Guia de Instruções para Entrega no Centro de Distribuição Grupo Leader Rio de Janeiro

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1 Guia de Instruções para Entrega no Centro de Distribuição Grupo Leader Rio de Janeiro 1

2 Sumário 1 CONTROLE DE VERSÃO INTRODUÇÃO DADOS DA CENTRAL DE DISTRIBUIÇÃO CONTATOS B2B E CSC MACRO ETAPAS DO CICLO DO PEDIDO ETAPAS PRELIMINARES Emissão do Pedido de Compra Envio de Peça Piloto Agendamento Cadastro da Nota Fiscal no Portal B2B ENTREGA DO PEDIDO NO CD RIO Embalagem dos Materiais Materiais embalados em caixas, sem sub-embalagem e sem formação de grade: Materiais embalados em caixas, sem sub-embalagem e com formação de grade: Materiais embalados em caixas, com sub-embalagem e sem formação de grade: Materiais encabidados, entregues com formação de grade (Pack): DEVOLUÇÃO Devolução no Recebimento Materiais Reprovados Pelo Controle de Qualidade

3 1 Controle de Versão Tipo Descrição Responsável Data Publicação Aprovação Criação Criação do Documento Juarez Moreira 25/05/ Juarez Moreira - Jose Carlos Gomes - Neder Jibril Atualização Revisão de Peça Piloto Juarez Moreira 18/08/ Juarez Moreira 2 Introdução Esse documento tem como objetivo proporcionar a identificação de diretrizes que devem orientar a relação de parceria existente entre o Grupo Leader e seus Fornecedores, estabelecendo padrões operacionais que racionalizam e direcionam a cadeia de abastecimento com o Grupo Leader. Com isso, buscamos o compartilhamento interno e externo de ações que proporcionem agilidade no processo de recebimento e de processamento de mercadorias e uma maior produtividade, garantindo estratégias e responsabilidades que garantam o suprimento às operações do Grupo Leader e o atendimento com qualidade e responsabilidade ao Cliente. Contamos com sua colaboração no sentido de divulgá-lo nas áreas operacionais e de gestão de sua Empresa para que se cumpra o papel deste documento que é o de aumentar a qualidade de processos entre nossas empresas e consequentemente com a sustentação de lucratividade de nossa parceria. JUAREZ MOREIRA Logística JOSE CARLOS SANTOS GOMES Logística NEDER JIBRIL Gerente de Logística 3

4 3 Dados da Central de Distribuição Razão Social: UNIÃO DE LOJAS LEADER S/A CNPJ: / Inscrição Estadual: Inscrição Municipal: Endereço: Rua Francisco de Sousa e Melo, 1590 Galpão 5 Cordovil Rio de Janeiro CEP.: Telefone de Contato: (21) Recebimento de Mercadorias Segunda a sexta das 7h às 12h (Conforme horário agendado). recfiscd@leader.com.br Tel: (21) Contatos B2B e CSC O relacionamento do Grupo Leader com seus fornecedores poderá ser feito via Portal B2B, através do endereço eletrônico ou via sua Central de Serviços Compartilhados através dos seguintes meios: Eletrônico: Telefone: Observação: Para efetuar o primeiro acesso ao Portal B2B, o fornecedor deverá primeiramente efetuar a abertura de um chamado via CSC, afim de obter Usuário e Senha de acesso. 4

5 5 Macro Etapas do Ciclo do Pedido Compras Emite Pedido de Compra Fornecedor Envia Peça Piloto Agenda a Entrega do Pedido Cadastra NF no B2B Efetua Entrega no CD Rio Efetua Coleta de Pedidos Reprovados 5

6 6 Etapas Preliminares 6.1 Emissão do Pedido de Compra Caberá ao departamento de Compras a emissão do Pedido de Compras. Após emissão e liberação, o Pedido será disponibilizado para consulta do fornecedor através do Portal B2B. 6.2 Envio de Peça Piloto Com base no Pedido de Compra, nos casos dos materiais passiveis de Controle de Qualidade, o Fornecedor deverá enviar duas peças de cada material (Peças Piloto), para a Sede do Grupo Leader, aos cuidados de seu respectivo representante de Compras. Tais peças deverão ser enviadas com no mínimo 15 dias de antecedência em relação a data prevista para entrega do Pedido. Somente após o recebimento das Peças as áreas de Compras e Controle de Qualidade podem efetuar suas respectivas inspeções. - Tópico válido somente para materiais passíveis de Controle de Qualidade. - Materiais sem inspeção e respectiva aprovação de Peça Piloto não poderão ser agendados para entrega. Os resultados das inspeções de Peça Piloto também serão disponibilizados através do Portal B2B para os fornecedores. 6.3 Agendamento Após a aprovação de Peça Piloto, caso necessário, os Pedidos deverão ter suas respectivas entregas agendadas. O Fornecedor deverá realizar tais agendamentos através do Portal B2B, respeitando sempre a Data informada no Pedido de Compra. O não cumprimento da agenda, ou cancelamento da mesma com antecedência igual ou inferior a cinco dias da data da agenda, automaticamente, gerará multa de No Show. - Pedidos não agendados não serão recebidos pelo Centro de Distribuição. 6

7 6.4 Cadastro da Nota Fiscal no Portal B2B Todo o recebimento deverá ser obrigatoriamente precedido do cadastro dos dados da nota fiscal através do carregamento do XML referente a NF no Portal B2B. Neste momento, ocorrerá o batimento entre os dados contidos na NF e os dados contidos no Pedido de Compra. Este batimento gerará um documento chamado INBOUND DELIVERY, que é o principal insumo para recebimento de mercadoria no CD Rio. Caso seja identificada alguma não conformidade entre NF e Pedido de Compra, será exibida uma informação com a descrição da não conformidade, para correção antes de sua respectiva entrega. - Pedidos sem dados de NF cadastrados previamente não serão recebidos no CD Rio. - Cada NF deverá estar relacionada a um (1) Pedido de Compra. 7 Entrega do Pedido no CD Rio Cumprida as etapas de envio e aprovação de Peça Piloto, quando aplicável, agendamento e cadastro da NF o fornecedor estará apto a apresentar o Pedido no CD Rio. Na data agendada, o fornecedor deverá se apresentar no CD Rio com 30 minutos de antecedência em relação ao horário informado no momento do agendamento do Pedido. A tolerância de atraso máxima será de 1 hora em relação ao horário agendado. Para entrega de mercadorias no CD, o caminhão deverá conter somente mercadorias destinadas ao Grupo Leader, logo, não será permitida a entrada de caminhões contendo mercadoria de terceiros. Só será permitida a entrada de ajudantes da própria transportadora, devidamente uniformizados (Não será permitida a entrada trajando chinelo, bonés, bermuda - exceto uniforme da transportadora - camisas de times e agremiações). Não será permitida a entrada de CHAPAS, recrutados fora da empresa e sem vínculo com a Transportadora. Será opção do Fornecedor/Transportador a descarga com recursos próprios ou contratação de prestador de serviço terceiro, baseado no CD Rio. 7

8 No caso da contratação de prestador de serviço, o Fornecedor/Transportador deverá informar com, pelo menos, 24h de antecedência, ao Prestador através dos seguintes contatos: Materiais Encabidados (21) (21) (21) Materiais Encaixotados (21) (21) (21) A quantidade de ajudantes necessária para a descarga dos caminhões deverá respeitar a seguinte distribuição, conforme tipo do caminhão: Carro Leve: 2 Ajudantes Toco: 3 Ajudantes Truck/Carreta: 4 Ajudantes Em hipótese alguma será permitida o acesso de carros de passeio para entrega de mercadorias, carros com carroceria aberta ou, no caso de materiais encabidados, carros que não sejam cabideiros. Sob orientação do Conferente, cabe ao Ajudante a descarga do veículo, montagem dos Pallets (Caixa) ou Trolley (Cabides) e trânsito dos materiais na área de recebimento. Não serão aceitas mercadorias que tenham sinais de manipulação e/ou violação das embalagens. É imprescindível que a mercadoria seja entregue corretamente lacrada pelo fornecedor, com fitas adesivas personalizadas. O fornecedor deve realizar a arrumação/ordenação da carga no veículo na sequência: Nota Fiscal > Produto. 7.1 Embalagem dos Materiais Os materiais deverão ser embalados, respeitando as quantidades por Caixa ou Pack informadas no seu respectivo Pedido de Compra. No caso de materiais entregues em caixas, o peso máximo permitido é de 20kg Materiais embalados em caixas, sem sub-embalagem e sem formação de grade: Todas as caixas deverão conter a mesma quantidade de peças, sendo que esta deverá respeitar a quantidade informado no Pedido de Compra. 8

9 As caixas deverão possuir impressa em, pelo menos, uma de suas faces todas as informações referentes ao Grupo Leader, ao material e ao Pedido de Compra Materiais embalados em caixas, sem sub-embalagem e com formação de grade: Materiais embalados em caixas, com sub-embalagem e sem formação de grade: Todas as caixas deverão conter a mesma quantidade de peças e sub-embalagens, sendo que as sub-embalagens também deverão conter as mesmas quantidades de peça, respeitando a quantidade e formação de sub-embalagem informado no Pedido de Compra. As caixas deverão possuir impressa em, pelo menos, uma de suas faces todas as informações referentes ao Grupo Leader, ao material e ao Pedido de Compra. 9

10 Neste caso, todas as sub-embalagens também deverão ser identificadas conforme modelo abaixo: Referência Fornecedor Código Leader Fornecedor Quantidade CAM SUPER CAMEBA Materiais encabidados, entregues com formação de grade (Pack): Os materiais deverão ser entregues, necessariamente, pendurados em caminhões cabideiros. Os packs deverão estar devidamente protegidos por embalagem plástica, organizados e compostos de acordo com grade estabelecida no Pedido de Compra. Cada pack deverá ter afixado, na parte superior direita, da embalagem plástica etiqueta de identificação, emitida a partir de arquivo disponível no Portal B2B, conforme modelo abaixo: SEÇÃO FEM02 PEDIDO PRODUTO P REF: CL5562 CALÇA JEANS BASICA PACK: 12 PÇS 10

11 - Nos casos dos materiais com formação de grade (Pack) embalados em caixa, só será permitido um (1) pack por caixa. - Embalagens que não contenham as informações acima descritas não serão recebidos no CD Rio. 8 Devolução 8.1 Devolução no Recebimento Diferenças a menor entre a carga físico e o pedido/nf são passiveis de Devolução. Avaria na carga, inexistência de fita lacre personalizada ou não cumprimento das regras acima estabelecidas também são passiveis de devolução. 8.2 Materiais Reprovados Pelo Controle de Qualidade Materiais passiveis de inspeção de qualidade que não cumprirem os requisitos de qualidade do Grupo Leader não serão comercializados pela empresa. Caso o material apresente não conformidades na sua respectiva inspeção, o mesmo será reprovado e encaminhado ao setor de devolução. É de responsabilidade do fornecedor a coleta de materiais reprovados em, no máximo, 7 dias. - Materiais Reprovados, não coletados pelo fornecedor em até 7 dias, a contar da data da reprovação, serão enviados para o fornecedor, cabendo a este arcar com o custo do frete. 11