POLÍTICA DE CONTRATO COM CLIENTE

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1 Ref. - Assunto Página: 1 / 13 de Publicação: : POLÍTICA DE CONTRATO COM CLIENTE Responsáveis: ATIVIDADE NOME CARGO Elaboração Marina Mendes Cyrillo Analista de Controles Internos Revisores Carlos Rogério Ferraresi Gerente Adm. Financeiro Aprovação Valmir Caldana Diretor Jurídico Homologação Alessandro Millan Diretor Adm. Financeiro

2 2 / 13 ÍNDICE I - OBJETIVO... 3 II - ABRANGÊNCIA... 3 III - DEFINIÇÕES... 3 IV - REFERÊNCIAS... 3 V - DIRETRIZES... 3 VI - RESPONSABILIDADES Parceiro Comercial / Cliente Comercial / Vendas e Comex Crédito e Cobrança / Finanças Jurídico Gente e Gestão... 6 VII - PROCEDIMENTOS Identificação do parceiro comercial Distribuidor Análise prévia Instrumento Contratual Assinatura Arquivo... 8 VIII - CONFIDENCIALIDADE... 9 IX - SANÇÕES DISCIPLINARES... 9 X - ANEXOS FORMULÁRIOS PERTENCENTES PARA ANÁLISE PRÉVIA Perfil do Distribuidor Estrutura Comercial Cadastro de Cliente Estrangeiro XI - HISTÓRICO DE REVISÕES... 13

3 3 / 13 I - OBJETIVO Estabelecer as normas e procedimentos gerais para a formalização de contrato junto aos parceiros comerciais. II - ABRANGÊNCIA Aplica-se a atuais e futuros parceiros comerciais da MOGIANA ALIMENTOS S.A. III - DEFINIÇÕES Parceiros comerciais de maneira simplificada, são todos os clientes. Distribuidor é um cliente especial que comercializa nos pequenos e médios varejos, em áreas geográficas definidas, observando as limitações e restrições constantes do contrato de Distribuição estabelecidas entre as partes. Comex abreviação utilizada da área de Comércio Exterior, que envolve exportação. IV - V - REFERÊNCIAS Política de Crédito Distribuidor Política de Crédito Exportação DIRETRIZES a. A formalização de contrato será realizada apenas com parceiros comerciais do canal de Distribuição e Exportação. b. Não haverá necessidade de formalização de contrato com parceiros comerciais dos canais de Autosserviço e Varejo. Caso seja identificada pela área Comercial e Diretoria Financeira a necessidade de formalização de contrato para esses clientes, o mesmo deverá cumprir com esse mesmo procedimento. c. A não formalização de contrato com parceiros comerciais do canal de Autosserviço, é devido ao Contrato de Fornecimento dos clientes para Mogiana. Porém, caso não seja firmado um contrato de fornecimento,

4 4 / 13 poderá haver a formalização de contrato, devendo cumprir com esse mesmo procedimento. d. Todos os parceiros comerciais acima referenciados deverão seguir esta política, portanto será reconhecido no mercado como um parceiro comercial da Mogiana, como tal deve zelar pela nossa imagem e respeitar os nossos valores. e. A contratação do Distribuidor ficará sujeita a prévia análise da proposta, levando-se em consideração, entre outros aspectos, apresentação da empresa, estrutura física e de logística, perfil, força de vendas, a área geográfica e o potencial de mercado, conforme preenchimento formulário constante nessa política. f. A contratação de parceiros comercias do canal de Exportação ficará sujeita a prévia análise da proposta pela área de Comex. g. A comercialização dos produtos somente poderá ser iniciada após a efetiva formalização do instrumento contratual, com exceção dos clientes de Exportação já ativos em fase de readequação do contrato. VI - RESPONSABILIDADES 1 - Parceiro Comercial / Cliente Distribuidor a. Deverá obedecer com rigor todas as disposições após a efetiva formalização do instrumento contratual. b. Deverá fornecer relatórios sobre a evolução dos seus negócios, comportamento do mercado, atuação da concorrência, oportunidades e eventuais problemas com os produtos. c. Não poderá atuar como Representante Comercial da Mogiana. d. Deverá obedecer rigorosamente às normas e padrões da Mogiana, em especial aquelas relacionada à ética e à conduta nos negócios. e. Manter constantemente atualizado o cadastro de sua empresa. f. Conceder garantias compatíveis com o volume de negócios a ser desenvolvidos com a Mogiana em caso de vendas a Prazo com limite de crédito (Carta de Fiança, Alienação Fiduciária, Hipoteca, etc.)

5 1.2 - Exportação Ref. Assunto 5 / 13 a. Deverá obedecer com rigor todas as disposições após a efetiva formalização do instrumento contratual. b. Deverá fornecer relatórios sobre a evolução dos seus negócios, comportamento do mercado, atuação da concorrência, oportunidades e eventuais problemas com os produtos. c. Deverá obedecer rigorosamente às normas e padrões da Mogiana, em especial aquelas relacionada à ética e à conduta nos negócios. d. Manter constantemente atualizado o cadastro de sua empresa. e. Conceder garantias compatíveis com o volume de negócios a ser desenvolvidos com a Mogiana, em caso de vendas a Prazo com limite de crédito através de Carta de Crédito ou Seguro de Crédito, outras modalidades de crédito ou crédito direto somente serão aplicados com autorização da área Financeira. 2 - Comercial - Vendas e Comex a. Atuar junto ao parceiro comercial sobre o interesse da representação e/ou distribuição da marca. b. Intermediar a documentação necessária para prosseguimento deste procedimento até a assinatura do contrato. c. Manter o acompanhamento da evolução do parceiro comercial. d. Intermediar todo o processo de formalização do contrato. 3 - Crédito e Cobrança / Finanças a. Disponibilizar para Área Comercial e Comex um material referente à documentação necessária para formalização do contrato. b. Realizar o levantamento das informações e análises financeiras decorrentes do processo, conforme defino em Política de Crédito de cada canal. c. Informar o Comercial ou Comex e o Jurídico após as análises do cliente se o mesmo estará apto a seguir com o contrato de distribuição e/ou de fornecimento. d. Intermediar todo o processo de formalização do contrato.

6 6 / Jurídico e. Inserir as informações levantadas no histórico do cadastro do cliente, conforme análises e documentações, caso necessário. a. Elaborar o contrato, eventuais aditamentos ou rescisão de distribuição e/ou de fornecimento. b. Prestar esclarecimento de dúvidas nos contratos junto ás áreas. c. Realizar o controle e arquivo de todos os contratos e documentação suporte. 5 - Gente e Gestão a. Verificar se os sócios das distribuidoras foram funcionários da Mogiana. VII - PROCEDIMENTOS Os procedimentos relacionados ao processo de formalização de contrato junto a um parceiro comercial dará início após a identificação do potencial pela área Comercial e Comex. 1 - Identificação do parceiro comercial Ao ser sinalizado o interesse na comercialização por parte do parceiro comercial ás áreas Comerciais iniciarão com as suas respectivas abordagens, sendo que para Distribuidor (mercado interno) a área Comercial apresentará ao cliente o material Manual para Distribuidores onde deverá constar todas as normas e diretrizes a serem seguidas. 2 - Análise prévia a. Após o surgimento do interesse e concordância por parte do cliente, a análise seguirá de acordo com cada perfil de cliente: Distribuidor - o mesmo deverá preencher e encaminhar o formulário Perfil de Distribuidor (Anexo - Item 1 e 2) para que a área de Crédito e Cobrança possa realizar uma prévia análise do perfil junto aos órgãos regulamentadores e situação de crédito na praça.

7 7 / 13 Exportação Serão apresentadas as propostas a serem introduzidas no país de destino, estrutura, restrições sanitárias, condições comercias e registros de produtos para estabelecimento da distribuição e/ou representação. b. Posteriormente a análise e liberação por parte da área de Crédito e Cobrança, o mesmo informará o Comercial ou Comex que poderá prosseguir ou não com a elaboração do contrato. c. Após o aceite pela área de Crédito o cliente deverá providenciar toda a documentação suporte, conforme descrito no formulário de Perfil de Distribuidor (Anexo Item 1) ou Formulário de Cadastro de Cliente Estrangeiro (Anexo Item 3) e encaminhar para área de Crédito e Cobrança que recepcionará toda a documentação e repassará ao Jurídico para elaboração do instrumento contratual. Com exceção de Exportação que deverá, mediante a liberação do cadastro do fornecedor estrangeiro deverá repassar ao Jurídico para elaboração do instrumento contratual. 3 - Instrumento Contratual a. Contratação O Jurídico de posse de toda a documentação necessária conforme descrito no formulário de Perfil de Distribuidor (Anexo Item 1) ou Formulário de Cadastro de Cliente Estrangeiro (Anexo Item 3) e da aprovação da análise prévia realizada pela área de Crédito e Cobrança, providenciará em 2 (duas) vias o contrato de distribuição e/ou de fornecimento. b. Rescisão Toda rescisão contratual deverá ser validada entre as áreas Financeira, Comercial e Jurídica antes de ser formalizada entre as partes. A rescisão do contrato somente ocorrerá depois de efetuado a notificação por escrito pelo Jurídico ou por parte do cliente, conforme estipulado a antecedência prevista no contrato e acompanhado pela área de Crédito e Cobrança para verificar a exposição. Os estoques existentes no estabelecimento do cliente são por seu inteiro risco e responsabilidade, alienando suas instalações, transferindo ou encerrando, enfim, suas atividades.

8 8 / 13 Qualquer outra tratativa referente aos estoques deverá ser avaliada pela área de Qualidade em conjunto com ás áreas de Crédito e Cobrança e Jurídico. 4 - Assinatura a. De posse do contrato de distribuição e/ou de fornecimento, devidamente assinado pelos administradores dos clientes ou procuradores com poderes para tanto, e mais uma testemunha, o Jurídico providenciará as assinaturas por parte dos representantes legais da Mogiana e encaminhará para área de Crédito e Cobrança. b. O reconhecimento de firmas em tabelionato de notas poderá ser substituído por documento com foto ou contrato social (específico para Exportação) dos administradores ou procuradores do cliente, que atestem a semelhança das assinaturas. c. A área de Crédito e Cobrança em conjunto com o Comercial, definirá uma data para assinatura do contrato e da garantia de crédito (se aplicável), junto com parceiro comercial em local a ser definido pelas partes. 5 - Arquivo Deverá o Jurídico realizar o arquivo dos contratos e de toda documentação suporte.

9 VIII - CONFIDENCIALIDADE 9 / 13 Este documento é de propriedade exclusiva da Mogiana Alimentos S.A. e não pode ser divulgado para terceiros sem autorização expressa de um membro da Diretoria. Seu uso está restrito aos profissionais diretamente envolvidos no tema de que trata e não pode ser utilizado em benefício próprio ou de terceiros. Sua reprodução total ou parcial deve ser limitada ao absolutamente necessário. IX - SANÇÕES DISCIPLINARES A não observância dos requisitos desta norma será passível de sanções disciplinares previamente definidas pelo Código de Conduta corporativo.

10 X - Ref. Assunto 10 / 13 ANEXOS Formulários pertencentes para análise prévia. 1 - Perfil do Distribuidor

11 2 - Estrutura Comercial Ref. Assunto 11 / 13

12 3 - Cadastro de Cliente Estrangeiro 12 / 13

13 13 / 13 XI - HISTÓRICO DE REVISÕES Nº: : 01 01/02/