MANUAL DE PROCEDIMENTOS POLÍTICA DE VIAGEM

Transcrição

1 03/02/205 PGR-0. INTRODUÇÃO A Política de Viagem tem por objetivo estabelecer normas e procedimentos relacionados a viagens a serviço da empresa. 2. ESCOPO Viagens a serviço da empresa. 3. CAMPO DE APLICAÇÃO Todos os funcionários da Melhoramentos CMPC. 4. DEFINIÇÕES Viático Despesas com viagem. 5. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA Autorização de Viagem (AV) Vide Anexo I 6. PROCEDIMENTOS 6.. Solicitação e Autorização de Viagem Nacional Em caso de viagem nacional, o colaborador deverá preencher o formulário Autorização de Viagem AV com no mínimo 5 dias de antecedência, e encaminhar para aprovação do Diretor responsável via assinatura ou . Caso a solicitação ocorra com prazo menor que 5 dias, a mesma deverá ser aprovada pelo Diretor responsável mediante envio de à Assistente do com justificativa, que deverá consolidar a informação diariamente e enviar ao. O processo de solicitação e autorização implica em revisar e aprovar: Motivo da viagem; Página de 6

2 03/02/205 PGR-0 Lugar a ser visitado e duração da viagem; Data de início e término da viagem; Os meios e classes de transporte; Viáticos, seguros de acidentes e fundos a render; Centro de custo; Gerente responsável; Também deve haver os dados pessoais do colaborador, assim como: nome completo, número da identidade, ou documento de identificação, número de passageiros, etc Solicitação e Autorização de Viagem Internacional As viagens internacionais deverão ser solicitadas mediante o preenchimento do formulário Autorização de Viagem AV, com no mínimo 5 dias de antecedência, e encaminhadas à aprovação do. Além disso, de acordo com a Política de Telefonia, item 6.4., também deverá ser solicitado via Autorização de Viagem AV pacote de ligações DDI para o período que durar a viagem. O processo de solicitação e autorização implica em revisar e aprovar: Motivo da viagem; Lugar a ser visitado e duração da viagem; Data de início e término da viagem; Os meios e classes de transporte; Viáticos, seguros de acidentes e fundos a render; Centro de custo; Gerente responsável; Necessidade de pacote de ligações DDI e seu valor; Também deve haver os dados pessoais do colaborador, assim como: nome completo, número da identidade, ou documento de identificação, número de passageiros, etc. Página 2 de 6

3 PGR-0 03/02/ Passagens Aéreas Nacionais e Internacionais O formulário Autorização de Viagem AV deve ser enviado a gestão de compra de viagens com 5 dias de antecedência para que seja feito o orçamento da viagem e a escolha da mesma de acordo com o seguinte critério: a) Sempre se privilegiara o menor preço como o primeiro critério de decisão. b) As passagens nacionais deverão sempre ser em classe econômica, com data de ida e volta especificada. Não será permitido o uso de bilhetes em aberto. c) As passagens internacionais deverão seguir a seguinte pauta: Grupos / Níveis Hierárquicos Horário de voo Categoria de passagens para destinos: Países do Sul da América Demais Países Voos diurnos e noturnos Viagens com até 7 horas de duração: Classe Turista Viagens com até 7 horas de duração: Classe Turista Diretores Voos diurnos Viagens com mais de 7 horas de duração: Classe Turista Voos noturnos Viagens com mais de 7 horas de duração: Classe Executiva Viagens com mais de 7 horas de duração: Classe Executiva Viagens com mais de 7 horas de duração: Classe Executiva Outros níveis Todos Classe Turista Classe Turista Casos especiais Todos Classe Turista Caso a caso d) Para cada uma das autorizações de viagens, deverá ter mais de uma opção com padrões aceitáveis de qualidade, sempre escolhendo a alternativa mais econômica (voos diretos, escalas ou conexões). Observação: As taxas extras de remarcação de voo ou por perda do mesmo só serão pagas pela Melhoramentos CMPC mediante autorização prévia. Para os demais casos, as mesmas deverão ser pagas pelo colaborador responsável pela despesa. Página 3 de 6

4 03/02/205 PGR Hospedagem Deverá ser autorizado como máximo a categoria 4 estrelas e quartos standard. Além disso, os hotéis deverão ser definidos pelo responsável pela gestão de compra de viagens levando sempre em consideração as tarifas e disponibilidade, e convênios estabelecidos diretamente pela Melhoramentos CMPC e pelas agências de viagem (Particularité e London Tur) Aluguel de veículo O aluguel de carro será considerado para casos específicos. Deverá priorizar o aluguel com empresas com as quais existam convênios tarifários viagens com a CMPC ou a agência de viagem. A categoria máxima autorizada para alugueis será de veículos Sedan Compacto com ar condicionado (Ex: Voyage, Siena, Prisma). Se por razões especificas se fizer necessário um veiculo maior, devera haver a autorização formal do Diretor responsável. Todos os alugueis de veículos deverão ter cobertura de seguro de danos próprios e terceiros (responsabilidade civil). Não se deverão comprar coberturas de acidentes e roubo de espécies pessoais. Se deverá optar pela reposição própria de combustível, a fim de evitar cobranças de preços maiores por parte das empresas de aluguel de veículos (cobrança adicional) Despesas de Viagem (Viático) Os viáticos para viagens nacionais deverão seguir os limites estabelecidos no RDV. Viáticos para viagens internacionais seguir o limite de US$ 60 por dia. 7. RESPONSABILIDADES E ALÇADAS 7.. Colaboradores Garantir o cumprimento da Política em questão; Preencher o formulário Autorização de Viagem AV corretamente e enviar para aprovação Diretores Garantir o cumprimento da Política em questão; Página 4 de 6

5 03/02/205 PGR-0 Aprovar as Autorizações de Viagens AV que estejam devidamente preenchidas e dentro do prazo estabelecido, ou seja, com antecedência de 5 dias; Enviar à Assistente do para as Autorizações de Viagens AV que sejam solicitadas fora do prazo estabelecido (abaixo de 5 dias de antecedência) e que sejam de extrema urgência com justificativa Responsáveis pelas compras de viagens Garantir o cumprimento da Política em questão; Efetuar a compra de viagens (passagem, hospedagem, etc.) somente com a Autorização de Viagens AV devidamente preenchida e aprovada pelo Diretor responsável. 8. LEGENDA N/A 9. EXCEÇÕES N/A 0. VIGÊNCIA Esse procedimento passa a vigorar a partir da data de sua publicação ou da data de sua última revisão. O mesmo deve ser revisado em até 02 anos ou caso haja alguma alteração no processo. Página 5 de 6

6 PGR-0 03/02/205 ANEXO I AUTORIZAÇÃO DE VIAGEM (AV) AUTORIZAÇÃO DE VIAGEM MELHORAMENTOS CMPC LTDA. N Funcionário Gerencia / Subgerencia: Matrícula Centro de Custo Destino Nr. de dias Data de saída Hora: Data da volta Hora: Cia Aérea Valor da passagem Cia Aérea Hotel: Diária Hotel Objetivo e justificativa da viagem: Data da Emissão: Chefe direto Valor Total - Tesouraria Recebido Data Responsável pela despesa Nome Assinatura Página 6 de 6