Como trabalhar com o módulo contas a receber?

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1 Como trabalhar com o módulo contas a receber? O módulo Contas a Receber é usado para controlar tudo relacionado ao recebimento de títulos. Dentre as principais formas de recebimento temos dinheiro, cheques, cartões de crédito e cobrança bancária. Também é possível emitir relatórios listando títulos recebidos, a receber e em atraso. Por que controlar as contas a receber? Registrar as receitas da escola, poder identificar as inadimplências e tentar reduzi-las. Viabilizar o acompanhamento do fluxo de caixa da Instituição. Dispor de informações para tomada de decisões. 1. Empresa titular É a razão social que representa a instituição escolar e que será gerenciada pelo sistema SophiA. Para que seja possível realizar as operações de contas a receber, a empresa titular deve estar devidamente cadastrada e com todos os dados preenchidos. 1. Acesse o contexto de empresas e clique no botão incluir da barra de ferramentas principal. A tela dados da empresa é exibida. 2. Digite os dados da instituição e marque a opção titular para indicar que esta é a instituição que será gerenciada pelo sistema SophiA. Figura 1 Tela cadastro de empresas

2 2. Caixas e contas O contexto caixas e contas tem como finalidade definir os tipos de caixas e contas a serem utilizados pela escola. 1. Clique para expandir o contexto cadastros básicos. Novos contextos serão apresentados. 2. Clique para expandir o contexto financeiros. Novos contextos serão apresentados. 3. Acesse o contexto caixas e contas, e clique no botão incluir da barra de ferramentas principal. A tela dados do caixa ou da conta é exibida. 4. Digite a descrição do caixa ou conta e selecione a empresa titular. 5. Marque o tipo da conta Conta Bancária Para cada conta bancária que a escola tiver, deverá ser criado um registro distinto neste cadastro. Figura 2 Tela cadastro de caixas e contas 2.2. Caixa escola Um caixa do tipo escola é uma conta criada para ser usada apenas na escola. Existe também o caixa de colaborador, mas este está fora deste escopo de treinamento.

3 Figura 3 Tela cadastro de caixas e contas 3. Cartões de crédito O sistema permite o recebimento com cartões de crédito. Para realizar o recebimento de um título com cartão de crédito é necessário que o mesmo já tenha sido cadastrado. 1. Clique para expandir o contexto cadastros básicos. Novos contextos serão apresentados. 2. Clique para expandir o contexto financeiros. Novos contextos serão apresentados. 3. Acesse o contexto Cartões de credito/débito, e clique no botão incluir da barra de ferramentas principal. A tela dados do caixa ou da conta é exibida. 4. Digite a descrição do caixa ou conta e selecione a empresa titular. Figura 4 Tela cadastro de cartão de credito Nota: O campo de comissão do cadastro de cartão de credito, refere-se ao percentual que a instituição deverá pagar para o cartão sob um recebimento de

4 um título. Esse valor será debitado da conta bancária e será gerado no cadastro da empresa fornecedora, no caso o banco. 4. Cedente Cedente, é o recurso do sistema SophiA, que permite gerar boletos de cobrança, seja cobrança bancária ou carne. É perfeitamente possível ter para a mesma instituição vários cedentes cadastrados. Seja porque a instituição tem mais de uma carteira bancária ou porque ela trabalha com mais de um banco. Para que seja possível realizar as operações de contas a receber, o cedente deve estar devidamente cadastrado e com todos os dados preenchidos. Para mais informações sobre o cadastro do cedente acesse o conteúdo da área do cliente: _como_cadastrar_um_cedente.htm 5. Parâmetros do sistema Para o módulo contas a receber o parâmetro deve ser configurado da seguinte forma: 1. Clique no menu operações. 2. Clique em parâmetros do sistema. A tela parâmetros do sistema é exibida. 3. Clique na guia unidades escolares e selecione os campos titular e cedente. 4. Clique na guia financeiro e depois na guia classificações. No campo comissão, presente no subtítulo contas a pagar, selecione uma classificação. Nota: Só é possível efetuar o recebimento por cartão de crédito após definir esta classificação. Para mais informações sobre como cadastrar um plano de contas acesse o conteúdo da área do cliente pelo link: _como_cadastrar_um_plano_d.htm 6. Conceito de títulos Títulos são cobranças que a escola tem a receber pelos serviços prestados aos seus clientes, alunos, fornecedores ou empresas. Os títulos são gerados quando é efetuada uma venda de uma matricula para um aluno, quando a escola vende um produto para seus clientes ou quando a escola realiza uma operação de inclusão avulsa de cobrança. 7. Ficha financeira A ficha financeira está presenta nos contextos de clientes, alunos e empresas Ficha financeira no contexto de clientes 1. Acesse o contexto clientes. 2. Selecione um cadastro da grade e clique no botão abrir da barra de ferramentas principal. A tela dados do cliente é exibida. 3. Clique na guia ficha financeira para visualizar os títulos.

5 7.2. Ficha financeira no contexto alunos 1. Acesse o contexto alunos. 2. Selecione um cadastro da grade e clique no botão abrir da barra de ferramentas principal. A tela dados do aluno é exibida. 3. Clique na guia ficha financeira para visualizar os títulos Ficha financeira no contexto empresas 1. Acesse o contexto empresas. 2. Selecione um cadastro da grade e clique no botão abrir da barra de ferramentas principal. A tela dados da empresa é exibida. 3. Clique na guia ficha financeira para visualizar os títulos. Figura 5 Tela da ficha financeira do aluno 7.4. Inclusão de lançamento Na ficha financeira do aluno, é possível incluir títulos avulso como material didático, uniformes e cursos extras.

6 Figura 6 Tela de inclusão de lançamento 8. Contexto de contas a receber No contexto de contas a receber são apresentados todos os títulos que a instituição tem a receber. 1. Clique para expandir o contexto finanças. Novos contextos serão apresentados. 2. Acesse o contexto contas a receber para visualizar os títulos. 9. Operações de recebimento 9.1. Botão receber da barra de ferramentas auxiliar Este é um botão de atalho presente na barra de ferramentas auxiliar que permite o recebimento desde que o usuário tenha o número do título, do nosso número ou o código do aluno.

7 Figura 7 Tela de Recebimento Manual 1. Clique no botão receber da barra de ferramentas auxiliar. A tela recebimento manual é exibida. 2. Digite o número do título, nosso número ou código do aluno e clique no botão confirmar. A tela recebimento de título é exibida. Figura 8 Tela de Recebimento Manual 1. Recebido por Colaborador responsável pelo recebimento. 2. Dt. Recebimento Data de recebimento do título no sistema SophiA. 3. Código Código do aluno. 4. Título Número do título.

8 5. Nosso número Nosso número gerado após emissão do boleto bancário. 6. Sacado Nome do aluno. 7. Itens do título Cobranças unificadas do título. 8. Dt. Crédito Data do crédito efetuado na conta. Nota: Diferente da data de recebimento que representa a data de lançamento dos dados no SophiA, a data de crédito corresponde a data efetiva do recebimento. 9. N Nota Fiscal Número da nota fiscal após registro na prefeitura. Nota: Esta informação pode ser alterada posteriormente. 10. Botão gravar as alterações Permite gravar as alterações do recebimento. 11. Botão cancelar as alterações Permite cancelar as alterações do recebimento. 12. Botão inserir um novo registro Permite incluir duas ou mais formas de recebimento para o mesmo título. 13. Botão excluir o registro atual Permite excluir uma forma de recebimento. 14. Forma de recebimento Permite definir a forma de recebimento. As opções disponíveis são cartão de crédito, cheque, cheque eletrônico, cobrança bancária, débito automático, depósito, dinheiro, DOC e transferência. 15. Valor Valor do título. 16. Conta creditada Pode ser o caixa da escola, conta bancário ou caixa de colaborador. 17. Informações do cheque Dados que devem ser preenchidos quando o recebimento for feito por cheque. 18. Informações do cartão de crédito/débito Dados que devem ser preenchidos quando o recebimento for feito por cartão de crédito. 19. Recebimento parcial Permite receber apenas uma parte do valor do título. Com o recebimento parcial o sistema incluirá um novo título na ficha financeira com o valor que ainda falta ser pago. 20. Valor bruto Valor do título sem o desconto. 21. Valor desconto Valor de desconto atribuído ao título. 22. Valor líquido Valor do título com desconto. 23. Valor multa Multa a ser cobrada por atraso no pagamento. 24. Valor juros Juros a ser cobrado por atraso no pagamento. 25. Valor atualizado Valor atualizado com multa e juros. 26. Acrés / Desc Acréscimo ou desconto atribuído durante o recebimento. Nota: Para caracterizar um desconto é necessário digitar um valor negativo. 27. Tarifa Valor de tarifa a somar ao título. 28. Valor recebido Valor final a receber. 29. Observações/justificativa do desconto Observações do recebimento ou justificativa do desconto. Nota: Quando preencher um desconto no campo Acrés / Desc a justificativa é obrigatória. 3. Clique no botão confirmar para gravar o recebimento ou clique no botão cancelar para interromper o procedimento Operação receber/pagar na ficha financeira A operação receber/pagar, que está presente na ficha financeira do cliente, aluno e empresa, apresenta a tela recebimento de título e permite realizar as mesmas operações apresentadas no tópico anterior Operação receber com cheque pré A operação receber com cheque pré está presente nas fichas financeiras de cliente, aluno e empresa. Permite receber um ou mais títulos de uma única vez. Para cada

9 título é possível descrever as informações do cheque e definir uma data para depósito (bom para). Figura 9 Tela recebimento com cheques pré-datados 1. Recebido por Colaborador responsável pelo recebimento. 2. Dt. de recebimento Data de recebimento do título no sistema SophiA. 3. Código Código do aluno. 4. Sacado Nome do aluno. 5. N NF Número da nota fiscal após registro na prefeitura. 6. Título Número do título. 7. Dt vcto Data de vencimento do título. 8. Vl. Previsto Valor previsto para recebimento. 9. Banco Banco registrado no cheque do aluno ou responsável financeiro. 10. Agência Agência registrado no cheque do aluno ou responsável financeiro. 11. N conta Número da conta registrado no cheque do aluno ou responsável financeiro. 12. N cheque Número do cheque apresentado pelo aluno ou responsável financeiro. 13. Emissor Nome do responsável financeiro. 14. Conta creditada A conta bancária da empresa beneficiada. 15. Bom para Data prevista para deposito do cheque Operação receber com cartão A operação receber com cartão está presente nas fichas financeiras de cliente, aluno e empresa. Permite receber um ou mais títulos de uma única vez sendo que as parcelas terão sempre os mesmos valores mesmo que os títulos selecionados tenham valores diferentes.

10 Figura 10 Tela Recebimento com cartão de crédito 1. Recebido por Colaborador responsável pelo recebimento. 2. Titular Empresa beneficiária. 3. Data de recebimento Data de recebimento do título no sistema SophiA. 4. Data de referência Data de início para a contagem de dias restantes para o crédito. 5. Dados do cartão Cartão utilizado pelo cliente, seu número e data de expiração. Nota: O número do cartão e a data de expiração só serão obrigatórios desde que esteja definido em parâmetros do sistema. 6. Dados da transação Número do documento e número da autorização presentes no cupom gerado pela máquina de cartão de crédito. Nota: Estes números só serão obrigatórios desde que esteja definido em parâmetros do sistema. Para a empresa beneficiada efetuar o cancelamento do recebimento junto a operadora é necessário apresentar estes dados. 7. Dados do recebimento A conta bancária da empresa beneficiada e a quantidade de parcelas que o título ou os títulos serão divididos. Neste campo também é apresentado o valor de cada parcela e a data prevista para o crédito. Nota: A data de crédito apresentada neste campo leva em consideração aos dias definidos no cadastro de cartão de crédito e a data de referência. 8. Dados do título Títulos selecionados na ficha financeira para realizar o recebimento.

11 As operações receber/pagar e receber com cartão também estão disponíveis no contexto contas a receber clicando com o botão direito sobre o título selecionado Recibo Após confirmar o recebimento dos títulos o sistema gera um recibo. Existe um modelo padrão no sistema, porém, a instituição pode utilizar um modelo personalizado. O mesmo recibo pode ser reimpresso na ficha financeira do cliente, aluno ou empresa. Figura 11 Relatório de recibo 10. Processamento do arquivo de retorno O processamento do arquivo de retorno fará o recebimento automático dos títulos recebidos por boleto bancário. Figura 12 Botão Retorno

12 Figura 13 Seleção do retorno Resumo do relatório de retorno bancário: Entradas confirmadas são os títulos que foram enviados ao banco por meio de arquivos de remessa. Quando um arquivo de remessa é enviado para o banco, no próximo retorno a ser importado no SophiA será apresentado essas entradas como confirmadas pelo banco. Isso quer dizer que o banco está aguardando o pagamento. Entradas rejeitadas são os títulos que por algum motivo o banco rejeitou, quando a instituição trabalha com carteira registrada, as informações de CPF do responsável financeiro precisam ser enviadas ou o sistema do banco poderá rejeitar, entre outros motivos. Geralmente quando isso acontece, deveremos entrar em contato com o banco para saber o que está errado.

13 Cobranças inexistentes são títulos que foram excluídos do SophiA e por esse motivo não foi possível realizar o seu recebimento. Ocorrências não previstas são impedimentos no momento em que o sistema SophiA vai realizar o recebimento e não consegue. O banco poderá disponibilizar uma lista dessas ocorrências que apresentará o motivo pelo qual o sistema não realizou o recebimento. Pode ser porque o título já foi recebido manualmente no SophiA, valores menores que o previsto, etc. Cobranças quitadas normalmente são as cobranças que o sistema SophiA recebeu sem nenhum problema. 11. Cancelar recebimento e desfazer recebimento Realiza o cancelamento do recebimento de títulos selecionados de contas a receber de clientes/alunos. Quando é feito o cancelamento de um recebimento, nos relatórios de extrato da conta, movimentação de caixas abertos ou de fluxo de caixa apresentam a informação do cancelamento.

14 Figura 14 Ficha financeira do aluno Figura 15 Relatório de Movimentação de caixas abertos

15 Já a opção de desfazer o recebimento, realiza o mesmo processo de cancelamento, porém não afeta os relatórios já que não faz o registro do cancelamento. Essa opção é utilizada quando houve um recebimento em caixa errado, data errada, valor errado, etc. No relatório de Operações realizadas o sistema irá apresentar a informação de que houve essa operação no sistema. Figura 16 Ficha financeira do aluno

16 Figura 17 Relatório de operações realizadas 12. Relatórios É possível visualizar relatórios específicos de contas a receber e de contas recebidas no sistema Sophia Ficha financeira Este relatório exibe a ficha financeira dos clientes, alunos e empresas, exibindo todos os títulos contidos na ficha financeira, de acordo com o período escolhido na impressão deste relatório. Este relatório só pode ser impresso pela ficha financeira dos clientes, alunos ou empresas Ficha financeira analítica Este relatório tem a mesma aparência do relatório Ficha financeira, mas com o detalhe que ele agrupa os títulos com a classificação diversos e discrimina os juros, multa e correção para títulos em atraso. Para a impressão é necessário a seleção de um ou mais títulos. Quando usar estes relatórios? - Quando a instituição desejar ver todos os títulos que determinado cliente, aluno ou empresa possui para comparativos. - Quando um cliente, aluno ou empresa solicitar um relatório que contenha todos os títulos.

17 Figura 18 Ficha financeira do aluno Figura 19 Relatório de Ficha financeira do aluno Demonstrativo de pagamentos Este relatório exibe o demonstrativo de pagamentos de um ano dos clientes ou alunos. Este relatório só pode ser impresso pelo contexto de clientes, alunos ou pela ficha financeira de clientes ou alunos.

18 Figura 20 Relatório de Demonstrativo de pagamento Relatórios de contas a receber 1. Clique no menu relatórios presente na tela principal do SophiA. A tela relatórios é exibida. 2. Clique para expandir a pasta financeiros. Novos contextos serão apresentados. 3. Clique para expandir a pasta contas a receber. Os relatórios disponíveis para impressão são: Por data - Analítico Apresenta detalhes dos títulos com vencimento no período e que, até a data de referência especificada, não tinham sido recebidos. Recomendado para a averiguação dos recebimentos previstos por data Por data Sintético Apresenta dados sintéticos dos títulos com vencimento no período e que, até a data de referência especificada, não tinham sido recebidos. Recomendado para a averiguação dos recebimentos previstos por data Por nome Analítico Apresenta detalhes dos títulos com vencimento no período e que, até a data de referência especificada, não tinham sido recebidos. Recomendado para um levantamento de inadimplentes.

19 Por nome Sintético Apresenta dados sintéticos dos títulos com vencimento no período e que, até a data de referência especificada, não tinham sido recebidos. Recomendado para um levantamento de inadimplentes Por responsável - Analítico Apresenta detalhes dos títulos com vencimento no período e que, até a data de referência especificada, não tinham sido recebidos. Recomendado para um levantamento dos responsáveis financeiros inadimplentes Por responsável Sintético Apresenta dados sintéticos dos títulos com vencimento no período e que, até a data de referência especificada, não tinham sido recebidos. Recomendado para um levantamento dos responsáveis financeiros inadimplentes Por turma Apresenta dados sintéticos dos títulos com vencimento no período e que, até a data de referência especificada, não tinham sido recebidos. Recomendado para um levantamento dos inadimplentes por turma. Títulos não associados a matrículas poderão ser apresentados em separado, dependendo da parametrização do sistema. Figura 21 Tela do menu Relatório Relatórios de contas recebidas 1. Clique no menu relatórios presente na tela principal do SophiA. A tela relatórios é exibida. 2. Clique para expandir a pasta financeiros. Novos contextos serão apresentados.

20 3. Clique para expandir a pasta contas recebidas. Os relatórios disponíveis para impressão são: Com cartões de crédito - Por data do crédito Exibe todos os títulos que foram recebidos com cartão de crédito com vencimento no período escolhido. Agrupa os títulos por cartões e por data de crédito Com cartões de crédito - Por data do recebimento Exibe todos os títulos recebidos com cartão de crédito no período escolhido e os agrupa por cartão e por data de recebimento Por data de crédito Analítico Apresenta informações detalhadas tais como a classificação das receitas e as formas de recebimento dos títulos recebidos no período especificado. Apresenta também o valor das antecipações e multas Por data de crédito Sintético Apresenta informações sintéticas dos títulos recebidos no período especificado. Apresenta também o valor das antecipações e multas Por data de recebimento Exibe todos títulos recebidos no período selecionado e os agrupa por unidade e por data de vencimento Por classificação - Data do recebimento. Apresenta informações detalhadas tais como a classificação das receitas e as formas de recebimento dos títulos recebidos no período especificado. Este relatório exibe as informações com base na data do recebimento Por classificação - Data do crédito Apresenta informações detalhadas tais como a classificação das receitas e as formas de recebimento dos títulos recebidos no período especificado. Este relatório exibe as informações com base na data do crédito Por turma Apresenta informações sintéticas dos títulos recebidos no período especificado. Apresenta também o valor das antecipações e multas Por Colaborador Apresenta informações sintéticas dos títulos recebidos no período especificado. Filtra os títulos por data do recebimento e não pela data do crédito. Organiza e totaliza as informações por colaborador e data de recebimento. Recomendado para a apuração dos recebimentos por colaborador por data.

21 Figura 22 Tela do menu relatório Alguns relatórios permitem a impressão no modelo analítico ou sintético. Analítico significa que o relatório possui informações mais detalhadas enquanto o modelo sintético apresenta informações sintetizadas Ficha de atualização de débito É um relatório que permite a visualização de débito de um título até o momento. Quando usar? - Quando um cliente, aluno ou empresa desejar saber qual o valor do débito até o momento - Quando a instituição achar necessário avisar o cliente, aluno ou empresa qual o valor atualizado do débito até o momento

22 Figura 23 Relatório de Ficha Atualização de débito