PROGRAMA DE LIVROS Fluxo de Aquisição Centralizada Pregão

Transcrição

1 INÍCIO Envio de e mail às Unidades, solicitando planilhas preenchidas Prepara Planilha e encaminha ao DT/SIBi Consolida dados das Planilhas recebidas, prepara os lotes p/ o pregão e encaminha à Reitoria Planilha Consolidada para pregão Planilha com Títulos Abre processo, faz Requisição de Compra, faz a Compra, monta o Edital, reserva verba, encaminha Processo p/ aprovação da CJ / Codage, publica Edital, realiza pregão, solicita Proposta Final ao fornecedor, faz conferência eletrônica, envia resultado ao DT/SIBi e submete o julgamento à Codage/GR, p/ homologação Elabora Lista por Unidade e Planilhas de Controle do material a ser entregue pelos fornecedores Planilhas de Controle (DGFA) Lista p/ Unidade Resultado do pregão Divulga homologação e resultado final em mídia eletrônica e impressa 1 1

2 1 Encaminha resultado ao DF p/ conferência e empenho A Após empenho, convoca o fornecedor p/ assinatura de contrato e publica extrato do Contrato no DOE Na Reitoria, assina contrato e envia material com NF ao DT/SIBi Recebe material, assina canhoto da NF com a conferir e assina NF no verso datando o recebimento da mesma com NF Confere material com Planilha de Controle e NF 2 2

3 2 S Conferência Ok? N Assina NF no verso, acusando recebimento do material Encaminha, NF assinada à Reitoria, no prazo de 5 dias do recebimento da mesma Preenche Comunicado de Recusa do e envia por e mail ou fax ao fornecedor, no prazo de 5 dias do recebimento da NF recusado c/ NF C 3 B 3

4 3 NF assinada Efetua pagamento ao fornecedor Recebe pagamento B FIM Comunicado de Recusa de Acusa o recebimento do Comunicado e devolve assinado ao DT/SIBi, por Fax / e mail Recebe comunicado e aguarda a troca do material Comunicado assinado, devolvido por Fax / e mail Substitui material recusado e envia ao DT/SIBi, c/ NF. em até 30 dias com NF A 4

5 C Solicita às bibliotecas, por e mail, a retirada do material Solicitação por e mail Retira material e faz análise física do mesmo em até 20 dias após convocação do DT/SIBi p/ a retirada do material S Análise física do Ok? N Preenche planilha c/ n. Tombo. Envia ao DT/SIBi, por e mail Devolve ao DT/SIBi c/ Comunicado de Defeito D E 5

6 E Comunicado de Defeito c/ defeito Preenche Comunicado de Recusa de com Defeito e encaminha ao fornecedor Comunicado de Recusa de c/ Defeito Acusa o recebimento do Comunicado e devolve assinado ao DT/SIBi, por Fax / e mail Recebe comunicado e aguarda a troca do material Comunicado assinado, devolvido por Fax / e mail Substitui material c/ defeito e envia ao DT/SIBi Confere material com Planilha de Controle e NF C 6

7 F Encaminha informação de títulos esgotados à Reitoria Recebe informação do fornecedor e encaminha ao DT/SIBi, via Protocolado Informação de títulos esgotados Recebe Protocolado e faz pesquisas p/ confirmar informações Protocolado c/ Informação de títulos esgotados S O item está esgotado? N Devolve Protocolado à Reitoria p/ atualização da base de dados e comunicação ao fornecedor Devolve Protocolado à Reitoria p/ notificar o fornecedor p/ que entregue o material Protocolado c/ deferimento do pedido Protocolado c/ indeferimento do pedido 4 7

8 4 Recebe protocolado, atualiza base de dados e comunica o fornecedor sobre deferimento / indeferimento do pedido Comunicado de deferimento / indeferimento de itens esgotados Acusa o recebimento do Comunicado e devolve assinado ao DA/RUSP, por Fax / e mail Comunicado assinado, devolvido por Fax / e mail No caso de indeferimento, envia material c/ N.Fiscal ao DT/SIBi com NF A 8

9 G Encaminha solicitação de prorrogação do prazo de entrega do material à Reitoria Recebe informação do fornecedor e encaminha ao DT/SIBi, via Protocolado Solicitação de prorrogação do prazo Recebe Protocolado e manifestase de acordo com cláusulas do Contrato Protocolado c/ solicitação de prorrogação do prazo de entrega S Prazo de prorrogação aceito? N Devolve Protocolado à Reitoria p/ atualização da base de dados e comunicação ao fornecedor Devolve Protocolado à Reitoria p/ notificar fornecedor sobre indeferimento do pedido Protocolado c/ deferimento do pedido Protocolado c/ indeferimento do pedido 5 9

10 5 Recebe protocolado, submete à Codage p/ anuência, atualiza base de dados e comunica o fornecedor sobre deferimento / indeferimento do pedido Comunicado de deferimento / indeferimento de prorrogação de prazo Acusa o recebimento do Comunicado e devolve assinado ao DA/RUSP, por Fax / e mail Comunicado assinado, devolvido por Fax / e mail Envia material c/ N.Fiscal ao DT/SIBi com NF A 10

11 D Recebe arquivo das Unidades, consolida dados e envia à Reitoria Planilha Consolidada Anexa planilha ao processo FIM 11