1. OBJETIVO Estabelecer diretrizes para elaboração e controle dos documentos e registros do Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ).

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1 Sistema de Gestão da Qualidade SUPERINTENDÊNCIA DE VAPT VUPT E ATENDIMENTO AO PÚBLICO PROCEDIMENTO DE CONTROLE DE DOCUMENTOS E REGISTROS Responsável: Juliana Maria Gomes de Almeida Alves Cópia Controlada - Revisão 29 de 07/02/2011 e Aprovado por 1. OBJETIVO Estabelecer diretrizes para elaboração e controle dos e registros do Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ). 2. REFERÊNCIA Manual da Qualidade 3. DETALHAMENTO 3.1. Estruturação da documentação do Sistema de Gestão da Qualidade SGQ A Superintendência de Vapt Vupt e Atendimento ao Público mantém quatro níveis de documentação: Manual da Qualidade, no qual está descrito o Sistema de Gestão da Qualidade da Organização. Procedimentos que regulamentam as diretrizes dos processos e atividades onde a abrangência cabe à Superintendência. Instruções de Trabalho, que descrevem etapas ou tarefas para realização de atividades ou processos. Registros da Qualidade, que fornecem evidência objetiva de atividades realizadas ou resultados obtidos, para demonstrar a efetiva operação do SGQ Controle de Documentos Elaboração de Documentos Os são elaborados pelos servidores responsáveis pelo processo. Sua formatação é feita pela equipe da Coordenação do Sistema de Gestão da Qualidade Aprovação de Documentos Os são analisados criticamente quanto à adequação pelos responsáveis pelos processos e pelo Representante da Direção antes de sua emissão. A evidência da aprovação do documento é a assinatura do Representante da Direção na primeira página do documento no campo Aprovado. Quando houver revisão no documento o campo Revisado em / / é preenchido com a respectiva data. A responsabilidade por esta revisão é do responsável pelo documento. O Manual da Qualidade e de Funções são aprovados pelo RD e Alta Direção do Sistema de Gestão da Qualidade. Os Acordos de Interface são aprovados pela Página 1 de 5

2 Gerência do Vapt Vupt, Gerência envolvida e sua respectiva Superintendência e são controlados por data. A Política e Objetivos da Qualidade são controlados pela data de sua aprovação pela Alta Direção. Quando houver revisão em de preenchimento diário com a totalização mensal no mesmo arquivo após o início do preenchimento no mês, os colaboradores podem utilizar o arquivo com a revisão anterior até a finalização do mesmo Arquivo dos Documentos Originais Controlados O RD mantém um arquivo físico com as cópias mestras (originais) da documentação do SGQ da Superintendência. Este mesmo arquivo também é mantido em meio eletrônico nos computadores da Coordenação do SGQ em diretório específico e com uma cópia de segurança (backup), que é atualizada diariamente Controle de Emissão e Distribuição Os são emitidos eletronicamente e disponibilizados via intranet, por meio do endereço virtual Os condôminos que não dispõem de microcomputadores, ou ainda rede que não possa ser compartilhada, utilizam os computadores da coordenação das unidades, que são os responsáveis por disponibilizar o acesso aos, informar em relação às novas versões e as imprimir, caso necessário. A Coordenação do Sistema de Gestão da Qualidade mantém uma Lista Mestra de Documentos como forma de controlar a revisão e distribuição das cópias controladas dos do SGQ, contendo: Identificação do documento, Número e data de emissão e/ou revisão do documento, Quantidade emitida e localização de cópia controlada. Os do Sistema de Gestão da Qualidade que vierem a ser impressos via intranet são considerados cópias não-controladas. Ô indo No caso de condôminos que não tenham acesso à rede ou recepção de Unidades que não disponham de microcomputadores, o Coordenador deve imprimir o respectivo documento (Instrução de Trabalho ou Guia de Serviços) e o Manual da Qualidade e Cartilha do SGQ a cada revisão, para utilização pelos colaboradores. Para que a impressão seja considerada válida para utilização deve estar com a data da impressão na primeira página e assinada pelo Coordenador, que é o responsável por manter atualizado o documento impresso entregue aos colaboradores. Na Superintendência, são considerados de origem externa as leis, decretos e normas referentes às suas áreas de atuação, e os mesmos são disponibilizados via intranet. A disponibilização e controle dos dos órgãos condôminos são feitos pelos mesmos, e caso haja solicitação podem ser disponibilizados na intranet Alterações e Atualizações em Documentos As necessidades de elaboração/revisão de do SGQ são detectadas por qualquer colaborador e/ou pelo Representante da Direção através de Página 2 de 5

3 observações, da análise dos requisitos do sistema, relatórios de auditoria, registros de não-conformidades ou outros meios que gerem ações corretivas ou preventivas. Sugestões de alterações e atualização em e dados que dizem respeito ao Sistema de Gestão da Qualidade podem partir de qualquer colaborador e são enviadas ao responsável por cada processo para análise. Os colaboradores não podem alterar nem desproteger os arquivos do SGQ disponibilizados na intranet. As alterações propostas são analisadas criticamente pelos responsáveis pelos processos e Representante da Direção e sua aprovação segue o previsto neste Procedimento. Ocorrendo alteração dos não necessariamente implica em nova versão dos seus anexos ou vice-versa. Os colaboradores são informados via pela Coordenação do SGQ quando houver alterações em. O com essa informação deve ser impresso pelo Coordenador de Unidade para que todos que utilizam o documento tomem ciência da revisão, e em seguida arquivado conforme definido no item Registros da Qualidade deste Procedimento Controle e Identificação das Alterações O controle das alterações é identificado no texto do documento com sublinhado e na cor vermelha para textos incluídos ou modificados e não há identificação para o texto excluído. No cabeçalho do documento é identificado o número da atual revisão e a data em que foi revisado. A alteração de logomarca no documento não gera partes sublinhadas nem na cor vermelha. O acompanhamento das últimas versões dos externos, pela Coordenação do SGQ, é realizado por meio de acesso ao endereço eletrônico das instituições que as publicam periodicamente Controle de Documentos Obsoletos A Coordenação do Sistema de Gestão da Qualidade mantém as versões anteriores dos arquivos dos obsoletos em meio eletrônico Folhetos Informativos A Coordenação do SGQ disponibiliza Folhetos Informativos que podem ser utilizados nas Unidades Vapt Vupt em casos que a Coordenação identifique a necessidade de entregar informações impressas ao cliente. Os mesmos não são controlados e são considerados válidos de acordo com a versão disponível na intranet Controle de Registros da Qualidade Os Registros da Qualidade da Superintendência retratam a evidência de uma atividade, ação ou qualquer prática contendo informações úteis para análise de uma determinada realidade. Os formulários preenchidos são denominados registros. Todos os campos dos registros devem ser preenchidos e os campos em branco inutilizados. Página 3 de 5

4 São apresentados sob forma física ou em meios eletrônicos conforme as necessidades operacionais. No caso dos registros eletrônicos sua proteção fica assegurada por meio de realização de backup e controle de antivírus e seu descarte é realizado de acordo com a necessidade/parâmetro da área que dele utiliza. Registros em meio físico têm sua proteção assegurada de acordo com o definido no item Registros de Qualidade, Recuperação (local de arquivo) descrito em cada Procedimento e/ou rodapé do próprio registro. A disposição ocorre depois de expirado o prazo de retenção, e todos os registros são descartados (destruídos). A Coordenação do SGQ mantém controle da versão dos registros que são da responsabilidade da Superintendência no arquivo Controle de Registros da Qualidade. Ao final de cada Procedimento, quando aplicável, e/ou no rodapé do próprio registro, ficam definidos os critérios para controle, dentre os quais: Identificação do Registro Nome do registro. A sistemática de identificação de registros da qualidade não se aplica para os seguintes formulários/registros utilizados pela organização: Faturas/Recibos ou oficiais de uso interno (ofícios, contratos, etc.). Formulários gerados com metodologias estabelecidas por parceiros. Sistemas Operacionais eletrônicos. Formulários impressos para um uso específico. Recuperação do Registro É definido o local onde os registros são arquivados e protegidos (ex: armário, pasta AZ, pasta suspensa, caixa, arquivo, etc.) Armazenamento É definido o meio pelo qual se dá a armazenagem do registro, se em meio físico ou eletrônico. Tempo de Retenção Ativo É o tempo que o registro fica guardado/retido no local de recuperação descrito, a partir da data do preenchimento do formulário em branco. Tempo de Retenção Inativo É o tempo que o registro fica guardado/retido fora do local de recuperação descrito (no arquivo da SEGPLAN). OBS: Quando o Tempo de Retenção estiver expresso em exercícios deve-se considerar o armazenamento de 1 exercício inteiro (Exemplo: Tempo de Retenção Ativo de 1 exercício significa que devem ser armazenados os de janeiro a dezembro do ano anterior). Página 4 de 5

5 4. REGISTROS DA QUALIDADE dentificação (nome do registro) Controle de Registros da Qualidade informando revisão de Lista Mestra de Documentos Recuperação (local de arquivo) Pasta na Coordenação do SGQ Pasta na Unidade Vapt Vupt Pasta na Coordenação do SGQ Armazenamento Tempo de Retenção (meio de arquivo) Ativo Inativo Meio físico e eletrônico Enquanto vigorar a revisão dos Não há Meio físico 6 meses Não há Meio físico e eletrônico Enquanto vigorar a revisão dos Não há 5. ANEXOS Controle de Registros da Qualidade Lista Mestra de Documentos Modelo para Elaboração de Instrução de Trabalho Modelo para Elaboração de Procedimento Página 5 de 5

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