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1 Aprovado ' Elaborado por Natalia Gomes/BRA/VERITAS em 09/12/2013 Verificado por Leonardo Correia em 09/12/2013 Aprovado por Jose Cunha/BRA/VERITAS em 10/12/2013 ÁREA TRG Tipo Instrução Administrativa Número 08 Título Treinamento - Comercial e Faturamento Selecione o verificador do Documento: Leonardo Correia/BRA/VERITAS Natalia Gomes09/12/2013 ÍNDICE: 1. OBJETIVO 2. APLICAÇÃO 3. ATRIBUIÇÕES E RESPONSABILIDADES 4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 5. TERMINOLOGIA 6. DESCRIÇÃO DO PROCESSO DE TREINAMENTO COMERCIAL/FATURAMENTO 6.1. INFORMAÇÕES GERAIS TREINAMENTO ABERTO 6.2. FLUXOGRAMA DO PROCESSO TREINAMENTO ABERTO 6.3. INFORMAÇÕES GERAIS TREINAMENTO IN COMPANY 6.4. FLUXOGRAMA DO PROCESSO TREINAMENTO IN COMPANY 6.5. REQUISITOS ESPECIFICOS PARA CAPACITAÇÃO COMO INSTRUTOR PARA CURSOS DE AUDITOR LIDER IRCA 7. REGISTROS 8. REVISÃO 9. ANEXOS 1

2 TEXTO DO PROCEDIMENTO: OBJETIVO Estabelecer procedimentos para comercialização e faturamento de treinamentos abertos ou in company através da implementação de controles operacionais. 2. APLICAÇÃO Esta instrução aplica-se à todos os escritórios regionais, envolvendo as áreas comerciais, administrativas e de faturamento. 3. ATRIBUIÇÕES E RESPONSABILIDADES Descritas ao longo deste procedimento. 4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA N/A. 5. TERMINOLOGIA N/A. 6. DESCRIÇÃO DO PROCESSO DE TREINAMENTO: COMERCIAL E FATURAMENTO 6.1 INFORMAÇÕES GERAIS TREINAMENTO ABERTO a) Condições de Pagamento Pessoa Física: Apenas cartão de crédito com parcelamento em até 3 vezes sem juros - inscrição a ser realizada pelo site 2

3 Pessoa Jurídica: Cartão de crédito ou Boleto Bancário com vencimento em 15 DDL. b) Política de Descontos Aplica-se a seguinte política de descontos: Inscrição realizada 15 dias antes do início do evento - 10% desconto Clientes certificados pelo Bureau Veritas - 10% de desconto Pagamento à vista no cartão de crédito - 5% de desconto Observações sobre a política de descontos para treinamentos abertos: i) As Assistentes Comerciais tem liberdade para negociar descontos diferentes da tabela acima, em função de necessidades comerciais, porém o desconto total máximo não pode superar 20% em nenhum caso - O financeiro irá rejeitar descontos superiores a 20%, exceto se aprovado pela Gerência/Direção do Treinamento por estratégia de venda; ii) O site confere automaticamente se o cliente é certificado Bureau Veritas Certification pelo CNPJ da empresa. Essa lista é atualizada mensalmente e podem ocorrer divergências. Caso o cliente insista que é certificado e o site não o reconheça, deve-se consultar o escritório do Bureau Veritas Certification mais próximo; c) Confirmação do Treinamento A viabilidade da realização de eventos Abertos é verificada 7 (sete) dias antes do início do curso, quando os eventos são confirmados ou cancelados. d) Lista de Preços A lista de preços atualizada é mantida na rede T:\10 COORDENAÇÃO\Lista de Preços e) Alçadas de aprovação As alçadas de aprovação para Treinamentos Abertos são: 3

4 Margem Bruta superior a 52% Margem Bruta superior a 45% e inferior a 60% Coordenador de Treinamento Margem Bruta inferior a 45% Gerência/Direção de Treinamento Na condição do treinamento ter 5 ou menos pagantes a aprovação é feita exclusivamente pela Gerência/Direção de Treinamento, independente da margem alcançada do evento FLUXOGRAMA DO PROCESSO - TREINAMENTO ABERTO Processo Responsável Informações Adicionais O fluxograma completo compreende atividades operacionais que podem ser consultadas no Procedimento IA-9 Deve-se checar a viabilidade de realização do treinamento. De acordo com as alçadas de aprovação pode ser necessário aprovação do Coordenador de Treinamento e/ou Gerente de Treinamento. Em caso de cancelamento tenta-se efetuar a transferência para outra turma 4

5 programada. Assistente Financeiro O valor pago antecipadamente pelo cliente só é devolvido em caso de solicitação formal. Caso não haja solicitação o valor fica 5

6 disponível e quita automaticamente uma próxima nota fiscal. Processo Responsável Informações Adicionais Conferir os participantes que constam na lista de presença com os registrados no sistema, e efetuar as alterações necessárias. Após a conferência, deve liberar o treinamento para faturamento. Encaminhar a lista de presença ao departamento financeiro. Assistente Financeiro Verifica-se se o cliente já está cadastrado no ZIG, ou se necessário alterações, é solicitado ao GFI que proceda estas alterações. O prazo médio é de dois dias para inclusão do cliente no ZIG. Assistente Financeiro Conferir os participantes que 6

7 constam na lista de presença com as informações do relatório de faturamento. 7

8 Assistente Financeiro Verifica-se o pagamento via cartão de crédito dos participantes. Após a conferência dos dados emite-se a fatura/nota fiscal e encaminha ao cliente. 6.3 INFORMAÇÕES GERAIS TREINAMENTO IN COMPANY a) Condições de Pagamento Boleto Bancário com vencimento em 15 DDL ou a ser negociada de acordo com especificações financeiras/contábeis do cliente. b) Política de Descontos As Assistentes Comerciais tem liberdade para negociar descontos tendo como base a Lista de Preços (patamar mínimo). Para valores abaixo da Lista de Preços deve-se consultar a Gerência ou Coordenação de Treinamento. c) Confirmação do Treinamento 8

9 Os treinamentos são confirmados com no mínimo 10 (dez) dias antes da data de início do evento. Confirmações em prazos inferiores dependem da disponibilidade de recursos e são analisados caso a caso pelo Coordenador de Treinamento e/ou Gerente de Treinamento. d) Lista de Preços A lista de preços atualizada é mantida na rede, no diretório T:\10 COORDENAÇÃO\Lista de Preços e) Modelo de Proposta In Company O modelo geral é mantido na rede, no diretório T:\10 COORDENAÇÃO\Modelos f) Modelo de Solicitação de Datas O modelo geral é mantido na rede, no diretório T:\11 COORDENAÇÃO\Comercial 9

10 6.4. FLUXOGRAMA DO PROCESSO - TREINAMENTO IN COMPANY Processo Responsável Informações Adicionais Clientes são prospectados por diversos canais. Assistente Financeiro A proposta é elaborada com base nos parâmetros da Lista de Preços, podendo ser negociada checando sempre a rentabilidade. A proposta pode ser revisada se necessário. Caso o cliente não aceite a proposta a mesma pode ser marcada para follow up futuro. Caso o cliente aceite a proposta o mesmo deve enviar o Termo de Aceitação da Proposta preenchido via . Após o recebimento do Termo de Aceitação da Proposta efetuar a confirmação do treinamento no sistema. Verifica-se se o cliente já está cadastrado no ZIG, caso contrário ou se necessário alterações, é solicitado ao GFI que proceda estas alterações. Além disso, são conferidas as informações de 10

11 despesas e efetuada a abertura de um contrato tipo C1 no ZIG. 11

12 Assistente Financeiro No 1º dia da realização do evento, o treinamento deve ser liberado para faturamento. Após liberação, se o treinamento não tiver despesas inclusas é efetuado o faturamento. Caso tenha as despesas inclusas, é solicitado ao instrutor que encaminhe as despesas e somente após o recebimento é efetuado o faturamento. O fluxograma completo compreende atividades operacionais que podem ser consultar no Procedimento IA-9 7. REGISTROS Este documento gera os seguintes registros: - Proposta Comercial (Treinamento In Company). - Formulário para Solicitação de Data. 8. REVISÃO Revisão 03 - Adequação da Sistemática 12

13 9. ANEXOS N/A 13