MANUAL DE POLITICAS E NORMAS ADMINISTRATIVAS NORMA ADMINISTRATIVA NA 001 COMPRA DE ATIVOS, MATERIAIS E SERVIÇOS

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1 1. OBJETIVO Definir critérios para compras de ativos imobilizados (ativos fixos), materiais diretos e indiretos das áreas agrícola, industrial e administrativa bem como para a contração de serviços ou a aprovação de projetos que envolvam diversos fornecedores de equipamento e serviços. 2. Abrangência Esta política abrange todas as empresas do Grupo BEVAP. 3. Disposições Gerais a) As importâncias citadas nesta política estão expressas em reais (R$). b) O titular da autoridade, em se ausentando, poderá delegar as suas atribuições, de acordo com o definido na PA Poderes e alçadas par aprovação de operações e aprovações. c) O orçamento é um instrumento importante de controle da companhia que deverá ser revisado sempre que necessário. 4. Processo de compra e autorização O processo de compras poderá ser iniciado de duas maneiras: a) Sistêmica, ou seja, reposição de material de estoque, controlados nos almoxarifados, tendo como indicação o atingimento do estoque mínimo; b) Por demanda ou Manual, ou seja, indicação de necessidade de aquisição de materiais por necessidade de aplicação pontual nos processos produtivo, agrícola ou administrativo. Aquisição de equipamentos ou itens que integrarão o ativo imobilizado (investimentos) ou para projetos aprovados e em curso de execução. Página 1

2 Independentemente do tipo de aquisição, é necessária a emissão da Solicitação de Compras SC. A SC será processada dentro da estrutura organizacional da área solicitante e cabe ao gerente da área a responsabilidade de analisar tal solicitação e aprova-la e/ou reprova-la. No caso de aprovação da solicitação de compra, cabe ao gerente da área adquirente encaminhá-la ao setor de compras aos cuidados do coordenador de compras. Cabe ao coordenador de compras indicar qual comprador será o responsável pelo processo de aquisição. O comprador inicia o processo de aquisição pelas cotações que seguirão a politica abaixo: a) Compras de até R$ 1.000,00 1(uma) única cotação; b) Compras entre R$ 1.001,00 até R$ 5.000,00 2 (duas) cotações; c) Compras acima de R$ 5.000,00 3 (três) cotações; O comprador negocia as condições comerciais da aquisição e gera o mapa de cotações e o Pedido de compra cotado PCC e encaminha os dois documentos ao coordenador de compras que valida o PCC e o encaminha ao Gerente da área adquirente para validação e aprovação e/ou reprovação. Se aprovado o PCC é encaminhado ao diretor da área adquirente para que também este o aprove e/ou o reprove. Se aprovado o PCC é encaminhado ao Diretor Superintendente para que também este o aprove e/ou o reprove. Qualquer que seja o valor da aquisição deverá atender o definido na PA 006 Poderes e alçadas para aprovação de operações e aprovações. Após a finalização do processo, indicado anteriormente, o PCC aprovado retorna à área de compras para emissão do Pedido de compra aprovado PCA e encaminhamento ao fornecedor. IMPORTANTE: Página 2

3 1 - Em caso de a negociação comercial ter considerado adiantamentos ao fornecedor, cabe ao comprador responsável pela aquisição gerar a provisão para pagamento de adiantamentos junto ao financeiro. 2 É de responsabilidade do comprador, quando negociar adiantamentos, indicar ao fornecedor, além de deixar explicito no PCA e/ou contrato de fornecimento, que as empresas do grupo BEVAP somente adiantam valores mediante a entrega de garantias financeiras (fiança bancária, seguro garantia, dentre outros) de mesmo valor dos recursos a serem pagos. 3 - Mesmo para aquisições consideradas urgentes, não haverá exceção quanto ao cumprimento do processo definido nesta normativa. Anexo o processo de compras no qual se baseia esta norma: Ver Anexo no site - Processo de Compras - Jan_ Aprovação do Setor Responsável - Avaliação Técnica, Adequação e Precificação Quando a compra necessitar de avaliação técnica, o comprador, quando necessário, solicitará à área requisitante apoio técnico para acompanhamento da compra e validação das especificações necessárias para aquisição do produto. Importante ressaltar que as negociações serão realizadas, pelo comprador, em de acordo com as recomendações técnicas que serão prestadas pela área requisitante. Feita a adequação, deverá ser avaliado o valor do material, equipamento, do serviço ou do Projeto, com base na melhor estimativa ou através de uma cotação preliminar com um ou mais fornecedor Aprovação Orçamentária Quando a compra referir-se a aquisição de itens que serão integrados ao ativo imobilizado de qualquer uma das empresas do grupo BEVAP, a Solicitação de Compras preenchida e aprovada pelo Setor Responsável pela avaliação técnica deverá ser encaminhada pelo Página 3

4 solicitante à Controladoria para identificação se tais valores encontram-se previstos no orçamento Aprovação Final É importante observar que a compra ou contração do serviço somente poderá ser efetuada após o processo estar devidamente aprovado conforme estabelecido nesta norma. No ato da compra ou contração, havendo diferença entre o valor aprovado e o valor efetivo de compra/contratação superior a 10% (dez por cento), desde que o valor seja superior a R$ 1.000,00 (um mil reais), será necessária uma nova aprovação, de acordo com o estabelecido nesta norma Regras para Compra ou Contração do Serviço a) Contratação de Serviços Quando da contratação de serviços, é obrigatório a elaboração de contrato de acordo com a NA 002 Gerenciamento de contratadas e subcontratadas. Antes da assinatura dos representantes legais, o documento deverá transitar pelo departamento jurídico da empresa e o advogado que analisar o documento em seu aspecto formal, deverá emitir documento indicando os possíveis riscos que serão contraídos pela empresa além de apor seu visto no rodapé de cada página do documento. Todos os contratos devem ser assinados pelos representantes legais da companhia e somente na ausência comprovada destes é que será permitido a procuradores representarem as empresas. IMPORTANTE: Nenhum outro colaborador está autorizado a assinar contratos ou assumir responsabilidades em nome das empresas do Grupo BEVAP, incluídos nesta condição os colaboradores que são procuradores da empresa. Além do disposto acima, deverá ser observado: Página 4

5 I. Toda relação comercial deve ser formalizada por um contrato com duração limitada e prazos bem definidos. O seu cumprimento ou quitação deve ser suportado por meio de notas fiscais; II. A contratação de um serviço deve observar requisitos básicos como qualidade, preço e prazo; III. Sempre que possível e de acordo com o descrito no item 4 dessa norma, devem ser analisados orçamentos de, no mínimo, 3 (três) fornecedores; IV. Contratos que não possuam, no mínimo, 3 (três) cotações deverão ter aprovação específica e formal do diretor da área requisitante e do diretor superintendente ou do diretor financeiro, nesta ordem; V. Para situação especificas e justificadas para fornecedor/distribuidor/fabricante exclusivo ou quando existir apenas um fornecedor, deverá haver a justificação no mapa de cotações e no campo observações no PCC; VI. Todo contrato deverá ser aprovado no departamento jurídico da empresa e não sendo possível por escritórios de advocacia homologados antes da assinatura. VII. Nenhum serviço poderá começar antes do contrato estar devidamente assinado; VIII. As empresas que prestarem serviços com terceirização de mão-de-obra devem seguir o definido na NA 002 Gerenciamento de Contratadas e Subcontratadas; IX. Na eventual renovação dos contratos, estes serão reavaliados e um novo processo de cotação e aquisição será aberto, independentemente da qualidade do serviço prestado. A reavaliação será realizada com antecedência mínima de 60 (sessenta) dias, para cobertura de carência e em caso de substituição do fornecedor a prestação de serviços não seja prejudicada; X. A área beneficiária e/ou requisitante deve acompanhar a execução dos serviços e atestar que os serviços foram prestados em conformidade, antes de autorizar seu pagamento; XI. As autorizações de pagamento serão realizadas pela área que solicitou o serviço e/ou produto objeto do contrato; b) Produtos Equipamentos (tecnologia e telecomunicações hardwares e softwares) Página 5

6 I. Todas as solicitações devem ser encaminhadas ao Departamento de TI que analisará a viabilidade técnica da proposta. Cabe aos gestores das áreas garantirem, junto as suas equipes, o cumprimento desta norma mesmo quando os equipamentos e/ou softwares, a serem adquiridos forem, produtos (softwares ou hardwares) especialistas e/ou de uso exclusivo de suas atividades; II. Salvo exceções, autorizadas durante o processo pelas diretorias responsáveis, inclusive por um dos diretores estatutários, devem ser analisados no mínimo o orçamento de 3 (três) fornecedores; III. As aquisições de equipamentos com valor inferior a R$ 1.000,00 serão registradas como despesa, portanto, não havendo necessidade serem registrados no ativo imobilizado. Equipamentos Diversos e Móveis e Utensílios I. Salvo exceções, autorizadas durante o processo pelas diretorias responsáveis, inclusive o diretor superintendente, devem ser analisados no mínimo o orçamento de 3 (três) fornecedores; II. Para valores unitários inferiores a R$ 1.000,00 não serão ativados;. c) Outros Materiais de Escritório, de limpeza, descartáveis, água, dentre outros: I. O modelo adotado será o de aquisição sob demanda, através de uma empresa contratada para fornecimento de materiais de escritório e guarda de materiais personalizados da companhia; II. A solicitação será feita através de um sistema de requisições via web (internet), de propriedade da empresa contratada; III. A requisição dos materiais obedecerá a critérios de solicitação e autorização por centros de custo; IV. Os gestores das áreas nomearão pessoas responsáveis por solicitar e outra para autorizar a compra dos materiais solicitados; é obrigatória a separação de funções entre solicitantes e aprovadores; Página 6

7 V. Anualmente a área de compras validará os preços praticados pela empresa contratada, comparando-os com os preços praticados pelo mercado, visando manter o equilíbrio do contrato; VI. Caso haja a necessidade de compras de material de escritório, em caráter de urgência, somente a área de apoio administrativo poderá autorizar a aquisição e esta deverá vir anexo à Autorização de Pagamento e à Nota Fiscal; 5. APROVAÇÃO Qualquer inclusão, alteração ou exclusão nesta política, deverá aprovada pela Diretoria Executiva. 6. CONTROLE DAS REVISÕES Revisão nº Data Descrição da Revisão ELABORADO POR APROVADO POR 00 09/03/2012 Emissão inicial E. Camargo M. Gotlib; R. Germino; E. Camargo Página 7