Guia Básico de Processos Corporativos do Sistema Indústria

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Alícia Sacramento Salazar
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1 Guia Básico de Processos Corporativos do Sistema Indústria 1ª Versão 1

2 Guia Básico de Processos Corporativos do Sistema Indústria PROCESSO DE COMPRAS DIRETAS / (Conforme Artigo 6º, Incisos I e II do RLC SESI e SENAI) 1ª Versão 2

3 ÍNDICE 1 - INTRODUÇÃO 2 - VISÃO SISTÊMICA DOS PROCESSOS E INTERFACES 3 - DIAGRAMA DE ESCOPO DO PROCESSO 4 FLUXOGRAMA DO PROCESSO ATIVIDADES CRÍTICAS DO PROCESSO 5 SUGESTÃO DE INDICADORES DO PROCESSO 6 EQUIPE RESPONSÁVEL PELO PROCESSO NO DEPARTAMENTO NACIONAL 1ª Versão 3

4 1 INTRODUÇÃO No contexto do Sistema Indústria, o processo de Compras Diretas / Dispensa por Valor é de responsabilidade da área de Suprimentos e tem como função suprir as necessidades de bens e serviços das áreas solicitantes. Este processo tem seu início no recebimento da solicitação aprovada e tipo de compra definido como compras diretas e seu término com o fechamento do pedido de compra e informação de mercadoria recebida em conformidade. Os principais indicadores sugeridos para medição deste processo são: prazo médio da realização de compras diretas; saving de compras diretas e índice de compras planejadas. Este processo possui interface com os processos de Especificação de Compras e Gestão de Fornecedores, e tem como principal cliente as áreas solicitantes. 1ª Versão 4

5 Disponibilidade orçamentária Solicitação de compra 2 VISÃO SISTÊMICA DOS PROCESSOS E INTERFACES Gestão orçamentária Especificação de compras PROCESSO DE COMPRAS DIRETAS / Solicitação de compras aprovada com tipo de compras definido Cadastro de materiais e serviços Cadastro fornecedores Gestão de fornecedores Compras diretas Licitação, dispensa ou inexigibilidade Gestão de cadastro de materiais Pedido de compras aprovado NF do material NF do serviço e medição Recebimento de material e/ou serviço Gestão de contratos Instrumento contratual assinado Material estocado Gestão do contas a pagar Gestão do patrimônio Gestão de estoque NF do serviço e medição 1ª Versão 5

6 3 DIAGRAMA DE ESCOPO DO PROCESSO ORIGEM Processo especificação de compras ENTRADA Solicitação de compras aprovada e tipo de compras definido FUNÇÃO: Suprir as necessidades de bens e serviços das áreas solicitantes. PADRÕES, NORMAS, POLÍTICAS, DIRETRIZES, LEIS Regulamento de Licitações e Contratos do SESI e SENAI. Leis tributárias, previdenciárias e fiscais Política de Aquisição de Bens e Serviços SAÍDA Pedido de compras DESTINO Áreas demandantes Recebimento Fornecedor Fornecedores Cadastro de Fornecedores Termo de referência Cotações de preços / propostas Fornecedor cadastrado INÍCIO Receber solicitação de compras aprovada e tipo de compras definida como Compras Diretas COMPRA DIRETA 1ª Versão 6 FIM Fechar pedido de compras a partir da informação de mercadoria recebida em conformidade ÁREA RESPONSÁVEL Suprimentos Minuta de contrato Informações para prestação de contas Área Jurídica Órgãos de controle

7 4 FLUXOGRAMA DO PROCESSO 1ª Versão 7

8 4 FLUXOGRAMA DO PROCESSO ( CONTINUAÇÃO) 1ª Versão 8

9 4.1 ATIVIDADES CRÍTICAS ATIVIDADE CRÍTICA 1 NEGOCIAR PREÇO FINAL COM OS FORNECEDORES RECOMENDAÇÕES: Para compras de maior complexidade, deve-se obter suporte da respectiva área técnica. Ao se iniciar uma negociação de preço, deve-se utilizar como valor de partida o menor preço recebido nas propostas. Esse menor preço recebido também deve ser usado como base de cálculo do indicador saving de compras diretas. A negociação deve-se iniciar com o fornecedor que apresentou o menor preço, caso não seja possível concluir a negociação com este fornecedor, deve-se passar para o de segundo menor preço, e assim por diante. 1ª Versão 9

10 4.1 ATIVIDADES CRÍTICAS ATIVIDADE CRÍTICA 1 NEGOCIAR PREÇO FINAL COM OS FORNECEDORES (CONTINUAÇÃO) RECOMENDAÇÕES (CONTINUAÇÃO): Na negociação com o fornecedor, outros fatores devem ser levados em consideração além do preço, tais como: prazo de entrega; procedência; qualidade, etc. Caso haja dúvida em algum dos fatores acima, é importante que o solicitante seja contatado. Em alguns casos, um prazo maior de entrega pode significar um desconto a mais no produto. Em caso de renovação de contratos, uma nova rodada de negociação deve-ser feita com o fornecedor, verificando inclusive se o preço praticado está condizente com os preços dos concorrentes. Mesmo que a compra de um determinado produto e/ou serviço seja algo muito específico, como treinamento, software, etc, é importante que as negociações com os fornecedores sejam feitas sempre pela área de compras; e não pelas áreas solicitantes ou técnicas. 1ª Versão 10

11 4.1 ATIVIDADES CRÍTICAS ATIVIDADE CRÍTICA 2 DILIGENCIAR PEDIDO DE COMPRAS RECOMENDAÇÕES: Sugere-se que o diligenciamento do pedido de compra de um produto seja feito pelo recebimento e quando tratar de um serviço, seja feito pela área solicitante. Próximo à data prevista para entrega, entrar em contato com o fornecedor para confirmar se o pedido será entregue dentro do prazo. Caso o prazo estabelecido não seja cumprido, o solicitante deverá ser informado com nova previsão de entrega. 1ª Versão 11

12 5 SUGESTÃO DE INDICADORES DO PROCESSO FUNÇÃO DO PROCESSO: Suprir as necessidades de bens e serviços das áreas solicitantes COMO VAMOS MEDIR SE O PROCESSO EXECUTA SUA FUNÇÃO? INDICADOR FÓRMULA DE CÁLCULO DIMENSÃO UNIDADE POLARIDADE PERIODICIDADE 1 Prazo médio de realização de compras diretas (Data de emissão da autorização de fornecimento - Data do recebimento da solicitação de compra) / Total de solicitação de compras finalizadas Prazo dias Menor, Melhor Mensal 2 Índice de solicitações de compras atendidas no prazo (Total de solicitações de compras atendidas no prazo / Total de solicitações de compras atendidas ) X 100 Prazo % Menor, Melhor Mensal 1ª Versão 12

13 5 SUGESTÃO DE INDICADORES DO PROCESSO (CONTINUAÇÃO) INDICADOR FÓRMULA DE CÁLCULO DIMENSÃO UNIDADE POLARIDADE PERIODICIDADE 3 Índice de compras entregues no prazo (Total de compras entregues no prazo / Total de compras entregues ) X 100 Prazo % Maior, Melhor Mensal 4 Índice de compras diretas emergenciais (Total de compras realizadas fora do prazo da solicitação / Total de compras realizadas) X 100 Custo % Menor, Melhor Mensal 5 Saving [[1-(Total de preços obtidos/ Somatório das melhores propostas iniciais)]] X 100 Custo % Maior, Melhor Mensal 1ª Versão 13

14 6 - EQUIPE RESPONSÁVEL PELO PROCESSO NO DEPARTAMENTO NACIONAL Maurício Vasconcelos de Carvalho Gerente Executivo de Administração, Documentação e Informação Em caso de dúvidas e sugestões: Paulo Roberto Torres Guimarães Gerente de Compras paulo.guimaraes@cni.org.br telefone: (61) ª Versão 14

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