2013 GVDASA Sistemas Patrimônio 1

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3 AVISO O conteúdo deste documento é de propriedade intelectual exclusiva da GVDASA Sistemas e está sujeito a alterações sem aviso prévio. Nenhuma parte desta publicação pode ser reproduzida nem transmitida em qualquer forma e meio, sem autorização prévia expressa da GVDASA Sistemas. As informações contidas neste documento destinam-se somente para uso em capacitações ministradas pela GVDASA, e não nos responsabilizamos pelo uso dessas informações se aplicadas a outros fins. Este material serve de apoio ao treinamento ministrado pela GVDASA do GVcollege, versão Sua utilização é um complemento ao conhecimento das regras de negócio e processos de instituições de ensino GVDASA Sistemas Patrimônio 3

4 Sumário 1 Cadastro de Locais Conta Patrimonial Aba Geral Aba Contabilização da Depreciação Aba Ficha Complementar Aba Contabilização Aquisição/Baixa Cadastro de Classificação Cadastro de Eventos Cadastro de Período de Cálculo Cadastro de Marca Cadastro de Causas de Baixa Unidades, Fornecedores, Centros de Custo e Contas Contábeis Cadastro de Bem Aba Registro Aba Bem Relacionado Aba Transferências Aba Depreciação Fiscal Aba Depreciação Societária Aba Incorporações e Baixas Aba Informações Complementares Aba Fotos Menu Bem Parâmetros do Patrimônio Aba Depreciação Aba Conta Patrimonial Aba Bem Aba Evento Movimentação do Bem Aba Valores Movimento Aba Histórico de movimento Aba Informações para Transferência Cadastro de Lote GVDASA Sistemas Patrimônio 4

5 13 Cálculo de Depreciação Descálculo da Depreciação Alterar Código da Conta Patrimonial Relatórios Relatório do Patrimônio Relatório de Bem Relatório de Depreciação Relatório de Ficha do Bem Relatório Razão Auxiliar Relatório Balancete Integração Palm GVDASA Sistemas Patrimônio 5

6 Convenções Os botões a seguir serão encontrados em vários momentos durante o uso do Sistema GVcollege, e serão tratados conforme a descrição da lista abaixo: Combo Box: exibe uma listagem com as opções disponíveis para o campo. Checkbox: quando selecionado torna a afirmação relacionada a ele ativa, ou verdadeira. Abrir cadastro: exibe a tela de origem do cadastro exibido do campo, possibilitando a visualização completa e edição dos dados. No caso do campo estar vazio, possibilita o cadastro do mesmo. Limpar campo: para limpar o valor do campo de um botão de cadastro, basta pressionar a tecla Esc do teclado, ou clicar neste botão. Incluir, Editar, Excluir. Incluir vários: possibilita incluir vários cadastros sem a necessidade de utilizar o Incluir a cada inclusão. Localizar: permite pesquisar um valor/texto de um determinado campo. Consulta cadastro: exibe os contatos de uma pessoa, seja a própria ou de outras que tenham vínculo com ela. Carregar: permite carregar informações ainda não listadas na tela. Selecionar tudo. Selecionar. Desfazer seleção. Desfazer seleção de tudo GVDASA Sistemas Patrimônio 6

7 1 Cadastro de Locais armazenados. PAT_CadLocal.dll Permite o cadastro dos locais da instituição onde os bens ficarão alocados ou Para incluir um novo local, deve-se clicar em Incluir local e informar os campos disponíveis. O campo Analítico destina-se para identificar os locais com ocupação e controle de metragem. Para incluir um sub local deve-se selecionar um local já existente, e clicar em Incluir sub local, como exemplo, após criar um local chamado Prédio, incluir um sub local chamado Sala 001 ao local Prédio GVDASA Sistemas Patrimônio 7

8 2 Conta Patrimonial PAT_CadContaPatrimonial.dll Permite o cadastro da conta ou sub conta patrimonial do bem. Para incluir uma sub conta deve-se selecionar uma conta já existente, e clicar em Incluir sub conta. 2.1 Aba Geral Permite informar se será utilizado número de série, marca do bem, local, entre outras opções e suas respectivas obrigatoriedades de preenchimento. O campo Taxa Deprec. Anual Societária será exibido se estiver marcada a opção Calcula Depreciação Societária no Parâmetro do Patrimônio GVDASA Sistemas Patrimônio 8

9 2.2 Aba Contabilização da Depreciação Permite informar se será utilizado número de série, marca do bem, local, entre outras opções e suas respectivas obrigatoriedades de preenchimento. Esta aba será exibida somente se estiver marcado algum Tipo de Contabilização no Parâmetro do Patrimônio. Nos campos destinados aos históricos, clicando com o botão direito do mouse será exibida a lista de macros/variáveis para serem utilizadas junto ao texto GVDASA Sistemas Patrimônio 9

10 2.3 Aba Ficha Complementar Permite o vínculo de fichas complementares a conta patrimonial. disponíveis. Ao clicar em Incluir será exibida a tela abaixo, onde aparecerão as fichas Utilizando as setas deve-se selecionar as fichas existentes desejadas GVDASA Sistemas Patrimônio 10

11 2.4 Aba Contabilização Aquisição/Baixa Permite informar a conta utilizada para débitos e créditos nas aquisições e de crédito nas baixas, assim como seus respectivos históricos. Nos campos destinados aos históricos, clicando com o botão direito do mouse será exibida a lista de macros/variáveis para serem utilizadas junto ao texto GVDASA Sistemas Patrimônio 11

12 3 Cadastro de Classificação PAT_CadClassificacao.dll Permite o cadastro de classificação e sub classificação do bem. Para incluir uma sub classificação deve-se selecionar uma classificação já existente, e clicar em Incluir sub classificação GVDASA Sistemas Patrimônio 12

13 4 Cadastro de Eventos PAT_CadTipoEvento.dll Permite o cadastro dos tipos de evento, que serão configurados nos parâmetros, na aba Eventos, e nas movimentações. Transferência: na movimentação de transferência é criado um novo bem na unidade destino com os dados do bem (transferência recebida), e na unidade de origem é realizada a baixa deste bem (transferência cedida). Baixa: permite informar que um bem não será mais utilizado, por motivos de perda, furto, doação, venda, entre outros. Baixa parcial: permite informar a venda parcial de um bem, como por exemplo a venda de 50% de um terreno. Aquisição/Incorporação: permite informar o acréscimo de valor a um bem, como por exemplo, a reforma ou ampliação de um prédio GVDASA Sistemas Patrimônio 13

14 5 Cadastro de Período de Cálculo PAT_CadPeriodoCalculo.dll Permite a definição dos períodos de cálculo para a movimentação e depreciação dos bens, através da rotina Calculo Depreciação, onde serão geradas datas e horários início e fim da geração. Para um melhor controle, recomenda-se que os períodos sejam gerados mensais, nunca anuais GVDASA Sistemas Patrimônio 14

15 6 Cadastro de Marca PAT_CadMarca.dll O cadastro de marca é apenas informativo e contém apenas o campo para informar a descrição da marca. 7 Cadastro de Causas de Baixa Permite informar causas de baixa com seus dados de contabilização, que visam auxiliar na busca de dados contábeis na rotina de importação de lançamentos do patrimônio pela contabilidade. No campo destinado ao histórico, clicando com o botão direito do mouse será exibida a lista de macros/variáveis para serem utilizadas junto ao texto GVDASA Sistemas Patrimônio 15

16 8 Unidades, Fornecedores, Centros de Custo e Contas Contábeis Os cadastros de Unidades, Fornecedores, Centros de Custo e Contas Contábeis são realizados em outros módulos, sendo apenas reutilizados no patrimônio. Para consulta-los, acesse o cadastro ou manual especifico do item. Unidade: PAD_CadUnidade.dll (Geral/Secretaria) Fornecedores: FIN_CadFornecedor.dll (Suprimentos) Centros de Custo: PAD_CadCentroCusto.dll (Geral/Contabilidade) Conta Contábil: CTB_CadConta.dll (Contabilidade) 9 Cadastro de Bem Permite o cadastramento de todos os bens da instituição/unidade, como por exemplo: computadores, mesas, cadeiras, veículos, terrenos, prédios, entre outros. A aba Depreciação Societária e os campos de Depreciação Societária da aba Registro serão exibidos se estiver marcada a opção Calcula Depreciação Societária no Parâmetro do Patrimônio GVDASA Sistemas Patrimônio 16

17 9.1 Aba Registro Para incluir um novo bem, deve-se selecionar a unidade, conta patrimonial, classificação, centro de custo e informar uma descrição do bem. O código do bem será inserido automaticamente ao salvar o cadastro. Informação complementar: deve-se informar a marca do bem, assim como o local onde este permanecerá e o número da etiqueta de patrimônio. Aquisição: permite informar a data de aquisição do bem, valor em R$, se este é bem de pequeno valor, fornecedor, documento e número de série do bem. Depreciação fiscal: permite informar a data início do uso do bem, a sua taxa anual de desvalorização, a depreciação inicial em R$ e um bem que é relacionado a este. Depreciação societária: permite informar a data início do uso do bem, a sua taxa anual de desvalorização, a depreciação inicial em R$ e um bem que é relacionado a este. Valor em UFIR: este campo será informado automaticamente após o preenchimento do campo Valor em Real, para isso deve-se clicar no botão em destaque na imagem abaixo GVDASA Sistemas Patrimônio 17

18 O valor correspondente a UFIR é definido através da rotina Índices e Cotações (PAD_CadIndiceCotacao.dll). 9.2 Aba Bem Relacionado Exibe a lista de bens que são relacionados entre si, informados através do campo Bem Relacionado da aba Registro. 9.3 Aba Transferências Exibe o histórico de movimentações do bem GVDASA Sistemas Patrimônio 18

19 1. Aba Depreciação Fiscal Exibe o histórico de depreciações do bem 2013 GVDASA Sistemas Patrimônio 19

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21 9.4 Aba Depreciação Societária Esta aba será exibida se estiver marcada a opção Calcula Depreciação Societária no Parâmetro do Patrimônio. 9.5 Aba Incorporações e Baixas Exibe a lista de incorporações e baixas do bem GVDASA Sistemas Patrimônio 21

22 9.6 Aba Informações Complementares Permite informar se o tipo de aquisição é Estorno, Normal ou Ressarcimento, assim como a conta contábil, centro de custo, origem, data cotação e o valor de mercado do bem. 9.7 Aba Fotos Permite inserir uma foto para o bem GVDASA Sistemas Patrimônio 22

23 9.8 Menu Bem No menu Bem é possível utilizar as opções Replicar bem, Incorporação, Baixa do Bem e Transferência já na mesma tela de cadastro do bem. Na opção de baixa é possível realizar a baixa ou excluir a baixa do item. Na opção de transferência é possível realizar a transferência do bem entre Contas patrimoniais, locais, de centros de custo ou ainda entre unidades GVDASA Sistemas Patrimônio 23

24 10 Parâmetros do Patrimônio PAT_ParametroPatrimonio.dll Permite definir o comportamento e as ações do módulo nos cadastros e processos Aba Depreciação Permite optar pelo tipo de cálculo de depreciação entre Normal - Cheio, Proporcional e Quinzenal, se irá calcular a depreciação na aquisição, baixa do bem e/ou depreciação societária, ou se utilizará o mesmo período de cálculo para todas as unidades. Tipo de contabilização: Somente pela conta patrimonial: contabiliza pela conta patrimonial sem centro de custo. Contabiliza pela conta patrimonial X Centro de custo: contabiliza pela conta patrimonial e centro de custo informado no cadastro do bem. Todos os centros de custos são contabilizados na mesma conta contábil GVDASA Sistemas Patrimônio 24

25 Contabiliza pelo centro de custo do bem: contabiliza pelo centro de custo informado no cadastro do bem, quando as contas contábeis são diferentes para cada centro de custo Aba Conta Patrimonial Selecionar as opções como Usa número de série, Usa marca, Usa número etiqueta e demais opções de acordo com a necessidade da instituição. Usa local: marcar esta opção para utilizar locais. Permite ainda definir a obrigatoriedade da informação na conta e se este será compartilhado. O botão Estrutura permite definir o modelo de estrutura na criação de locais e sublocais. Usa classificação: marcar esta opção para utilizar a classificação do bem. Permite ainda definir a obrigatoriedade da informação na conta e se este será compartilhado. O botão Estrutura permite definir o modelo de estrutura na criação das classificações e subclassificações. Conta patrimonial: permite definir se a conta será compartilhada e definir sua estrutura conta/subconta GVDASA Sistemas Patrimônio 25

26 10.3 Aba Bem Permite a definição da máscara da etiqueta do bem, assim como o valor limite para bens de pequeno valor, se utiliza cadastro para fornecedores, se a numeração do bem será por unidade e se a etiqueta será única por conta patrimonial Aba Evento Permite a definição dos itens Evento transferência cedida, Evento baixa, Aquisição/Incorporação e Evento transferência recebida GVDASA Sistemas Patrimônio 26

27 11 Movimentação do Bem Permite efetuar a movimentação do bem, para aquisições, incorporações, baixas ou transferências. Pesquisar. Informações do Bem: informar o código no campo Bem ou utilizar o botão 11.1 Aba Valores Movimento Deve-se informar a data, o tipo do evento o tipo da baixa (parcial ou total), se for o caso. Percentual: deve-se informar o percentual correspondente a movimentação. Quando no campo Tipo de evento for selecionado um tipo de baixa ou de transferência, serão exibidos os campos de depreciação fiscal e depreciação societária. Os campos de depreciação societária poderão ser informados se estiver marcada a opção Calcula Depreciação Societária no Parâmetro do Patrimônio GVDASA Sistemas Patrimônio 27

28 Quando no campo Tipo de evento for selecionado um tipo para transferência, será exibida uma aba específica para informações de transferência. Após selecionar o tipo de evento, deve-se indicar se a movimentação será parcial ou integral e informar o percentual da mesma. Para aquisições/incorporações é possível apenas movimentação integral Aba Histórico de movimento Permite informar o histórico da movimentação GVDASA Sistemas Patrimônio 28

29 11.3 Aba Informações para Transferência Permite informar os dados de destino para a transferência do bem, como: unidade, tipo de evento, conta patrimonial, centro de custo, local e classificação do bem GVDASA Sistemas Patrimônio 29

30 12 Cadastro de Lote PAT_CadLote.dll Permite o cadastro de lotes de bens para realizar baixa e transferência de vários bens de uma única vez. Para incluir o lote deve-se informar a unidade solicitante, local do bem, data e o uso do lote, que pode ser Baixa, Transferência ou Relatório. Bens que compõem o lote: ao clicar no botão Incluir Vários permitirá inserir diversos itens um após o outro, utilizando o botão OK e Continuar, no cadastro do último item do lote, deve-se clicar em OK 2013 GVDASA Sistemas Patrimônio 30

31 lote do bem. Após a criação do lote, no menu Opções é possível executar algumas rotinas do no lote. Gerar arquivo: permite gerar arquivo.txt com as informações dos bens que constam Figura 1 - Exemplo de Arquivo Gerado Processar: realiza o processo selecionado no campo Uso para o lote, se for uma baixa o sistema irá realizar a baixa dos itens do lote, para transferências o processo é o mesmo. Mudar Uso: permite a troca do uso do lote já salvo GVDASA Sistemas Patrimônio 31

32 13 Cálculo de Depreciação PAT_CalcDepreciacao.dll Permite efetuar o cálculo de depreciação fiscal e societária dos bens, aplicando os percentuais informados de cada bem. 14 Descálculo da Depreciação PAT_DescalcDepreciacao.dll processo. Após realizar o cálculo da depreciação fiscal e societária é possível desfazer este 2013 GVDASA Sistemas Patrimônio 32

33 15 Alterar Código da Conta Patrimonial PAT_AlteraCodigoConta.dll Permite que após o cadastro de uma conta patrimonial seja possível alterar o código da mesma, clicando no campo Código Conta e digitando o novo código GVDASA Sistemas Patrimônio 33

34 16 Relatórios 16.1 Relatório do Patrimônio PAT_RelContaPatrimonial.dll Emite os relatórios das contas patrimoniais, com a opção de escolher o tipo de depreciação fiscal ou societária Relatório de Bem PAT_RelBem.dll Emite os relatórios dos bens adquiridos, baixados, depreciados e transferidos no período, com a opção de escolher o tipo de depreciação fiscal ou societária GVDASA Sistemas Patrimônio 34

35 16.3 Relatório de Depreciação PAT_RelDepreciacao.dll Emite os relatórios de bens depreciados no período ou sem depreciação no período, com a opção de escolher o tipo de depreciação fiscal ou societária GVDASA Sistemas Patrimônio 35

36 16.4 Relatório de Ficha do Bem PAT_RelFichaBem.dll Emite as informações da ficha do bem, com a opção de escolher o tipo de depreciação fiscal ou societária GVDASA Sistemas Patrimônio 36

37 16.5 Relatório Razão Auxiliar societária. PAT_RelRazaoAuxiliar.dll Emite o Razão Auxiliar, com a opção de escolher o tipo de depreciação fiscal ou 16.6 Relatório Balancete societária. PAT_RelBalancete.dll Emite o Balancete, com a opção de escolher o tipo de depreciação fiscal ou 2013 GVDASA Sistemas Patrimônio 37

38 17 Integração Palm Permite realizar a integração com Palm através arquivos.txt GVDASA Sistemas Patrimônio 38

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