Contabilidade Módulo Multi e Brasilor Setembro de 2016

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1 Contabilidade Módulo Multi e Brasilor Setembro de 2016

2 MISSÃO & PRINCÍPIOS VALORES DICAS Melhorar vidas através da visão Respeito às leis e aplicaçãodos mais elevados padrões. O respeito às leis e aos regulamentos públicos é uma obrigação de todos nós. Relações humanas baseadas nos nossos princípios. O respeito dos nossos princípios em nossas relações humanas é um elemento fundamental para alcançarmos os nossos objetivos. Usar os nossos recursos de maneira responsável e consciente. Responsabilidade, consciência e desenvolvimento sustentável devem guiar o uso dos recursos da Empresa.

3 MISSÃO & PRINCÍPIOS VALORES DICAS VALORES ESSILOR INOVAÇÃO abrange todos os aspectos da empresa: tecnologia, fabricação, vendas e serviços. Inovação para promover o acesso à saúde visual das pessoas é o que direciona o nosso desenvolvimento. DIVERSIDADE e o valor que atribuímos às diferenças são forças que enriquecem nossa experiência humana. TRABALHO EM EQUIPE melhora a performance da Empresa e nos permite manter uma dinâmica de evolução permanente. RESPEITO E CONFIANÇA estão no centro das nossas relações humanas e promovem o comprometimento de todos. ESPÍRITO EMPREENDEDOR que se reflete no estímulo à iniciativa e ao empoderamento, características da Essilor.

4 MISSÃO & PRINCÍPIOS VALORES DICAS DICAS PARA UMA BOA REUNIÃO/TREINAMENTO Escute com atenção, evitando conversas paralelas. Mantenha o foco na pessoa que está falando e solicite a palavra. Esclareça suas dúvidas, mesmo que pareçam óbvias. Desligue o telefone. Caso esteja esperando uma ligação essencial, utilize o modo silencioso. Atenção ao horário de início e término da reunião. Participe! Aproveite!

5 Índice I) Abertura do Treinamento II) III) IV) Estrutura CSC Plano de Contas Catálogo Automidia - Contabilidade V) Detalhamento dos Processos VI) VII) Catálogo Automidia Ativo Fixo Detalhamento dos Processos

6 Abertura do Treinamento

7 Abertura do Treinamento OBJETIVO Apresentar visão macro das atividades sob responsabilidade das áreas Apresentar os processos e pontos de atenção Capacitar os colaboradores nos processos de atuação Capacitar os colaboradores na utilização das ferramentas PÚBLICO-ALVO Colaboradores da Multi e Brasilor DURAÇÃO 2 horas

8 Estrutura CSC

9 Estrutura CSC CSC Marcelo Breyer Gerente 68 Processos e Indicadores André London Gerente Operação de Pessoal (RH) Leonor Ambrósio Supervisora Financeiro Terceiro Ramos Supervisor Contabilidade Andreia Camargo Supervisora Fiscal Claudia Silva Supervisora 12 Cadastros Maurício Santos Gerente 9 Central de Atendimento Supervisor TBD 8 Administração de Empregados Adiantamentos e Reembolsos Ativo Fixo Obrigações Fiscais Cadastro de Fornecedores Central de Atendimento Benefícios Pagamentos Contabilidade Recebimento Fiscal Cadastro de Produtos Melhoria Contínua Folha de Pagamento Recebimentos Gestão de Relatórios Cadastro de Clientes Indicadores Conciliação Pessoal Líder Gerente do CSC

10 Estrutura CSC CSC Marcelo Breyer Gerente 68 Processos e Indicadores André London Gerente 11 Operação de Pessoal (RH) Leonor Ambrósio Supervisora 8 Financeiro Terceiro Ramos Supervisor 14 Contabilidade Andreia Camargo Supervisora Fiscal Claudia Silva Supervisora 12 Cadastros Maurício Santos Gerente 9 Central de Atendimento Supervisor TBD 8 Administração de Empregados Adiantamentos e Reembolsos Ativo Fixo Obrigações Fiscais Cadastro de Fornecedores Central de Atendimento Benefícios Pagamentos Contabilidade Recebimento Cadastro de Fiscal Produtos Melhoria Contínua Folha de Pagamento Recebimentos Gestão de Relatórios Cadastro de Clientes Indicadores Conciliação Pessoal Líder Gerente do CSC

11 Plano de Contas

12 Plano de Contas PREMISSAS E OBJETIVOS A nova composição do Plano de Contas busca: Nortear os trabalhos contábeis de registro de fatos e atos inerentes as empresas, além de servir de parâmetro para a elaboração das demonstrações contábeis. Padronizar todas as empresas do Grupo Essilor consolidadas pela Brasilor (Lapas, E-Commerce, Essilor da Amazônia, MultiOptica). Atender a legislação fiscal e reporting gerencial de acordo com as regras do IFRS. Reestruturar as contas e centros de custos para atender todas as atividades das empresas do grupo.

13 Plano de Contas O PLANO DE CONTAS ORACLE R O plano de contas anterior possuía 51 caracteres e 9 segmentos conforme exemplo abaixo: Companhia Conta Centro de Custo 122 Linha de Negócio 000 Intercompanhia BR002 Tipo de Cliente Rateio Projeto 0123 Futuro

14 Plano de Contas O PLANO DE CONTAS ORACLE R12 O atual plano de contas possui 52 caracteres e 9 segmentos. A sua composição se dá a partir de: Companhia BR003 Filial Conta Centro de Custo Unidade de Negócio 00 Linha de Negócio 00 Intercompanhia BR002 Análise BC00303 Futuro Futuro

15 Plano de Contas PRINCIPAIS MUDANÇAS E REGRAS DE NEGÓCIO

16 Plano de Contas EXEMPLO R11 x R12

17 Plano de Contas Companhia Comentários Com relação ao segmento companhia, tivemos as principais alterações: 1) O código da companhia passa a ser o mesmo código intercompanhia utilizado nos reportes do Grupo Essilor; 2) Exclusão da localidade que passa a ser um segmento independente; 3) Exclusão do conceito de divisões (Ex: companhia suporte, de operações, logística, comercial, etc) que passa a ser definido única e exclusivamente pelo centro de custo.

18 Plano de Contas Filial Comentários Com relação ao segmento filial, temos a seguinte estrutura: 1) O primeiro quadrante começa sempre pelos 3 últimos dígitos do segmento Companhia. 2) O segundo quadrante é sequencial e indica sempre o local.

19 Plano de Contas Conta Comentários Com relação ao segmento conta, temos a seguinte estrutura: 1) As contas passam a ter 8 caracteres; 2) Todas as contas que começam com 1 são contas de ativo; 3) Todas as contas que começam com 2 são contas de passivo; 4) Todas as contas que começam com 3 são contas de receita; 5) Todas as contas que começam com 4 são contas de custo; 6) Todas as contas que começam com 5 são contas de despesa;

20 Plano de Contas Conta Exemplos: Comentários 1) Banco Itaú (Ativo); 2) Salários a Pagar (Passivo); 3) Vendas de Mercadorias Nacional (Receita); 4) Custo das Vendas de Produto (Custo); 5) Honorários Advocatícios (Despesa).

21 Plano de Contas Conta Comentários 1) Criamos um grupo de custos industriais (começam com 42xxxxxx) para facilitar a apuração dos custos que são alocados ao produto. O mesmo possui uma estrutura similar ao grupo das despesas. 2) Na estrutura anterior, esta separação era feita apenas pelo centro de custo e na atual a própria conta já realiza essa divisão. 3) O grupo de custos industriais (começam com 42xxxxxx) deverá ser totalmente alocado ao custo (conta 41xxxxxx).

22 Plano de Contas Centro de Custo Comentários 1) O Centro de Custo na versão R12 será composto por 5 caracteres, ao invés de 3, como na R11.

23 Plano de Contas Centro de Custo / Unidade de Negócio De / Para R12 - Estrutura Comentários 1) Criamos uma diretoria específica (Diretoria de Custos Alocados) para atender a necessidade da fábrica. 2) Em relação a Multi e as outras empresas mantivemos a mesma estrutura.

24 Plano de Contas Centro de Custo Comentários 1) Iniciará sempre com uma numeração específica referente à divisão que está relacionado.

25 Plano de Contas Unidade de Negócio Comentários 1) Para facilitar e atender às demandas internas, criamos este novo segmento para auxiliar na identificação e repasse de despesas específicas.

26 Plano de Contas Linha de Negócio Comentários 1) A Linha de Negócio na versão R12 será composto por 2 caracteres, ao invés de 3, como na R11. 2) Manteremos as mesmas linhas de negócios utilizadas na R11.

27 Plano de Contas Intercompanhia Comentários 1) No segmento de Intercompanhia, não tivemos alterações, mantivemos os códigos utilizados nos reportes para a matriz.

28 Plano de Contas Análise (1/2) Comentários Todos os lançamentos em contas bancárias (conta corrente e aplicação financeira), devem ter o segmento análise preenchido conforme exemplo do padrão abaixo: 1) As contas bancárias sempre iniciam com a sigla BC. 2) Em seguida teremos os 3 últimos dígitos do segmento companhia. 3) Finalizando com um número sequencial que será especifico para cada conta bancária. 4) Esse campo será utilizado nas contas de bancos e aplicações financeiras. Irá facilitar a conciliação bancária.

29 Plano de Contas Análise (2/2) Comentários 1) Todos os códigos de projetos da R11 foram criados na R12 e começam com PJ. OBS: Esse campo poderá ser utilizado para outros tipos de análise e terá que começar sempre com duas consoantes.

30 Plano de Contas Futuro Comentários 1) Estes dois segmentos foram criados afim de atendermos possíveis demandas futuras.

31 Catálogo Automidia Contabilidade

32 Introdução Automidia Catálogo Principal e SLA de resolução Nível 1 Nível 2 Nível 3 Nível 4 SLA Resolução Contabilidade Demonstrações Financeiras Análises contábeis - 2 dias Contabilidade Demonstrações Financeiras Balancete / Balanço / DRE - 1 dia Contabilidade Demonstrações Financeiras Razões contábeis - 6 horas Contabilidade Demonstrações Financeiras Dúvidas - 2 dias Contabilidade Lançamentos contábeis Importação de lançamentos ADI Brasilor 8 horas Contabilidade Lançamentos contábeis Rateio diversos 1 dia Contabilidade Lançamentos contábeis Reclassificações manuais Solicitação 16 horas Contabilidade Lançamentos contábeis Reclassificações manuais Dúvidas 1 dia Contabilidade Lançamentos contábeis Solicitação de correção de contabilização - 1 dia Contabilidade Lançamentos contábeis Solicitação de nota de débito - 2 dias Contabilidade Lançamentos contábeis Solicitação de provisões - 1 dia Contabilidade Lançamentos contábeis Dúvidas (Lapas fora do escopo) - 1 dia Contabilidade Lançamentos contábeis Dúvidas - 1 dia

33 Introdução Automidia Catálogo Principal e SLA de resolução Nível 1 Nível 2 Nível 3 Nível 4 SLA Resolução Contabilidade Fechamento contábil Solicitação de correção ou explicação - 4 horas Contabilidade Cadastros Contábeis Inclusão / Alteração / Cancelamento - 2 dias Contabilidade Cadastros Contábeis Dúvidas - 1 dia Contabilidade Cadastros Contábeis Dúvidas (Lapas fora do escopo) - 1 dia Contabilidade Envio de relatórios diversos dia Contabilidade Solicitação de relatórios diversos dias

34 Catálogo Automidia Catálogo Principal Comentários 1) Ao acessar o Automidia, o cliente possuirá a visão de todas as opções disponíveis para abertura de chamado. 2) As possibilidades de abertura de chamados deverão respeitar o perfil de acesso de cada usuário.

35 Catálogo Automidia Contabilidade Comentários 1) Ao clicar no ícone Contabilidade, é possível verificar todos os itens disponíveis para abertura de chamados que seguirão para a equipe CSC Contabilidade. 2) Alguns itens do cardápio contábil contam com subitens. 3) Para acessar os subitens basta clicar no botão desejado.

36 Catálogo Automidia Contabilidade > Cadastros Contábeis Comentários 1) Ao clicar na opção Cadastros Contábeis, o solicitante possuirá duas possibilidades de abertura de chamado: Dúvidas e Inclusão / Alteração / Cancelamento.

37 Catálogo Automidia Contabilidade > Demonstrações Financeiras Comentários 1) Ao clicar na opção Demonstrações Financeiras, 4 opções de chamados são exibidos: Análises contábeis, Balancete/ Balanço/ DRE, Razões Contábeis e Dúvidas. 2) Os diversos tipos de análise deverão ser solicitados através de chamado específico. 3) Todos os chamados de solicitação de Balanços/ Balancetes/ DRE deverão ter uma justificativa e serão analisados individualmente. 4) Os razões contábeis poderão ser solicitados pelo automidia ou através da central de atendimento.

38 Catálogo Automidia Contabilidade > Fechamento Contábil Comentários 1) Ao clicar na opção Fechamento Contábil é possível acessar o subitem Solicitação de correção ou explicação. 2) O chamado de Solicitação de correção ou explicação só deverá ser utilizado durante o período de fechamento. 3) Esse chamado deverá ser priorizado, por se tratar de necessidades de ajustes urgentes no período de fechamento. A equipe deve manter-se atenta ao surgimento desta opção na fila de chamados.

39 Catálogo Automidia Contabilidade > Lançamentos Contábeis Comentários 1) Ao clicar na opção Lançamentos Contábeis, teremos 6 opções de chamados: Dúvidas gerais, Rateio diversos, Reclassificações manuais, Solicitação de correção de contabilização, Solicitação de nota de débito e Solicitação de provisões.

40 Catálogo Automidia Contabilidade > Lançamentos Contábeis > Reclassificações Manuais Comentários 1) Ao clicar na opção Reclassificações manuais, as opções Dúvidas e Solicitação serão exibidas.

41 Detalhamento dos Processos

42 Ícones Informativos Atividade Manual Atividade Sistêmica WF WORKFLOW Seu principal objetivo é agilizar e controlar as comunicações, aumentando a produtividade de processos de negócios. Sistema ERP que reúne os processos Administrativos / Financeiros do grupo Essilor. Excel Processo. Subprocesso.

43 Hierarquia de Processos PROCESSO SUBPROCESSO Cadastros Contábeis Cadastro de Conta Contábil ou Centro de Custo Lançamentos Contábeis Importação de Lançamentos Automáticos e Contabilização Reclassificações Manuais Preparação das Notas de Débito Contabilização da Folha de Pagamento Fechamento Contábil Validação dos Valores da Venda Contabilização das Devoluções não Registradas Desoneração de 1% da Receita Contabilização de Demais Custos Análise das Despesas Rateio das Despesas da Multi- Óptica para EDAM Cálculo da Variação Cambial de Cliente e Fornecedor Internacional Contabilização do Acordo de Vendas / Rebate Lançamento de Rateios e Provisões Diversos Contabilização da Movimentação Contábil da Filial Brasilor (E-commerce) Geração das Demonstrações Lapas (Escopo CSC) para Validação

44 Hierarquia de Processos PROCESSO SUBPROCESSO Cadastros Contábeis Cadastro de Conta Contábil ou Centro de Custo Lançamentos Contábeis Importação de Lançamentos Automáticos e Contabilização Reclassificações Manuais Preparação das Notas de Débito Contabilização da Folha de Pagamento Fechamento Contábil Validação dos Valores da Venda Contabilização das Devoluções não Registradas Desoneração de 1% da Receita Contabilização de Demais Custos Análise das Despesas Rateio das Despesas da Multi- Óptica para EDAM Cálculo da Variação Cambial de Cliente e Fornecedor Internacional Contabilização do Acordo de Vendas / Rebate Lançamento de Rateios e Provisões Diversos Contabilização da Movimentação Contábil da Filial Brasilor (E-commerce) Geração das Demonstrações Lapas (Escopo CSC) para Validação

45 Cadastros Contábeis Cadastro de Conta Contábil ou Centro de Custo PRINCIPAIS MUDANÇAS Todas as solicitações de inclusão/ alteração/ cancelamento serão submetidas a aprovação do gestor contábil do corporativo. Qualquer modificação só será realizada pela equipe do CSC Contabilidade após a devida aprovação no Automidia. Todas as solicitações deverão ser realizadas através de abertura de chamado no Automidia, e não mais por como anteriormente.

46 Cadastros Contábeis Cadastro de Conta Contábil ou Centro de Custo REGRAS DE NEGÓCIO Após a inclusão / alteração / cancelamento de novos segmentos o plano de contas atualizado será divulgado internamente.

47 CSC - Contabilidade Contador Responsável Unidades Cadastros Contábeis Cadastro de Conta Contábil ou Centro de Custo WF Solicitar inclusão / alteração / cancelamento de conta contábil WF Aprovar solicitação WF Analisar informações do chamado Efetuar cadastro WF Encerrar chamado informando que a solicitação foi efetuada

48 Hierarquia de Processos PROCESSO SUBPROCESSO Cadastros Contábeis Cadastro de Conta Contábil ou Centro de Custo Lançamentos Contábeis Importação de Lançamentos Automáticos e Contabilização Reclassificações Manuais Preparação das Notas de Débito Contabilização da Folha de Pagamento Fechamento Contábil Validação dos Valores da Venda Contabilização das Devoluções não Registradas Desoneração de 1% da Receita Contabilização de Demais Custos Análise das Despesas Rateio das Despesas da Multi- Óptica para EDAM Cálculo da Variação Cambial de Cliente e Fornecedor Internacional Contabilização do Acordo de Vendas / Rebate Lançamento de Rateios e Provisões Diversos Contabilização da Movimentação Contábil da Filial Brasilor (E-commerce) Geração das Demonstrações Lapas (Escopo CSC) para Validação

49 Hierarquia de Processos PROCESSO SUBPROCESSO Cadastros Contábeis Cadastro de Conta Contábil ou Centro de Custo Lançamentos Contábeis Importação de Lançamentos Automáticos e Contabilização Reclassificações Manuais Preparação das Notas de Débito Contabilização da Folha de Pagamento Fechamento Contábil Validação dos Valores da Venda Contabilização das Devoluções não Registradas Desoneração de 1% da Receita Contabilização de Demais Custos Análise das Despesas Rateio das Despesas da Multi- Óptica para EDAM Cálculo da Variação Cambial de Cliente e Fornecedor Internacional Contabilização do Acordo de Vendas / Rebate Lançamento de Rateios e Provisões Diversos Contabilização da Movimentação Contábil da Filial Brasilor (E-commerce) Geração das Demonstrações Lapas (Escopo CSC) para Validação

50 Lançamentos Contábeis Reclassificações Manuais PRINCIPAIS MUDANÇAS Todas as solicitações deverão ser realizadas através de abertura de chamado no Automidia, e não mais por como anteriormente.

51 Lançamentos Contábeis Reclassificações Manuais REGRAS DE NEGÓCIO O solicitante deverá preencher o formulário com o máximo de informações pertinentes para abertura do chamado. É importante atentar-se aos anexos dos chamados. Em diversos casos é obrigatório que o solicitante anexe um documento referente à solicitação. Em alguns casos será necessário anexar autorização dos departamentos envolvidos para que seja feita a reclassificação. Após verificar as informações contidas no formulário, o analista poderá realizar a alteração no Oracle.

52 CSC - Contabilidade Unidades Lançamentos Contábeis Reclassificações Manuais C.M. Solicitar reclassificação manual C.M. C.M. Analisar solicitação de reclassificação Gerar o razão Confeccionar planilha ADI para realizar upload do ajuste Fazer upload de reclassificação Contabilizar a reclassificação de despesas Encerrar chamado informando que a reclassificação foi realizada

53 Hierarquia de Processos PROCESSO SUBPROCESSO Cadastros Contábeis Cadastro de Conta Contábil ou Centro de Custo Lançamentos Contábeis Importação de Lançamentos Automáticos e Contabilização Reclassificações Manuais Preparação das Notas de Débito Contabilização da Folha de Pagamento Fechamento Contábil Validação dos Valores da Venda Contabilização das Devoluções não Registradas Desoneração de 1% da Receita Contabilização de Demais Custos Análise das Despesas Rateio das Despesas da Multi- Óptica para EDAM Cálculo da Variação Cambial de Cliente e Fornecedor Internacional Contabilização do Acordo de Vendas / Rebate Lançamento de Rateios e Provisões Diversos Contabilização da Movimentação Contábil da Filial Brasilor (E-commerce) Geração das Demonstrações Lapas (Escopo CSC) para Validação

54 Hierarquia de Processos PROCESSO SUBPROCESSO Cadastros Contábeis Cadastro de Conta Contábil ou Centro de Custo Lançamentos Contábeis Importação de Lançamentos Automáticos e Contabilização Reclassificações Manuais Preparação das Notas de Débito Contabilização da Folha de Pagamento Fechamento Contábil Validação dos Valores da Venda Contabilização das Devoluções não Registradas Desoneração de 1% da Receita Contabilização de Demais Custos Análise das Despesas Rateio das Despesas da Multi- Óptica para EDAM Cálculo da Variação Cambial de Cliente e Fornecedor Internacional Contabilização do Acordo de Vendas / Rebate Lançamento de Rateios e Provisões Diversos Contabilização da Movimentação Contábil da Filial Brasilor (E-commerce) Geração das Demonstrações Lapas (Escopo CSC) para Validação

55 Lançamentos Contábeis Preparação das Notas de Débito PRINCIPAIS MUDANÇAS Todas as solicitações deverão ser realizadas através de abertura de chamado no Automidia, e não mais por como anteriormente.

56 Lançamentos Contábeis Preparação das Notas de Débito REGRAS DE NEGÓCIO O solicitante deverá enviar detalhes, documentos suporte e a aprovação da empresa que receberá o repasse de despesas, obrigatoriamente, na abertura do chamado. O CSC-Contabilidade irá verificar a classificação contábil e, em seguida, o chamado seguirá para o CSC-Financeiro. O CSC-Financeiro irá colocar o documento no módulo do Contas a Pagar ou Contas a Receber e prosseguirá com o procedimento adequado.

57 CSC - Contabilidade Unidades Lançamentos Contábeis Preparação das Notas de Débito WF Realizar abertura do chamado WF WF Analisar informações do chamado Contabilizar a realocação de despesas Criar nota de débito Encerrar chamado informando que a solicitação foi efetuada

58 Hierarquia de Processos PROCESSO SUBPROCESSO Cadastros Contábeis Cadastro de Conta Contábil ou Centro de Custo Lançamentos Contábeis Importação de Lançamentos Automáticos e Contabilização Reclassificações Manuais Preparação das Notas de Débito Contabilização da Folha de Pagamento Fechamento Contábil Validação dos Valores da Venda Contabilização das Devoluções não Registradas Desoneração de 1% da Receita Contabilização de Demais Custos Análise das Despesas Rateio das Despesas da Multi- Óptica para EDAM Cálculo da Variação Cambial de Cliente e Fornecedor Internacional Contabilização do Acordo de Vendas / Rebate Lançamento de Rateios e Provisões Diversos Contabilização da Movimentação Contábil da Filial Brasilor (E-commerce) Geração das Demonstrações Lapas (Escopo CSC) para Validação

59 Hierarquia de Processos PROCESSO SUBPROCESSO Cadastros Contábeis Cadastro de Conta Contábil ou Centro de Custo Lançamentos Contábeis Importação de Lançamentos Automáticos e Contabilização Reclassificações Manuais Preparação das Notas de Débito Contabilização da Folha de Pagamento Fechamento Contábil Validação dos Valores da Venda Contabilização das Devoluções não Registradas Desoneração de 1% da Receita Contabilização de Demais Custos Análise das Despesas Rateio das Despesas da Multi- Óptica para EDAM Cálculo da Variação Cambial de Cliente e Fornecedor Internacional Contabilização do Acordo de Vendas / Rebate Lançamento de Rateios e Provisões Diversos Contabilização da Movimentação Contábil da Filial Brasilor (E-commerce) Geração das Demonstrações Lapas (Escopo CSC) para Validação

60 Fechamento Contábil Lançamento de Rateios e Provisões Diversos PRINCIPAIS MUDANÇAS Todas as solicitações de rateios e provisões deverão ser realizadas através de abertura de chamado no Automidia, e não mais por como anteriormente. O envio dessa provisão/ rateios deverá ser feito através do Automidia (Contabilidade/ Lançamentos contábeis/ Solicitação de provisões ou Rateios Diversos) ; O chamado só será realizado pela equipe do CSC Contabilidade após a devida aprovação no Automidia.

61 Fechamento Contábil Lançamento de Rateios e Provisões Diversos REGRAS DE NEGÓCIO O cálculo de todos os rateios e provisões deverá ser feito pela área solicitante e será submetido a aprovação do seu gestor imediato. Essa aprovação deverá ser feita até a data determinada no cronograma de fechamento mensal para que o colaborador tenha tempo hábil para efetuar a provisão dentro do mês de competência. É necessário anexar documento suporte no chamado para que o mesmo possa ser realizado.

62 Expedição CSC - Recebíveis TI Gestor Imediato CSC - Contabilidade Fechamento Contábil Lançamento de Rateios e Provisões Diversos C.M. C.M. Enviar cronograma para diversas áreas Analisar chamado Contabilizar lançamento Encerrar chamado informando que o rateio/ provisão foi realizado Preencher planilha de provisões C.M. Aprovar chamado C.M. E Enviar rateios diversos de TI OU C.M. E Enviar planilha com detalhe da provisão de PCLD C.M. E Enviar planilha com detalhes dos correios

63 Hierarquia de Processos PROCESSO SUBPROCESSO Cadastros Contábeis Cadastro de Conta Contábil ou Centro de Custo Lançamentos Contábeis Importação de Lançamentos Automáticos e Contabilização Reclassificações Manuais Preparação das Notas de Débito Contabilização da Folha de Pagamento Fechamento Contábil Validação dos Valores da Venda Contabilização das Devoluções não Registradas Desoneração de 1% da Receita Contabilização de Demais Custos Análise das Despesas Rateio das Despesas da Multi- Óptica para EDAM Cálculo da Variação Cambial de Cliente e Fornecedor Internacional Contabilização do Acordo de Vendas / Rebate Lançamento de Rateios e Provisões Diversos Contabilização da Movimentação Contábil da Filial Brasilor (E-commerce) Geração das Demonstrações Lapas (Escopo CSC) para Validação

64 Hierarquia de Processos PROCESSO SUBPROCESSO Cadastros Contábeis Cadastro de Conta Contábil ou Centro de Custo Lançamentos Contábeis Importação de Lançamentos Automáticos e Contabilização Reclassificações Manuais Preparação das Notas de Débito Contabilização da Folha de Pagamento Fechamento Contábil Validação dos Valores da Venda Contabilização das Devoluções não Registradas Desoneração de 1% da Receita Contabilização de Demais Custos Análise das Despesas Rateio das Despesas da Multi- Óptica para EDAM Cálculo da Variação Cambial de Cliente e Fornecedor Internacional Contabilização do Acordo de Vendas / Rebate Lançamento de Rateios e Provisões Diversos Contabilização da Movimentação Contábil da Filial Brasilor (E-commerce) Geração das Demonstrações Lapas (Escopo CSC) para Validação

65 Fechamento Contábil Contabilização da Movimentação Contábil da Filial da Brasilor (E-commerce) PRINCIPAIS MUDANÇAS Todas as solicitações deverão ser realizadas através de abertura de chamado no Automidia, e não mais por como anteriormente.

66 Fechamento Contábil Contabilização da Movimentação Contábil da Filial da Brasilor (E-commerce) REGRAS DE NEGÓCIO O solicitante deverá preparar e enviar o arquivo em excel (ADI) contendo todos os lançamentos contábeis que deverão ser contabilizados na Brasilor. É fundamental anexar o documento suporte para que o CSC Contabilidade possa prosseguir com o chamado. O CSC-Contabilidade irá importar esses lançamentos no Oracle. Caso o colaborador do CSC Contabilidade tenha alguma dúvida ou haja algum erro na importação do lançamento essa informação será enviada na resposta do chamado. Caso necessário o colaborador contactará o escritório de contabilidade responsável.

67 CSC - Contabilidade Unidades Fechamento Contábil Contabilização da Movimentação Contábil da Filial da Brasilor (E-commerce) WF Realizar abertura do chamado WF Analisar informações do chamado Extrair relatórios WF Encerrar chamado informando que a solicitação foi efetuada

68 Catálogo Automidia Ativo Fixo

69 Introdução Automidia Catálogo Principal e SLA de resolução Nível 1 Nível 2 Nível 3 Nível 4 SLA Resolução Ativo Fixo Solicitação de Alteração de Cadastro de Ativo dias Ativo Fixo Solicitação de Aluguel dias Ativo Fixo Solicitação de Baixa dia Ativo Fixo Ficha Capex (Lapas) dia Ativo Fixo Ficha Capex (Lapas fora do escopo) dia Ativo Fixo Ficha Capex (Multi e Brasilor) dia Ativo Fixo Dúvidas (Lapas fora do escopo) dia Ativo Fixo Dúvidas Gerais dia

70 Introdução Automidia Catálogo Principal Comentários 1) Ao acessar o Automidia, o cliente possuirá a visão de todas as opções disponíveis para abertura de chamado. 2) As possibilidades de abertura de chamados deverão respeitar o perfil de acesso de cada usuário.

71 Introdução Automidia Ativo Fixo Comentários 1) Ao clicar no ícone Ativo Fixo, é possível verificar todos os itens disponíveis para abertura de chamados que seguirão para a equipe CSC Ativo Fixo. 2) Para acessar o formulário basta clicar no botão desejado.

72 Detalhamento dos Processos

73 Hierarquia de Processos PROCESSO SUBPROCESSO Ativo Fixo Cadastro do Ativo Alteração do Cadastro de Ativo Aluguel de Ativo Fixo Aprovação da Ficha CAPEX Multi e Brasilor Aprovação da Ficha CAPEX Lapas Aprovação da Ficha CAPEX EDAM Aquisição dos Bens de Estoque Baixa de Ativo Cálculo da Depreciação do Ativo Fixo Recuperação de Impostos e Transferência para o GL Lançamentos Fiscais para o GL Cópia Periódica Lançamentos Gerenciais para o GL Contabilização do Livro Fiscal e Gerencial Validação do Balancete de Ativo Fixo Controle de Bens que não estão Depreciando Relatório de Itens Depreciados por Centro de Custo Report do CAPEX

74 Hierarquia de Processos PROCESSO SUBPROCESSO Ativo Fixo Cadastro do Ativo Alteração do Cadastro de Ativo Aluguel de Ativo Fixo Aprovação da Ficha CAPEX Multi e Brasilor Aprovação da Ficha CAPEX Lapas Aprovação da Ficha CAPEX EDAM Aquisição dos Bens de Estoque Baixa de Ativo Cálculo da Depreciação do Ativo Fixo Recuperação de Impostos e Transferência para o GL Lançamentos Fiscais para o GL Cópia Periódica Lançamentos Gerenciais para o GL Contabilização do Livro Fiscal e Gerencial Validação do Balancete de Ativo Fixo Controle de Bens que não estão Depreciando Relatório de Itens Depreciados por Centro de Custo Report do CAPEX

75 Ativo Fixo Aprovação da Ficha CAPEX Multi, Brasilor e IVV PRINCIPAIS MUDANÇAS Todas as solicitações deverão ser realizadas através de abertura de chamado no Automidia, e não mais no formulário em papel como anteriormente.

76 Ativo Fixo Aprovação da Ficha CAPEX Multi, Brasilor e IVV REGRAS DE NEGÓCIO A gerência de cada filial ou departamento é responsável pela gestão e controle das aquisições/ projetos priorizando sempre o menor custo possível e garantindo que os controles contábeis e físicos sejam executados. Em cada nova solicitação deverá ser preenchido um formulário de aquisição de ativo fixo no automidia, semelhante ao anterior, contendo todas as suas especificações. O mesmo seguirá uma rota de aprovação aderente as alçadas do DOA (Política de Delegação de Autoridade) e seguirão para conhecimento do CSC Contabilidade e Planejamento Financeiro.

77 CSC Ativo Fixo Aprovadores CSC Ativo Fixo Unidades Ativo Fixo Aprovação da Ficha CAPEX Multi e Brasilor C.M. Preencher formulário ficha CAPEX C.M. Analisar chamado C.M. Aprovar chamado C.M. Encerrar chamado

78 CAPEX REGRAS Os itens precisam ser identificados com uma etiqueta padrão para facilitar o controle. Em cada unidade teremos um responsável pela identificação dos itens. Os detalhes do item e código da etiqueta deverão ser informados no momento da abertura de chamado para pagamento da nota fiscal. Caminho do chamado na ferramenta: Contas a Pagar > Pagamentos > Pagamento de Nota Fiscal. Após o recebimento físico e cadastro do item, a depreciação é iniciada no mês subsequente (caso o ativo esteja pronto para uso). Nos casos em que o bem esteja em preparo de instalação não haverá a despesa de imediato. A unidade deverá informar por o momento em que a depreciação deverá ser iniciada. Modelo de Etiqueta de Identificação de Ativo:

79 Hierarquia de Processos PROCESSO SUBPROCESSO Ativo Fixo Cadastro do Ativo Alteração do Cadastro de Ativo Aluguel de Ativo Fixo Aprovação da Ficha CAPEX Multi e Brasilor Aprovação da Ficha CAPEX Lapas Aprovação da Ficha CAPEX EDAM Aquisição dos Bens de Estoque Baixa de Ativo Cálculo da Depreciação do Ativo Fixo Recuperação de Impostos e Transferência para o GL Lançamentos Fiscais para o GL Cópia Periódica Lançamentos Gerenciais para o GL Contabilização do Livro Fiscal e Gerencial Validação do Balancete de Ativo Fixo Controle de Bens que não estão Depreciando Relatório de Itens Depreciados por Centro de Custo Report do CAPEX

80 Ativo Fixo Alteração do Cadastro de Ativo PRINCIPAIS MUDANÇAS Todas as solicitações deverão ser realizadas através de abertura de chamado no Automidia, e não mais por como anteriormente.

81 Ativo Fixo Alteração do Cadastro de Ativo REGRAS DE NEGÓCIO Nos casos de solicitações de alteração de cadastro em razão de uma transferência ou reclassificação, será necessário, além da aprovação do gestor imediato do solicitante, a aprovação do responsável pelo centro de custo de destino. Nos casos de solicitações de alteração por outros motivos, se faz necessária apenas a aprovação do gestor imediato do solicitante. Nos casos de transferência de ativo, o usuário terá que anexar a nota fiscal de saída na abertura do chamado, com exceção dos itens alocados em Botafogo e SAC-RJ. No caso de itens alocados em Botafogo e SAC-RJ, a Contabilidade irá emitir uma nota fiscal manual referente à saída do item após a abertura do chamado de transferência, e a enviará para o solicitante no momento da resolução do chamado. O colaborador que receber um item que foi transferido de qualquer localidade deverá abrir um chamado de Liberação NI (Nota Manual) para o CSC Fiscal anexando a nota fiscal de saída para geração da nota fiscal de entrada.

82 CSC Ativo Fixo Aprovador Centro de Custo Gestor Imediato Unidades Ativo Fixo Alteração do Cadastro de Ativo C.M. Abrir chamado de alteração do cadastro de ativo C.M. Aprovar chamado C.M. Aprovar chamado C.M. C.M. Analisar chamado Buscar ativo, através do código de patrimônio Realizar alteração solicitada Encerrar chamado informando que a alteração foi realizada

83 Hierarquia de Processos PROCESSO SUBPROCESSO Ativo Fixo Cadastro do Ativo Alteração do Cadastro de Ativo Aluguel de Ativo Fixo Aprovação da Ficha CAPEX Multi e Brasilor Aprovação da Ficha CAPEX Lapas Aprovação da Ficha CAPEX EDAM Aquisição dos Bens de Estoque Baixa de Ativo Cálculo da Depreciação do Ativo Fixo Recuperação de Impostos e Transferência para o GL Lançamentos Fiscais para o GL Cópia Periódica Lançamentos Gerenciais para o GL Contabilização do Livro Fiscal e Gerencial Validação do Balancete de Ativo Fixo Controle de Bens que não estão Depreciando Relatório de Itens Depreciados por Centro de Custo Report do CAPEX

84 Ativo Fixo Aluguel de Ativo Fixo PRINCIPAIS MUDANÇAS Todas as solicitações deverão ser realizadas através de abertura de chamado no Automidia, e não mais por como anteriormente.

85 Ativo Fixo Aluguel de Ativo Fixo REGRAS DE NEGÓCIO O bem da empresa poderá ser alugado para qualquer entidade desde que seja negociado entre as partes e siga as normas jurídicas através de um contrato. A despesa de depreciação após o envio do bem não poderá impactar as despesas diretas da empresa. Teremos nesse caso uma despesa indireta que vai compensar com a receita de aluguel. O usuário deverá, inicialmente, abrir uma solicitação através do Automidia requisitando os dados referentes ao item que será alugado. O CSC Contabilidade enviará, na resolução do chamado, os dados necessários para que o usuário possa dar continuidade à elaboração do contrato. Após a elaboração do contrato entre as partes, o usuário deverá abrir um novo chamado de Solicitação de Aluguel, anexando obrigatoriamente o documento assinado. O CSC-Contabilidade irá alterar o cadastro do item para o centro de custo específico de aluguel.

86 CSC Ativo Fixo Unidades Ativo Fixo Aluguel de Ativo Fixo C.M. C.M. Solicitar dados do ativo a ser alugado Solicitar aluguel do ativo C.M. C.M. C.M. C.M. Analisar chamado Buscar informações sobre o ativo Encerrar chamado com as informações solicitadas Analisar chamado Buscar ativo, através do código de patrimônio Realizar alteração solicitada Encerrar chamado informando que a alteração foi realizada

87 Hierarquia de Processos PROCESSO SUBPROCESSO Ativo Fixo Cadastro do Ativo Alteração do Cadastro de Ativo Aluguel de Ativo Fixo Aprovação da Ficha CAPEX Multi e Brasilor Aprovação da Ficha CAPEX Lapas Aprovação da Ficha CAPEX EDAM Aquisição dos Bens de Estoque Baixa de Ativo Cálculo da Depreciação do Ativo Fixo Recuperação de Impostos e Transferência para o GL Lançamentos Fiscais para o GL Cópia Periódica Lançamentos Gerenciais para o GL Contabilização do Livro Fiscal e Gerencial Validação do Balancete de Ativo Fixo Controle de Bens que não estão Depreciando Relatório de Itens Depreciados por Centro de Custo Report do CAPEX

88 Ativo Fixo Baixa de Ativo PRINCIPAIS MUDANÇAS Todas as solicitações deverão ser realizadas através de abertura de chamado no Automidia, e não mais por como anteriormente.

89 Ativo Fixo Baixa de Ativo REGRAS DE NEGÓCIO Em cada nova solicitação deverá ser preenchido um formulário de baixa de ativo fixo contendo todas as suas especificações. O mesmo deverá ser aprovado pelo gestor direto do solicitante e seguirá para a contabilidade.

90 CSC - Contabilidade Aprovador Unidade Unidades Ativo Fixo Baixa de Ativo C.M. Abrir chamado de solicitação de baixa do ativo fixo C.M. Aprovar chamado C.M. C.M. Analisar chamado Buscar ativo fixo, através do código Finalizar baixa Encerrar chamado de baixa de ativo

91 Dúvidas

92 Obrigado!