A solicitação de compra precisa constar especificações técnicas claras, objetivas e precisas.

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1 12.25 Apresentação Considerando o número de dúvidas e questionamentos encaminhados ao Escritório Nacional pelas equipes dos Clusters, iniciamos uma série de instrutivos periódicos com o intuito de ser uma fonte de consulta para esclarecimentos de dúvidas das áreas administrativa e financeira. PROCESSO DE COMPRAS Um pedido de compra foi finalizado, mas o fornecedor desistiu da compra. O que devo fazer? O usuário deve abrir um chamado informando o código do pedido de compra e enviar motivo pelo qual deseja cancelar o pedido de compra. O pedido de compra é retornado para o último aprovador para que ele possa ao invés de aprovar reprovar o pedido de compra. Quem são os usuários que podem solicitar compras no sistema? Qualquer colaborador que faça parte do quadro de funcionários da. No caso dos clusters, cabe ao assistente administrativo e compras fazer a solicitação de compras, contudo se a solicitação é uma demanda do parceiro, este deve encaminhar via sua solicitação sempre de forma discriminada. Esse deve fazer parte do processo de compras como forma de salvaguardar o assistente administrativo e compras de quaisquer dúvidas referente à compra solicitada e realizada. A solicitação de compra precisa constar especificações técnicas claras, objetivas e precisas. Quando é necessário o Termo de Referência para uma solicitação de compras? No caso de solicitação de serviços que exijam Termos de Referência, devem constar no Termo de Referência (Anexo da Norma de Compras) de forma clara: o objetivo, as atividades previstas, os resultados esperados (intermediários e finais), os prazos, as condições de pagamento e os critérios para análise técnica, além de outras informações pertinentes. O Termo de Referência deve ser encaminhado ao Núcleo de Compras junto com a Solicitação de Compra. As solicitações de serviços especializados ou de consultoria requerem obrigatoriamente Termos de Referência, caso uma destas solicitações não tiver o Termo de Referência em anexo, o setor de compra rejeitará a solicitação. Nos Clusters, quando a demanda de compras for de um parceiro e esta exigir um Termo de Referência, o assistente administrativo e compras só deverá aceitar a solicitação do parceiro se este explicitar no todas as informações necessárias para elaboração do Termo de Referência. O

2 12.25 referido deverá ser parte do processo de compra como forma de salvaguardar o assistente administrativo e compras de futuros questionamentos sobre os serviços contratados. Como solicitar um contrato? Deve inserir a solicitação de Compras no sistema, lembrando da obrigatoriedade do Termo de Referência para serviços (item do Manual de Compras), após todas as aprovações dos gestores constantes no Manual de Compras, o solicitante deve preencher o formulário de solicitação de contratos (anexo do Manual de Compras) e encaminhar à Assessoria Administrativa. Quando devo solicitar um Termo Aditivo à um Contrato? O termo aditivo deve ser solicitado quando da necessidade de modificação de qualquer cláusula contratual, desde o aumento de prazo até modificação do objeto contratual. Quando o Termo Aditivo envolver alterações financeiras do contrato, o mesmo deve ser solicitado no sistema informando as referidas alterações e passando por todos procedimento de autorização previsto na Norma de Compras. Os Termos Aditivos não devem alterar o Objeto Contratual, neste caso deve-se solicitar um novo Contrato. Em nenhuma hipótese o valor do Termo Aditivo deve ultrapassar o valor do Contrato principal. Quando devo solicitar o Distrato? Distrato é o encerramento contratual. Ele deve ser solicitado quando do termino da relação contratual com o cumprimento das obrigações previstas no contrato ou quando do descumprimento de qualquer cláusula contratual que torne inviável a continuação da relação contratual. TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO Não estou conseguindo acessar um determinado menu do sistema. O usuário deve abrir um chamado informando qual o caminho do menu ele está tentando acessar e enviar uma imagem da tela de erro. O setor de TI irá analisar se o erro apresentado é uma restrição de acesso, em sendo, analisaremos se o funcionário deveria de fato ter acesso ao menu que está tentando acessar e fazer a devida liberação.

3 12.25 O colaborador responsável por uma determinada função do sistema entrou de férias. O que devo fazer? Antes de entrar de férias o responsável pela função atual deve registrar um chamado informando quem será o novo funcionário a realizar a devida tarefa no sistema. Ti irá adicionar para o colaborador a devida função. SERVIÇOS TELEFONIA Quais operadoras eu devo utilizar para telefonia móvel? Deve-se utilizar a operadora do celular que você utiliza. TIM Vivo - 5 Claro Oi Quais operadoras eu devo utilizar para telefonia fixa? Deve-se utilizar a operadora do telefone que você utiliza. Oi GVT Intelig 023 Como eu modifico o plano de telefonia móvel? O gerente do Cluster encaminha por a solicitação a Diretoria de Finanças e Administração, que deferindo, informa a Coordenação Administrativa de Serviços. A quem devo solicitar cadastro para serviços de taxi? Solicitação deve ser encaminhada pelo Coordenador de Finanças e Administração, copiando o Gerente do Cluster, para a Assessoria Administrativa.

4 12.25 CONTABILIDADE CONCILIAÇÃO BANCÁRIA CLUSTERS O que eu preciso para realizar uma boa conciliação no final do mês? Uma boa conciliação tem inicio com a comparação do saldo da conta bancária de movimento com a informação externa à contabilidade (extrato bancário), de maneira que se possa ter certeza quanto à exatidão dos saldos em análise, em determinada data. Realiza-se a composição do saldo, analisando os lançamentos não realizados (dado pelo banco, no extrato, quanto pela contabilidade interna, no razão) ou divergentes (valores diferentes). Com base nesta conciliação bancária, realiza-se (quando necessário) os lançamentos complementares, estornos ou reclassificações. Ela verifica se o saldo bancário do controle interno, os lançamentos e suas datas estão idênticos ao extrato do banco. Algumas ações são primordiais para uma boa conciliação, são elas; Lançar as movimentações diariamente Verificar saldo no extrato bancário Conferir detalhes dos lançamentos Se houver diferenças nos lançamentos, corrigir. A contabilidade registra diariamente/mensalmente, as movimentações contábeis de forma on-line e/ou offline, estas movimentações que carregam nos lançamentos as contas contábeis, códigos, históricos e valores, informados pelos usuários. O sistema é integrado por módulos que transferem de on-line e/ou off-line as suas movimentações para a contabilidade, através de Lançamentos Padronizados, e pré-configurados (rateios).(manual do Cluster Pág. 35) FUNDO FIXO O que é o Fundo Fixo do Cluster? O fundo fixo tem como objetivo facilitar as necessidades de pagamento para pequenas despesas durante o mês corrente. É definida uma quantia fixa (até 2 salários mínimos) que é fornecida ao responsável, pelo fundo fixo. Deve ser suficiente para o pagamento de diversos dias, e, periodicamente, efetua-se a prestação de contas do valor total desembolsado, repondo-se o valor do fundo fixo por meio de cheque nominal ao seu responsável.

5 12.25 O Princípio da Competência determina que os efeitos das transações e outros eventos sejam reconhecidos nos períodos a que se referem, independentemente do recebimento ou pagamento. O saldo permanece inalterado, devendo sempre corresponder ao dinheiro em caixa mais o total dos comprovantes dos pagamentos efetuados e ainda não reembolsados. Quando os valores colocados à disposição do caixa chegam a níveis mínimos o qual impossibilite a cobertura de futuros gastos; se faz necessário, a reposição. Que poderá acontecer até 3 (três)vezes durante o mês ao responsável pelo caixa. Como fazer os lançamentos contábeis relativos à movimentação do fundo fixo? I Abertura/reposição do fundo fixo de caixa: D - Caixa - Fundo Fixo (Ativo Circulante) C Transferência Bancária D - Transferência Bancária C - Bancos Conta Movimento (Ativo Circulante) II - Reconhecimento contábil das despesas: D - Despesas Administrativas (Conta Resultado) C - Caixa - Fundo Fixo (Ativo Circulante) O conflito de interesse ocorre quando um empregado da Visão Mundial tem interesse econômico, pessoal ou potencial em qualquer transação que afete os interesses da Visão Mundial, dos fornecedores ou de qualquer parte interessada. A realização de qualquer atividade relacionada ao processo de Fundo Fixo que configure conflito de interesse deverá ser imediatamente comunicada a gerência e diretoria da área. O não cumprimento pode acarretar em penalidades como advertência, proibição do repasse do Fundo Fixo e outras sanções acordadas junto ao GPC como desligamento, quando for o caso. É responsabilidade de todos os funcionários assegurar a transparência e a credibilidade dos processos da Visão Mundial. (Norma Fundo Fixo Pág 3) FINANÇAS Quando posso realizar adiantamento ao fornecedor? Nas seguintes situações; 1º caso: Pagamento sem NF (adiantamos 50%) 2º caso: Quando o fornecedor não fatura (neste caso deve-se negociar o pagamento de 50%) 3º caso: Compras realizadas pela internet onde o doc. é boleto (deve-se justificar)

6 12.25 Tipos de Adiantamento a fornecedores Prestação de serviços ocorre quando o contrato é firmando com VMB e o prestador serviço, e é realizado um pagamento antecipado, para início de atividades, e restante ao final na conclusão do serviço de acordo aos processos e normas estabelecidos no Manual de Compras de VMB. Compras de produtos por internet Na compra de e-commerce é feita a antecipação de pagamento aos fornecedores. Consumo de agua, energia e internet Devido a modalidade do pagamento ser realizado com débito automático em conta corrente, o registro destes são realizados na conta de Adiantamentos a Fornecedores, e sua compensação é feita com o recebimento da fatura e solicitação do pagamento, feita pelos usuários dos serviços (Projetos e Escritórios). Cartão de Credito Corporativo O pagamento das faturas com cartões de crédito são feitos através de débito conta corrente, o registro desta operação é feita através da conta de Adiantamento a Fornecedores, a fatura do cartão é analisada pelo setor de Administração que preparar um rateio para o registro dos gastos e compensação do saldo do adiantamento. (Manual do Cluster Pág. 45.)