NORMAS E PROCEDIMENTOS PARA ESTUDO DO MEIO E SAÍDAS DE ESTUDOS (atualizado em junho/2013)

Transcrição

1 Com o objetivo de informar e melhorar a viabilização das atividades de Estudo de Meio da Escola de Aplicação da Faculdade de Educação da Universidade de São Paulo, organizamos abaixo alguns procedimentos a serem adotados por todos os envolvidos. Atenciosamente, Direção, Orientação Pedagógica e Educacional e Assistência Técnica de Direção. 1. PEDIDO DE VERBAS PARA ESTUDO DO MEIO OU SAÍDAS DE ESTUDO PARA ÔNIBUS: deve ser realizado no semestre anterior às saídas (1º semestre: setembro/outubro; 2º semestre: março/abril). PARA DIÁRIAS: deve ser solicitado complemento quando houver discussão sobre orçamento da Unidade, nas sessões do CTA. Semestralmente atualizar as informações da tabela modelo utilizada pela COP (ANEXO 01), com dados utilizados no ano anterior, e encaminhá-la à Assistência Técnica de Direção. Anualmente, organizar tabela com a previsão de gastos com diárias e encaminhá-la à Assistência Técnica de Direção. COMPETE À ASSISTÊNCIA TÉCNICA DE DIREÇÃO: Semestralmente, conferir e encaminhar a tabela à Assistência Técnica Financeira. Zelar para que o processo cumpra os prazos necessários para pedido de verba à COP (Comissão de Orçamento e Patrimônio) e realização do Pregão para contratação de empresa de locação de transporte. Conferir anualmente a previsão de gastos com diárias, encaminhado pedido de complementação à Direção, quando houver necessidade. COMPETE À DIREÇÃO Solicitar ao CTA a complementação da verba, quando houver necessidade. Acompanhar todo o processo. 1

2 2. LEVANTAMENTO DE CAMPO PERÍODO: deve ser realizado antes dos Estudos do Meio, com antecedência necessária para apresentar a estimativa de custo em reuniões de pais e cobrança parcelada dos boletos bancários Atividades Prévias ao Levantamento de Campo COMPETE À ORIENTAÇÃO PEDAGÓGICA: Programar, com os Professores, as atividades de levantamento de campo necessárias. Organizar escala de substituição dos professores em atividades de levantamento de campo. Apresentar o Anexo 02 em reunião da Equipe Técnico-Pedagógica, e submeter à aprovação com a proposta de cobertura de aulas durante as atividades. Encaminhar o Anexo 02 à Assistência Técnica de Direção e/ou Apoio Administrativo, com mínima de 15 da viagem. Após o levantamento de Campo, avaliar os resultados e as informações coletadas pelos Professores. É preciso definir reunião específica para isto. COMPETE À EQUIPE TÉCNICO-PEDAGÓGICA Após o levantamento de Campo, analisar condições do local a ser visitado de acordo com as informações recebidas pela Orientação Pedagógica. Deliberar pela aprovação ou não. COMPETE AOS PROFESSORES: Apresentar propostas à Orientação Pedagógica. Cadastrar o pedido da diária no Sistema Mercúrio (despesas com alimentação e hospedagem). Havendo outras despesas, solicitar à Assistência Técnica de Direção a verba necessária para o levantamento de campo com 15 dias de antecedência. Efetivar as reservas (hospedagem) antes da viagem. As despesas com hospedagem e alimentação serão custeadas pelos valores recebidos nas diárias, tanto dos Professores quanto do Motorista e demais funcionários. Apresentar à Orientação Pedagógica o Anexo 02 devidamente preenchido. Solicitar o transporte para levantamento de campo, com antecedência de 15 dias. Orientar os professores sobre as informações que devem trazer (ANEXO 03 e 3 orçamentos). COMPETE À ASSISTENCIA TÉCNICA DE DIREÇÃO Verificar se a verba do fundo de série é suficiente para custear o levantamento de Campo. Solicitar à APM os depósitos e transferências necessárias para custear possíveis despesas (excluídas as despesas de hospedagem e alimentação, já custeadas pelas diárias). Junto com o Apoio Administrativo, orientar o responsável pelos pagamentos e emissão de notas fiscais. Repassar aos Professores os valores solicitados para levantamento de campo, mediante assinatura de recibo (ANEXO 04). 2

3 2.2. Durante o Levantamento de Campo COMPETE AOS PROFESSORES: Efetivar o levantamento das condições do local. Preencher o ANEXO 03 com as informações necessárias para os pagamentos para cada empresa/comércio durante o estudo do meio. Verificar se as empresas possuem Nota Fiscal Eletrônica (ideal) ou Nota Fiscal regulamentada (com CNPJ, inscrição Estadual/Municipal e numeração fiscal). Trazer cópia dos modelos de nota fiscal. Na ausência da Nota Fiscal regulamentada e/ou na versão eletrônica, é FUNDAMENTAL: 1. Para hospedagem: nota fiscal de serviço. 2. Para refeição: nota fiscal de compra ou cupom fiscal. 3. As entidades filantrópicas podem apresentar recibo. 4. Nunca aceitar nota fiscal modelo 01 ou modelo 01-A Após o Levantamento de Campo COMPETE AOS PROFESSORES: Havendo despesas não custeadas pelas diárias, apresentar à Assistente Técnica de Direção a prestação de contas das despesas e as notas fiscais, no primeiro dia útil após o retorno - ANEXO 05. Encaminhar ao Apoio Administrativo (Secretaria): três orçamentos da hospedagem ANEXO 03 com as informações necessárias para os pagamentos necessidade de lanche para alunos com bolsa roteiro com o percurso do ônibus horários de saída e de chegada 3 planilha com estimativa de custos para o Estudo do Meio, discriminando no mesmo documento alunos com bolsa e alunos pagantes ANEXO 06 Solicitar ao Apoio Administrativo os ofícios de agendamento, com máxima antecedência. Receber e conferir a documentação apresentada pelos Professores. Providenciar os ofícios de agendamento solicitados pelos Professores. Providenciar a emissão dos boletos bancários, de acordo com a tabela custos e data das parcelas, após aprovação pela Equipe Técnico-Pedagógica. COMPETE À ASSISTENCIA TÉCNICA DE DIREÇÃO Analisar as questões administrativas e financeiras da planilha de previsão custos (ANEXO 06), a definição dos prazos e número de parcelas para emissão dos boletos bancários, encaminhando para a análise final da Orientação Pedagógica. Após o levantamento de campo, conferir a prestação de contas e encaminhar à APM - ANEXO 05. COMPETE À EQUIPE TÉCNICO-PEDAGÓGICA Analisar as informações apresentadas pelos Professores em levantamento de campo. Analisar a planilha de estimativa de custo ANEXO 06. Deliberar pela aprovação ou não. COMPETE À DIREÇÃO Acompanhar todo o processo.

4 3. ESTUDO DO MEIO (COM OU SEM PERNOITE) 3.1. Atividades Prévias ao Trabalho de Campo COMPETE AOS PROFESSORES Planejar o estudo do meio. Elaborar o caderno de campo e encaminhar à Gráfica da EA (graficaea@fe.usp.br), com 30 dias de antecedência. Informar o prazo de entrega e número de exemplares necessários. Zelar pela redução de cópias, utilizando preferencialmente impressão frente e verso. Zelar pela utilização de imagens coloridas somente em necessidades específicas e, se possível, agrupadas (de 1 a 3 folhas). Elaborar check list e designar um responsável por cada tarefa, controlando as autorizações, organização dos grupos de trabalho, contatos finais com hotéis, pousadas, restaurantes, locais visitados, divisão dos grupos de quarto, definição dos trabalhos pós-estudo do meio, etc. Antes da viagem, cadastrar o pedido da diária no Sistema Mercúrio. O limite máximo para cancelamento de viagens é de 48 horas de antecedência à data inicial da viagem, com as devidas justificativas. Somente para viagens municipais poderá haver cancelamento em até 24 horas, em função do mau tempo. Até 20 dias úteis de antecedência, solicitar ao Apoio Administrativo possíveis alterações no roteiro dos ônibus e na lista de passageiros, devidamente justificadas. Estar ciente que não poderá haver inclusões de passageiros nos ônibus. Durante a viagem pode haver até quatro alterações na lista de passageiros (entre os ônibus). Estar ciente que para o embarque no ônibus é imprescindível que o passageiro esteja munidos de RG. COMPETE Á GRÁFICA DA EA Encaminhar e acompanhar a impressão dos cadernos na Gráfica da FE. COMPETE À TÉCNICA DE ENFERMAGEM Conferir a mochila de medicamentos, zelar pela sua guarda e controlar o vencimento da data de validade de todos os medicamentos. Solicitar, ao funcionário da Secretaria responsável pelas requisições mercúrio, a compra de itens necessários na caixa de medicamentos, com a antecedência para a sua aquisição. Na véspera da viagem, entregar duas mochilas de medicamentos equipadas com todos os itens (uma caixa para cada ônibus). Manter atualizada e legível uma lista com todos os medicamentos organizados dentro da mochila de medicamentos. Orientar os professores quanto aos procedimentos burocráticos e fiscais. Apresentar à Orientação Pedagógica a relação de débitos (boletos não pagos). Quando solicitado pela Orientação Pedagógica, fazer a cobrança aos pais, por telefone. Providenciar segunda-via de boletos bancários, quando solicitado pelos pais. 4

5 Encaminhar os ofícios de reserva, concluindo o trabalho iniciado no levantamento de campo. Encaminhar à Tesouraria, com um mês de antecedência, a previsão de gastos com alunos com bolsa atividade didática (hospedagem, alimentação, taxas de visitação etc). Elaborar as Requisições no sistema Mercúrio, até 10 dias antes da viagem. Anexar à requisição Mercúrio, o roteiro dos ônibus e a lista de passageiros. Divulgar na lista de s da EA, tabela mensal e atualizada com todos os Estudos do Meio e Saídas de Estudos. Manter o Setor de transporte informado sobre as viagens e possíveis alterações. Solicitar à Lanchonete, com antecedência, os lanches para os alunos com bolsa lanche. Elaborar lista com os itens, quantidades e datas solicitadas. Orientar os Professores sobre cadastro de diárias. Apresentar ao Assistente Técnico de Direção as informações necessárias para requisição de verba do Fundo de Série (APM). Juntamente com o Assistente Técnico de Direção, orientar o responsável pelos pagamentos e emissão de notas fiscais. Organizar uma pasta com orientações, telefones, roteiro e modelos de notas fiscais para o responsável pelos pagamentos. Orientar o responsável pelos pagamentos e emissão de notas fiscais, conjuntamente com o Apoio Administrativo. Conferir e assinar os cheques emitidos pela Tesouraria para pagamento de despesas com bolsistas. Conferir e assinar os processos de Adiantamento no Setor de Tesouraria. COMPETE À ORIENTAÇÃO PEDAGÓGICA Preparar comunicados, autorização e ficha de saúde. Definir a cobertura das aulas dos professores em Estudo do Meio (a cobertura de aulas deverá ser feita preferencialmente com professores do próprio ano/série, que não foram a campo. Não atingindo o número necessário, professores em Hora Atividade farão a cobertura, priorizando aqueles que trabalham com o respectivo ano/série/ciclo). Acompanhar a cobrança dos boletos e encaminhar à Direção os casos que necessitam de bolsa para as atividades didáticas. COMPETE À DIREÇÃO Aprovar as diárias solicitadas pelo Sistema Mercúrio. Acompanhar todo o processo. COMPETE À ASSISTÊNCIA TÉCNICA DE DIREÇÃO Solicitar à APM os depósitos e transferências necessárias para custear as despesas dos alunos pagantes. Zelar pela qualidade e pelo cumprimento dos prazos solicitados para emissão dos Cadernos de Campo. Conferir e aprovar as requisições do Sistema Mercúrio. Zelar para que todos os Professores realizem cadastro de diárias. 5

6 3.2. Durante o Trabalho de Campo do Estudo do Meio COMPETE AO CHEFE DO SETOR DE TRANSPORTE DA FE Avaliar as condições gerais dos ônibus antes da saída. Apresentar relatório de vistoria com o registro da quilometragem inicial de cada ônibus. COMPETE À ORIENTAÇÃO PEDAGÓGICA Autorizar a saída dos ônibus. Acompanhar, por telefone, as atividades dos Professores. Mediar contato com as famílias, enviando informes sobre ocorrências, andamento das atividades e previsão de chegada. Manter a Secretaria atualizada para prestar informação às famílias. Aguardar o retorno dos ônibus. COMPETE AO RESPONSÁVEL PELOS PAGAMENTOS E EMISSÃO DE NOTAS FISCAIS Efetuar todos os pagamentos de acordo com tabela préestabelecida. Zelar pela emissão das notas atendendo exigências fiscais. Fazer o registro da quilometragem final dos ônibus e registrar possíveis ocorrências nos relatórios. Zelar pela guarda e utilização da mochila de medicamentos. Receber os Lanches no dia ou na véspera da viagem, conferir e encaminhar os tickets. Orientar, por telefone, o responsável pelos pagamentos e notas fiscais, quando necessário. COMPETE À SECRETARIA Encaminhar mensagens aos pais na lista de s, a pedido da Equipe Técnico-Pedagógica. Quando solicitado pelas famílias, dar informes por telefone ou pessoalmente, de acordo com as informações enviadas pela Orientação Pedagógica. COMPETE AOS PROFESSORES Responsabilizar-se pela emissão das notas fiscais caso não tenha um funcionário acompanhando a viagem. Decidir sobre as ocorrências e imprevistos ocorridos durante o estudo; comunicar tais ocorrências à Direção da Escola e/ou Orientação Pedagógica. Manter contato com a escola, por telefone, informando possíveis ocorrências e a previsão do horário de retorno. No retorno, informar a Secretaria sobre a previsão de chegada do ônibus (durante a viagem) e sobre a entrada na USP. Elaborar relatório sobre a utilização dos ônibus, quando houver ocorrências e/ou reclamações. Entregar os lanches dos alunos com bolsa lanche. 6

7 3.3. Após o Estudo do Meio COMPETE AOS PROFESSORES Apresentar relatório com problemas ocorridos na viagem relacionados à empresa prestadora de serviços de transporte, quando houver. Até 05 dias após o retorno fazer relatório sucinto no Sistema Mercúrio. Havendo alteração de data/horário, fazer a alteração no relatório e pedir nova diária se for o caso, mediante autorização da Direção. COMPETE À ORIENTAÇÃO PEDAGÓGICA Avaliar o trabalho de campo junto com os professores envolvidos. Assistir aos professores no preparo dos trabalhos pós-campo. COMPETE AO RESPONSÁVEL PELOS PAGAMENTOS E EMISSÃO DE NOTAS FISCAIS Prestar contas à Assistência Técnica de Direção no primeiro dia após o retorno (ANEXO 05). Restituir a verba não utilizada, se o adiantamento for superior às despesas. Receber e conferir as notas fiscais. Auxiliar na prestação de contas da Tesouraria e APM, em parceria com a Assistência Técnica de Direção. COMPETE À ASSISTÊNCIA TÉCNICA DE DIREÇÃO Receber e conferir as notas fiscais. Conferir e assinar a prestação de contas da Tesouraria e APM, em parceria com o Apoio Administrativo. Conferir e assinar os processos de Adiantamento no Setor de Tesouraria. Restituir as verbas não utilizadas à APM ou Tesouraria, quando houver. Providenciar pagamentos em caso de adiantamentos inferiores às despesas. 7

8 4. SAÍDAS DE ESTUDOS 4.1. Atividades Prévias à Saída COMPETE AOS PROFESSORES Planejar a saída e solicitar aprovação à Orientação Pedagógica. Elaborar o caderno de campo (se necessário) e encaminhar à Gráfica EA (graficaea@fe.usp.br), com 30 dias de antecedência. Informar o prazo de entrega e número de exemplares. Confirmar as reservas por telefone. O limite máximo para cancelamento de viagens é de 48 horas de antecedência à data inicial da viagem, com as devidas justificativas. Somente para viagens municipais poderá haver cancelamento em até 24 horas, em função do mau tempo. Até 20 dias úteis de antecedência, solicitar ao Apoio Administrativo possíveis alterações no roteiro dos ônibus e na lista de passageiros, devidamente justificadas. Estar ciente que não poderá haver inclusões de passageiros nos ônibus. Durante a viagem pode haver até quatro alterações na lista de passageiros (entre os ônibus). Estar ciente que para o embarque no ônibus é imprescindível que o passageiro esteja munidos de RG. Encaminhar à Orientação Pedagógica a relação mensal da previsão de saídas de cada mês, confirmando dias e horários. Confirmar o roteiro dos ônibus. Encaminhar à Tesouraria, com um mês de antecedência, a previsão de gastos com bolsitas (taxa de visitação e alimentação). Elaborar as requisições no Sistema Mercúrio, até 10 dias antes da viagem. Anexar à requisição Mercúrio, o roteiro dos ônibus e a lista de passageiros. Solicitar à Lanchonete, com antecedência, os lanches para os bolsistas. Elaborar lista com os itens, quantidades e datas solicitadas. Encaminhar os ofícios de reserva, quando solicitado pelos Professores. Divulgar na lista de s da EA, tabela mensal e atualizada com todos os Estudos do Meio e Saídas de Estudos. Manter o Setor de transporte informado sobre as viagens e possíveis alterações. Juntamente com o Assistente Técnico de Direção, orientar o responsável pelos pagamentos e emissão de notas fiscais. Encaminhar as Notas Fiscais para prestação de contas na Tesouraria. COMPETE À GRÁFICA DA EA Encaminhar e acompanhar a impressão de material impresso e/ou cadernos na Gráfica da FE, quando houver. COMPETE À ASSISTÊNCIA TÉCNICA DE DIREÇÃO Zelar pela qualidade e pelo cumprimento dos prazos solicitados para emissão dos Cadernos de Campo, quando houver. Conferir a aprovar as requisições do Sistema Mercúrio. Orientar o responsável pelos pagamentos e emissão de notas fiscais, conjuntamente com o Apoio Administrativo. Conferir e assinar os cheques emitidos pela Tesouraria para pagamento de despesas de alunos bolsistas. Fechar o Processo de Adiantamento na Tesouraria da Faculdade de Educação (alunos bolsistas). 8

9 COMPETE À ORIENTAÇÃO PEDAGÓGICA Preparar comunicado e autorização. Definir a cobertura das aulas dos professores participantes da Saída de Estudos (a cobertura de aulas deverá ser feita preferencialmente com professores do próprio ano/série que não foram a campo. Não atingindo o número necessário, professores em hora atividade farão a cobertura, priorizando aqueles que trabalham com o respectivo ano/série/ciclo). COMPETE À DIREÇÃO Acompanhar todo o processo Durante a Saída COMPETE AO CHEFE DO SETOR DE TRANSPORTE DA FE Avaliar as condições gerais dos ônibus antes da saída. Apresentar relatório de vistoria com o registro da quilometragem inicial de cada ônibus. COMPETE À ORIENTAÇÃO PEDAGÓGICA Autorizar a saída dos ônibus. Acompanhar, por telefone, as atividades dos Professores. Mediar contato com as famílias, enviando informes sobre ocorrências, andamento das atividades e previsão de chegada. Manter a Secretaria atualizada para prestar informação às famílias. Aguardar o retorno dos ônibus. COMPETE AO RESPONSÁVEL PELOS PAGAMENTOS E EMISSÃO DE NOTAS FISCAIS Efetuar todos os pagamentos de acordo com tabela préestabelecidas. Zelar pela emissão das notas atendendo exigências fiscais. Informar a Secretaria sobre a chegada dos ônibus. Orientar, por telefone, o responsável pelos pagamentos e notas fiscais, quando necessário. Receber os Lanches, no dia ou na véspera da viagem, conferir e encaminhar os tickets. 9

10 COMPETE À SECRETARIA Encaminhar mensagens aos pais na lista de s, a pedido da Equipe de Gestão e/ou Orientação Pedagógica. Quando solicitado pelas famílias, dar informes por telefone ou pessoalmente, de acordo com as mensagens enviadas por . COMPETE AOS PROFESSORES Responsabilizar-se pela emissão das notas fiscais caso não tenha um funcionário acompanhando a viagem. Decidir sobre as ocorrências e imprevistos ocorridos durante a saída de estudo, notificar as ocorrências à Direção da Escola e/ou Orientação Pedagógica. Informar sobre possíveis ocorrências e a previsão do horário de retorno por telefone. No retorno, informar a Secretaria sobre a previsão de chegada do ônibus (durante a viagem) e sobre a entrada na USP. Elaborar relatório sobre a utilização dos ônibus, quando houver ocorrências e/ou reclamações. Entregar os lanches aos alunos bolsistas Após a Saída COMPETE AO RESPONSÁVEL PELOS PAGAMENTOS E EMISSÃO DE NOTAS FISCAIS Prestar contas e apresentar as notas fiscais no primeiro dia útil, para a Assistência Técnica de Direção (ANEXO 05). Receber e conferir as notas fiscais Auxiliar na prestação de contas da Tesouraria e APM, em parceria com a Assistência Técnica de Direção (ANEXO 05). COMPETE À ASSISTÊNCIA TÉCNICA DE DIREÇÃO Receber e conferir as notas fiscais Conferir e assinar a prestação de contas da Tesouraria e APM, em parceria com a Assistência Técnica de Direção (ANEXO 05). Conferir e assinar os processos de Adiantamento no Setor de Tesouraria. Restituir as verbas não utilizadas à APM ou Tesouraria, quando houver. Providenciar pagamentos em caso de adiantamentos inferiores às despesas. 10