Planejamento do Evento Sistema de Gestão da Qualidade

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1 Página 1 de 5 1. Viabilização de espaço para evento de terceiros a) Verificar com o Parceiro realizador do evento: Qual a data e horário de realização deste evento? Quais serão os propósitos do evento? Qual o público esperado (quantidade e segmento)? Qual o espaço ideal para a realização do evento (auditório ou sala de treinamento)? Quais são os recursos essenciais (áudio visual, água e café, estacionamento, etc.)? De quais contrapartidas a PC terá como usufruir durante o evento? b) Providenciar, assim que possível: Administrativo: Acessar o GLPI (ti.grupopc.com.br) e reservar a sala onde será realizado o evento; Solicitar com o(a) gestor(a) administrativo, via , a liberação do estacionamento para os participantes do evento; Encaminhar a relação dos participantes através da RQ 2515 Autorização de Entrada, colher assinatura do(a) responsável administrativo e deixar na guarita; Solicitar testes nos equipamentos de áudio, vídeo, iluminação e climatização (caso seja necessário ao evento); Caso seja necessário, solicitar através do GLPI (ti.grupopc.com.br) serviços de água e café; Realizadora do evento: Solicitar a relação dos participantes e prestadores de serviço com até 3 (três) dias de antecedência, contendo os dados (Nome e Empresa). Informar quais os recursos disponibilizados pela PC. Entregar a carta de autorização do espaço durante todo o período do evento. Administrativo: Solicitar, via , a disponibilidade de um colaborador do Departamento de Administrativo para conduzir os recursos áudio visuais durante todo o evento. Verificar com a gestão comercial quem da Equipe Comercial participará do evento. No caso de falas de boas vindas, solicitar que ela destaque um responsável. Relacionar todo o material de marketing necessário, conforme segmento do evento, e solicitá-los via intranet para que seja providenciado na data solicitada. 2. APRESENTAÇÃO DE PRODUTO Quais serão os propósitos deste evento? Quem são os clientes/prospects que queremos atingir? Os nossos produtos estão adequados à proposta? Local: Analisar e negociar um local para a realização deste evento. Preferencialmente na sede das Associações e Parceiros, pela familiaridade dos clientes e a redução no custo do evento. Prestador de serviços: Caso necessário, contratar serviços e pessoas externos à empresa (limpeza, segurança, buffet, locação de equipamentos). Deve-se saber negociar muito bem com os fornecedores e, quanto mais cedo contratar esses serviços,

2 Página 2 de 5 Quando estiver a um mês do evento, iniciar a confecção das peças publicitárias para enviar aos clientes da região onde será realizado o evento. O(a) Assessor(a) de Marketing Eventos deverá solicitar via intranet para que inicie as atividades do processo Planejar Produção. Datas e horários. Verificar com a gestão comercial quem da Equipe Comercial participará do evento. Verificar também se a equipe Comercial fará o convite via telefone, isso é bom para nossa imagem e garante um bom número de visitantes em nosso estande. Verificar se será necessário a contratação de Buffett. Definir juntamente com a gestão de Marketing se alguém do Departamento participará do evento para providenciar reservas de passagens e de hotel. Essa solicitação deverá ser feita via intranet para o(a) Assistente de Marketing, informando a data de ida e volta, bem como a localização do evento. Relacionar todo o material necessário (materiais de marketing conforme segmento do evento) e solicitálos via intranet para que o(a) Assistente de Marketing providencie. Caso alguém do Marketing esteja presente desde o primeiro dia do evento, o mesmo levará os materiais. os resultados esperados; 3. CIRCUITO DE CAPACITAÇÃO DE CLIENTE - CCC Quais serão os propósitos deste evento? Quem são os principais clientes que deverão estar presentes? Qual a estimativa de público? Qual o melhor local para a realização, sede de parceiros ou hotéis? Local: Analisar e negociar um local para a realização deste evento. Preferencialmente na sede das Associações e Parceiros, tanto familiaridade dos clientes como pela redução no custo do evento. Buffet: Negociar e solicitar variedade no cardápio, afinal são 4 (quatro) dias de evento, Demais prestadores de serviços: Caso necessário, contratar serviços e pessoas externos à empresa (limpeza, segurança, e locação de equipamentos). Deve-se saber negociar muito bem com os fornecedores e, quanto mais cedo contratar esses serviços, Solicitar o patrocínio aos parceiros PC para que possam usufruir do evento. Quando estiver a um mês do evento, iniciar a confecção das peças publicitárias para enviar aos clientes da região onde será realizado o evento. O(a) Assessor(a) de Marketing Eventos deverá realizar solicitação via intranet para que inicie as atividades do processo Planejar Produção.

3 Página 3 de 5 Datas e horários. Verificar com a gestão comercial quem da Equipe Comercial participará do evento. Verificar também se a equipe Comercial fará o convite via telefone, isso é bom para nossa imagem e garante um bom número de visitantes em nosso estande. Definir juntamente com a gestão de marketing se alguém do Departamento participará do evento para providenciar reservas de passagens e de hotel. Essa solicitação deverá ser feita via intranet para o(a) Assistente de Marketing, informando a data de ida e volta, bem como a localização do evento. Relacionar todo o material necessário (materiais de marketing conforme segmento do evento) e solicitálos, via intranet, para que o(a) Assistente de Marketing providencie. Caso alguém do Marketing esteja presente desde o primeiro dia do evento, o mesmo levará os materiais. 4. EVENTOS PATROCINADOS Quais serão os propósitos do evento? Qual a melhor cota para participarmos? Quem são os clientes/suspects que queremos atingir? Como utilizaremos as nossas contrapartidas? Com a organizadora do evento: Valores e descontos para entrarmos no evento, bem como as taxas (se houver). Assinar do contrato de participação com a empresa organizadora e realizar a programação do pagamento para o fornecedor. Enviar de logomarca o quanto antes. Confirmar com a organizadora se a marca foi inserida no convite corretamente. Verificar com a gestão comercial quem da Equipe Comercial participará do evento, e encaminhar os nomes a organizadora. Definir juntamente com a gestão de marketing quem do Marketing participará do evento para providenciar o credenciamento e as reservas de passagens e de hotel para o participante. Essa solicitação deverá ser feita via intranet para o(a) Assistente de Marketing, informando a data de ida e volta, bem como a localização do evento. Relacionar todo o material que deverá ir para o evento. Caso alguém do Marketing esteja presente no evento, o mesmo levará os materiais. Caso não tenha um representante do Marketing, o material deverá ser despachado com antecedência.

4 os materiais de apoio que serão necessários disponibilizados. Página 4 de 5 5. FEIRAS, EXPOSIÇÕES E CONVENÇÕES Quais serão os propósitos para feira? Qual o sugestão de um tamanho ideal para o estande? Quem são os clientes/suspects que queremos atingir? Os nossos produtos estão adequados à proposta da feira? Com a organizadora do evento: Valores e descontos para termos um stand no evento, bem como as taxas (energia elétrica, limpeza, extintor, segurança). Assinar o contrato de participação com a empresa organizadora e realizar a programação do pagamento para o fornecedor. Com montadora: Em caso de feiras menores, procurar a montadora oficial e outras que possam nos atender e encaminhar o Briefing Eventos para o fornecedor, solicitando projeto e orçamento, via . Prestador de serviços: Caso necessário, contratar serviços e pessoas externos à empresa (limpeza, segurança, buffett, coletor de dados). Deve-se saber negociar muito bem com os fornecedores, e quanto mais cedo contratar esses serviços, Ler o manual do Expositor (caso exista). Nele constam os formulários de requisição de tomadas de luz e força, de linha telefônica, de ligação de água e esgoto, de credenciais (crachás), de serviços de segurança e limpeza, etc. Há prazos muito rígidos para o preenchimento e entrega desses formulários. Quando estiver a mês do evento, iniciar a confecção das peças publicitárias para enviar aos clientes e suspects da região onde será realizado o evento. O(a) Assessor(a) de Marketing Eventos deverá solicitar via intranet para que inicie as atividades do processo Planejar Produção. Datas e horários; Localização do nosso estande. Verificar com a gestão comercial quem da Equipe Comercial participará do evento, para providenciar credenciais. Verificar também se a equipe Comercial fará o convite via telefone, pois normalmente as empresas organizadoras fornecem uma quantidade de convites para serem enviados pelos expositores aos seus clientes. Isso é bom para nossa imagem e garante um bom número de visitantes em nosso estande. Verificar se será necessário Buffett ou se apenas alguns salgadinhos, balas, refrigerantes, água. Bebidas alcoólicas só devem ser oferecidas na APAS, ABAD, ABRADILAN E FEICON. Definir juntamente com a gestão de marketing quem do Marketing participará do evento para providenciar o credenciamento e as reservas de passagens e de hotel para o participante. Essa solicitação deverá ser feita via intranet, informando a data de ida e volta, bem como a localização do evento. Relacionar todo o material que deverá ir para a feira (materiais de marketing conforme segmento do evento) e solicitá-lo, via intranet, para que o(a) Assistente de Marketing providencie na data solicitada. Caso alguém do Marketing esteja presente desde o primeiro dia do evento, o mesmo levará os materiais. Caso não tenha um representante do Marketing, o material deverá ser despachado com antecedência. Nos eventos APAS e ABAD são necessários a contração de terceiros para realizar o envio, sendo que os mesmos deverão ser capazes de entregar todo o material no prazo requerido.

5 Página 5 de 5 os objetivos e propósitos da participação da empresa na feira; os resultados esperados; a distribuição de tarefas e responsabilidades; 6. VIAGEM TÉCNICA INTERNACIONAL VTI a) Negociar e fechar, assim que possível: Com a organizadora do evento: Valores e descontos para participação do evento e programar pagamento para o fornecedor. b) Planejar: Verificar com a gestão comercial quais os clientes que farão parte da comitiva da PC, juntamente com o CEO e o Diretor Comercial. Informar à equipe participante sobre quaisquer novidades e atualizações na programação oficial. 7. VISITANTE a) Entrar em contato com o(a) organizador(a) do evento e verificar sobre os valores e informações necessários para providenciar o credenciamento. b) Enviar ou ligar para o solicitante e pegar os dados para providenciar credenciamento: Nome Completo; CPF; RG; Data de nascimento. Se não houver custo, efetuar a inscrição. Caso a inscrição tenha custo, efetuar a inscrição e programar pagamento. Enviar informações sobre o credenciamento para o solicitante, como: local do evento, horário e, se possível, a lista dos expositores, além da credencial.

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