POLÍTICAS E PROCEDIMENTOS

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1 Ref. - Assunto Página: 1 / 10 de Publicação: : POLÍTICA DE COMPRAS Responsáveis: ATIVIDADE NOME CARGO Elaboração Controles Internos Revisores Carlos Rogério Ferraresi Ger. Adm.e Financeiro Aprovação Reginaldo da Silva Crivelini Gerente de Suprimentos Homologação Alessandro Millan Diretor Financeiro

2 2 / 10 ÍNDICE I - OBJETIVO... 3 II - ABRANGÊNCIA... 3 III - REFERÊNCIA... 3 IV - DEFINIÇÕES... 3 V - RESPONSABILIDADES... 4 VI - PROCEDIMENTOS Tipos de Compras/Áreas envolvidas Aquisições de Pequeno Valor (Compras faturadas) Fornecedores a serem consultados Obtenção de preços sem necessidade de concorrência Limites de Aprovações Requisições de Compras e Fluxo de Compras Recebimento de mercadorias e Fiscal Formalização de contrato Arquivo do processo de compras Aquisições fora desta política... 8 VII - CONFIDENCIALIDADE... 9 VIII - SANÇÕES DISCIPLINARES... 9 IX - HISTÓRICO DE REVISÕES... 10

3 3 / 10 I - OBJETIVO Estabelecer e regulamentar os procedimentos para aquisições de materiais de consumo, matérias primas, embalagens, bens e serviços com a melhor aplicação de recursos, buscando a eficiência e produtividade. II - ABRANGÊNCIA Aplica-se a todos os colaboradores da MOGIANA ALIMENTOS S.A. III - REFERÊNCIA Política de Aprovações IV - DEFINIÇÕES Bens quaisquer materiais de consumo imediato ou duradouro, utensílios, equipamentos e mobiliários permanentes; Compra toda aquisição remunerada de bens ou serviços, independente da formalização de contrato, para fornecimento de uma só vez ou parceladamente; Despesas de consumo são aquelas relativas a serviços prestados por pessoa física ou jurídica e a aquisição de materiais diversos de consumo; Despesas de Investimento São aquelas relativas à aquisição de bens patrimoniais (equipamentos e outros materiais permanentes); Embalagem - recipiente ou envoltura que armazena produtos temporariamente e serve principalmente para agrupar unidades de um produto, com vista à sua manipulação, transporte ou armazenamento Matéria-prima produto natural ou semimanufaturado (Bem intermediário) que deve ser submetido a um processo produtivo até tornar-se um produto acabado. As matérias primas podem ser de origem animal, vegetal, mineral, ou de outro tipo de origem. Em processos químicos, as matérias primas são classificadas em sólidos, líquidos, soluções, suspensões e gases;

4 4 / 10 Serviços o trabalho prestado de forma continuada ou temporária, aluguéis, arrendamentos e outras atividades não classificáveis como fornecimento de bens materiais; V - VI - RESPONSABILIDADES Cada colaborador é responsável por seguir as instruções e normas descritas neste procedimento. PROCEDIMENTOS Os procedimentos relacionados ao processo de aquisição de materiais de consumo, matérias primas, embalagens, bens e serviços tem início na classificação de compras. 1 - Tipos de Compras/Áreas envolvidas Tipos de Compras Requisitante Responsabilidade da Compra Matérias Primas PCP Suprimentos Embalagens PCP Suprimentos Materiais e serviços de Manutenção Materiais consº, higiene/limpeza Manutenção/Engenharia Todos os departamentos Suprimentos Suprimentos Materiais de segurança RH Suprimentos Materiais de escritório Todos os departamentos Suprimentos Materiais e serviços de TI TI Suprimentos(*) / /TI Materiais e serviços de Marketing Marketing Suprimentos(*) / Mkt Investimentos (Materiais e Serviços) Todos os departamentos Suprimentos Fretes em compras Suprimentos Suprimentos (*) Para ser futuramente implementado.

5 5 / Aquisições de Pequeno Valor (Compras faturadas) Toda e qualquer aquisição deverá ser feita através do departamento de compras, exceto aquisições cujo valor não ultrapasse R$ 1.000,00 (Hum Mil Reais), que poderão ser feitas através de solicitação de pagamento ou reembolso de despesas, para seu ressarcimento deverão ser encaminhadas diretamente para a Controladoria. Excluem-se desta prerrogativa os itens adquiridos por contrato anual de fornecimento, como por exemplo: Materiais de Escritório, Produtos de Higiene e Limpeza, etc. Para mais detalhes sobre o procedimento para tais aquisições, deve-se seguir o Manual de Procedimento de Solicitação de Pagamento para despesas sem pedido de compras. 3 - Fornecedores a serem consultados No processo de obtenção de preços, o Departamento de Compras, contatará formalmente os fornecedores que se enquadrem em pelo menos uma das classes abaixo: Fabricantes exclusivos; Fornecedores indicados pelos requisitantes; Revendedores e/ou Distribuidores autorizados; Fornecedores considerados pré-qualificados, técnica e comercialmente; Fornecedores não cadastrados em nossos registros, valendo-se de recursos como: Solicitação de apresentação de currículos técnicos; Apresentação de catálogos, panfletos, amostras; Contato com Departamento de Compras de outras empresas; Obs.: Para atualizações de cadastro ou mesmo credenciamento de novos fornecedores, o Departamento de Compras deverá inserir no sistema TOTVS, os seguintes documentos: Contrato Social ou última alteração contratual; Cartão CNPJ; Comprovante de endereço (conta de energia ou telefone); Comprovante bancário em nome do fornecedor; Levantamento atualizado junto ao SINTEGRA Estadual do fornecedor; 4 - Obtenção de preços sem necessidade de concorrência Serão consideradas isentas de concorrências, as requisições de compras, cujos itens adquiridos apresentem-se com peculiaridades próprias ou circunstâncias especiais quanto a sua contratação, a saber: Normas de comercialização estabelecidas pelo Governo;

6 6 / 10 Fornecedores reconhecidos como únicos em relação ao mercado; Fornecedores de materiais adotados como padronizados e relacionados pelos setores requisitantes; Emergência, quando caracterizada a urgência de atendimento de situação que possa ocasionar prejuízos a MOGIANA ALIMENTOS ou comprometer a segurança das pessoas, obras, serviços ou equipamentos; Complementação de obras ou serviços e aquisição de materiais, componentes e/ou equipamentos para substituição ou ampliação, já padronizados pela MOGIANA ALIMENTOS; 5 - Limites de Aprovações Os limites estão definidos no Poítica de Aprovações. 6 - Requisições de Compras e Fluxo de Compras O Departamento de Compras somente iniciará o processo de aquisição após o recebimento da requisição de compras, seguindo o fluxo abaixo descrito. Devem ser caracterizados como Processo de Compras aqueles com no mínimo 3 cotações válidas e devidamente registradas, ou seja, 3 diferentes fornecedores capazes de fornecer os bens e serviços solicitados Fluxo do Processo de Compras a. Requisitante faz a solicitação de compra através do sistema TOTVS.. b. Após aprovação da requisição de compra inserida no sistema TOTVS o Departamento de Compras efetuará a cotação de compra e definição do fornecedor preenchendo a cotação de Compra do programa TOTVS. c. A cotação de compra seguirá via sistema TOTVS para aprovação de compra pelo departamento de compras. Esta cotação deverá seguir para aprovações observados os limites de aprovação determinados no Item 5 - desta mesma Política. d. Após aprovação da cotação de compra efetuada via sistema TOTVS, o Departamento de Compras emitirá um pedido de compra, formalizando o pedido junto ao fornecedor, efetuando a compra dentro das especificações constantes na Requisição de Compra, de acordo com as aprovações.

7 7 / Recebimento das cotações de compras Entregue a cotação formalmente, não será aceito alterações da mesma, salvo em casos que se configurem alterações comerciais / técnicas mediante envio de nova cotação Escolha da cotação vencedora Será escolhida como vencedora a cotação que, comparativamente às demais, oferecer as melhores condições para minimizar o custo total de propriedade Autorizações Específicas AEX (Investimentos Ativos) Para os processos integralmente realizados pelo Departamento de Compras, após aprovação no sistema Totvs, do Departamento requisitante junto a Diretoria, o processo de AEX (Autorização Executiva) (Investimento) seguirá para Suprimentos. Caso não exista verba disponível para o centro de custo em questão, a compra não será sequenciada, cabendo ao solicitante adequação da verba junto a Diretoria Alterações no pedido de compra Alteração no preço que é expressamente proibido, eventual alteração nas condições do Pedido de Compras deverá ser excepcional e devidamente aprovada nos mesmos níveis do processo original. 7 - Recebimento de mercadorias e Fiscal O processo de recebimento, cujo Procedimento de Recebimentos completará o Processo de Compras, prevê a recepção de matérias primas, embalagens, produtos e serviços adquiridos, bem como o envio dos mesmos aos respectivos requisitantes ou armazenamento em almoxarifado Divergências a. Diferença entre quantidade solicitada X quantidade entregue Diferença a menor

8 8 / 10 O material pode ser recebido parcialmente, ficando o Pedido de Compras pendente até a entrega total. Diferença maior O material poderá ser recebido em proporção de até 10%, a critério da Procedimento de Recebimentos Diferença entre material solicitado X material entregue O material será devolvido em sua totalidade. Material rejeitado pelo CQ (Matérias Primas e Embalagens) com defeito ou problemas técnicos: Será acionado o fornecedor para análise do material e, se for o caso, providenciar a devolução total ou parcial através de devolução parcial ou total do respectivo pedido de compras. 8 - Formalização de contrato A formalização de um contrato poderá surgir através de uma solicitação do próprio fornecedor, do requisitante ou quando identificada a necessidade pelo Departamento de Compras, em função de relevância, prazos ou valor. O fluxo será o mesmo do processo de compras conforme descrito nessa política com o envolvimento do Departamento Jurídico que providenciará o contrato. 9 - Arquivo do processo de compras As cotações e documentos de suporte referentes a cada processo de compras convertidos em pedidos de compras serão armazenados individualmente de acordo com o número da solicitação de compras que a suportam Aquisições fora desta política As aquisições que não seguirem esta Política de Compras deverão ser aprovadas pela Diretoria Financeira.

9 9 / 10 VII - CONFIDENCIALIDADE Este documento é de propriedade exclusiva da Mogiana Alimentos S.A. e não pode ser divulgado para terceiros sem autorização expressa de um membro da Diretoria. Seu uso está restrito aos profissionais diretamente envolvidos no tema de que trata e não pode ser utilizado em benefício próprio ou de terceiros. Sua reprodução total ou parcial deve ser limitada ao absolutamente necessário. VIII - SANÇÕES DISCIPLINARES A não observância dos requisitos desta norma será passível de sanções disciplinares previamente definidas pelo código de conduta corporativo.

10 10 / 10 IX - HISTÓRICO DE REVISÕES Nº: : 01/01