Manual Patrimônio. Controle Histórico 22/05/2017

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1 Manual Patrimônio. Controle Histórico Revisão Data /05/2017 Página 1 de 50

2 Neste manual iremos demonstrar o fluxo do módulo patrimônio. O objetivo desse módulo é controlar todo o patrimônio da empresa e também a depreciação destes. O módulo Patrimônio tem os seguintes menus: Cadastros; Movimentação; Relatórios; Configurações; Treinamento; Suporte; Contudo, os itens Configurações, Treinamento e Suporte não serão apresentados, isso porque o fluxo do módulo não depende deles. Veja abaixo: Patrimônio Cadastros. Página 2 de 50

3 O primeiro menu que iremos utilizar é o menu de Cadastros. Dentro deste menu iremos alimentar o sistema com os dados que serão consumidos durante o processo de depreciação. Veja a seguir: A primeira tela se chama Empresas (disposta no caminho Patrimônio > Cadastros > Empresas ). Nessa tela deve-se cadastrar os dados da operadora. Veja a seguir: Dentro do cadastro da empresa temos duas abas. A primeira delas é a aba de Contabilidade onde definimos alguns dados do contador responsável pelo patrimônio e também dados do responsável pela empresa. Veja abaixo: Página 3 de 50

4 A segunda aba, Configurações trata de algumas configurações técnicas. Veja a seguir: Dando continuidade ao menu de cadastros, temos o cadastro principal do sistema, o cadastro de Patrimônios. Tal tela está disposta no caminho Patrimônio > Cadastros > Patrimônios, nela Página 4 de 50

5 definimos todos os cadastros de patrimônios da empresa. Na aba de Relação de patrimônios nós temos listados os patrimônios da empresa (conforme filtros). Caso durante uma pesquisa um determinado patrimônio não seja encontrado. Deve-se atentar aos filtros que estão sendo utilizados. Veja a seguir: Ainda no cadastro de Patrimônios temos a aba Ficha. Nessa aba definimos todos os dados do patrimônio em questão. Vale observar que todos os campos em vermelho são obrigatórios. Uma Página 5 de 50

6 outra observação importante é que a depreciação ocorrerá sobre o valor de aquisição pelo percentual de depreciação (campo: % padrão de depreciação anual ). Veja abaixo: Na parte inferior da tela, temos algumas abas. A primeira delas é Dados da baixa. Nessa aba são definidos os dados da baixa (perca, roubo, deterioração, desgaste, quebra, etc,.), vale lembrar que esse dados só serão preenchidos se o produto for baixado. A segunda aba chama-se Especificações Técnicas. Nela são definidas especificações como peso, dimensões, limitações, qualificações, entre outras. Veja a seguir: Página 6 de 50

7 A terceira aba é denominada Penhor/Empenho. Nela são definidas informações sobre a penhora ou empenho de patrimônios. Por fim, temos a aba de Descrição detalhada. Nessa aba define-se outros detalhes sobre o bem em questão: Página 7 de 50

8 No botão direito da tela também temos alguns recursos, veja a seguir: Na tela do patrimônio, podemos ainda anexar imagens. Para tal, basta acessar o botão Imagens do patrimônio cadastrado. Veja a seguir: Página 8 de 50

9 Após acessar o botão acima, o sistema será encaminhado para a tela de cadastro de imagens. Na aba Relação de imagens capturadas podemos ver as imagens que foram atreladas ao bem e incluir/excluir novas imagens. Veja a seguir: A aba Cadastro possui duas abas, sendo que a aba Imagem demonstra a imagem cadastrada, enquanto a aba Cadastro da Imagem serve apenas para inserir alguns dados a mais (nome do arquivo, data da captura, operador e observação). Caso a imagem esteja muito grande, basta marcar a opção Auto ajuste e a imagem será ajustada ao tamanho da tela. Veja a seguir: Página 9 de 50

10 Por fim, no cadastro do Patrimônio, podemos ainda anexar arquivos (documentações do patrimônio, por exemplo). Para isso, basta acessar o caminho Patrimônio > Cadastros > Patrimônios > Ficha (aba) > Anexos (botão direito do mouse) > Incluir anexo. Veja a seguir: Na tela a seguir selecionamos o anexo desejado (pode ser qualquer tipo de arquivo: imagem, doc, pdf e etc.), veja abaixo: Página 10 de 50

11 Por fim, teremos o anexo listado conforme print abaixo: Dando continuidade aos cadastros temos o cadastro de Departamentos (disposto no caminho Patrimônio > Cadastros > Departamentos ). Esse cadastro tem por objetivo criar departamentos para que determinados patrimônios sejam alocados a eles. Página 11 de 50

12 O próximo menu trata o cadastro de Setores (caminho: Patrimônio > Cadastro > Setores ). Esse cadastro tem similaridade com departamento. Eles servem para que patrimônios sejam vinculados a setores. Na aba Lista de setores é possível encontrarmos todos os setores cadastrados no sistema. Veja a seguir: A aba Ficha contém as informações do Setor cadastrado. É válido lembrar que os campos em vermelho são obrigatórios. Além disso, para que um setor tenha produtos de almoxarifado vinculados a ele o mesmo deve ter a configuração Setor para patrimônio marcada. Página 12 de 50

13 A tela a seguir chama-se Classificação patrimonial (caminho: Patrimônio > Cadastros > Classificação do patrimônio ). Classificações patrimoniais são importantes para enquadramento do patrimônio e elas também são importantes para contabilização do Patrimônio. Na aba de Relação de classificação são exibidas as classificações patrimoniais. A aba Ficha demonstra alguns dados da Classificação patrimonial, veja a seguir: Página 13 de 50

14 A próxima opção de menu cadastro é Cadastro de fornecedor. Abaixo temos a aba Lista de fornecedores, onde podemos pesquisar os fornecedores utilizando dois filtros ( Situação e Tipo de pesquisa ). Página 14 de 50

15 Na ficha do Fornecedor, dentre outros campos temos o campo de classificação financeira. Esse recurso é um dos mais importantes campos do cadastro do fornecedor pois é a Classificação financeira que define os percentuais de retenção de impostos que serão atribuídos as notas fiscais do mesmo. Dentro da ficha do fornecedor temos várias abas as quais podemos definir mais informações para o fornecedor em questão. Na aba Endereço e contato, deve-se informar o endereço do fornecedor. Página 15 de 50

16 Na aba Informação bancária e de pagamento, deve-se informar os dados bancários do fornecedor em questão. Na aba Classificação do fornecedor, define-se a classificação de serviços do fornecedor, isto é, define-se o tipo de mercado ao qual o fornecedor está atrelado. Página 16 de 50

17 Na aba de Observações, digita-se possíveis observações atreladas ao fornecedor em questão. Na aba Código Sefip/ISS, deve-se cadastrar as informações relativas ao SEFIP e também os dados referentes ao ISS que será utilizado na geração do arquivo do ISS para a prefeitura. Página 17 de 50

18 Na aba Contratos, defini-se tipos de contrato com relação a retenções de impostos. Nessa aba você pode definir tipos diferentes de classificação financeira para o fornecedor em questão. Na aba Dados p/dirf, define-se dados específicos para a DIRF (conforme descrição destacada em vermelho) os dados que serão enviados para a DIRF. Página 18 de 50

19 No botão direito do cadastro de fornecedores existem várias outras opções. Veja abaixo: O menu seguinte chama-se Espécie Patrimonial. Esse cadastro serve para determinar as classificações patrimoniais existentes no sistema, ou seja, é mais um possibilidade pra filtragem a ser utilizada. Página 19 de 50

20 O menu seguinte é o Motivos de baixa patrimonial. Esse menu é utilizado para cadastrar motivos/modalidades de baixa de patrimônio (por exemplo: danos, perda, roubo, vencimento, quebra, etc.). A seguir temos o menu Especificação técnica. Esse menu serve para criar especificações de patrimônios (Exemplo: Dimensão, Peso, Garantia, Material, etc,.). Página 20 de 50

21 O menu a seguir denomina-se Técnico responsável. Nele são cadastrados os técnicos que podem realizar manutenção nos patrimônios, os responsáveis do setor pelos patrimônios e os responsáveis técnicos e do patrimônio. O próximo menu é o Tipo de aquisição, disposto no caminho Patrimônio > Cadastros > Tipo de Aquisição. Essa opção serve como histórico do patrimônio. Página 21 de 50

22 O próximo menu é Classificação da ordem de serviço. Esse item serve como filtragem (agrupamento) de ordens de serviço. O menu a seguir denomina-se Cadastro de conclusões de OS. Ele serve para cadastrar conclusões de Ordem de Serviço. Página 22 de 50

23 O cadastro de Contratado serve para inserir nomes de contratados. Esse cadastro irá alimentar a lista de Nome do Contratado (disposto no caminho Patrimônio > Movimentações > Digitação de contratos ). Página 23 de 50

24 Por fim, na aba de cadastros temos o menu Classificação de Contratos. Esse cadastro irá alimentar a lista de Classificação (disposta no caminho Patrimônio > Movimentações > Digitação de contratos ). Página 24 de 50

25 Patrimônio - Movimentação. No bloco de Movimentação temos todos os fluxos de movimentação patrimonial (depreciação, transferência, manutenções de Ordem de serviço). Vamos iniciar o fluxo com a Geração da Depreciação. Esse menu serve para gerar a depreciação patrimonial. Para excluir uma depreciação, deve-se informar a data do lote e também o numero do lote e acessar a opção F6 ou Remove Depreciação Contábil (botão direito). Após a execução do passo acima, será gerado o lote de depreciação patrimonial lá no módulo contabilidade (caminho: Contabilidade > Movimentações > Lançamentos Contábeis ). Página 25 de 50

26 O próximo item que iremos trabalha é o de Transferência por setor. Esse menu tem por objetivo transferir patrimônios de um setor para outro (transferência de cadeiras, computadores, mesas, telefones, etc,.). A primeira aba demonstra o histórico de transferências realizadas. A aba Transferência por sua vez demonstra o conteúdo das transferências. Veja abaixo: Página 26 de 50

27 O próximo menu é o de Abertura de Ordem de serviço. Essa opção serve para que os operadores gerem ordens de serviço para outros setores. O próximo menu Abertura de Ordem de Serviço - Patrimônio serve para que um setor A solicite a um setor B determinado conserto ou manutenção. Veja a seguir: Página 27 de 50

28 A tela a seguir denomina-se Conhecimento de ordem de serviço. Nessa tela as ordens cadastradas nos passos acima serão exibidas. Ela serve para que o setor solicitante e o setor de destino da ordem possam verificar seus históricos. Na aba Relação de OS são exibidas todas as ordens de serviço do sistema. Na aba Ficha temos os dados da Ordem de serviço em questão. Página 28 de 50

29 O menu a seguir denomina-se Registro de Atendimento esse menu serve para registrar o atendimento das Ordens de serviço. A aba Relação de OS serve para listar as ordens de serviço em aberto. Veja: Por sua vez, a aba Ficha mostra o conteúdo da ordem. Quando o usuário clica no botão Registrar atendimento o sistema exibe a tela para digitação do registro de atendimento. Veja a seguir: Página 29 de 50

30 O menu a seguir é a Entrega do serviço (disposto no caminho Patrimônio > Movimentações > Entrega de serviço ). A aba Ficha mostra o conteúdo da ordem de serviço. Veja a seguir: Página 30 de 50

31 Por fim, temos a tela de Encerramento de ordem de serviço. Essa tela como o próprio nome já diz é para realizar o encerramento de uma OS. A aba Relação de OS serve para exibir as ordens de serviço existentes. A aba Ficha exibe o conteúdo da OS em questão. Página 31 de 50

32 Para o encerramento da ordem, deve-se acessar a segunda ( Encerramento da OS ) aba da Ficha da OS que está sendo encerrada. Após acessar a aba Encerramento da OS, basta preencher os dados a seguir, salvar o processo e encerrar a Ordem de serviço. Página 32 de 50

33 O menu a seguir Cancelar OS seve para o cancelamento de ordem de serviço. A aba Relação de OS demonstra as ordens de serviço em aberto. Veja: A aba Ficha mostra os dados da ordem em questão e também as informações de cancelamento. Veja a seguir: Página 33 de 50

34 O próximo menu é o de Exportação SIM-AM. Esse recurso é uma obrigação do Tribunal de Contas do Estado do Paraná. Por fim, no menu de Movimentação temos o sub-menu de Digitação de contratos. Esse menu serve para digitar contratos aleatórios (serviço técnico por exemplo). Na aba Lista de contratos são listados todos os contratos existentes (esses contratos não tem nada a ver com contratos de beneficiários). Veja a seguir: Página 34 de 50

35 Na aba Ficha estão dispostas a informação do contrato. Veja a seguir: Página 35 de 50

36 Patrimônio Configuração Contábil. Para realizar as configurações contábeis. Disponível no caminho Contabilidade > Parâmetros > Conta contábil por > Patrimônio. Iniciaremos pela configuração da Classificação patrimonial (Caminho: Contabilidade > Parâmetros > Conta contábil por > Patrimônio ). Essa opção serve para configurar contabilmente as contas do ativo do patrimônio das classificações patrimoniais. Página 36 de 50

37 O próximo menu é o de Depreciação por departamento (Caminho: Contabilidade > Parâmetros > Conta contábil por > Patrimônio ). Nessa opção escolhemos as contas contábeis por departamentos aos quais os bens serão depreciados. Caso exista o preenchimento da conta contábil por setor o sistema irá acatar a configuração por setor. O menu seguinte é Depreciação por setor (Caminho: Contabilidade > Parâmetros > Conta contábil por > Patrimônio ). Nessa opção escolhemos as contas contábeis por setores aos quais os bens serão depreciados (essa configuração tem nível de especificidade maior que a conta contábil por departamento, logo, se preenchida o sistema irá sobrepor a configuração do departamento). Página 37 de 50

38 Por fim, temos Motivos de baixa patrimonial (Caminho: Contabilidade > Parâmetros > Conta contábil por > Patrimônio ). Essa opção serve para contabilização das baixas patrimoniais. Página 38 de 50

39 Patrimônio - Contabilização. Após ser gerada a depreciação do patrimônio o sistema irá exibir todas as depreciações contábeis na tela abaixo (caminho: Contabilidade > Movimentações > Lançamentos contábeis ): Na aba Cadastro temos o lote e os lançamentos: Página 39 de 50

40 Ao dar um duplo clique em um lançamento contábil do lote em questão, o sistema nos levará para a tela de lançamentos. Nela realizamos a conciliação contábil dos lançamentos em questão. Veja a seguir: Página 40 de 50

41 Por fim, ainda na tela de lançamentos, podemos consultar a origem de um lançamento através atalho Ctrl + O ou pelo caminho Consultar origem do lançamento (botão direito do mouse). Para conferir os valores de contabilização, deve-se tirar um balancete analítico. O caminho para tal é Contabilidade > Relatórios > Balancete Analítico. Todavia, os valores podem não bater caso exista mais algum lançamento na(s) conta(s) contábil em questão que não seja proveniente de depreciação (sempre aconselhamos a conferência pelo lote). Veja a seguir: Página 41 de 50

42 Patrimônio Relatórios. O módulo Patrimônio dispõe de uma gama de relatórios gerenciais. Esses relatórios servem para administrar os bens da empresa, realizar conferências e checar as depreciações. Abaixo iremos apresentar alguns deles. Os relatórios estão dispostos no caminho Patrimônio > Relatórios. O primeiro relatório é uma listagem por bem, onde, pode-se acessar o registro de cada bem e analisar valores de depreciação (contábil e da receita). Este relatório está disposto no caminho Patrimônio > Relatórios > Relação das depreciações. Veja a seguir: Página 42 de 50

43 Ainda no relatório Relação das depreciações, temos a aba Ficha e nela temos todo o histórico de depreciação do bem através das abas que estão grifadas na imagem abaixo: Página 43 de 50

44 O próximo relatório é Relação das depreciações por período. Esse relatório demonstra a depreciação, bem por bem, respeitando os filtros informados (disposto no caminho Patrimônio > Relatório > Relação das depreciações por período ). Veja a seguir a tela de geração: A seguir, podemos extrair o relatório de Relação de patrimônios por setor. Esse relatório nos auxilia a realizar conferências e contagens patrimoniais (disponível no caminho Patrimônio > Relatórios > Relação de patrimônio por setor ). Veja a seguir a tela de geração do relatório: Página 44 de 50

45 Outro relatório importante é o de Patrimônio Adquirido. Esse relatório serve para consultar todos os bens adquiridos em um determinado período (disposto no caminho Patrimônio > Relatórios > Patrimônio Adquirido ). A seguir temos o relatório Patrimônio Baixado. Esse relatório tem como objetivo listar os patrimônios baixados durante o período informado. Veja a seguir: Página 45 de 50

46 A seguir, temos o relatório de Saldo de patrimônio. Esse relatório tem como finalidade indicar o saldo contábil do patrimônio (utilizar o filtro Tipo do relatório = Analitico CPC27 ou Sintético CPC27 ). O relatório a seguir denomina-se Patrimônio totalmente depreciado. Esse relatório tem como finalidade exibir a listagem dos patrimônios que foram totalmente depreciados. Veja a tela de geração a seguir: Página 46 de 50

47 O relatório a seguir denomina-se Patrimônio por data de fabricação. Ele tem como finalidade listar todos os patrimônios que foram fabricados dentro do período informado na filtragem. O próximo relatório é denominado como Patrimônios penhorados. Esse relatório serve para listar os patrimônios com sua respectiva data de penhora. Página 47 de 50

48 Temos ainda o relatório de Relação das transferências. Esse relatório tem como finalidade listar as transferências que foram realizadas durante determinado período. Temos ainda o Relatório de O.S.. Esse relatório tem como objetivo listar ordens de serviço abertas em determinado período. Página 48 de 50

49 Por fim, temos o Relatório de Contratos. Esse relatório serve para listar os contratos que foram criados no caminho Patrimônio > Movimentações > Contratos. Controle de Alterações Item Obsoleto Revisão: Atualização Revisão: Página 49 de 50

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