MOV MANUAL DE OPERAÇÕES EM VENDAS Operações de loja: Caixa ORIENTAÇÕES GERAIS

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1 Página 1 1. : e Diretoria Financeira 2. : e Diretoria Financeira 3. Distribuição: Diretoria Executiva 3.a. 3.b. 3.c. Gerente Regional 3.d. Gerente de Loja 3.e. Assistente Administrativa 4. Controle: Diretoria Executiva 5.0. Orientações Gerais de 5.1. Em caso de pedido faturado não aparecer no Relatório de : Comunicar ao TI Tecnologia da Informação por , com cópia para a tesouraria. Se for à vista, comunicar diretamente à tesouraria para que o depósito do pagamento do pedido seja feito e esteja correto quando o departamento de TI Tecnologia da Informação, arrumar o pedido, Ao fazer depósito bancário da venda à vista da loja, conferir o dinheiro e os cheques atentamente, mais de uma vez se necessário, antes de levar ao banco Na agência bancária, confere o valor do comprovante de depósito na frente do e em caso de erro, manda o estornar a autenticação e corrigi-la. Só retorna para a loja com o comprovante correto Deposita o valor exato do (a soma do dinheiro à vista com os cheques à vista), nem um centavo a mais nem a menos, para não gerar diferença na contabilidade Lembre-se: para a contabilidade R$0,01 é diferença tão inadmissível quanto R$1.000, Se um cliente arredondar um cheque para mais ou para menos, desconte ou acrescente o valor da diferença no dinheiro. Ex: Venda à vista cheque: R$ 249,58 Venda à vista dinheiro: R$ 300,00 Total: R$ 549,58

2 Página O cliente preencheu um cheque de R$250,00, ou seja, R$0,42 a mais. O que a Assistente Administrativa deve fazer? Depositar: depósito em cheque: R$ 250,00 depósito em dinheiro: R$ 299,58 Total: R$ 549,58 Passar fax para a Tesouraria: Cheque: R$ 250,00 Dinheiro: R$ 299,58 Total: R$ 549, Ao passar o fax do valor do depósito para a tesouraria, não se esquecer de que todos os dados devem estar corretos: - Valor, - Data do depósito, - Banco Caso tenha feito uma parte do depósito no dia anterior, ou em banco diferente, anote no fax e comunique à tesouraria, pois, estes dados devem ser lançados no sistema corretamente para que a conciliação dos bancos e dos caixas feita pela contabilidade feche Ao receber no caixa uma devolução ou cancelamento de venda antecipada, no vale remetido para a tesouraria coloque: Se devolução: Nº da NF de devolução, Nome do cliente, Valor da nota fiscal Se Cancelamento de Venda Antecipada: Nº do pedido cancelado, Nome do cliente, Valor do pedido cancelado Em caso de Despesas de Viagem, oriente o funcionário que vai viajar no sentido de acertar toda a despesa possível na Matriz. A despesa que não puder ser acertada na loja Matriz, peça autorização por à tesouraria Autorização concedida, preencha o formulário de despesas de viagem corretamente, peça a assinatura do viajante, ressarça o mesmo e faça o fato financeiro.

3 Página O histórico do fato financeiro de despesas de viagem é padrão. Escreva simplesmente: Pago despesas de viagem a nome do viajante para Cidade para onde foi. Em letras minúsculas, somente as iniciais em maiúsculas Envio de Malotes - Os Relatórios de devem vir com seus respectivos comprovantes de depósitos e demais despesas (despesas de viagem, etc.), grampeados Em todo comprovante de depósito deve ser escrito a que se destina: Ex: Cx. Viçosa Cheque pré p/ , loja Barbacena. Cheque devolvido de Fulano de Tal, pedido tal, loja Muriaé Os Relatórios de devem ser enviados, no mínimo, uma vez por semana, por Sedex ou caminhão. A demora no envio atrasa a conferência dos mesmos e o preparo para o arquivo, que deve feito semanalmente Principalmente no término de cada mês, o envio dos relatórios se torna mais urgente, pois a tesouraria e a contabilidade precisam ser fechadas Em caso de sistema parado pela manhã, ligar para a tesouraria a fim de anotar os valores e dados do Relatório do para que o fax com estes dados não se atrase Com os valores dos depósitos em mãos, a tesouraria passa estes valores para a contabilidade, que os repassa para o Sr. Frederico, a fim de que ele possa estar ciente dos saldos bancários para realizar os pagamentos do dia. Para isto é essencial que os fax sejam passados até às 10 (dez) horas da manhã, no máximo Em caso de defeito no fax, passar por Não é necessário esperar o depósito ser feito no banco para passar o fax. O depósito demora e precisamos dos valores com urgência. Para isto criamos o modelo de bilhete a ser passado por fax com os valores necessários O comprovante de depósito pode ser passado mais tarde com o nome da loja e a data do caixa devidamente anotadas no mesmo O valor a ser passado pelo fax é o valor depositado no banco, já descontados os Fatos Financeiros. Não é necessário anotá-los no fax. Isto acaba confundindo a tesouraria e induzindo-os a passarem valores errados para a contabilidade. Anotar apenas o valor depositado no banco O valor do depósito deve ser exatamente o valor das vendas à vista, descontados os Fatos Financeiros, nem um centavo a mais ou a menos.

4 Página A conferência de deve ser feita sempre que houver vendas faturadas, mesmo que não sejam à vista Qualquer venda. Somente se nada houver sido faturado e o caixa do dia estiver zerado, é que não será necessário fazer a conferência de É expressamente proibido receber duplicatas de funcionários nos s. Estas duplicatas são descontadas em folha e o recebimento das mesmas gera duplicidade, Somente se a Rosely ou a Maristela da Cobrança autorizarem, é que será permitido recebê-las Sempre que um cliente for depositar o valor da compra feita à vista, deve ser comunicado a tesouraria. O cliente só pode depositar no Banco do Brasil para que possa ser realizado o controle do extrato bancário A tesouraria passará um Código Identificador para que o depósito possa ser feito pelo cliente e informará à loja assim que o mesmo for confirmado no extrato bancário O faturamento do pedido deve ser feito no mesmo dia do depósito, nem antes e nem depois, para que não haja diferença nas datas Não dê Nº de Conta Corrente ao cliente sem informar a tesouraria, pois, sem saber quem depositou e para que loja, a tesoureira não tem como informar aos interessados que o depósito foi feito e o mesmo fica pendente Quando um cliente pagar um pedido ou duplicata com mais de um documento de crédito (devoluções ou cancelamentos), deve ser feito um Fato Financeiro para cada documento Não é permitido juntar dois ou mais documentos em um único Fato Financeiro Quando o cliente pagar dois ou mais pedidos ou duplicatas com um único documento de crédito (devolução ou cancelamento), deve ser feito apenas um Fato Financeiro Cada documento de crédito exige apenas um único Fato Financeiro Duplicatas só podem ser recebidas com dinheiro ou cheque à vista. É terminantemente proibido receber duplicata com cartão de crédito, cartão de débito, ou cheque pré-datado Vendas canceladas no mesmo dia desaparecem do sistema e do Relatório de. Portanto, um Cancelamento de Venda do Mesmo Dia não pode ser usado como crédito. Se o pedido vai ser faturado novamente, é necessário faturá-lo com o mesmo plano, pois o cliente não tem crédito.

5 Página É obrigatório fazer o Diário de. MODELO DO DIÁRIO DE CAIXA DATA / / PEDIDO / VENDEDOR / CONDIÇÃO / VALOR Sempre que houver alguma diferença no, para mais ou para menos, é obrigatório comunicar à Tesouraria É expressamente proibido fazer vales no da loja. Exceto numa situação específica em que algum membro da diretoria autorize Recebimento de cheques Ao receber o cheque, confere atentamente os seguintes itens: Valor em algarismos, Valor por extenso, Data da emissão do cheque, Assinatura do cliente, Mínimo de 01 (um) ano de conta corrente, exceto clientes que já tenham um histórico de compras no ABC, É obrigatório carimbar no verso de TODOS os cheques recebidos e preencher as lacunas com as seguintes informações: O documento recebido (número do pedido à vista, entrada, duplicata), Telefone de contato (preferencialmente, telefone fixo), Nome do vendedor, Nome da loja em que o cheque está sendo recebido Se for cheque pré-datado, deve ser preenchido no valor EXATO do pedido ou parcela a que se refere, (obrigatoriamente, sem ao menos 01 centavo de diferença).

6 Página O chorãozinho deve ser colocado com a data do vencimento correta O recebimento de cheque de terceiro somente é permitido com a autorização da gerência da loja ou de algum membro da diretoria Sendo autorizado o recebimento do cheque de terceiros, deve certificar-se que as normas a seguir serão cumpridas O cheque tem que ter o visto de quem autorizou. Tratando-se de autorização concedida pela diretoria, é necessário que a mesma seja confirmada por O cheque tem que ser nominal ao cliente O cliente tem que assinar no verso do cheque endossando-o, porque somente através do endosso do cliente, pode-se provar judicialmente que ele é responsável pelo cheque, Todo cheque recebido deve ser carimbado nominal ao ABC e cruzado, tendo em vista que o cheque nominal só pode ser descontado se for endossado pela pessoa a quem ele está nominal (o favorecido). O cheque nominal cruzado só vale depositado na conta de quem ele está nominal (o favorecido) É expressamente proibido trocar cheques no caixa, exceto com a autorização de algum membro da diretoria.