Política de Compras e Contratação de Serviços

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1 Política de Compras e Contratação de Serviços Versão 1.0 Elaborada em dezembro de 2017

2 SUMÁRIO 1. OBJETIVO DIRETRIZES ABRANGÊNCIA ORIENTAÇÕES GERAIS Processo de Compra ou Contratação de Serviços Solicitação de Compra ou Contratação de Serviços Aprovação do Setor Responsável Autorização de Compra ou Serviço REGRAS PARA COMPRA OU CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS Da Contratação de Serviços Da Compra de Materiais PAGAMENTO DE COMPRAS E SERVIÇOS RESPONSABILIDADES DISPOSIÇÕES FINAIS P á g i n a

3 1. OBJETIVO Esta política tem por objetivo definir diretrizes com relação a procedimentos para a compra de materiais de consumo e ativos, como equipamentos de tecnologia, telefonia, software, hardware entre outros, bem como para a contratação de serviços, com a finalidade de suprir a CentralCredi com os materiais necessários ao desenvolvimento de suas atividades. 2. DIRETRIZES A presente política tem como diretrizes: a) Assegurar a transparência na compra de materiais e contratação de serviços; b) Orientar os colaboradores nos procedimentos de compra e contratação de serviços; 3. ABRANGÊNCIA Esta política aplica-se a todos os colaboradores, administradores e prestadores de serviços da CentralCredi. 4. ORIENTAÇÕES GERAIS As compras de escritório, móveis e utensílios, serviços e manutenção administrativos são feitas pela área administrativa, enquanto a aquisição de máquinas e equipamentos de infraestrutura e respectivos serviços de suporte, reparos e manutenção preventiva dos mesmos são feitos pela área de tecnologia. Se o titular responsável pela aprovação estiver ausente, este poderá delegar a responsabilidade e, de preferência, tal delegação deverá se realizar para outra função cujo cargo seja equivalente e desde que o fato seja comunicado através de a todas as áreas da CentralCredi, informando o motivo, período e a quem está sendo transferida. É vedada o pagamento de compras de materiais de consumo e ativos com cartão de débito e crédito pessoal do colaborador Processo de Compra ou Contratação de Serviços O processo de compra ou contratação de serviço deverá seguir o procedimento abaixo: a) Solicitação de compra ou Contratação de Serviços; b) Aprovação do Setor Responsável; 3 P á g i n a

4 c) Autorização de Compra ou Serviço Solicitação de Compra ou Contratação de Serviços O solicitante deverá entrar em contato por com uma das áreas, administrativa ou tecnologia, solicitar a compra ou contratação do serviço, através da requisição (anexo I), conforme a necessidade Aprovação do Setor Responsável O setor responsável, após avaliar a demanda, fará adequação técnica para que seja possível efetuar a precificação. Feita a adequação, deverá ser avaliado o valor do equipamento, do serviço, com base na melhor estimativa ou através de uma cotação preliminar com três ou mais fornecedores Autorização de Compra ou Serviço A cotação, depois de feita deverá ser encaminhada para diretoria identificar se tais valores encontram-se previstos no orçamento e autorizar a compra ou a contratação de serviço. Aquisição de materiais e serviços como: conserto, conservação de instalações, copa e cozinha, lanches e refeições, etc, poderão ser aprovados pelo Gerente Administrativo. 5. REGRAS PARA COMPRA OU CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS 5.1. Da Contratação de Serviços Todas as propostas e ou contratos deverão ser assinados pelos representantes legais da CentralCredi. Nenhum outro colaborador está autorizado a assinar quaisquer documentos ou assumir responsabilidades em nome do Sistema CrediSIS. Além do disposto acima, é obrigatório a observação dos pontos abaixo: a) Toda relação comercial deve ser formalizada por um contrato; b) O seu cumprimento ou quitação deve ser suportado por meio de notas fiscais; c) A contratação de um serviço deve observar requisitos básicos como qualidade, preço e prazo. Devem ser analisados orçamentos de ao menos três fornecedores; d) Contratos que não possuam no mínimo três cotações deverão ter aprovação específica do diretor da área; 4 P á g i n a

5 e) Todo contrato deve ser aprovado pelo Jurídico e nenhum serviço poderá começar antes do contrato estar devidamente assinado; f) As empresas que prestarem serviços com terceirização de mão-de-obra devem fornecer mensalmente comprovantes de recolhimento do INSS e FGTS; g) A área beneficiária deve acompanhar a execução dos serviços e atestar que os mesmos foram prestados em conformidade antes de autorizar seu pagamento; h) Caso o serviço a ser prestado for por um autônomo, o RPA (Recibo de Pagamento Autônomos) e Nota Fiscal do Município com ISS (Imposto Sobre Serviço de Qualquer Natureza) recolhido, antes de seguir para o financeiro, deverá ser encaminhado para o Departamento de Pessoal, para que o assunto legal e fiscal seja tratado de forma adequada. O prestador de serviços deverá ser informado dos valores a serem deduzidos, antes da contratação dos serviços Da Compra de Materiais a) O modelo adotado será o de aquisição sob demanda; b) É obrigatória a separação de funções entre solicitantes e aprovadores; c) Caso haja a necessidade de compras de material de escritório, em caráter de urgência, somente o responsável pela área administrativo poderá autorizar a aquisição; d) Para materiais de limpeza será feito aquisição uma vez por mês, sendo no 1º dia útil; e) Na compra de material gráfico deverá observar os requisitos básicos como qualidade, preço, prazo de entrega e conformidade com os padrões do Sistema CrediSIS; f) A compra de materiais de tecnologia e segurança deverá ser analisado além do preço, a qualidade dos equipamentos e o custo/benefício. 6. PAGAMENTO DE COMPRAS E SERVIÇOS Após encerrado o processo de compras ou contratação de serviço, ou seja, após o fechamento do pedido ou da assinatura do contrato, o pedido de adiantamento deverá ser encaminhado ao financeiro com 03 (três) dias úteis do vencimento/pagamento. 5 P á g i n a

6 Os pagamentos serão efetuados somente mediante apresentação da nota fiscal de material e de prestação de serviço. Todas as notas deverão ser entregues ao financeiro com as respectivas autorizações. As notas fiscais de materiais, serviços e RPA s deverão ser encaminhadas para pagamento ao financeiro no prazo de 7 (sete) dia úteis antes de seu vencimento. Isto porque, as notas, ao chegarem no financeiro, deverão ser enviadas à área fiscal para análise e tratamento adequado dos impostos incidentes nas mesmas. A forma de pagamento deverá ser apresentada no orçamento. Não constando, será efetuado pagamento após a entrega dos itens adquiridos, através de transferência bancária. 7. RESPONSABILIDADES É responsabilidade do setor financeiro encaminhar para o setor de contabilidade a nota fiscal e o contrato de prestação de serviços para que seja realizado os procedimentos de escrituração contábil assim como apor o número do patrimônio. O Conselho de Administração é responsável por aprovar esta política. 8. DISPOSIÇÕES FINAIS A revisão desta política deverá ocorrer anualmente ou a qualquer tempo conforme necessidade interna. Esta política de compras e contratação de serviços foi aprovada na reunião extraordinária do Conselho de Administração em 12/12/ P á g i n a

7 Anexo I 7 P á g i n a