na DRG. Departamento: Informe o departamento onde irá compor a Receita Operacional na DRG. Configuração necessário para impressão da DRG por Departamento, veja mais detalhes no manual da DRG disponível em Ajuda >> Manuais >> Manuais PDF. Compor receita não operacional na DRG?: Marque esta opção para que o valor da duplicata seja contabilizado no grupo Receita não Operacional na DRG. Não é receita: Marque esta opção para que o valor da duplicata NÃO seja contabilizado como Receita. 7

8 Aba Configurações Nota Promissória Nesta aba é possível inserir as informações dos Avalistas que serão utilizados na impressão de Nota Promissória, conforme veremos em Emissão de Duplicatas e Boletos. 8

9 Formas de Pagamentos Para alterar as formas de pagamento da duplicata, clique sobre o botão Formas de Pagamento: A seguinte janela será apresentada: Nesta tela é possível alterar ou inserir Formas de Pagamento nas duplicatas em aberto. Veja mais detalhes sobre esta rotina no manual Financeiro Configurações, disponível em Ajuda >> Manuais >> Manuais PDF. 9

10 Relatórios Veremos agora os relatórios mais importantes ao módulo de contas a receber. Mix de Duplicatas Lista todas as duplicatas emitidas de acordo com a situação. Para visualizar o relatório acesse: Financeiro >> Receber >> Relatórios >> Mix de Duplicatas Tipo Duplicata: Selecione qual o tipo de duplicata que deseja listar no relatório: todas emitidas, já recebidas, devolvidas, a receber ou as canceladas. Todas elas de acordo com o período informado. A receber por: Se em Tipo Duplicata foi selecionada a opção Receber, este campo será habilitado para informar se desejar selecionar as duplicatas por data de Vencimento ou de Emissão. 10

11 Situação: Se em Tipo Duplicata foi selecionada a opção Receber, este campo será habilitado para informar se deseja visualizar somente as duplicatas em protesto ou em cobrança, ou marque Todas para visualizar todas as duplicatas independentes da situação. Origem: Selecione qual departamento originou as duplicatas que deseja listar no relatório. Duplicatas: Marque quais duplicatas deseja visualizar: a vista ou a prazo, para ambas marque as duas opções. Lembrando que se uma venda gera mais de uma parcela de duplicatas, sendo que a primeira é com vencimento no mesmo dia da emissão, o sistema a considera como a prazo, pois a venda foi a prazo. Ordem de impressão: Indique por qual ordem deseja listar as informações no relatório. Escolhendo a ordem Cidade, será necessário informar se deseja listar Todas ou selecione a que desejar através da lupa ao lado direito. Inserir totalização por dia: Marcando esta opção será apresentado um total diário das duplicatas no relatório. Listar somente duplicatas inseridas manualmente?: Marque esta opção para listar somente as duplicatas que foram inseridas manualmente. Período: Informe o período de acordo com a situação escolhida. Por exemplo, se selecionar a situação Emitidas, informe o período de emissão, se selecionar Canceladas, informe o período de cancelamento. Pessoas: Selecione os clientes que deseja listar, ou deixe o padrão do relatório para listar todos. Selecione Portadores: Somente serão listadas as duplicatas pertencentes aos portadores selecionados. Selecione Empresas: Selecione de quais empresas deseja visualizar as duplicatas. Para empresas usuárias do sistema FUSION, todas as empresas integradas serão apresentadas e disponíveis para visualização. Clique no botão IMPRIMIR para gerar o relatório. 11

12 Mix Posição Retroativa de Duplicatas a Receber Este relatório traz todas as duplicatas em aberto em uma data retroativa mostrando qual a situação dela hoje. Portanto, emitindo o relatório na data de 01 de novembro de 2004, por exemplo, onde tínhamos uma duplicata em aberto que foi baixada na data de hoje, ela será listada no relatório, pois na data pedida estava em aberto, e a situação apresentada será Quitada, pois na data de hoje ela já está baixada. Para visualizar o relatório acesse: Financeiro >> Receber >> Relatórios >> Mix Posição Retroativa Duplicatas Posição em: Informe em qual data deseja ter a posição das duplicatas em aberto. Pessoas: Selecione pessoas específicas pelas lupas, ou deixe o padrão do relatório para selecionar todos. Ordem de Impressão: Informe por qual ordem deseja organizar o relatório. Inserir Totalização por Dia?: Marque esta opção para totalizar as duplicatas em aberto por dia. 12

13 Origem: Somente serão listadas as duplicatas pertencentes às duplicatas selecionadas. Selecione Portadores: Somente serão listadas as duplicatas pertencentes aos portadores selecionados. Selecione Empresas: Selecione de quais empresas deseja visualizar as duplicatas em aberto. Para empresas usuárias do sistema FUSION, todas as empresas integradas serão apresentadas e disponíveis para visualização. 13

14 Emissão de Duplicatas e Boletos Através do sistema Adicion é possível a emissão de duplicatas em formulário confeccionado em gráfica ou o padrão Adicion, a emissão de boletos bancários e boleto Cobreban, para a emissão de Cobreban acesse o manual em Ajuda >> Manuais >> Manuais PDF >> Manual Cobreban. A partir da versão também é possível a emissão de Títulos de Recebimento e Notas Promissórias. Acesse: Financeiro >> Receber >> Relatórios >> Emissão Duplicata/Cobreban : Duplicatas Para emitir as duplicatas marque em Tipo a opção Duplicata. As duplicatas podem ser emitidas independente da situação: Aberta, Quitada, Cancelada ou Devolvida. A Forma de Impressão pode ser Padrão, onde o sistema desenha a duplicata para ser impressa em impressora jato de tinta ou laser. A opção Formulário imprime a duplicata em formulário confeccionado por gráfica, que deve estar configurado no sistema Adicion. 14

15 A Pesquisa dos documentos que serão impressos, pode ser efetuada por Documento, por Pessoa, por data de Emissão, por data de Vencimento, ou todos os documentos Não impressos independente das opções acima. Marque se deseja imprimir documentos Impressos e/ou Não Impressos. Em Portador selecione qual o banco referente ao boleto em que as duplicatas serão impressas. Após todos os filtros escolhidos, clique no botão PESQUISAR. Selecione os documentos que deseja imprimir e clique em IMPRIMIR. Caso desejar imprimir o documento novamente, lembre-se de inserir na pesquisa os Impressos. 15

16 Boletos Para emitir os boletos marque em Tipo a opção Boleto. Estes poderão ser impressos em formulário do banco ou em Cobreban para clientes que possuem licença deste módulo, para tanto é necessário que o formulário este esteja configurado no sistema Adicion. Somente as duplicatas com situação Aberta estarão disponíveis para a emissão do boleto. Para a emissão de formulário banco, marque a opção Formulário Banco, em Portador informe o portador do boleto e em Nosso Número informe o próximo nosso número a ser impresso, este número pode ser configurado em Financeiro >> Tabelas >> Bancos, direto no cadastro do banco. documentos Não impressos independente das opções acima. Marque se deseja imprimir documentos Impressos e/ou Não Impressos. A Pesquisa dos documentos que serão impressos, pode ser efetuada por Documento, por Pessoa, por data de Emissão, por data de Vencimento, ou todos os documentos Não impressos independente das opções acima. Marque se deseja imprimir documentos Impressos e/ou Não Impressos. 16

17 Em Portador selecione qual o banco referente ao boleto em que as duplicatas serão impressas. Após todos os filtros escolhidos, clique no botão PESQUISAR. Selecione os documentos que deseja imprimir e clique em IMPRIMIR. Caso desejar imprimir o documento novamente, lembre-se de inserir na pesquisa os Impressos. As opções em Forma de Impressão: Cobreban e Arquivo Remessa, são específicos para emissão de Cobreban. Qualquer dúvida verificar o Manual Cobreban em Ajudas >> Manuais >> Manual PDF. 17

18 Títulos de Recebimento Para impressão de Títulos de Recebimento, marque em Tipo a opção Título. Os títulos podem ser emitidos independente da situação da duplicata: Aberta, Quitada, Cancelada ou Devolvida. Este tipo de impressão foi desenvolvido para permitir a impressão de duplicatas vinculadas. Ao selecionar esta opção, o valor da duplicata sempre será a soma da duplicata principal + duplicatas vinculadas. A Pesquisa dos documentos que serão impressos, pode ser efetuada por Documento, por Pessoa, por data de Emissão, por data de Vencimento, ou todos os documentos Não impressos independente das opções acima. Marque se deseja imprimir documentos Impressos e/ou Não Impressos. Em Portador selecione qual o banco referente ao boleto em que as duplicatas serão impressas. Após todos os filtros escolhidos, clique no botão PESQUISAR. Selecione os documentos que deseja imprimir e clique em IMPRIMIR. Caso desejar imprimir o documento novamente, lembre-se de inserir na pesquisa os Impressos. 18

19 Notas Promissórias Para impressão de Notas Promissórias, marque em Tipo a opção Promissória. As promissórias podem ser emitidas independente da situação da duplicata: Aberta, Quitada, Cancelada ou Devolvida. Os dados de Avalistas devem ser preenchidos diretamente na duplicata, conforme informado em Configurações Nota Promissória. A Pesquisa dos documentos que serão impressos, pode ser efetuada por Documento, por Pessoa, por data de Emissão, por data de Vencimento, ou todos os documentos Não impressos independente das opções acima. Marque se deseja imprimir documentos Impressos e/ou Não Impressos. Em Portador selecione qual o banco referente ao boleto em que as duplicatas serão impressas. Após todos os filtros escolhidos, clique no botão PESQUISAR. Selecione os documentos que deseja imprimir e clique em IMPRIMIR. Caso desejar imprimir o documento novamente, lembre-se de inserir na pesquisa os Impressos. 19

20 Cheque Terceiros Através deste relatório é possível visualizar todos os cheques À Depositar, Depositados, Devolvidos pelo Banco, Devolvidos para a Pessoa, Usados no Caixa ou Emitidos, num determinado período indicado pelo usuário. Para visualizar o relatório acesse: Financeiro >> Receber >> Relatórios >> Cheque terceiros Tipo Relatório: Selecione qual o tipo de relatório que deseja listar: Sintético ou Analítico. Situação: Selecione qual a situação de cheque que deseja listar no relatório: a depositar, depositados, devolvido banco, devolvido pessoa, usado caixa ou todos emitidos. Todas elas de acordo com o período informado. Depositar: Todos os cheques a depositar, à vista e a prazo, no período determinado, serão listados. 20

21 Depositado: Todos os cheques depositados no período informado serão listados. Devolvido Banco: Serão listados todos os cheques devolvidos pelo banco no período de devolução informado. Devolvido Pessoa: Serão listados todos os cheques devolvidos para o cliente no período informado. Usado Caixa: Selecionando esta opção serão listados os cheques que foram utilizados no caixa para saídas em geral (pagamentos, saída simples, etc) Emitidos: Serão listados todos os cheques emitidos no período informado. Ordem Impressão: Indique por qual ordem deseja listar as informações no relatório. Período: Informe o período de acordo com a situação escolhida. Por exemplo, se selecionar a situação Emitidos, informar o período de emissão, se selecionar Depositados, informe o período de deposito. Pessoas: Selecione os clientes que deseja listar, ou deixe o padrão do relatório para listar todos. Selecione Contas: Somente serão listados os cheques pertencentes as contas selecionadas. Serão listados somente as contas ativas no sistema. Selecione Empresas: Selecione de quais empresas deseja visualizar os cheques. Para empresas usuárias do sistema FUSION, todas as empresas integradas serão apresentadas e disponíveis para visualização. Clique no botão IMPRIMIR para gerar o relatório. 21

22 Cheque Terceiros Retroativo Este relatório trás todos os cheques que estavam no caixa em uma data retroativa mostrando a data de emissão, a data para deposito, e se estiver depositado a data que foi depositado e data compensado. Portanto, emitindo o relatório na data de 01 de maio de 2007, por exemplo, o sistema ira listar todos os cheques passados no meu caixa até a data selecionada. Para visualizar o relatório acesse: Financeiro >> Receber >> Relatórios >> Cheque Terceiros Retroativo Posição em: Informe em qual data deseja ter a posição dos cheques emitidos. Cheque a Vista: Marque esta opção para listar somente cheques a vista. Cheques a prazo: Marque esta opção para listar somente cheques a prazo. Pessoas: Selecione os clientes que deseja listar, ou deixe o padrão do relatório para listar todos. Selecione Contas: Somente serão listados os cheques pertencentes as contas selecionadas. Serão listados somente as contas ativas no sistema. 22

23 Selecione Empresas: Selecione de quais empresas deseja visualizar os cheques. Para empresas usuárias do sistema FUSION, todas as empresas integradas serão apresentadas e disponíveis para visualização. Clique no botão IMPRIMIR para gerar o relatório. 23

24 Vales de Funcionários Lista todos os vales de funcionários de acordo com a situação. Para visualizar o relatório acesse: Financeiro >> Receber >> Relatórios >> Vales de Funcionários Ordem Impressão: Indique por qual ordem deseja listar as informações no relatório. Situação: Selecione qual a situação deseja listar no relatório: abertos, baixados ou devolvidos. Todas elas de acordo com o período informado. Período: Informe o período de acordo com a situação escolhida. Por exemplo, se selecionar a situação Emitidos, informar o período de emissão, se selecionar baixados, informe o período de baixa. Selecione Funcionários: Somente serão listados os vales pertencentes aos funcionários selecionados. Eles podem ser Todos ou somente os funcionários Ativos no sistema. 24

25 Selecione Empresas: Selecione de quais empresas deseja visualizar os vales de funcionários. Para empresas usuárias do sistema FUSION, todas as empresas integradas serão apresentadas e disponíveis para visualização. Clique no botão IMPRIMIR para gerar o relatório. 25

26 Cartões Lista todos os cartões recebidos de acordo com a situação. Para visualizar o relatório acesse: Financeiro >> Receber >> Relatórios >> Cartões Ordem Impressão: Indique por qual ordem deseja listar as informações no relatório. Situação: Selecione qual a situação deseja listar no relatório: receber, recebidos ou emitidos. Todas elas de acordo com o período informado. Tipo Relatório: Selecione qual o tipo de relatório que deseja listar: Sintético ou Analítico. Período por: Marque qual período deseja que saia ordenado no relatório, ele pode ser: emissão ou vencimento. Lote: Pode selecionar todos os lotes ou um lote em específico. Período Vencimento: Informe o período de acordo com a situação escolhida. Por exemplo, se selecionar a situação emitidos, informe o período de emissão. 26

27 Pessoas: Selecione os clientes que deseja listar, ou deixe o padrão do relatório para listar todos. Selecione Administradora: Somente serão listados os cartões pertencentes as Administradoras selecionadas. Selecione Empresas: Selecione de quais empresas deseja visualizar os cartões. Para empresas usuárias do sistema FUSION, todas as empresas integradas serão apresentadas e disponíveis para visualização. Clique no botão IMPRIMIR para gerar o relatório. 27

28 Cartões Retroativo Este relatório traz todos os cartões que estão baixados no sistema, em uma data retroativa mostrando a data de emissão, o cliente e o valor do cartão e da taxa administrativa. Para visualizar o relatório acesse: Financeiro >> Receber >> Relatórios >> Cartões Retroativo Posição em: Informe a data que deseja emitir o relatório. Tipo Relatório: Selecione qual o tipo de relatório que deseja listar: Sintético ou Analítico. Ordem Impressão: Indique por qual ordem deseja listar as informações no relatório. Lote: Pode selecionar todos os lotes ou um lote em específico. 28

29 Pessoas: Selecione os clientes que deseja listar, ou deixe o padrão do relatório para listar todos. Selecione Administradora: Somente serão listados os cartões pertencentes as Administradoras selecionadas. Selecione Empresas: Selecione de quais empresas deseja visualizar os cartões. Para empresas usuárias do sistema FUSION, todas as empresas integradas serão apresentadas e disponíveis para visualização. Clique no botão IMPRIMIR para gerar o relatório. 29

30 Antecipações Recebidas Lista todas as antecipações de acordo com a situação. Para visualizar o relatório acesse: Financeiro >> Receber >> Relatórios >> Antecipações Recebidas Ordem de Impressão: Indique por qual ordem deseja listar as informações no relatório. Situação: Selecione qual a situação deseja listar no relatório: utilizadas, não utilizadas ou devolvidas. Todas elas de acordo com o período informado. Período Utilização: Informe o período de acordo com a situação escolhida. Por exemplo, se selecionar a situação utilizadas, informe o período de que ela foi utilizada. Pessoas: Selecione os clientes que deseja listar, ou deixe o padrão do relatório para listar todos. 30

31 Selecione Empresas: Selecione de quais empresas deseja visualizar as antecipações. Para empresas usuárias do sistema FUSION, todas as empresas integradas serão apresentadas e disponíveis para visualização. Clique no botão IMPRIMIR para gerar o relatório. 31

32 Razão Auxiliar Este relatório demonstra todas as duplicatas a receber incluídas no sistema, bem como seus respectivos recebimentos, totais ou parciais, apresentando portanto, o saldo em aberto (a receber) do cliente de acordo com o período selecionado. Para visualizar o relatório acesse: Financeiro >> Receber >> Relatórios >> Razão Auxiliar Ordem de Impressão: Selecione a ordem de impressão que deseja tirar o relatório. Pág. Inicial: Informe qual será a página inicial do relatório. Inserir totalização por dia : Marcando esta opção será apresentado um total diário das duplicatas no relatório. Opção disponível para ordem de impressão DATA. 32

33 Não incluir duplicadas inseridas manualmente? : Marque essa opção para não listar as duplicatas inseridas manualmente. Listar apenas duplicatas inseridas manualmente? : Marque esta opção para listar somente as duplicatas inseridas manualmente. Período: Informe o período de acordo com a situação escolhida. Gerar Sped? : Marque esta opção para gerar o Sped, ao marcar a seguinte tela será apresentada: Preencha os campos com os dados dos responsáveis e campos obrigatórios e em seguida clique em IMPRIMIR. Origem: Selecione a origem que deseja emitir o relatório, pode ser uma ou todas. Deseja exibir pessoas sem movimentação?: Selecionando essa opção será listado no relatório também as pessoas sem movimentação. Deseja exibir pessoas com saldo final zero?: Selecionando essa opção será listado no relatório também as pessoas com saldo final zero. Pessoas: Selecione a pessoa que deseja listar, ou deixe o padrão do relatório para listar todos. Selecione Portador: Somente serão listadas as duplicatas pertencentes aos portadores selecionados. Selecione Empresas: Selecione de quais empresas deseja visualizar as duplicatas a receber. Para empresas usuárias do sistema FUSION, todas as empresas integradas serão apresentadas e disponíveis para visualização. Clique no botão IMPRIMIR para gerar o relatório. 33

34 Carta de Cobrança A cobrança ao cliente por ser efetuada através de uma visita ou envio de um aviso de cobrança. No sistema Adicion é possível o controle das duas formas. A ficha de visita e a carta de cobrança são impressas com base em duplicatas do cliente, portanto é necessário localizar as duplicatas do cliente que estarão sendo cobradas. Para a visita é possível a impressão de uma Ficha de Visita, nesta constam os dados do cliente e os dados das duplicatas em atraso. O funcionário deve preencher os dados da visita e o que foi acordado com o cliente. Para a Carta de Cobrança é possível digitar o texto que será impresso na carta. Para visualizar a Carta de Cobrança acesse: Financeiro >> Receber >> Relatórios >> Carta de Cobrança Período Emissão: Informe um período inicial e final para a seleção das duplicatas. Se em Filtro selecionar Emissão, informe período de emissão, se informar Vencto, informe período de vencimento. Filtro: Marque Emissão para selecionar as duplicatas por data de emissão e Vencto para selecionar as duplicatas por data de vencimento. 34

35 Tipo: Selecione Geral para que liste as duplicatas de todas as pessoas, ou Pessoa para indicar uma pessoa específica, ou Portador para indicar um portador específico. Tipo Carta: Selecione Ficha de Visita para imprimir a ficha com os dados do cliente. Selecione Carta para imprimir a carta digitada (veja Modelos de Cartas) e clique na lupa para selecionar o modelo de carta que deseja. Situação: Selecione a situação que desejar gerar a ficha de visita ou a cobrança. Ordenar por: Marque a opção que deseja ordenar o relatório. Cidades: Marque todas ou selecione uma cidade em específico. Duplicatas: Selecione Todas para que o sistema analise todas as duplicatas, ou selecione Duplicata e digite o número da que deseja selecionar. Selecione Empresa: Para empresas usuárias do sistema Fusion, é possível selecionar a(s) empresa (s) integrada que deseja visualizar as duplicatas. Deseja Emitir Etiquetas?: Selecionando esta opção, após a emissão da ficha de visita ou da carta, serão impressas etiquetas com os dados dos clientes. Após preencher as informações acima, clique no botão PESQUISAR, e as duplicatas selecionadas na pesquisa serão apresentadas no quadro, como mostra a figura acima. Selecione as duplicatas que deseja imprimir a ficha ou a carta, de acordo com o indicado em Tipo Carta, e clique no botão IMPRIMIR. 35

36 Modelos de Cartas Conforme explicado no capítulo anterior, é possível que o usuário digite o conteúdo da carta de cobrança. Para tal operação, clique no botão Modelos de Cartas, como mostra o destaque da próxima imagem: A seguinte janela será apresentada: 36

37 Para cadastrar um novo modelo Alterar um modelo já existente Consultar um modelo já existente Excluir um modelo já existente Botão INSERIR Botão EDITAR Botão VISUALIZAR Botão EXCLUIR 37

38 Ao clicar no botão INSERIR a janela de cadastro será aberta: Em Título digite um nome para a carta e em Texto digite o que deverá ser impresso na carta de cobrança que será enviada ao cliente. Depois de digitado o texto, clique no botão SALVAR para confirmar a digitação. 38

39 Livro de Registro de Duplicatas O livro registro de duplicatas, é exigido pela legislação federal e demonstra todas as duplicatas a receber emitidas em um determinado período, bem como a data de seu recebimento, caso a duplicata tenha sido recebida. Para visualizar o relatório acesse: Financeiro >> Receber >> Relatórios >> Livro Registro de Duplicatas Informe o Período de Emissão Inicial e Final para emissão do relatório. Informe também o Tipo de Paginação, se por Página ou por Folh6a, abaixo a Página ou Folha Inicial, e clique em Imprimir. A emissão do termo deve ser feita no período de fechamento do livro de registro. Para emissão do termo, clique em Termos, apresentará a seguinte tela: 39

40 Período: Informe o período de abertura e encerramento do relatório. Numeração: Informe o número de folha inicial e final do relatório. Outras informações: Informe o responsável e o número de ordem do relatório. Responsável: Informe o responsável pela emissão do relatório. Número de Ordem: Informe o número de ordem do relatório. Por exemplo: Se no período de até , emiti um livro registro de duplicata, a ordem do mesmo será '001', o próximo ano será '002', e assim sucessivamente. Clique no botão IMPRIMIR para gerar o relatório. 40

41 Conciliação de Duplicatas Este relatório serve de auxílio à contabilidade, pois ele possibilita a conferência dos recebimentos de duplicatas por nota fiscal, sendo possível visualizar o saldo devedor das duplicatas referentes às notas emitidas. Para visualizar o relatório acesse: Financeiro >> Receber >> Relatórios >> Conciliação de Duplicatas Período de Emissão: Indique uma data inicial e final de emissão das duplicatas que deseja conferir. Origem: Somente serão listadas as duplicatas das origens selecionadas. Origem Outros, refere-se às notas fiscais comuns. Selecione Empresa: Este relatório é integrado. Para usuários do Fusion, é possível selecionar de qual empresa deseja visualizar as duplicatas. Clique no botão CONCILIAR para gerar o relatório. 41

42 Arquivo Remessa Cobreban É a geração de um arquivo de remessa para os boletos que foram impressos pela concessionária e precisam ser enviados para o banco contendo os dados da cobrança bancária. Módulo disponível somente para clientes que possuem a licença para uso do Cobreban. Dúvidas quanto a este Arquivo Remessa verificar o Manual Geral Cobreban, em Ajudas >> Manuais >> Manuais PDF >> Manual Cobreban. Para acessar o Arquivo Remessa, acesse: Financeiro >> Receber >> Relatórios >> Arquivo Remessa Cobreban 42

43 Relatório de Remessa Cobreban Utilize esta relatório para listar todos os títulos gerados pelo Adicion e que foram enviados via arquivo de remessa para o banco. Módulo disponível somente para clientes que possuem a licença para uso do Cobreban. Dúvidas quanto a este Arquivo Remessa verificar o Manual Geral Cobreban, em Ajudas >> Manuais >> Manuais PDF >> Manual Cobreban. Para visualizar o relatório acesse: Financeiro >> Receber >> Relatórios >> Remessa de Títulos Cobreban Após informar as opções desejadas, clique no botão IMPRIMIR para gerar o relatório. 43

44 Razão Auxiliar de Cliente (Antecipação) Este relatório demonstra todas as antecipações recebidas de clientes, bem como suas baixas, devoluções e transferências, apresentando portanto, o saldo em aberto de antecipações do cliente de acordo com o período selecionado. Para visualizar o relatório acesse: Financeiro >> Receber >> Relatórios >> Razão Auxiliar de Cliente (Antecipação) Ordem de Impressão: Selecione se deseja ordenar o relatório por data ou por pessoa. Inserir totalização por dia: Selecione esta opção para inserir uma totalização por dia ao relatório. Esta opção só será liberada ao selecionar ordenação por DATA. Período de Emissão: Selecione a data inicial e final para geração do relatório. 44

45 Exibir pessoas sem movimentação? : Marque esta opção para listar pessoas sem movimentação. Esta opção só será liberada ao selecionar a ordenação por PESSOA. Exibir pessoas com saldo final zero? : Marque esta opção para listar pessoas com saldo final zero. Esta opção só será liberada ao selecionar a ordenação por PESSOA. Pessoa: Selecione a pessoa que deseja listar, ou deixe o padrão do relatório para listar todas. Selecione Empresa: Este relatório é integrado. Para usuários do Fusion, é possível selecionar de qual empresa deseja visualizar as duplicatas. Após informar as opções desejadas, clique no botão IMPRIMIR para gerar o relatório. 45

46 Pagar Neste módulo veremos o controle das contas a pagar através do cadastro de duplicatas e relatórios. Cadastro de Duplicatas As duplicatas a pagar podem ser cadastras manualmente no sistema, geradas automaticamente na integração fábrica de peças e veículos (Somente para fábricas que tem integração automática, dúvidas, consulte o manual de Integrações Fábrica disponível em Ajuda >> Manuais >> Manuais pdf) ou na entrada de notas, através das Notas Fiscais de Entrada de Terceiros. A partir da versão 5.0 do sistema Adicion, as duplicatas a pagar também podem ser geradas através de faturamentos de entrada. Para saber as configurações para gerar as duplicatas, consulte manual de peças, manual de veículos e manual de faturamento. Para cadastrar uma duplicata manualmente, acesse: Financeiro >> Pagar >> Duplicatas a Pagar 46

47 Para cadastrar uma nova duplicata Alterar uma duplicata já cadastrada Visualizar uma duplicata já cadastrada Acesso a ficha financeira do cliente Botão INSERIR Botão EDITAR Botão VISUALIZAR Botão FICHA FINANCEIRA Para empresas integradas através do sistema Fusion, antes de pesquisar alguma duplicata, verifique se no campo Empresa está selecionada a empresa em que a duplicata está cadastrada. Para cadastrar uma nova duplicata, clicando no botão Inserir, a seguinte janela será aberta: Aba Geral Empresa: Para empresas usuárias do sistema FUSION, selecione em qual empresa deseja cadastrar a duplicata. Duplicata: Digite o número da duplicata e na caixa a frente a ordem da mesma. Status: Campo automático, informa qual a situação atual da duplicata. Pode ser Aberta, Quitada, Cancelada ou Devolvida. Fornecedor: Digite o código do fornecedor ou selecione-o através da lupa. Dúvida sobre cadastro de fornecedores, veja o Manual Geral Financeiro Configurações, no 47

48 capítulo - Recursos Integrados a outros módulos Clientes e Fornecedores despesas/custos. Portador: É o local de onde sairá o valor para pagar esta duplicata. No nosso exemplo o portador é Itaú S/A porque ela será paga com o saldo deste banco. Nota Fiscal/Série: Digite o número da nota fiscal ou cupom fiscal que gerou a duplicata. Emissão: Data de emissão da duplicata. Atente-se que não é a data que ela está sendo cadastrada e sim a data em que foi emitida. Vencimento: Data do vencimento da duplicata Valor: Valor da duplicata que será paga. Entrada: Data de entrada da duplicata. Origem: O que originou a duplicata. Se foram gastos com peças para revenda, marque Peças. Se foram gastos com veículos para revenda, marque Veículos. Se foi material de consumo, como ferramentas para oficina, por exemplo, marque Consumo. Se foram outras despesas como impostos, taxas, pagamento de funcionários, marque Outros. Esta é a regra geral, para usuários do sistema Fisco Contábil, atente-se que as duplicatas com origem Outros são contabilizadas, enquanto que as de Consumo não são. Despesas/Custos: Informe neste quadro a(s) despesas()s/custos(s) vinculadas a esta duplicada. Ao clicar no botão inserir a seguinte tela será apresentada: Informe a despesa/custo e o valor referente a esta despesa. Em seguida indique qual o percentual de cada departamento que originou a despesa, até que atinjam 100%. 48

49 Obs.: Para que os despesas/custos apareçam é necessário que no cadastro do fornecedor eles estejam selecionados. Veja como proceder no Manual Geral Financeiro Configurações, no capítulo - Recursos Integrados a outros módulos Clientes e Fornecedores despesas/custoss. Pagamentos: Campo automático. Aqui são relacionadas todas as baixas da duplicata. Elas podem ser várias devido à possibilidade de fazer baixa parcial da mesma. Portanto, se a duplicata apresentar baixas e mesmo assim estiver com Status Aberta, houve baixa parcial da mesma. Aba Adicionais Observações: Digite as observações que achar necessárias. Veículos da Duplicata: Este campo grava as fichas de veículos vinculadas a duplicata, elas são inseridas automaticamente na integração fábrica, ou podem ser inseridas manualmente ao inserir uma duplicata. Após informar todos os campos necessários clique no botão SALVAR para confirmar o cadastro. 49

50 Relatórios Veremos os principais relatórios do módulo de contas a pagar. Mix de duplicatas Lista todas as duplicatas de acordo as situações e demais filtros escolhidos pelo usuário. Para visualizar o relatório acesse: Financeiro >> Pagar >> Relatórios >> Mix Duplicatas Tipo Duplicata: Informe a situação das duplicatas que deseja visualizar. Tipo de Data: Disponível somente para situação Emitidas. Informe se deseja selecionar as duplicatas por data de Emissão ou data de Movimento (data do cadastramento da duplicata no sistema). 50

51 Ordem de Impressão: Selecione a forma que deseja ordenar as informações no relatório. Não incluir duplicatas de peças em trânsito? : Marque esta opção para que as duplicatas de peças em trânsito não sejam listadas no relatório. Não incluir duplicatas de veículos em trânsito? : Marque esta opção para que as duplicatas de veículos em trânsito não sejam listadas no relatório. Listar Despesas/Custos: Marque esta opção para que sejam listadas as depesas/custos das duplicatas. Listar Departamentos: Marque esta opção para listar os departamentos vinculados a cada despesa/custo. Período: Digite uma Data Inicial e uma Data Final de acordo com a situação selecionada. Se escolher Pagar, informe período de vencimento, se escolher Quitadas, informe o período de pagamento, se escolher Devolvidas, informe período de devolução e se escolher Canceladas, informe o período de cancelamento. Inserir Totalização por Dia? : Marque esta opção para totalizar as duplicatas por dia. Pessoas: Selecione os clientes que deseja listar, ou deixe o padrão do relatório para listar todos. Origem: Selecione a origem que deseja listar no relatório. Selecione Portadores: Somente serão listadas as duplicatas pertencentes aos portadores selecionados. Selecione Empresas: Selecione de quais empresas deseja visualizar as duplicatas. Para empresas usuárias do sistema FUSION, todas as empresas integradas serão apresentadas e disponíveis para visualização. Clique no botão IMPRIMIR para gerar o relatório. 51

52 Mix de Posição Retroativa de Duplicatas Este relatório traz todas as duplicatas em aberto em uma data retroativa mostrando qual a situação dela hoje. Portanto, emitindo o relatório na data de 01 de novembro de 2004, por exemplo, onde tínhamos uma duplicata em aberto que foi paga na data de hoje, ela será listada no relatório, pois na data pedida estava em aberto, e a situação apresentada será Quitada, pois na data de hoje ela já está paga. Para visualizar o relatório acesse: Financeiro >> Pagar >> Relatórios >> Mix Posição Retroativa Duplicatas Posição em: Informe em qual data deseja ter a posição das duplicatas em aberto. Ordem de Impressão: Informe por qual ordem deseja organizar o relatório. Tipo Fornecedor: Marque o tipo de fornecedor que deseja considerar para listar o relatório. Inserir Totalização por Dia? : Marque esta opção para totalizar as duplicatas em aberto por dia. 52

53 Não incluir duplicatas de veículos em trânsito? : Marque está opção para não incluir as duplicatas de veículos em trânsito na impressão do relatório. Não incluir duplicatas de peças em trânsito? : Marque está opção para não incluir as duplicatas de peças em trânsito na impressão do relatório. Pessoas: Selecione pessoas específicas pelas lupas, ou deixe o padrão do relatório para selecionar todos. Selecione Portadores: Somente serão listadas as duplicatas pertencentes aos portadores selecionados. Selecione Empresas: Selecione de quais empresas deseja visualizar as duplicatas. Para empresas usuárias do sistema FUSION, todas as empresas integradas serão apresentadas e disponíveis para visualização. Após informar as opções desejadas, clique no botão IMPRIMIR para gerar o relatório. 53

54 Mix de Despesas/Custos O Mix de Despesas/Custos apresenta todas as despesas de um período indicado pelo usuário, divididas dentro de cada Departamento e Despesa/Custo que foi classificada. As informações deste relatório são referentes às duplicatas a pagar e pagas. Para visualizar o relatório acesse: Financeiro >> Pagar >> Relatórios >> Despesas/Custos Tipo de Impressão: Selecione Analítico para um relatório detalhando as duplicatas ou Sintético para visualizar apenas totais. Tipo de Duplicata: Indique se deseja visualizar o relatório por duplicatas emitidas, à pagar ou baixadas. Tipo de Data: Para Tipo de Duplicata como Emitidas há a opção de três tipos de datas: data de Emissão, Entrada e Movimento. Opções: Marque as opções que deseja listar no relatório, podem ser: 54

55 Insere lançamentos financeiros? : Irá inserir os lançamentos financeiros que não são originados de uma duplicata, mas que possuem despesa/custo. Inserir histórico do lançamento financeiro? : Para habilitar esta opção, em Tipo de Duplicata selecione Baixadas e o histórico digitado no lançamento de baixa será apresentado. Ordem de Impressão: Informe por qual ordem deseja organizar o relatório. Período: Digite uma Data Inicial e uma Data Final de acordo com o Tipo de Duplicata. Se escolher à Pagar, informe período de vencimento, se escolher Baixadas, informe o período de baixa. Pessoas: Selecione pessoas específicas pelas lupas, ou deixe o padrão do relatório para selecionar todos. Selecione Departamentos: Somente as duplicatas referentes aos departamentos selecionados serão listadas. Selecione os despesas/custos: Somente as duplicatas referentes as despesas/custos selecionadas serão listadas. Selecione as Empresas: Selecione de quais empresas deseja visualizar as duplicatas. Para empresas usuárias do sistema FUSION, todas as empresas integradas serão apresentadas e disponíveis para visualização. Após informar as opções desejadas, clique no botão IMPRIMIR para gerar o relatório. 55

56 Listagem de Despesas/Custos Este relatório gera uma listagem de todos as despesas/custos cadastradas no sistema, de acordo com a parametrização. Para visualizar o relatório acesse: Financeiro >> Pagar >> Relatórios >> Listagem de Despesa/Custo Ordem de Impressão: Selecione a ordem de impressão que deseja que saia no relatório, pode ser por código ou descrição. Tipo de Custo: Indique qual o tipo de custo saia no relatório. Podem ser: Fixo, Variável ou Ambos. Após informar as opções desejadas, clique no botão IMPRIMIR para gerar o relatório. 56

57 Autorização de Pagamento Através do sistema Adicion é possível a emissão de autorização de pagamento de duplicatas. Para visualizar o relatório acesse: Financeiro >> Pagar >> Relatórios >> Autorização de Pagamento Pesquisa: A pesquisa pode ser feita pelo documento, por pessoa ou por vencimento. Empresas: Selecione de quais empresas deseja visualizar as duplicatas em aberto. Para empresas usuárias do sistema FUSION, todas as empresas integradas serão apresentadas e disponíveis para visualização. Após informar as opções desejadas, clicar em pesquisar, e será mostrado em tela os títulos com status 'Aberto', selecione quais deseja pagar e gerar a autorização de pagamento, após isto clique no botão IMPRIMIR para gerar a autorização de pagamento. 57

58 Razão Auxiliar Este relatório demonstra todas as duplicatas à pagar incluídas no sistema, bem como seus respectivos pagamentos, totais ou parciais, apresentando portanto, o saldo em aberto (a pagar) do fornecedor de acordo com o período selecionado. Para visualizar o relatório acesse: Financeiro >> Pagar >> Relatórios >> Razão Auxiliar Relatório por: A pesquisa pode ser feita pela data de emissão,data de entrada ou data de entrada movimento. Ordem de Impressão: Selecione a ordem de impressão que deseja tirar o relatório. 58

59 Pág. Inicial: Informe em 'Pág.Inicial:' qual será a página inicial do relatório. Inserir totalização por dia? : Marcando esta opção será apresentado um total diário das duplicatas no relatório. Período: Informe o período de acordo com a situação escolhida. Deseja exibir pessoas sem movimentação? : Selecionando essa opção será listado no relatório também as pessoas sem movimentação. Deseja exibir pessoas com saldo final zero? : Selecionando essa opção será listado no relatório também as pessoas com saldo final zero. Deseja exibir pessoas sem movimentação? : Selecionando essa opção será listado no relatório também as pessoas sem movimentação. Deseja exibir pessoas com saldo final zero? : Selecionando essa opção será listado no relatório também as pessoas com saldo final zero. Incluir os pagamentos das duplicatas ref. as NF's em trânsito? : Marque esta opção para incluir ao relatório os pagamentos das duplicatas referente a notas fiscais em trânsito. Esta opção será habilitada na emissão do relatório por Data de Entrada. Gerar Sped? : Marque esta opção para gerar o Sped, ao marcar a seguinte tela será apresentada: Preencha os campos com os dados dos responsáveis e campos obrigatórios e em seguida clique em IMPRIMIR. Origem: Selecione a origem que deseja emitir o relatório, pode ser uma ou todas. Tipo de Fornecedor: Marque o tipo de fornecedor que deseja considerar para emissão do relatório. 59

60 Pessoas: Selecione os fornecedores que deseja listar, ou deixe o padrão do relatório para listar todos. Selecione Portador: Somente serão listadas as duplicatas pertencentes aos portadores selecionados. Após informar as opções desejadas, clique no botão IMPRIMIR para gerar o relatório. 60

61 Adiantamento a Fornecedores Este relatório demonstra todos os adiantamentos feitos a fornecedores, bem como sua situação de acordo com o período selecionado de baixa. Para visualizar o relatório acesse: Financeiro >> Pagar >> Relatórios >> Adiantamentos Ordem de Impressão: Selecione a ordem de impressão que deseja tirar o relatório. Inserir totalização por dia? : Marcando esta opção,será apresentado um total diário das duplicatas no relatório. Situação: Indique qual situação deseja que saia no relatório. Podem ser: Utilizados, ou Não Utilizados ou Devolvidos. Período de Baixa: Digite uma Data Inicial e uma Data Final de acordo com o período de baixa. 61

62 Pessoas: Selecione os fornecedores que deseja listar, ou deixe o padrão do relatório para listar todos. Inserir duplicatas a pagar em aberto? : Marque esta opção para listar as duplicatas a pagar que estão em aberto. Esta opção será habilitada quando selecionar a situação Não Utilizados. Selecione as Empresas: Selecione de quais empresas deseja visualizar. Para empresas usuárias do sistema FUSION, todas as empresas integradas serão apresentadas e disponíveis para visualização. Após informar as opções desejadas, clique no botão IMPRIMIR para gerar o relatório. 62

63 Relatório Razão Auxiliar de Adiantamento Este relatório demonstra todos os adiantamentos inclusos no sistema, bem como suas respectivas baixas, devoluções ou transferências. Apresentando portanto, o saldo em aberto, disponível para ser utilizado, do fornecedor de acordo com o período de emissão selecionado. Para visualizar o relatório acesse: Financeiro >> Pagar >> Relatórios >> Razão Auxiliar de Adiantamento a Fornecedores Ordem de Impressão: Selecione a ordem de impressão que deseja tirar o relatório. Se marcar opção Pessoa será possível incluir no relatório: Deseja exibir pessoas sem movimentação?: Selecionando essa opção será listado no relatório também as pessoas sem movimentação. 63

64 Deseja exibir pessoas com saldo final zero?: Selecionando essa opção será listado no relatório também as pessoas com saldo final zero. Inserir totalização por dia: Marcando esta opção será apresentado um total diário das duplicatas no relatório. Período Emissão: Digite uma Data Inicial e uma Data Final de acordo com a situação selecionada Página: Informe em 'Página:' qual será a página inicial do relatório. Pessoas: Selecione os fornecedores que deseja listar, ou deixe o padrão do relatório para listar todos. Selecione as Empresas: Selecione de quais empresas deseja visualizar. Para empresas usuárias do sistema FUSION, todas as empresas integradas serão apresentadas e disponíveis para visualização. Após informar as opções desejadas, clique no botão IMPRIMIR para gerar o relatório. 64