PROCEDIMENTOS INTERNOS PROCEDIMENTO DE AVALIAÇÃO E CADASTRO DE FORNECEDORES

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1 Código: PCO-02 PROCEDIMENTOS INTERNOS Área Responsável: Suprimentos Data Elaboração: 17/01/2013 Revisão: 20/01/16 - R03 Elaborado por: Gilson Cesar Gerente de Suprimentos Revisado por: Reinaldo Santos Analista Controles Internos Aprovado por: Alejandro Araya Diretor Adminitrativo e Financeiro PROCEDIMENTO DE AVALIAÇÃO E CADASTRO DE FORNECEDORES 1. INTRODUÇÃO O Procedimento de Avaliação e Cadastro de Fornecedores tem por objetivo padronizar o processo de cadastro e avaliação de fornecedores, garantindo a integridade e atualização das informações, a fim de mitigar o risco de vínculo empregatício e responsabilidade financeira e/ou fiscal com os fornecedores e prestadores de serviços. 2. ESCOPO Todas as contratações e aquisições de bens ou serviços em nome da CMPC Melhoramentos. 3. CAMPO DE APLICAÇÃO Suprimentos. 4. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA Formulário Cadastro de Fornecedores (Anexo I) Procedimento monitoramento trabalhista melhoramentos 5. PROCEDIMENTOS 5.1. Cadastro de Fornecedores Ao identificar a necessidade de cadastro de um novo fornecedor, o Comprador deve prospectar novos fornecedores. Esta prospecção é realizada através de consulta à base de dados dos fornecedores da Companhia, sites da internet, guias de compras ou em outras empresas do mercado. Por fim, é feito um contato com os próprios fornecedores confirmando a possibilidade de atendimento da demanda do material e/ou serviço solicitado. O Comprador busca fornecedores e itens alternativos para fornecedores exclusivos, evitando risco de falta de materiais e reduzindo o impacto nos negócios da Companhia, caso ocorra algum imprevisto com o fornecedor. Deve-se solicitar ao fornecedor o preenchimento do formulário Cadastro de Fornecedores, com os dados descritos a seguir. Razão Social; Nome fantasia; CNPJ; Endereço completo; Tipo de Contribuinte;

2 Identificação: PCO-02 Rev.03 Acesso livre Página 2 de 5 Telefone; Contato; ; Inscrição Estadual / Municipal; Dados bancários; Condição de Pagamento. Número de Funcionários Principais Clientes Referências Comerciais Caso um dos campos não seja preenchido, o formulário deve ser devolvido ao fornecedor solicitando correção. Adicionalmente, devem ser solicitados os documentos descritos a seguir: Cartão CNPJ; Contrato Social; Comprovante dos dados bancários e; Certidão Negativa de Débitos (quando aplicável) Ao receber a documentação, o Comprador deve conferir a situação do fornecedor no SERASA e a documentação enviada, conforme os seguintes critérios: Cartão CNPJ, Contrato Social e comprovante de dados bancários, apresentação obrigatória. Todos os fornecedores prestadores de serviços devem passar pelo Controle de Acesso, conforme Política de Liberação de Acesso à Prestadores de Serviços - PSP-04 presente no Portal CMPC. Os prestadores de serviços fixos, cujos empregados permanecerão nas dependências da Melhoramentos por mais de 15 dias também devem ter o monitoramento trabalhista, feito pela empresa Destra, contratada para esse fim, conforme Procedimento Monitoramento Trabalhista Melhoramentos. O cadastro dos fornecedores deve ser atualizado anualmente para aqueles em que não houve alguma transação nos últimos 12 meses. Para fornecedores de materiais ou serviços, que foram indicados por outras áreas ou que são únicos fornecedores, acima de R$ ,00 deve ser solicitado além da Consulta ao Serasa o Balanço Patrimonial (quando aplicável) e ser feita uma análise mais profunda da situação econômica/financeira do parceiro, considerando indicadores de estrutura de capital e liquidez da empresa, situação dos sócios, etc. Essa avaliação deverá ser solicitada ao departamento financeiro. Após receber o formulário Cadastro de Fornecedores preenchido, o mesmo deve ser encaminhado ao departamento Financeiro para que seja realizada as consultas financeiras devidas. Após receber todas consultas financeiras, o comprador deverá tomar as seguintes ações: Caso haja divergência ou pendência financeira, o Comprador deverá buscar justificativas junto ao fornecedor, as quais devem ser formalizados no formulário Cadastro de Fornecedores. Em seguida, o formulário deve ser encaminhado para aprovação do Gerente de Suprimentos. Caso o fornecedor seja reprovado, o formulário Cadastro de Fornecedores deve ser arquivado e o fornecedor informado da impossibilidade de cadastro. Caso não haja divergência, o Comprador deve realizar todas as consultas pertinentes ao departamento de Suprimentos e formalizar que o fornecedor está apto no formulário Cadastro de Fornecedores. O formulário deverá assinado, de acordo com a determinação abaixo: Fornecedores spots Supervisor/Coordenador de Suprimentos ou Gerencia de Suprimentos

3 Identificação: PCO-02 Rev.03 Acesso livre Página 3 de 5 Fornecedores regulares, com contrato Gerencia de Suprimentos ou Diretoria Financeira Após estar com o formulário assinado pelos responsáveis acima descritos, toda a documentação do processo (Formulário de Cadastro assinado, Consulta Financeira Serasa/Balanço, Cartão CNPJ, comprovante de dados bancários e Contrato Social) deve ser enviada via ao departamento Fiscal O Analista Fiscal realiza uma nova consulta no SINTEGRA no momento do cadastro do fornecedor e, anexa toda a documentação de análise do fornecedor ao cadastro no sistema SAP, transação XK01 e valida as inclusões no sistema, comunicando o departamento de Suprimentos com o código. A assinatura do responsável Fiscal no formulário evidencia que a conciliação entre informações do fornecedor inseridas no sistema SAP e as informações do formulário foi feita. Mensalmente, durante toda a vigência dos contratos acima de 30 dias de permanecia nas fábricas, atendendo o procedimento Destra, a fim de verificar o correto pagamento das obrigações trabalhistas por parte do fornecedor, evidenciado através de relatório enviado pela Prestadora de Serviço Destra. Caso seja identificada alguma irregularidade, o departamento de Suprimentos deverá solicitar ao fornecedor a regularização do pagamento dos impostos, estabelecendo prazo limite para resposta. No caso da pendência permanecer após o prazo determinado, é enviada uma nova notificação, sendo feita retenção de pagamentos das NFs em aberto. Persistindo a não regularização, Suprimentos deve encerrar o relacionamento com o mesmo. Para FORNECEDORES ESTRANGEIROS, o Comprador deve solicitar o contrato social da empresa e também o TAX ID NUMBER, fazendo uma consulta em sites de busca para avaliar a existência, principais clientes e procedência do fornecedor. 6. EXCEÇÕES As áreas de TI, RH e Jurídico, que necessitem de cadastro de fornecedor, devem enviar o formulário aos mesmos e solicitar a documentação exigida. Com as informações recebidas, devem enviar a área de Suprimentos e só fazer qualquer aquisição/contratação após o OK e cadastro do mesmo no sistema. Para fornecedores como Órgãos Públicos, Bancos, Associações, Contas de Consumo e escritórios advocatícios ou pessoas físicas para pagamentos de acordos trabalhistas não é necessário a solicitação da documentação exigida, devendo apenas solicitar o preenchimento do Formulário com assinatura de Suprimentos e Fiscal. Para os casos de clientes ou transportadoras clientes FOB, foram criadas organizações de compras específicas (TI56 e TI54 respectivamente), devendo esses serem cadastrados nas mesmas, apenas com as informações da ficha preenchida pela área requisitante, sem a necessidade da aprovação de Suprimentos. 7. RESPONSABILIDADES E ALÇADAS 7.1. Comprador Prospectar novos fornecedores, enviar o formulário Cadastro de Fornecedores para preenchimento, receber o formulário preenchido, consultar o SERASA quando aplicável, solicitar avaliação financeira e fazer uma avaliação do fornecedor com a documentação solicitada Supervisor de Suprimentos Assinar os formulários de fornecedores spot 7.3. Gerente de Suprimentos Aprovar todo cadastro de fornecedor que tenha alguma restrição ou divergência. Assinar os formulários de fornecedores regulares com contrato 7.4. Diretoria Financeira Assinar os formulários de fornecedores

4 Identificação: PCO-02 Rev.03 Acesso livre Página 4 de Departamento Fiscal Consulta dados fiscais do fornecedor, inclui ou altera o cadastro do mesmo no sistema SAP e valida as informações inseridas Departamento Financeiro Realizar consulta de SERASA/BALANÇO PATRIMONIAL do fornecedor. VIGÊNCIA Esse procedimento passa a vigorar a partir da data de sua publicação ou da data de sua última revisão. O mesmo deve ser revisado em até 02 anos ou caso haja alguma alteração no processo.

5 Identificação: PCO-02 Rev.03 Acesso livre Página 5 de 5 Anexo I Formulário de Cadastro de Fornecedor

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