Introdução. O gerenciamento das despesas no SelfBooking será forma fácil e prática.

Transcrição

1 Expense Management

2 Introdução No módulo de Expense Management será possível automatizar o adiantamento da sua viagem, a prestação de contas e reembolsos, o objetivo é reduzir os custos das transações e melhorar o controle de gestão. O gerenciamento das despesas no SelfBooking será forma fácil e prática.

3 Parametrização Configuração do cliente Para habilitar o Expense contate a Lemontech e faremos a liberação, conforme abaixo. Na configuração do cliente será ativado a politica 2.50 e ao ativar será habilitado o item , segue detalhes: 2.50 Marcando SIM, habilita-se a aba do produto Adiantamento de Viagens e tela de prestação de contas Será possível configurar a quantidade de SV com produto adiantamento e Reembolso que poderão estar em aberto, não permitindo novas solicitações. Após ativar o módulo será necessário efetuar o cadastro, o relacionamento das despesas e a permissão para o usuário liberar o adiantamento e/ou autorização da prestação de contas. Cadastrar tipo de despesa O sistema já possui algumas despesas cadastradas, se for necessário cadastrar uma despesa diferente entre em contato com a LEMONTECH.

4 Parametrização Relacionar tipo de despesa com o cliente O relacionamento da despesa esta disponível apenas na tela de GESTOR DO CLIENTE, o objetivo é que o próprio cliente selecione as despesas no qual deseja trabalhar, para relacionar acesse o menu: Gerenciamento tipo de despesa Relacionar Selecione o cliente selecione as despesas desejadas clique em Relacionar

5 Parametrização Liberar adiantamento e autorizar prestação de contas Após a aprovação da SV é necessário liberar o adiantamento ou prestação de contas solicitado, e para isso um usuário tem que ter essa permissão. Esse acesso esta disponível para o GESTOR CLIENTE, onde ele poderá efetuar a liberação no cadastro do funcionário, conforme tela abaixo: - Clique em EDITAR no cadastro do funcionário e visualize as permissões disponíveis - Adicione as opções e clique em SALVAR.

6 Solicitação de Adiantamento Para solicitar um adiantamento de viagens, abra uma nova solicitação e: Insira os dados básicos na aba de viajantes e clique na aba Adiantamento Selecione o tipo de despesa, a moeda e o valor e clique no adicionar ao lado direito Adicione quantas despesas for necessário Insira MAIS DETALHES, como data inicial e final, o tipo de crédito (Depósito, Cartão de crédito ou Espécie) e clique em Adicionar para inserir o produto Verifique se o produto foi adicionado abaixo do nome do viajante e finalize a solicitação Tela de resumo do produto Tela Solicitação do adiantamento Obs: Pode ser adicionado outros produtos junto com o adiantamento.

7 Aprovação da Solicitação de viagem Após a criação da solicitação de adiantamento a sv será encaminhada ao aprovador do centro de custo para aprovação, assim como já acontece hoje com demais produtos. Selecione a sv na pasta de aprovação, visualize o resumo do adiantamento e clique na aba Finalizar Após a aprovação a SV será concluída porém o adiantamento seguirá fluxo para o financeiro liberar, enquanto a liberação não ocorre o status do adiantamento ficará Pendente.

8 Liberação de adiantamento Após a aprovação e a conclusão da SV o fluxo seguirá para o perfil configurado para Liberar o adiantamento, o sistema irá disparar um alerta para este usuário informando que existe uma pendência: Na home clique em Minhas Aprovações selecione a pasta Liberação de Adiantamento Clique no número da SV para abrir Visualize o resumo do adiantamento e clique em Adiantamento Efetuado Neste momento o status do adiantamento muda para Liberado

9 Cancelamento do adiantamento O cancelamento do adiantamento só será possível caso ele ainda esteja com o status PENDENTE, veja como efetuar: Busque o número da SV na home e clique em BUSCAR Clique na coluna CANCELAR em vermelho Confirme o produto no qual deseja cancelar Insira a justificativa e confirme

10 Prestação de Contas Com a liberação do adiantamento, a Prestação de Contas já ficará disponível na pendência do solicitante: Acesse a pasta Prestação de contas e Clique no número da sv pendente O sistema apresentará a despesa e valor solicitado no adiantamento Inicie a sua prestação de contas na Despesa Realizada, inserindo a despesa, o valor e efetuando o upload do comprovante ou da nota e clique em Adicionar Caso ainda não tenha terminado de inserir todas as despesas clique em Salvar Prestação de Contas Após inserir todas as despesas e suas respectivas notas clique em Concluir Prestação de Contas Caso necessário há a opção de Imprimir OBS: Dependendo da configuração só será possível solicitar um novo adiantamento após concluir a prestação de contas pendente.

11 Solicitação de Reembolso Neste módulo também esta disponível a solicitação de reembolso, segue detalhes: Acesse o menu Solicitação Solicitar reembolso Informe os dados necessários na aba Viajantes Clique em SOLICITAR REEMBOLSO abaixo do nome do viajante

12 Solicitação de Reembolso Você será direcionado para a tela de prestação de contas, onde deve ser inserido todas as despesas no qual deseja solicitar o reembolso: Inicie a sua prestação de contas na Despesa Realizada, inserindo a despesa, o valor e efetuando o upload do comprovante ou da nota e clique em Adicionar Caso ainda não tenha terminado de inserir todas as despesas clique em Salvar Prestação de Contas Após inserir todas as despesas e suas respectivas notas clique em Concluir Prestação de Contas Caso necessário há a opção de Imprimir

13 Liberação da Prestação de contas e Reembolso No momento em que o solicitante termina sua prestação de contas e reembolso a solicitação segue para o financeiro liberar, onde o sistema dispara um alerta via sobre a pendência: Acesse a pasta Prestação de contas Autorização e clique na SV pendente O usuário poderá Aprovar ou Reprovar a despesa na coluna Ação, e poderá reverter a ação feita clicando no ícone novamente Ao clicar em Aprovar o sistema exibe um formulário com a despesa para confirmar, clicando em SIM a despesa é aprovada, clicando em NÃO é necessário justificar a reprovação Após efetuar as ações necessárias clique em CONCLUIR. Caso algum item da prestação seja reprovado a sv vai retornar para o solicitante prestar conta novamente Caso queira desfazer a ação clique no ícone novamente.

14 Fluxo Percorrido Prestação de contas O sistema grava separado do fluxo da SV um fluxo para a prestação de contas e, para que fique de fácil visualização o status da prestação: Fluxo prestação de contas Conclusão solicitação de reembolso Conclusão adiantamento e prestação de contas

15 Obrigado! Esse e outros tutoriais estão disponíveis no Lemontech Trainning (Acesse pelo Selfbooking Recursos Tutoriais e Vídeos)