Próximo EDITAIS PROEX ORIENTAÇÕES PARA USO DOS RECURSOS. Departamento de Administração, Finanças e Contratos Pró-Reitoria de Extensão

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1 Próximo EDITAIS PROEX ORIENTAÇÕES PARA USO DOS RECURSOS

2 Próximo Prezados(as) Coordenadores(as) de Atividades de Extensão Desenvolvemos este material com o intuito de apoiá-los com a execução dos recursos dos Editais ProEx EDITAIS PROEX Independentemente destas orientações, relembramos que a execução dos recursos deve respeitar as disposições dos Editais ProEx 2017, razão pela qual o mesmo deve ser sempre consultado no link Em caso de duvidas, estamos disponíveis nos seguintes canais: Edital de Eventos: ramal 8116 / caev@ufscar.br Demais Editais: ramal 6547 / deafcproex@ufscar.br

3 Parte 2 ANTES DE COMEÇAR! Solicitamos aos(às) coordenadores(as) de projetos e programas que sempre enviem os documentos para a PROEX com o devido registro no Sistema Trâmite (link). Orientações Gerais Regras de Ouro! Desde 2016, não é mais possível a contratação direta de serviços e produtos. Os(as) coordenadores(as) devem elaborar requisição de compras e entregá-la na ProEx. Notas Fiscais! Após receber o produto/serviço solicitado, o(a) coordenador(a) da atividade de extensão deve informar seu nome completo e o número da atividade de extensão no verso da Nota Fiscal e entregá-la na ProEx ou na CAEV (no caso do edital de eventos). Todos os documentos (solicitações de compra, solicitações de numerário, recibo de pessoa física, etc.) devem ser encaminhados em duas vias assinadas pelo(a) coordenador(a) da atividade de extensão e enviados para a Pró-Reitoria de Extensão ou para a Coordenadoria de Apoio a Eventos (no caso do Edital de Eventos). Qualquer mudança na execução orçamentária da atividade deve ser solicitada previamente através do Link Alterações no Sistema Proexweb, a qual será analisada pelos(as) Coordenadores de Área da ProEx. Os telefones de contato da PROEX para dúvidas são: (edital de eventos) e (demais editais).

4 Parte 1 Próximo ANTES DE COMEÇAR! Fundamental! Atente aosprazosdefinidos no edital: Orientações Gerais Até 04 de outubro de 2017 Prazo para que o(a) coordenador(a) de atividade de extensão apresente à Proex ou o Formulário de Solicitação de Compras / Termo de Referência para a aquisição de material de consumo, contratação de pessoa jurídica e compra de passagem aérea. As Solicitações devem ser enviadas com antecedência, pois a FAI.UFSCar demanda o mínimo de 15 dias úteis para processar as compras. Até 14 de novembro de 2017 Prazo para que o(a) coordenador(a) de atividade de extensão apresente à Proex o Formulário de Solicitação de Numerário de ressarcimento de despesas de passagens rodoviárias e de refeição para palestrantes, bem como o Recibo de Prestação de Serviços para pagamento de pessoa física (pró-labore). Apenas nos casos em que o cronograma da atividade previu despesas com os itens acima (passagens rodoviárias, refeição e pró-labore) após o prazo de 14 de novembro, será possível enviar os Formulários e Recibos após essa data. Excepcionalmente nesses casos, o(a) coordenador(a) terá até 5 (cinco) dias úteis para enviá-los à ProEx, contados após a realização da despesa. Observações: Os formulários devem ser enviados à ProEx observando o cronograma proposto pelo(a) coordenador(a) na atividade de extensão.

5 Próximo Editais ProEx 2017 Edital EDITAIS PROEX 2017 TIPOS DE APOIO Bolsas Recursos Financeiros Atividades de Extensão Artístico-Culturais Eventos Acadêmicos ACIEPES 2º Semestre Apesar dos editais cobrirem despesas financeiras e/ou com bolsas, é necessário verificar primeiramente se a atividade foi contemplada com recursos.

6 SELECIONE O ITEM PARA TER ACESSO ÀS ORIENTAÇÕES BÁSICAS Bolsas Editais ProEx 2017 Reserva de Veículo ITENS Material de Consumo e Pessoa Jurídica Refeição para Palestrante Pró-Labore (Pessoa Física) Passagens Aéreas e de Ônibus

7 Voltar Parte 2 O(A) Coordenador(a) cuja atividade tenha sido contemplada com bolsas de extensão para apoio ao seu desenvolvimento, deverá observar o prazo de 20 de junho de 2017 para concluir as seguintes etapas: O(A) coordenador(a) deverá abrir sua atividade de extensão e clicar no link Bolsistas ProEx. Em seguida, clicar em Inserir e selecionar o bolsista clicando no Link Buscar. Após essa etapa, o(a) coordenador(a) deve incorporar o plano de trabalho do bolsista e confirmar o termo de aceite do(a) orientador(a). Por fim, clicar em enviar! Bolsas de Extensão Quando o(a) coordenador(a) concluir sua etapa, deverá informar o(a) bolsista de extensão para que este acesso o Proexweb com seu RA e senha. No sistema, o(a) bolsista deverá informar seus dados bancários, confirmar o plano de trabalho e aceitar o termo de compromisso. Em seguida, clicar em enviar. O pagamento da bolsa de extensão de um mês específico é realizado no início do outro mês. Exemplo: a bolsa de extensão de junho é paga no início de julho. 1. Os dados da conta do(a) bolsista devem respeitar o seguinte: O(A) aluno(a) deve ser o(a) único(a) titular da conta. Não são aceitas conta salário e poupança, apenas conta corrente. 2. As bolsas somente podem ser pagas durante o período de vigência do projeto!

8 Voltar Parte 1 Em caso de inclusão do(a) bolsista (ou aceite do(a) mesmo(a)) após o prazo de 20 de junho de 2017, não será realizado o pagamento referente aquele mês. Exemplo: se o(a) Coordenador(a) indicar o(a) bolsista em 21 de junho, o(a) bolsista de extensão não receberá a bolsa de junho. Nesse caso, a primeira bolsa a ser paga ao mesmo será o do mês de julho. Bolsas de Extensão Recesso! Somente para as atividades que não obtiveram bolsa para o recesso acadêmico, não será realizado o pagamento referente ao mês de agosto de Uma vez cumpridos as etapas acima, o(a) aluno(a) irá receber a bolsa de extensão durante o período previsto no Proexweb, a menos que o(a) Coordenador(a) da Atividade opte pela suspensão da bolsa ou substituição do(a) bolsista. Nesses dois casos, o(a) Coordenador(a) também deverá acessar o campo Bolsistas ProEx da Atividade de Extensão. Nesses casos, também deve ser observado o prazo do dia 20 de cada mês. Exemplo: Se o(a) Coordenador(a) substituir um(a) bolsista no dia 21 de agosto, o(a) bolsista anterior ainda receberá a bolsa de agosto.

9 Passagens Aéreas Voltar Parte 2 Aquisição de Material de Consumo & Contratação de Serviços de Pessoa Jurídica A aquisição de materiais de consumo e a contratação de serviços de pessoa jurídica é realizada pela FAI. Para tanto, o(a) coordenador(a) deve preencher o Formulário Solicitação de Compras / Termo de Referência Editais ProEx, disponível no link e enviá-lo para a PROEX ou Coordenadoria de Apoio a Eventos (no caso do edital de eventos). Responsabilidades do(a) coordenador(a) Preencher a Solicitação de Compra de Material / Termo de Referência e enviá-lo para a PROEX ou CAEV (no caso de edital de eventos). Informar o local de entrega e indicar um contato da equipe da atividade para assessorar o processo (pode ser o próprio coordenador). Conferir os materiais/serviços e receber a Nota Fiscal. Atenção! Após receber os materiais/serviços, é necessário assinar e informar o número do processo da atividade no verso da Nota Fiscal e enviá-la para a PROEX ou CAEV (no caso de edital de eventos).

10 Passagens Aéreas Voltar Parte 1 Aquisição de Material de Consumo & Contratação de Serviços de Pessoa Jurídica Fundamental! O formulário deve ser acompanhado de ao menos um orçamento. As Solicitações de Compra devem ser enviadas à ProEx ou CAEV (no caso de edital de eventos) com antecedência, pois a FAI.UFSCar demanda o mínimo de 15 dias úteis para processar as compras. As Solicitações de Compras de Serviços e de Materiais devem ser apresentadas pelo(a) coordenador(a) de forma separada. Para que o material/serviço seja efetivamente aquele desejado para a execução do projeto ou programa, recomenda-se ao(à) coordenador(a) atenção especial para o preenchimento dos campos objeto e especificações. Observação Nos casos de impressão de banner ou outras contratações que dependam de elaboração de arte, a mesma deve ser enviada para o e- mail deafcproex@ufscar.br ou caev@ufscar.br (para eventos) na mesma data do envio da Solicitação de Compras.

11 Voltar Pagamento de Colaborador Pessoa Física O pagamento de serviços de pessoa física (pró-labore) é realizado por meio da FAI. Para tanto, o(a) coordenador(a) deve preencher e assinar o Recibo de Prestação de Serviços Editais ProEx disponível neste link e enviá-lo para a ProEx ou CAEV (no caso de edital de eventos). Caso queira, o(a) coordenador(a) pode enviar para deafcproex@ufscar.br ou caev@ufscar.br (para eventos), solicitando apoio da PROEX para o cálculo dos valores. Importante! A FAI realiza pagamentos para um(a) mesmo(a) prestador(a) de serviço somente a cada 04 meses. Portanto, se um(a) prestador(a) receber um valor de pessoa física em agosto, somente poderá ser pago novamente em dezembro. Reiteramos que incidem impostos (INSS, ISS, IRPF) sobre o valor do pagamento de pró-labore, de forma que o valor líquido a ser recebido é inferior ao valor bruto descontado da atividade de extensão.

12 Passagens de Ônibus Voltar A compra de passagens aéreas é realizada pela FAI. Para tanto, o(a) coordenador(a) deve preencher e assinar o Formulário de Solicitação de Compras / Termo de Referência - Editais ProEx, disponível neste link e enviá-lo para a ProEx ou CAEV (no caso de edital de eventos). Passagens Aéreas Considerando que a compra de passagens aéreas respeita as mesmas regras para a Compra de Produtos e Serviços, recomendamos que também sejam visualizadas as informações disponíveis neste link. No campo especificações do Formulário, o(a) coordenador(a) deve informar os seguintes dados: Nome do passageiro Data e horário do voo Número do voo e companhia aérea. Trecho Atenção! Informar estes dados para os voos de ida e de retorno, bem como para todos os trechos da viagem.

13 Passagens Aéreas Voltar Passagens de Ônibus Importante! As passagens de ônibus não são compradas diretamente pela FAI. É realizado apenas o ressarcimento de passagens de ônibus compradas no âmbito do projeto. Dessa forma, o passageiro deve sempre se lembrar de guardar a passagem de ônibus, caso contrário não poderá ser ressarcido. Juntamente com a passagem de ônibus, deve ser preenchido e entregue na PROEX ou CAEV (no caso de edital de eventos) o Formulário de Solicitação de Numerário Editais ProEx, disponível neste link. Não se esqueça de enviar junto com o Formulário a passagem de ônibus original.

14 Dados da FAI.UFSCar Voltar Refeição para Palestrantes Importante! A refeição para palestrante não é contratada diretamente pela FAI. Nesse caso, é realizado apenas o ressarcimento das despesas com refeição para a pessoa que ministrará a palestra ou membro da equipe que cobrir as despesas. Dessa forma, a equipe do projeto deve sempre se lembrar de guardar o comprovante de pagamento da refeição, caso contrário não poderá ser realizado o ressarcimento. A Nota Fiscal deverá estar em nome da FAI (ver dados da FAI). O ressarcimento não será realizado se houver qualquer identificação do(a) palestrante ou membro da equipe da atividade. Não há ressarcimento para bebida alcoólica. Para o ressarcimento, o(a) coordenador(a) deve preencher e entregar na PROEX ou CAEV (no caso de edital de eventos) o Formulário de Solicitação de Numerário Editais ProEx, disponível neste link. Não se esqueça de enviar junto com o Formulário a Nota Fiscal original.

15 Voltar Para realizar a reserva de veículo, o(a) coordenador(a) da atividade deverá enviar um para deafcproex@ufscar.br ou caev@ufscar.br (para eventos), informando os seguintes dados: Reserva de Veículo Número do Processo da Atividade de Extensão; Data da viagem; Tipo de solicitação (ou seja, se o pedido é para levar ou buscar o passageiro); Destino da viagem; Nome do passageiro; Local de embarque e desembarque; Horário de embarque; Telefone de contato do passageiro.

16 Refeição p/ Palestrante Voltar Dados da Fundação FAI.UFSCar: Razão Social: Fundação de Apoio Institucional ao Desenvolvimento Científico e Tecnológico FAI UFSCar CNPJ: / Inscrição Estadual: Endereço: Rodovia Washington Luís, km 235 São Carlos / SP