Políticas de Compras Sistema de Gestão da Qualidade

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1 Página 1 de 5 1. FINALIDADE Esta política visa estabelecer as normas para as compras de equipamentos de tecnologia, telefonia, software e hardware, brindes, eventos, material promocional, propaganda ou publicidade; suprimentos (material de consumo e expediente), reformas, lay-outs, manutenção e limpeza e serviços diversos como treinamentos, eventos relacionados a funcionários, bem como a contratação de serviços consultorias técnicas especializadas. 2. ABRANGÊNCIA Esta política abrange a PC Sistemas. 3. DISPOSIÇÕES GERAIS O diretor da área solicitante, poderá delegar as suas atribuições de aprovação, informando o motivo da delegação temporária de autoridade, o período desta transferência e, a quem está sendo transferida. O orçamento também é um instrumento importante de controle da PC Sistemas que deverá ser revisado sempre que necessário. 4. CLASSIFICAÇÃO DE COMPRAS As compras que poderão ser realizadas pela PC Sistemas são classificadas como: Compras de Materiais e Patrimônio São as compras relacionadas a equipamentos de tecnologia, software e hardware, brindes, eventos, material promocional, propaganda ou publicidade; suprimentos (material de consumo e expediente). Compras de Serviço São as compras relacionadas a contratação de treinamentos, eventos relacionados a funcionários, bem como a contratação de serviços consultorias técnicas especializadas mediante contrato, serviços de reformas, lay-outs, manutenção, limpeza e serviço de telefonia.

2 Página 2 de 5 5. REQUISIÇÃO DE COMPRAS Para materiais de expediente a requisição deve ser feita até quinta - feira. A entrega do material se dará toda sexta-feira e é de responsabilidade do solicitante retirar o material solicitado. Somente o departamento de T.I terá a permissão para abrir uma requisição de compra para equipamento e infra-estrutura de T.I, exceto quando o equipamento for destinado a premiação. As informações adicionais do produto/serviço deverá constar no campo Observação da Requisição de Produto do sistema Athenas. 6. APROVAÇÕES 6.1. ORDEM DE COMPRA O gestor da área é responsável pela aprovação da ordem de compra no sistema athenas. Para esclarecimento de dúvidas quanto a necessidade da aquisição deverá ser consultado o solicitante da compra APROVAÇÃO FINAL A coordenação administrativo/financeiro é responsável pela aprovação final da ordem de compra após a aprovação do diretor da área solicitante. 7. REGRAS PARA COMPRAS Toda negociação da compra deverá ser conduzida pelo comprador, exceto para serviços de montagem de feiras/eventos de marketing, lanches, compras emergências e fica a critério do comprador a liberação. Caso seja liberado, é de responsabilidade do comprador passar todas as informações para compra do produto/serviço, tais como: dados da empresa, política de reembolso e emissão nota fiscal. Para a contratação de produto ou serviço deve-se observar requisitos básicos como qualidade, preço e prazo. Não é obrigatório a formalização da cotação para as compras < de R$499,99.

3 Página 3 de 5 Para as compras = ou > que R$ 500,00 (Quinhentos Reais) é obrigatório formalizar no mínimo 3 cotações/negociações e anexar o documento no mapa de cotação do Sistema Athenas; exeto em caso de Fornecedores Exclusivos. Todos os contratos devem ser assinados pelos representantes legais da PC Sistemas. Nenhum outro colaborador está autorizado a assinar contratos ou assumir responsabilidades em nome da PC Sistemas. O seu cumprimento ou quitação deve ser suportado por meio de notas fiscais. As empresas que possuem contrato de prestação de serviço com terceirização de mão-de-obra, deverão fornecer mensalmente guias de recolhimento do INSS retido na fonte. Na renovação dos contratos, os mesmos serão reavaliados e um novo processo de cotação será aberto pela área solicitante, independente da qualidade do serviço prestado. A reavaliação será realizada com antecedência mínima de 90 dias, para cobertura de carência e em caso de substituição do fornecedor para que a prestação do serviço não seja prejudicada. A área que requisitou a compra do produto, caso haja necessidade poderá acompanhar o recebimento do material, para que não haja reclamação. A área beneficiária deve acompanhar a execução do serviço e atestar que o mesmo está em conformidade, antes de autorizar o pagamento, via ordem de compra. O prazo para atendimento de uma solicitação de compra: Para solicitação normal: 10 dias úteis após a abertura requisição de compra no sistema Athenas. Para solicitação observada como urgente: 3 dias úteis após a abertura da requisição de compra no sistema Athenas. Lembrando que o prazo de atendimento é para realizar a cotação e gerar a ordem de compra. Após a ordem de compra gerada, é responsabilidade do solicitante agilizar a aprovação eletrônica do Diretor da Área. O prazo de entrega da solicitação de compra para reposição de estoque será até o dia 20 de cada mês. 8. RELACIONAMENTO COM OS FORNECEDORES

4 Página 4 de SOBRE O CADASTRO DE FORNECEDORES É de suma importância a manutenção (atualização) dos dados cadastrais dos fornecedores. Qualquer alteração efetuada pelo fornecedor deverá ser informado a Área de Compras da PC Sistemas para atualização de seus dados cadastrais. A inclusão do fornecedor no cadastro não implica em vínculo de aquisição para fornecimento de produto ou serviço REQUISITOS PARA SELEÇÃO DE FORNECEDOR Caso seja necessário a contratação de produto ou serviço, cujo o valor for superior a 20 salários mínimos, a empresa deve atender os seguintes requisitos: Atender a legislação vigente e demais requisitos do Governo Federal, Estadual e Municipal (consultar certidão negativa, Receita Federal, INSS) Fornecer referências de clientes e fornecedores QUALIFICAÇÃO DE FORNECEDORES Para a avaliação de fornecedores e sua posterior qualificação como Preferencial adotam-se os seguintes requisitos: o Qualidade dos produtos e serviços oferecidos o Cumprimento das condições negociadas; o Preço compatível com o mercado; Fornecedores qualificados como Preferencial terão prioridade no fornecimento de produtos ou serviços. Caso a soma da pontuação da avaliação seja: Igual ou inferior a 25: Fornecedor Desqualificado. Entre 26 a 35: Fornecedor Qualificado com restrições. Entre 36 a 40: Fornecedor Preferencial 8.4. REAVALIAÇÃO DE FORNECEDORES Torna-se obrigatório realizar a avaliação dos fornecedores em todas as compras realizadas. Exceto nas compras rotineiras (mensais), no qual será obrigatório a reavaliação anual. Exceto nas compras de fornecedores exclusivos PRÁTICAS DE NEGOCIAÇÃO A melhor proposta deve contemplar as melhores condições técnicas e comerciais.

5 Página 5 de 5 O fato de ter sido efetuada uma concorrência não exclui a possibilidade de uma renegociação final em igualdade de condições, envolvendo as melhores cotações antes da contratação PAGAMENTO DE FORNECEDOR O fornecedor deverá encaminhar notas fiscais/boleto ao financeiro da PC Sistemas até o dia 03 de cada mês. A negociação com fornecedores deverá obedecer a regra de vencimento dos títulos para todo o dia 10 (Dez) de cada mês. A data de vencimento dos títulos deverá obrigatóriamente estar com o vencimento para o dia 10 (Dez) de cada mês, caso contrário deverá ter uma autorização expressa da Coordenadora Administrativo/Financeiro. Não será permitido o pagamento total dos serviços caso o mesmo não tenha sido finalizado. Ficará retido o valor de 30% do valor total contratado até a finalização do serviço. A área beneficiária deverá autorizar no financeiro o pagamento da última parcela após aceitação do serviço ENTRADA DOS FORNECEDORES Horário de recebimento dos Produtos/Materiais: De segunda à sexta feira das 08h ás 12h00 e das 13:12 ás 18h00. Descargas: Para descarregar os Produtos/Materiais o fornecedor deve se apresentar na portaria e se identificar. A portaria confirmará com o almoxarife os dados do fornecedor, liberará a entrada do mesmo à empresa entregando o crachá de fornecedor. É obrigatório o acompanhamento do almoxarife ou do responsável designado no momento da entrega. Normas de Segurança: É permitida a entrada de fornecedor somente com a identificação e com a confirmação do almoxarife.