MANUAL SETOR DE COMPRAS MANUAL DE RELACIONAMENTO COM FORNECEDORES. hoiol.org.br

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1 MANUAL SETOR DE COMPRAS MANUAL DE RELACIONAMENTO COM FORNECEDORES hoiol.org.br

2 Objetivo

3 2 Cadastro de Fornecedores 2.1 Homologação de Fornecedor I. CNPJ; II. Inscrição Estadual; III. Contrato Social com as alterações ou Requerimento de empresário Individual; IV. Autorização de Funcionamento Municipal; V. Certidão Negativa de Débitos Municipais; VI. Certidão Negativa de Débitos Estaduais; VII. Certidão Negativa Conjunta de Débitos Relativos às Tributos Federais e à Dívida Ativa da União; VIII. Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas.

4 Para o fornecimento de medicamentos, insumos farmacêuticos e correlatos são necessários também os documentos listados abaixo: I. Licença de Funcionamento emitida pela Vigilância Sanitária; protocolo de assunção desta responsabilidade técnica - obrigatório para fabricante e distribuidor; ANVISA (renovação anual) obrigatório para fabricante; IV. Autorização de Funcionamento (AFE), expedida pela ANVISA; V. Autorização Especial (AE) para medicamentos da Portaria 344/98 SVS-MS obrigatório para fabricante e distribuidor Equipamentos Médico Hospitalares:

5 3 Homologação do Fornecedor 4 Contratos de fornecimento ou prestação de serviços 5 Visita Técnica

6 Durante a visita será necessário conhecer melhor os produtos oferecidos e os cuidados com sua manufatura. Será observado se o fornecedor apresenta capacidade de atender aos pedidos conforme a necessidade de abastecimento e com garantia de qualidade. Para tanto, algumas medidas serão seguidas como padrão: 6 Obrigações do fornecedor e/ou prestador de serviço

7 6.1 Comunicação A comunicação entre os fornecedores e o HOIOL dever acontecer de forma direta, clara e transparente, principalmente se estiver relacionada com as cotações de materiais/serviços, objeto de contratos e/ou solução de pendências administrativas. 6.2 Cumprimento das normas e portarias da ANVISA

8 7 Cotação e Pedido de Compras A Central de Compras e o Setor de Compras do HOIOL efetuarão as cotações junto aos fornecedores e prestadores de serviços homologados, de acordo com o regulamento de compras do HOIOL, dentro do Portal de Compras para aquisição de materiais e via institucional para prestações de serviços.

9 8 Transporte e Entrega 8.1 Medicamentos e insumos farmacêuticos Para os medicamentos e insumos farmacêuticos devem ser transportados em veículos que garantam a temperatura ideal de armazenamento dos produtos, não ultrapassando os limites superiores discriminados a seguir, conforme a legislação em vigor: Produto ARMAZENAMENTO FAIXA DE TEMPERATURA temperatura ambiente AMBIENTE ENTRE +15ºC E +30ºC termolábeis CONGELADO ENTRE -20ºC E 0ºC termolábeis REFRIGERADOS ENTRE +2ºC E +8ºC

10 8.2 Alimentos Alimentos que necessitam de controle de temperatura deverão seguir a tabela abaixo: Produto ARMAZENAMENTO FAIXA DE TEMPERATURA ALIMENTOS AMBIENTE CONGELADO REFRIGERADOS RESFRIADOS ENTRE 20ºC E 30ºC ENTRE -18ºC E 0ºC ENTRE 4ºC E 7ºC AtÉ 10ºC 9 Recebimento 9.1 Requisitos para o recebimento

11 RAZÃO SOCIAL: CNPJ: INCS. ESTADUAL: ENDEREÇO: CIDADE: CEP: PrÓ SAÚDE - ASSOCIAÇÃO BENEFICIENTE DE ASSISTÊNCIA SOCIAL HOSPITALLAR / ISENTO AV. MAGALHÃES BARATA N.º 992 BELÉM

12 9.3 Equipamentos médico-hospitalares 9.4 Recebimento de hortifrutigranjeiros

13 9.5 Recebimento de estocáveis e gêneros alimentícios 9.6 Recebimento de Nota Fiscal de Serviço As NFse deverão ser entregues no Almoxarifado, que irá realizar a validação do serviço prestado com a área requisitante ou gestor do contrato para assinatura e liberação do fornecedor. 9.7 Horário de recebimento O horário de recebimento de materiais e serviços é de segunda a quinta feira, das 08h às 17h; e na sexta-feira, das 08h às 16h. O HOIOL não receberá materiais e serviços fora do horário acima descrito, salvo em casos autorizados pela Coordenação do setor ou Diretoria. 10 Avaliação de fornecedores e prestadores de serviços

14 CRITÉRIOS CONFERÊNCIA PONTUALIDADE CONDIÇÕES DE ENTREGA SUBCRITÉRIOS CONFERÊNCIA DOCUMENTAL: NF ENTREGUE EM CONFORMIDADE COM A OC CONFERÊNCIA FÍSICA: PRODUTOS ENTREGUES CONFORME ESPECIFICAÇÕES DA NF / OC ENTREGA TOTAL / PARCIAL: PRODUTOS ENTREGUES NA TOTALIDADE CONFORMIDADE DE DATA: ENTREGA REALIZADA NA DATA PREVISTA CONFORMIDADE DE HORÁRIO: ENTREGA NO HARÁRIO PREVISTO AVALIAÇÃO DO PRODUTO: PRODUTO ENTREGUE LIVRE DE AVARIAS E COM TEMPERATURA CONTROLADA TRANSPORTE: APRESENTA BOAS CONDIÇÕES DE CONSERVAÇÃO PESO Avaliação dos serviços prestados por fornecedores de equipamentos médicos 10.2 Gerenciamento das cláusulas contratuais 11 Sustentabilidade Boas práticas para os fornecedores

15 11.1 Segurança e saúde ocupacional Os nossos fornecedores devem se esforçar em alcançar as melhores práticas de segurança e saúde de seus colaboradores. Sugerimos que para isso o fornecedor: Tenha uma política de segurança e saúde adequada para os seus colaboradores, com uma visão de zero acidentes e trabalhadores saudáveis e produtivos. Tente eliminar acidentes relacionados ao trabalho e processos prejudiciais à saúde de seus colaboradores. Controle de ASO de seus colaboradores atualizados Treinamento aos seus colaborardes, conforme a função de cada. Disponibilizar os EPIs e EPCs adequados para cada função Emprego e condições de trabalho Esperamos que nossos fornecedores se comprometam com práticas de trabalho justas e assegure que suas condições de trabalho cumpram todas as leis. Sugerimos: Reconhecer e respeitar o direito de seus colaboradores a liberdade de associação. Proibir a exploração do trabalho infantil. Proibir o trabalho forçado. Não tolerar tratamento desumano de seus colaboradores, tais como abuso físico, sexual, verbal ou qualquer outra forma de intimidação. Eliminar todas as formas de discriminação e promover a diversidade dos colaboradores 11.3 Ética e Negócio Os fornecedores devem ser responsáveis em conduzir seus negócios de uma forma ética e atuando com integridade. Sugerimos: Dizer não a corrupção corrupção, suborno, fraudes, desfalques são proibidos. Os fornecedores não devem pagar ou aceitar subornos ou participar em outros incentivos ilegais no negócio. Cumprir com todas as leis aplicáveis no desempenho do contrato com a Pró-Saúde. Comprometimento com a transparência e a responsabilidade em suas operações e negociações. Cumprir a lei de Lei Anticorrupção.

16 11.4 Responsabilidade Corporativa Os fornecedores devem ter responsabilidade corporativa dentro das comunidades em que atuam. Sugerimos: Apoiar a Declaração Universal dos Direitos Humanos. Respeitar a dignidade humana e o direito dos indivíduos e das comunidades associadas com suas operações Meio Ambiente 11.6 Implementação 12 HISTÓRICO DE REVISÕES Não há histórico de revisões. Elaborado por: Coordenador de Suprimentos Aprovado por: Diretoria de Apoio Data elaboração: 06/11/2017 Data revisão: 06/11/2019