Dr. Fernando Graça Aranha Diretor Técnico CRM/SC 12033

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1 Dr. Fernando Graça Aranha Diretor Técnico CRM/SC

2 I INTRODUÇÃO MISSÃO, VISÃO E VALORES... 4 I I RELACIONAMENTO COM FORNECEDOR QUALIFICAÇÃO TRANSPORTE VEÍCULO ENTREGA/RECEBIMENTO CONFERÊNCIA DE MERCADORIA DEVOLUÇÕES VISITAS E REUNIÕES ACESSO A SETORES DO HOSPITAL ABORDAGEM À EQUIPE ASSISTENCIAL APRESENTAÇÃO DE NOVOS MATERIAIS E TREINAMENTOS BENEFÍCIOS E PATROCÍNIOS PARTICULARIDADES A FORNECEDORES DE MEDICAMENTOS TERMOLÁBEIS PARTICULARIDADES A FORNECEDORES DE OPME ÓRTESES, PRÓTESES E MATERIAIS ESPECIAIS AVALIAÇÃO DE FORNECEDORES VISITAS TÉCNICAS

3 I INTRODUÇÃO O S.O.S. Cárdio foi idealizado com o propósito de oferecer à comunidade um serviço de qualidade de emergência em cardiologia. Para concretizar este ideal, foi organizada uma sociedade entre doze cardiologistas, que uniram esforços para a operacionalização da nova estrutura hospitalar. No início, o S.O.S. Cárdio dispunha de dois apartamentos, cinco leitos de UTI e dois leitos de observação, serviço de ambulância e consultórios para o pronto-atendimento, além de estrutura para o atendimento domiciliar. Com uma UTI bem equipada, o Hospital foi em busca da prestação de um serviço completo em diagnóstico e tratamento das doenças do coração, incluindo a investigação invasiva e a realização de cirurgias cardíacas. Objetivo que propiciou, após cinco anos de funcionamento, a mudança do S.O.S. Cárdio para uma sede mais ampla e ainda mais completa, na região central de Florianópolis. Com o passar do tempo e o crescente aumento da demanda, veio a necessidade da construção de um Hospital ainda mais moderno não só nas especialidades cardíacas como em outras consideradas de alta complexidade. Este, inaugurado em julho de 2011, na Rodovia SC-401, abriga hoje a sede do S.O.S. Cárdio. Nas novas instalações, o Hospital aumentou a sua capacidade de atendimento e passou a oferecer os mais avançados métodos diagnósticos e terapêuticos relacionados às patologias cardíacas. Para manter a qualidade e a eficiência dos serviços médico-hospitalares prestados, o S.O.S Cárdio conta hoje com uma equipe de mais de 350 profissionais. Profissionais qualificados e treinados para oferecer o melhor atendimento aos seus pacientes. Com todo o carinho e a segurança que acompanham uma trajetória de mais de 20 anos bem sucedidos. 3

4 1. MISSÃO, VISÃO E VALORES. MISSÃO Promover a saúde das pessoas através da assistência médico-hospitalar com competência, tecnologia, conforto e calor humano. VISÃO Ser reconhecido nacionalmente pela excelência no atendimento hospitalar de alta complexidade. VALORES RESPEITO E RECONHECIMENTO: reconhecer e respeitar a contribuição de cada um. ACOLHIMENTO: ser a 1ª opção para pacientes, colaboradores e parceiros através de um ambiente acolhedor. CONFIANÇA: demonstrar confiabilidade na marca através dos serviços prestados, da responsabilidade social e ambiental e da gestão empresarial. RESOLUTIVIDADE: agir, reagir e realizar as atividades com agilidade, eficiência, qualidade e foco no melhor resultado. INOVAÇÃO: manter-se na vanguarda através de inovações, atualizações e da melhoria contínua. ÉTICA E QUALIFICAÇÃO: preservar os preceitos de ética profissional através da postura, da qualificação e das melhores práticas. 4

5 I I Relacionamento com Fornecedor Prezado Fornecedor, É com satisfação que apresentamos a você nosso Manual de Relacionamento com Fornecedor. Ele servirá como guia para orientar o relacionamento entre o Hospital e seus Fornecedores, desde o processo de qualificação, atendimento, negociações, condutas, benefícios e demais interações. Tem ainda, por finalidade, promover a busca contínua pela transparência e qualidade, a fim de estabelecer relações comerciais éticas, garantir o abastecimento das unidades de dispensação e atender as necessidades da equipe de saúde e pacientes. A Gestão de Fornecedores visa orientar quanto aos processos de: - Seleção e padronização de materiais; - Cadastro de materiais; - Cotações e Contratos; - Transporte; - Entrega, Recebimento e Inspeção de recebimento; - Avaliação de fornecedores; - Indicadores de avaliação. 5

6 1. QUALIFICAÇÃO Para integrar o quadro de Fornecedores Qualificados do Hospital, é necessário ao fornecedor preencher os requisitos abaixo: - Apresentar cópia do Contrato Social e Cartão de CNPJ; - Possuir Alvará de Funcionamento e de Vigilância Sanitária válidos e apresentá-los anualmente ao Hospital; - Apresentar Certificado de Regularidade do Responsável Técnico (para fornecedores de OPME, Medicamento e Material Hospitalar); - Apresentar Certidão de Regularidade da Prefeitura, Comprovante de Quitação do INSS e FGTS (para prestadores de Serviço); - Apresentar Autorização de Fornecimento de Fabricantes (para distribuidores); - Ser emissor de Nota Fiscal Eletrônica; Obs.: para fornecedores de Serviço será exigido Nota Fiscal Eletrônica de acordo com as exigências dos órgãos regulamentadores; - Atender às necessidades operacionais do Hospital, quanto a prazo de entrega e questões comerciais preconizadas pelo Hospital. Além desses critérios, é importante também ao fornecedor possuir um Certificado de Boas Práticas de Armazenagem. Assim terá seu processo garantido perante o exigido pelos órgãos competentes. 2. TRANSPORTE O fornecedor é responsável pelo transporte dos materiais desde sua origem até as dependências do Hospital. Qualquer situação diferente deverá ser acordada entre as partes com registro formal emitido em Ordem de Compra. 6

7 3. VEÍCULO Os veículos que realizam o transporte dos insumos devem apresentar-se higienizados e em condições de armazemanento de acordo com a característica de cada material, de modo a preservar a integridade física dos produtos. Os funcionários responsáveis pelas entregas deverão apresentar-se com vestuário adequado e em número suficiente para descarga das mercadorias. 4. ENTREGA/RECEBIMENTO A entrega dos pedidos deverá ser realizada de segunda a sexta-feira, das 08 às 17 horas, no setor de Recebimento de Mercadoria Subsolo. Para os fornecedores de Nutrição, as entregas deverão ocorrer diariamente até as 12h no setor de Nutrição. Toda a mercadoria deverá ser entregue com a Nota Fiscal específica. No ato da entrega será verificado: - se os volumes estão em bom estado de conservação, sem sinais de violação com a integridade das embalagens preservadas; - Se todas as caixas estão identificadas com etiquetas do fornecedor e com a sinalização do local de destino; - Se o número dos volumes está de acordo com a Nota Fiscal e/ Guia de Recebimento; - Se a Nota Fiscal está destinada ao Hospital, com dados (razão social, cnpj, endereço) corretos; - Se está sinalizada na Nota Fiscal o número da Ordem de Compra/Consignação gerado pelo Hospital; - Se todos os itens da nota fiscal possuem lote e validade sinalizados 1. Qualquer não conformidade identificada irá interromper a continuidade do processo; a não conformidade será registrada no verso da Nota Fiscal e o Comprador dos materiais será avisado para que decida acerca do recebimento do pedido. Para fornecedores cuja mercadoria precisa ser conferida no ato da entrega em virtude da necessidade de uso imediato, por exemplo, materiais de OPME, o Comprador fará a conferência e/ou encaminhará o fornecedor para a farmácia, se assim se fizer necessário 2. 1 A informação de lote e validade é obrigatória para: medicamentos, material hospitalar e OPME. 2 Serão encaminhadas para a farmácia as entregas de insumos que precisam ser mantidos em refrigeração até o seu uso. 7

8 5. CONFERÊNCIA DE MERCADORIA Toda mercadoria entregue ao Hospital via Transportadora será conferida em até 24 horas da data do seu recebimento. No ato de conferência, será feito um exame detalhado e comparativo entre o que foi solicitado e o recebido (Ordem de Compras X Nota Fiscal). Qualquer divergência encontrada será sinalizada ao Comprador do grupo de materiais, para que este faça contato com o fornecedor para os alinhamentos necessários. 6. DEVOLUÇÕES Toda mercadoria a ser devolvida estará disponível para recolhimento no setor de Recebimento e poderá ser coletada mediante apresentação de Nota Fiscal de Devolução, emitida pelo Fornecedor. 7. VISITAS E REUNIÕES As visitas ao setor e reuniões com os compradores deverão ser agendadas no setor de Compras com 48 horas de antecedência. É necessário verificar a agenda do Comprador e disponibilidades de sala para confirmar. 8. ACESSO A SETORES DO HOSPITAL É proibido a qualquer fornecedor circular pelas dependências do hospital sem estar acompanhado por um colaborador do setor de Compras ou com uma autorização para tal. 8

9 9. ABORDAGEM À EQUIPE ASSISTENCIAL Toda divulgação de materiais para a equipe assistencial será feita por meio do setor de compras, que irá promover um fórum específico para divulgação, de acordo com as necessidades do hospital. É proibido aos fornecedores realizar abordagens direto à enfermagem ou farmácia sem passar pelo setor de compras. 10. APRESENTAÇÃO DE NOVOS MATERIAIS E TREINAMENTOS A apresentação de novos materiais será feita sempre através do setor de Compras, que fará o direcionamento à Comissão de Padronização de Insumos. Todo material enviado ao hospital para teste deverá ser entregue acompanhado de nota fiscal, com natureza de operação específica para teste ou amostra. Os treinamentos a respeito de materiais serão organizados pelo setor de Educação Continuada mediante necessidade do Hospital ou de acordo com a padronização de novos materiais ou equipamentos. 11. BENEFÍCIOS E PATROCÍNIOS É proibido a qualquer fornecedor oferecer benefícios e/ou patrocínios a qualquer colaborador do Hospital, seja qual for o objetivo. 12. PARTICULARIDADES A FORNECEDORES DE MEDICAMENTOS TERMOLÁBEIS Os medicamentos Termolábeis terão sua temperatura aferida no momento da entrega. Logo, é importante que o fornecedor observe as condições de transporte da transportadora responsável pela entrega do medicamento. Quando a temperatura não estiver de acordo com os padrões técnicos adequados, a mercadoria será recusada, gerando assim informações negativas à avaliação do fornecedor. 9

10 13. PARTICULARIDADES A FORNECEDORES DE OPME ÓRTESES, PRÓTESES E MATERIAIS ESPECIAIS O acesso aos setores de Centro Cirúrgico e Hemodinâmica, sem que seja para apoio à realização de procedimento cirúrgico, sem acompanhamento de um colaborador do setor de Compras, é proibido; Caso a permanência do fornecedor no setor seja necessária para contagem de estoque, validação de material, treinamento ou apoio na realização de procedimento cirúrgico, o fornecedor será acompanhando por um responsável do setor; A entrega e retirada de equipamentos, instrumentais e implantáveis para esterilização deverá ser feita exclusivamente no CME, para que haja encaminhamento correto ao processo e devido registro em protocolo especifico. Não é permitido entregar ou retirar equipamentos, instrumentais implantáveis em outros locais do Hospital; Toda a entrega de materiais ao setor de CME deverá acontecer com 24 horas de antecedência a data da realização do procedimento. O recolhimento dos materiais deverá acontecer, no máximo, 12 horas após a utilização. Tanto a entrega como o recolhimento serão registrados em livro de protocolo e os responsáveis terão suas assinaturas coletadas no ato; A entrega de materiais de Grade descartáveis (acompanhados por um check list) deverá ser feita sempre no setor de Compras. Quando houver necessidade de direcionamento para qualquer outro setor, o Comprador assim o fará; Para todos os procedimentos, o fornecedor/instrumentador responsável pelos materiais deverá preencher o formulário Relação de OPME Utilizados (CC FOR 0025) ao término da cirurgia, ainda no Centro Cirúrgico, e entregar para a circulante de sala; 10

11 Para todo procedimento com uso de órtese, próteses e material especial, deverá ser enviada ao Hospital a lista dos itens utilizados, informando lote e validade dos insumos no prazo máximo de 24 horas após o procedimento; Toda solicitação de OPME será feita exclusivamente pelo setor de Compras. Qualquer material entregue sem que a solicitação tenha sido feita pelo setor de Compras não será de responsabilidade do Hospital; Toda retirada de materiais de estoque deverá ser organizada com a Farmacêutica responsável pelo estoque, no setor de Farmácia, ou com a Enfermeira responsável no setor de Hemodinâmica; Toda Nota Fiscal de consignação deverá ser gerada com o valor real do material entregue. Não serão aceitas notas com valor simbólico ou zerado. Caso ainda haja necessidade de negociação de valores, a nota deverá ser gerada com o custo médio do material; É terminantemente proibido a qualquer fornecedor repassar orçamento de materiais direto a pacientes, médicos ou secretárias. Todo orçamento de órteses, próteses e materiais especiais será feito pelo setor de Alta Hospitalar do Hospital e encaminhado ao paciente; É proibido a qualquer fornecedor realizar acordos com médicos para fornecimento de materiais ou equipamentos. Toda relação comercial deve ter o envolvimento do Hospital para que os acordos firmados sejam transparentes, formais, acompanhados e monitorados pelo setor de Compras; Todo fornecedor que precisar participar de procedimentos como instrumentador cirúrgico precisa fazer o cadastro dos seus Instrumentadores no setor de Alta Hospitalar. 11

12 14. AVALIAÇÃO DE FORNECEDORES O processo de Avaliação de Fornecedores é realizado com base nos padrões previamente estabelecidos a fim de garantir produtos e serviços de alto padrão. Serão avaliados periodicamente todos os fornecedores críticos do Hospital. Os fornecedores críticos são aqueles cuja interrupção de fornecimento terá impacto direto na assistência ao paciente. Para fornecedores de produtos, aplica-se a avaliação ao inspecionar as entregas dos pedidos. Para cada pedido entregue será feita uma avaliação de desempenho. A cada semestre, será feita a consolidação das informações através do IQF - Índice de Qualificação de Fornecedor, e haverá uma reunião de feedback com cada fornecedor para alinhamentos. Para fornecedores de serviço será feita uma avaliação anual, com base nos critérios definidos pelo gestor da área, considerando a particularidade de cada serviço. Os critérios gerais de avaliação são: 1. Condições de entrega de produtos: condições higiênicas do veículo de transporte, uniforme dos entregadores, integridade das embalagens, cumprimento do prazo de entrega, prazo de validade dos insumos, temperatura dos Termolábeis; 2. Nota Fiscal X Ordem de Compras: validação de quantidades, lote e validade descritos na nota em relação ao produto físico, descrição completa dos itens na nota fiscal, preço correto, condições de pagamento corretas, informação da Ordem de Compra na Nota Fiscal. 3. Atendimento a Urgência e Emergência critério qualitativo. 12

13 15. VISITAS TÉCNICAS As visitas técnicas serão realizadas nos fornecedores críticos do Hospital anualmente. Têm como objetivo avaliar as instalações físicas dos fornecedores, além de verificar todos os critérios legais da área e, por isso, será feita sempre com o acompanhamento de um representante técnico (setor que utiliza os insumos adquiridos daquele fornecedor ou, ainda, que recebe o serviço prestado pelo fornecedor) e, sempre que possível, de um representante do setor de Compras. Além disso, as visitas permitem ao Comprador conhecer condições de recebimento, armazenamento e distribuição de insumos do fornecedor, no caso de um fornecedor de produtos. Será utilizado na visita um roteiro orientativo e específico para verificação e análise de aspectos quantitativos e qualitativos das instalações dos fornecedores, além de orientar na observação dos processos. AS ATUALIZAÇÕES DESTE DOCUMENTO SERÃO DIVULGADAS VIA E ESTARÃO DISPONÍVEIS NO SITE DO HOSPITAL. 13

14 Tel./Fax: (48) Rod. SC km 01 - nº Itacorubi Florianópolis - soscardio@soscardio.com.br 14