Manual de Relacionamento com Fornecedor

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1 1 Manual de Relacionamento com Fornecedor

2 2 I Introdução Missão, visão e valores... 4 II Relacionamento com Fornecedor Qualificação Transporte Veículo Entrega/Recebimento Conferência de Mercadoria Devoluções Visitas e Reuniões Acesso a setores do Hospital Abordagem a Equipe Assistencial Apresentação de Novos Materiais e Treinamentos Benefícios e Patrocínios Particularidades a Fornecedores de Medicamentos Termolábeis Particularidades à Fornecedores de OPME Órteses, Próteses e Materiais Especiais Avaliação de Fornecedores Visitas Técnicas... 13

3 3 I Introdução O S.O.S. Cárdio foi idealizado com o propósito de oferecer à comunidade um serviço de qualidade de emergência em cardiologia. Para concretizar este ideal, foi organizada uma sociedade entre doze cardiologistas, que uniram esforços para a operacionalização da nova estrutura hospitalar. No início, o S.O.S. Cárdio dispunha de dois apartamentos, cinco leitos de UTI e dois leitos de observação, serviço de ambulância e consultórios para o pronto-atendimento, além de estrutura para o atendimento domiciliar. Com uma UTI bem equipada, o Hospital foi em busca da prestação de um serviço completo em diagnóstico e tratamento das doenças do coração, incluindo a investigação invasiva e a realização de cirurgias cardíacas. Objetivo que propiciou, após cinco anos de funcionamento, a mudança do S.O.S. Cárdio para uma sede mais ampla e ainda mais completa, na região central de Florianópolis. Com o passar do tempo e o crescente aumento da demanda, veio a necessidade da construção de um Hospital ainda mais moderno não só nas especialidades cardíacas como em outras consideradas de alta complexidade. Este, inaugurado em julho de 2011, na Rodovia SC 401, abriga hoje a sede do S.O.S. Cárdio. Nas novas instalações, o Hospital aumentou a sua capacidade de atendimento e passou a oferecer os mais avançados métodos diagnósticos e terapêuticos relacionados às patologias cardíacas. Para manter a qualidade e a eficiência dos serviços médico-hospitalares prestados, o S.O.S Cárdio conta hoje com uma equipe de mais de 350 profissionais. Profissionais qualificados e

4 4 treinados para oferecer o melhor atendimento aos seus pacientes. Com todo o carinho e a segurança que acompanham uma trajetória de mais de 20 anos bem sucedidos. 1. Missão, visão e valores Missão Promover a saúde das pessoas através da assistência médicohospitalar com competência, tecnologia, conforto e calor humano. Visão Ser reconhecido nacionalmente pela excelência no atendimento hospitalar de alta complexidade. Valores RESPEITO E RECONHECIMENTO: reconhecer e respeitar a contribuição de cada um. ACOLHIMENTO: ser a 1ª opção para pacientes, colaboradores e parceiros através de um ambiente acolhedor. CONFIANÇA: demonstrar confiabilidade na marca através dos serviços prestados, da responsabilidade social e ambiental e da gestão empresarial. RESOLUTIVIDADE: agir, reagir e realizar as atividades com agilidade, eficiência, qualidade e foco no melhor resultado. INOVAÇÃO: manter-se na vanguarda através de inovações, atualizações e da melhoria contínua. ÉTICA E QUALIFICAÇÃO: preservar os preceitos de ética profissional através da postura, da qualificação e das melhores práticas.

5 5 II Relacionamento com Fornecedor Prezado Fornecedor, É com satisfação que apresentamos a você nosso Manual de Relacionamento com Fornecedor. Ele servirá como guia para orientar o relacionamento entre o Hospital e seus Fornecedores, desde o processo de qualificação, atendimento, negociações, condutas, benefícios e demais interações. Tem ainda por finalidade promover a busca contínua pela transparência e qualidade, a fim de estabelecer relações comerciais éticas e garantir o abastecimento das unidades de dispensação e atender as necessidades da equipe de saúde e pacientes. A Gestão de Fornecedores visa orientar quanto aos processos de: - Seleção e padronização de materiais; - Cadastro de materiais; - Cotações e Contratos; - Transporte; - Entrega, Recebimento e Inspeção de Recebimento; - Avaliação de fornecedores; - Indicadores de avaliação.

6 6 1. QUALIFICAÇÃO Para integrar o quadro de Fornecedores Qualificados, é necessário ao fornecedor preencher os requisitos abaixo: - Apresentar cópia do Contrato Social e Cartão de CNPJ; - Possuir Alvará de Funcionamento e de Vigilância Sanitária válidos; - Certificado de Responsabilidade Técnica (para fornecedores de Medicamento e Material Hospitalar); - Apresentar certidão de regularidade da Prefeitura, Comprovante de Quitação do INSS e FGTS (para prestadores de Serviço); - Ser emissor de Nota Fiscal Eletrônica. Obs.: para fornecedores de Serviço será exigido Nota Fiscal Eletrônica de acordo com as exigências dos órgãos regulamentadores. Além desses critérios básicos, é importante também ao fornecedor possuir um Certificado de Boas Práticas de Armazenagem. Assim terá seu processo garantido perante o exigido pelos órgãos competentes. 2. TRANSPORTE O fornecedor é responsável pelo transporte dos materiais desde sua origem até as dependências do Hospital. Qualquer situação diferente deverá ser acordada entre as partes com registro formal emitido em Ordem de Compra. 3. VEÍCULO Os veículos que realizam o transporte dos materiais devem apresentar-se higienizados, em condições de armazemanento de

7 7 acordo com a caracteristica de cada material, de modo a preservar a integridade fisica dos produtos. Os funcionários responsaveis pelas entregas deverão apresentar-se com vestuário adequado e em número suficiente para descarga das mercadorias. 4. ENTREGA/RECEBIMENTO A entrega de materiais deverá ser realizada de segunda a sexta das 08 às 17 horas no setor de Recebimento Sub Solo. Para os fornecedores de Nutrição, as entregas deverão ocorrer diariamente até às 13h. Toda mercadoria deverá ser entregue com a Nota Fiscal específica. No ato da entrega será verificado: - se os volumes estão em bom estado de conservação, sem sinais de violação com a integridade das embalagens preservada; - se todas as caixas estão identificadas com etiquetas do fornecedor e com a sinalização do local de destino; - se o número dos volumes está de acordo com a Nota Fiscal e/ Guia de Recebimento; - se a Nota Fiscal está destinada ao Hospital, com dados (razão social, cnpj, endereço) corretos; - se está sinalizada na Nota Fiscal o número da Ordem de Compra/Consignação gerado pelo Hospital; - se todos os itens da nota fiscal possuem lote e validade sinalizados 1. 1 A informação de lote e validade é obrigatória para: medicamentos, material hospitalar e OPME.

8 8 Qualquer não conformidade identificada deverá interromper a continuidade do processo e a mercadoria será recusada. A não conformidade será registrada no verso da Nota Fiscal e o Comprador dos materiais deverá ser avisado. Para fornecedores cuja mercadoria precisa ser conferida no ato da entrega em virtude da necessidade de uso imediato, por exemplo materiais de OPME, o Comprador fará a conferência e/ou encaminhará o fornecedor para a farmácia, se assim se fizer necessário CONFERÊNCIA DE MERCADORIA Toda mercadoria entregue ao Hospital via Transportadora, será conferida em até 24 horas da data do seu recebimento. No ato de conferência, será feito um exame detalhado e comparativo entre o que foi solicitado e o recebido (Ordem de Compras X Nota Fiscal). Qualquer divergência encontrada será sinalizada ao Comprador do grupo de materiais, para que este faça contato com o fornecedor para os alinhamentos necessários. 6. DEVOLUÇÕES Toda mercadoria a ser devolvida deverá ser retirada no setor de Recebimento mediante apresentação de Nota Fiscal de Devolução, emitida pelo Fornecedor. 2 Serão encaminhadas para a farmácia as entregas de insumos que precisam ser mantidos em refrigeração até o seu uso.

9 9 7. VISITAS E REUNIÕES As visitas e reuniões deverão ser agendadas no setor de Compras com 48 horas de antecedência. É necessário verificar a agenda do Comprador e disponibilidades de sala. 8. ACESSO A SETORES DO HOSPITAL É proibido a qualquer fornecedor circular pelas dependências do hospital sem estar acompanhado por um colaborador do setor de Compras ou com uma autorização para tal. 9. ABORDAGEM A EQUIPE ASSISTENCIAL Toda divulgação de Materiais para a Equipe Assistencial deverá ser feita por meio do setor de Compras, que irá promover um fórum específico para divulgação, de acordo com as necessidades do hospital. 10. APRESENTAÇÃO DE NOVOS MATERIAIS E TREINAMENTOS A apresentação de novos materiais e os treinamentos sobre materiais, serão organizados pelo setor de Compras. O responsável pela compra do grupo de insumos ao qual pertence o material fará a divulgação interna no Hospital a fim de identificar participantes e dará retorno ao fornecedor.

10 BENEFICIOS E PATROCINIOS É proibido a qualquer fornecedor, oferecer benefícios e/ou patrocínios a qualquer colaborador do Hospital, seja qual for o objetivo. 12. PARTICULARIDADES À FORNECEDORES DE MEDICAMENTOS TERMOLÁBEIS Os medicamentos Termolábeis terão sua temperatura aferida no momento da entrega. Logo, é importante que o fornecedor observe as condições de transporte da transportadora responsável pela entrega do medicamento. Quando a temperatura não estiver de acordo com os padrões técnicos adequados, a mercadoria será recusada, gerando assim informações negativas à avaliação do Fornecedor. 13. PARTICULARIDADES À FORNECEDORES DE OPME ÓRTESES, PRÓTESES E MATERIAIS ESPECIAIS O acesso aos setores de Centro Cirúrgico e Hemodinâmica sem acompanhamento de um colaborador do setor de Compras é proibido; Caso sua permanência no setor seja necessária, para contagem de estoque, validação de material ou treinamento, o fornecedor será acompanhando por um responsável do setor; Toda entrega de materiais ao setor de CME deverá acontecer com 24 horas de antecedência a data da realização do

11 11 procedimento. O recolhimento dos materiais deverá acontecer no máximo 12 horas após a utilização. Tanto a entrega como o recolhimento serão registrados em livro de protocolo e os responsáveis terão suas assinaturas coletadas no ato; A entrega de materiais de Grade (acompanhados por um check list) deverá ser feita sempre ao setor de Compras. Quando houver necessidade de direcionamento para qualquer outro setor o Comprador assim o fará; Para procedimentos com o uso de implantáveis, o fornecedor/instrumentador responsável pelos materiais, deverá preencher o formulário Relação de OPME Utilizados (CC FOR 0025) ao término da cirurgia, ainda no Centro Cirúrgico, e entregar para a Circulante de sala; Para insumos descartáveis deverá ser enviado ao Comprador a Nota Fiscal de Consignação dos materiais utilizados informando lote e validade dos insumos no prazo máximo de 12 horas após o procedimento; Toda solicitação de OPME será feita exclusivamente pelo setor de Compras. Qualquer material entregue sem que a solicitação tenha sido feita pelo Setor de Compras, não é de responsabilidade do Hospital;

12 12 Toda entrega ou recolhimento de materiais entregues originalmente em grade deverá ser feita exclusivamente com o setor Compras; Toda retirada de materiais de estoque deverá ser organizada com a Farmacêutica responsável pelo estoque, no setor de Farmácia; Toda Nota Fiscal de consignação deverá ser gerada com o valor real do material entregue. Não serão aceitas notas com valor simbólico. Caso ainda haja necessidade de negociação de valores a nota deverá ser gerada com o custo médio do material; É obrigatória a informação de lote e validade de todos os materiais na nota fiscal de consignação. 14. AVALIAÇÃO DE FORNECEDORES O processo de Avaliação de Fornecedores é realizado com base nos padrões previamente estabelecidos a fim de garantir produtos e serviços de alto padrão. Aplica-se a avaliação em todos os fornecedores que possuem relação comercial estabelecida com o hospital. Mesmo aquele fornecedor

13 13 que possua uma única entrega, será avaliado e terá uma pontuação em seu cadastro. Os critérios de avaliação são: 1. Condições de entrega: situação das caixas, presteza dos entregadores, caminhão de transporte de produtos; 2. Nota Fiscal: dados corretos e informação de Ordem de Compras; 3. Nota Fiscal X Ordem de Compras: validação de quantidades, lote e validade, descrição, preço unitário e condições de pagamento; 4. Cumprimento do prazo de entrega; Os critérios 1, 2, 3 e 4 serão avaliados em todas as compras mediante a Inspeção de Recebimento 3 ; 5. Back office: retorno de cotações, atendimento a prazos acordados entre empresa e hospital, suporte a equipes técnicas, etc. 6. Ocorrências de Não conformidade. 15. VISITAS TÉCNICAS As visitas técnicas, às instalações físicas dos fornecedores, têm como objetivo aproximar o Hospital da realidade do Fornecedor. Serão feitas, sempre que possível, com o acompanhamento de um representante técnico (setor que utiliza os insumos adquiridos daquele fornecedor). Além disso, permitem ao Comprador conhecer condições de recebimento, armazenamento e distribuição de insumos. 3 Inspeção de Recebimento: ferramenta do sistema Tasy utilizada para avaliar entregas de fornecedores. Para cada tipo de material, serão estabelecidos critérios qualitativos de avaliação.

14 14 Será utilizado um roteiro especifico para verificação e análise de aspectos quantitativos e qualitativos das instalações. As atualizações deste documento serão divulgadas via e estarão disponíveis no site do Hospital.

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