Regulamento para Oferta de Curso Aberto CENEX/BU

Transcrição

1 Regulamento para Oferta de Curso Aberto CENEX/BU A DIRETORIA DA BIBLIOTECA UNIVERSITÁRIA, no uso de suas atribuições estatutárias estabelece os procedimentos operacionais referentes à oferta de curso aberto. Art. 1º Para oferta de curso de iniciação/treinamento/ atualização o coordenador do curso deverá preencher todos os itens do formulário de proposta de curso e enviá-lo para o Centro de Extensão CENEX/BUjuntamente com o projeto do mesmo e aguardar parecer. (Formulário disponível no site Art. 2º Após o recebimento da demanda o CENEX/BU marcará reunião com a Diretoria da Biblioteca Universitária BU - para avaliar a viabilidade do curso. Art. 3º Caberá ao Diretor da Biblioteca Universitária assinar o Termo de aprovação de ações de extensão pela congregação ou órgão de deliberação superior da unidade. Art. 4º Em caso de aprovação o coordenador do curso deverá fazer a juntada dos documentos para a Fundação de apoio responsável pela gestão financeira do curso, nesse caso a Fundação de Desenvolvimento da Pesquisa - FUNDEP. Os documentos a serem preenchidos são: I. Ficha de gestão: deve ser preenchida e assinada pelo Diretor da BU e pelo coordenador do curso; (Ficha disponível no site II. Protocolo de oferta de curso: deve ser preenchido e assinado pelo coordenador do curso; (Protocolo disponível no site III.Registro SIEX Sistema de Extensão: o curso deve ser registrado no SIEX. O registro deve ser impresso e anexado juntamente com os

2 demais documentos; (Procedimento para preenchimento disponível no site IV. Formulário da Resolução 01/2011: deve ser preenchido em conformidade com o Ofício Circular GR nº 19/2012. Especificar os membros que compõem a equipe executora do curso, com o respectivo valor de bolsa a ser recebido. O formulário deverá ser preenchido de acordo com a orientação da FUNDEP e conter no campo 1 os membros que irão exercer função científica no curso, as atribuições que os mesmos irão realizar devem ser informadas em documento a parte. Os membros que irão exercer função sem qualificação científica, dentre eles servidores técnicos administrativos, Celetistas e autônomos devem ser informados no campo 3; (Formulário disponível no site V. Orçamento: deve ser preenchido na planilha que compõe o Formulário de Proposta do Curso. Ressaltam-se os seguintes aspectos: a) Fazer um orçamento mínimo para viabilização do curso e um orçamento máximo; b) Fazer planilha dos materiais, que serão necessários para realização do curso, sendo indicado os fornecedores para aquisição dos mesmos, o orçamento deve ser realizado em papel timbrado da empresa fornecedora; c) Todos esses dados deverão ser lançados no portal da Fundep, após a obtenção do valor mínimo para viabilidade do curso. O orçamento em papel timbrado deve ser anexado em PDF no campo específico referente às despesas, deve-se informar ainda o local, a data e o responsável pelo recebimento das mercadorias. IMPORTANTE: ¹ O prazo para cotação e compra dos materiais pelo setor da Fundep é de 7 dia úteis.

3 ² As notas fiscais entregues ao responsável pelo recebimento das mercadorias, devem ser enviadas para a Fundep para pagamento dos fornecedores. Após a conferência de toda mercadoria recebida deve-se informar no verso da nota o número de registro do projeto na FUNDEP, a data de recebimento e assinatura de quem recebeu. A coordenação deverá entregar uma cópia das notas juntamente com relatório final para o Cenex para fins de prestação de contas. Art. 5º Após a juntada de documentos o coordenador deverá marcar reunião com o setor da Fundep responsável pela avaliação de Propostas. Art. 6º Deverão ser destinadas pelo menos 10% das vagas para participação gratuita de candidatos carentes e de servidores da UFMG, sempre que aprovados em processo seletivo, conforme Resolução nº 07/2004 e Regulamento para Concessão de Bolsas CENEX/BU. Art. 7º O procedimento do processo seletivo referente à concessão de bolsas deve ser divulgado de forma transparente nos veículos de comunicação utilizados para divulgação do curso. Art. 8º O CENEX/BU receberá e encaminhará para o coordenador do curso as solicitações de bolsa. Art. 9º O coordenador de cursos deverá repassar à FUNDEP os nomes dos candidatos contemplados com bolsa e os mesmos deverão procurar um dos postos de atendimento da Fundação para efetivar a matrícula, dentro dos prazos informados no site e no material de divulgação. Art. 10 O coordenador deverá entregar uma cópia do documento da ficha de gestão, do formulário da Resolução 01/2011, dos contratos firmados com os membros da equipe executora do curso e da planilha de orçamento no CENEX/BU para fins de controle, arquivamento e prestação de contas. Art. 11 O coordenador é o responsável em acessar assiduamente o portal da FUNDEP para verificar o número de inscrições realizadas para viabilização do curso.

4 Art. 12 Quando o curso for cancelado por não atingir o número mínimo de matrículas, caberá ao Coordenador, no prazo de 7 (sete) dias úteis da data prevista para realização do mesmo, informar ao CENEX/BU a situação para que os alunos matriculados tenham conhecimento, com antecedência, sobre o cancelamento. Caberá ao Coordenador do curso juntamente com a Fundação de apoio realizar o procedimento de restituição dos valores já pagos pelos alunos. Art. 13 O coordenador deverá informar ao CENEX/BU a relação dos nomes dos alunos matriculados, para a confecção das listas de presença e certificação. Art. 14 Caberá ao coordenador entregar para os alunos o formulário de avaliação do curso. Após a avaliação os formulários deverão ser entregues para o CENEX/BU. No caso de curso a distância os formulários devem ser enviados eletronicamente. (Formulário disponível no site Art. 15 O coordenador é o responsável em lançar no portal da FUNDEP o nome dos membros da equipe executora que irão receber as bolsas. Ressalta-se que a fatura de pagamento de pessoal da FUNDEP tem um prazo para fechamento, nesse caso o coordenador deve se informar com o Analista responsável pelo curso. Para efetivação do recebimento das bolsas o Coordenador deve imprimir o contrato referente a cada membro no portal da FUNDEP, colher assinatura e enviar documento físico para a mesma. Art. 16 Critérios para emissão de certificados no CENEX/BU: I. Para cada certificado emitido no CENEX/BU é deduzido a taxa de R$ 8,00 reais. O montante total deve ser informado na planilha de orçamento; II. Para certificação de cursos à distância o coordenador deverá avaliar se os mesmos serão postados para os alunos. Caso sim, contemplar essa despesa no orçamento e acrescentar o AR Aviso de recebimento;

5 III.Para a emissão de certificado caberá ao coordenador lançar a despesa referente a essa rubrica no portal da FUNDEP e solicitar a transferência do valor montante dos certificados para a conta única da BU. Enviar a confirmação da transferência para o do CENEX/BU; (cenex@bu.ufmg.br) IV. Nos cursos presenciais, os certificados serão emitidos no final do curso. O coordenador deverá entregar a lista de presença no CENEX/BU diariamente para que gradualmente possa ser realizado o procedimento para certificação; V. No caso de contratempos os certificados poderão ser emitidos pelo CENEX/BU até no prazo de 45 dias após o recebimento da relação dos concluintes e/ou participantes do curso de extensão, bem como todas as informações que constarão no certificado entregue pelo coordenador após o término do curso; VI. A emissão de certificados para os membros da equipe executora deve ser solicitada pelo coordenador para o CENEX/BU, para tanto se faz necessário informar a função exercida por cada membro; VII.Os certificados serão entregues mediante assinatura de recebimento. Art. 17 Infraestrutura: I. Sendo o espaço utilizado localizado nas dependências do Prédio da Biblioteca Central, caberá ao Setor de Apoio Operacional após comunicado do CENEX/BU, reservar o espaço, verificar a quantidade de assentos e os demais equipamentos solicitados (data show/computadores), como ainda providenciar jarras com água, garrafas de café e copos descartáveis; II. Caberá ao Coordenador do curso enviar para o CENEX/BU a lista de alunos matriculados para que a portaria do prédio possa fazer o controle da entrada dos mesmos;

6 III.Solicitação de uso da copa deverá ser realizada com antecedência, para que o Setor de Apoio Operacional possa tomar todas as providências; IV. A limpeza do local e dos banheiros deve ser solicitada com antecedência para o Chefe do Setor de Apoio Operacional. No caso do curso se estender no final de semana e feriado o custeio pela limpeza é de responsabilidade da coordenação; V. Caberá ao Setor de Automação providenciar acesso à internet nos computadores, verificar funcionamento do data show; VI. Reservar espaço em dependências de outras unidades da UFMG: o Setor de Apoio Operacional fará contato com a Secretaria da Diretoria da respectiva unidade, para a reserva do espaço e do aparato de infraestrutura física e computacional necessário. Deve-se ainda solicitar a permissão de uso dos equipamentos caso estiverem disponíveis, não havendo os mesmos deverão ser providenciados pelo Setor de Apoio Operacional da BU. O Diretor da BU poderá solicitar a equipe de automação da BU, para que faça a verificação do funcionamento dos computadores e data show. A operação dos demais equipamentos deverá ser realizada pelo responsável indicado pela coordenação. A equipe de automação deverá apresentar a autorização para o chefe do Setor de Apoio Operacional da unidade em que se realizará o curso para seguir com os procedimentos operacionais; VII. O Setor de Apoio Operacional da BU deverá emitir autorização para os responsáveis pelos procedimentos operacionais de automação em outra unidade; VIII. O uso adequado e a preservação de todo patrimônio utilizado é de responsabilidade do coordenador e da equipe executora do curso. Art. 18 Divulgação:

7 I. Caberá à Divisão de Comunicação fazer a divulgação do curso no site da BU e no portal UFMG, desde que aprovado pelo Centro de Comunicação da UFMG CEDECOM - como ainda com as Entidades ligadas a área de Biblioteconomia e Ciência da Informação. O CENEX/BU auxiliará na divulgação externa. Para a solicitação de confecção de convite on-line o coordenador deve pedir auxílio à Divisão de Comunicação. Art. 19 Caberá ao coordenador entregar o Relatório final do curso para o CENEX/BU, em formulário próprio, e ainda lançar as informações dos resultados no registro do SIEX e se o curso não for ocorrer novamente deve-se concluí-lo no sistema, no prazo de até 15 dias corridos após o término da atividade. (formulário disponível no site Art. 20 Os casos omissos deste Regulamento serão resolvidos pela Coordenação Geral do CENEX/BU e, por decisão desta, pela Diretoria da Biblioteca Universitária. Art. 21 Este Regulamento entrará em vigor após sua aprovação pela Diretoria da Biblioteca Universitária. Belo horizonte, 16 de outubro de Wellington Marçal de Carvalho Diretor da Biblioteca Universitária Anália das Graças Gandini Pontelo Vice-diretora da Biblioteca Universitária