Treinamento GVcollege Portal do Aluno

Transcrição

1

2 Treinamento GVcollege Portal do Aluno

3 AVISO O conteúdo deste documento é de propriedade intelectual exclusiva da GVDASA Sistemas e está sujeito a alterações sem aviso prévio. Nenhuma parte desta publicação pode ser reproduzida nem transmitida em qualquer forma e meio, sem autorização prévia expressa da GVDASA Sistemas. As informações contidas neste documento destinam-se somente para uso em capacitações ministradas pela GVDASA, e não nos responsabilizamos pelo uso dessas informações se aplicadas a outros fins. Este material serve de apoio ao treinamento ministrado pela GVDASA do GVcollege, versão Sua utilização é um complemento ao conhecimento das regras de negócio e processos de instituições de ensino GVDASA Sistemas Portal do Aluno

4 Sumário 1. Acesso aos portais Página Principal Botões no topo da tela Troca de senha Logoff Dados Cadastrais Consulta Financeira Títulos Bloqueio de emissão de títulos Pagamento Cielo Negociação de parcelas em atraso Declaração de quitação anual de débitos Apresentação de cheques devolvidos Contratos Versionamento de contratos de matrícula Aceite de contrato de matrícula Reemitir do contrato de matrícula Central de avisos Comprovante IR Menu do Aluno Dados Cadastrais Matrículas Realizadas Área Pedagógica Protocolo Consulta Protocolo Solicitar serviço Boletim GVDASA Sistemas Portal do Aluno 4

5 2.26 Comparação de notas Consulta Frequência do Aluno Situação curricular Atividades Complementares Avaliação Institucional Documentos Pendentes Matrícula Processo de Matrícula Fase: Cursos Disponíveis Fase: Seleção de Disciplinas Fase: Responsáveis Fase: Contrato Fase: Financeira Fase Ficha Complementar Fase: Atualização Cadastral Fase: Confirmação de Disciplinas Fase: Conclusão Comprovante Opções de Matrícula Indicação da unidade polo na inscrição EAD Turma Agenda Bloqueio de acesso Central de downloads GVDASA Sistemas Portal do Aluno 5

6 1. Acesso aos portais O acesso ao portal do aluno é feito através do portal da sua Instituição. Após acessar o link correspondente o usuário deve fazer o login informando seu usuário e senha fornecidos pela instituição de ensino. Figura 1 - Tela de acesso Unidade: selecionar a empresa e unidade na qual será feito o acesso; Usuário: informar o usuário para acesso; Senha: informar a senha para acesso. Lembrar meu Login nesta maquina: marcar esta opção para que os campos login e senha permaneçam salvos GVDASA Sistemas Portal do Aluno 6

7 2. Página Principal Na tela serão exibidos os menus disponíveis para o aluno, pai, mãe, responsável financeiro, responsável educacional e responsável do contrato. É possível exibir o portal da instituição como página principal (Ver manual Configuração dos Portais). Figura 2 - Exemplo do d portal do MEC como página principal no Portal Aluno 2.1. Botões no topo da tela Pagina Principal: clicar no ícone para retornar a Página Principal; Alterar minha senha: clicar no ícone para exibir a tela de alteração senha. Sobre o sistema: clicar no ícone para obter informações do portal; Encerrar sessão: clicar no ícone para encerrar a utilização do portal GVDASA Sistemas Portal do Aluno 7

8 2.2 Troca de senha A troca de senha será solicitada automaticamente quando for identificada a utilização da senha padrão determinada pelo sistema. O sistema poderá bloquear a alteração da senha, caso identifique que esta seja muito fraca. O usuário deve dar preferência à senhas que utilizam letras e números, e ainda caracteres especiais, como %, $. Figura 3 - Troca de senha 2.3 Logoff A saída do portal pode ser realizada a qualquer momento através do botão Encerrar sessão. Automaticamente o usuário é redirecionado para a página de login do portal GVDASA Sistemas Portal do Aluno 8

9 2.4 Dados Cadastrais Possibilita consultar e alterar os dados cadastrais do usuário logado no portal. As permissões para alteração são definidas pela Instituição, que poderá permitir a alteração dos dados diretamente no portal ou apenas visualizá-los e solicitar alteração destes dados (verificar manual Configuração dos Portais). Figura 4 Dados cadastrais 2013 GVDASA Sistemas Portal do Aluno 9

10 2.5 Consulta Financeira O usuário poderá efetuar a consulta das parcelas utilizando os filtros por período, alunos, parcelas pendentes ou pagas. Serão exibidos os dados das parcelas agrupadas por aluno, podendo também agrupar pelas colunas Situação ou Responsável. Figura 5 - Consulta financeira Para as parcelas que contenham títulos pendentes, o usuário poderá visualizá-las e emitir a segunda via do boleto clicando na coluna Título correspondente a parcela. Figura 6 - Títulos vinculados a parcela 2013 GVDASA Sistemas Portal do Aluno 10

11 2.6 Títulos Exibe a lista de títulos pendentes do responsável financeiro, na qual será possível efetuar correção de valores dos títulos para outra data e emitir a 2ª via do título. Figura 7 - Títulos Para efetuar o recálculo, selecione um título e clique no botão Recalcular Títulos, e na tela Correção de Títulos informar a nova data para vencimento, podendo imprimir a simulação ou emitir o bloqueto de pagamento. Figura 8 - Correção de títulos O número de dias para permitir o recalculo de títulos é definido pela instituição (verificar manual Configuração dos Portais). A emissão de segunda via de títulos no portal web é bloqueada quando os mesmos ultrapassarem a quantidade máxima de dias permitida para emissão após o vencimento GVDASA Sistemas Portal do Aluno 11

12 Os títulos enviados para que o banco efetue a cobrança não poderão ser recalculados, apenas impressos. No caso de alguma parcela não aparecer para emissão da 2ª via, será necessário efetuar a geração do bloqueto via GVcollege para que seja gerado o número de controle. 2.7 Bloqueio de emissão de títulos Caso possua pendências de contrato, o sistema apresentará a mensagem: Títulos com contrato pendente de aceite. O título só poderá ser emitido após o aceite do contrato (verificar manual Configuração dos Portais/Secretaria Desktop) Figura 9 - Títulos com aceite do contrato pendente 2013 GVDASA Sistemas Portal do Aluno 12

13 2.8 Pagamento Cielo Permite o pagamento de parcelas com rede CIELO para usuários com acesso para efetuar o pagamento de parcelas. A utilização desta funcionalidade depende de contrato firmando da Instituição com a rede CIELO. Figura 10 - Pagamento CIELO 2.9 Negociação de parcelas em atraso Permite ao usuário com o devido acesso, negociar parcelas em atraso com base em planos de negociação. Será exibida a simulação de todos os planos de negociação disponíveis para a negociação GVDASA Sistemas Portal do Aluno 13

14 2.10 Declaração de quitação anual de débitos Permite que o responsável financeiro emita uma quitação de débitos anteriores. Figura 11 - Declaração de quitação anual de débitos 2013 GVDASA Sistemas Portal do Aluno 14

15 2.11 Apresentação de cheques devolvidos No acesso do responsável financeiro no menu Consulta Financeira, será exibida a opção Existem cheques pendentes para que o usuário possa visualizar a listagem de cheques. Figura 12 - Cheques devolvidos Figura 13 - Cheques devolvidos É possível também tornar obrigatória a visualização da listagem dos cheques pendentes assim que o responsável acessar a consulta financeira (verificar manual Configuração dos Portais Consulta Financeira) GVDASA Sistemas Portal do Aluno 15

16 2.12 Contratos Versionamento de contratos de matrícula Ao efetuar a emissão do contrato de matrícula no processo de rematrícula será gerado histórico do contrato e armazenado em PDF (Verificar manual Configuração dos Portais) Aceite de contrato de matrícula Controle realizado nos contratos emitidos pela matrícula indicando o aceite do mesmo. Através da emissão do contrato o usuário poderá efetuar o aceite de contratos pendentes, desde que tenha permissão para tal funcionalidade (Verificar manual Configuração dos Portais). A emissão e pagamento de títulos e parcelas estarão disponíveis somente após o aceite do contrato de matrícula caso exista a exigência do aceite (conforme parametrização do curso, verificar manual Configuração dos Portais) Reemitir do contrato de matrícula Possibilita reemitir os contratos de matrícula, emitindo o último contrato gerado para a matrícula do aluno GVDASA Sistemas Portal do Aluno 16

17 2.13 Central de avisos Exibe os avisos gerados pelo GVcollege para o Portal do Aluno. Nele é possível visualizar ou excluir um ou mais avisos. Figura 14 - Central de avisos 2.14 Comprovante IR O comprovante de IR será liberado apenas para o responsável financeiro. O sistema avaliará quais são as parcelas pagas no período de apuração, que tenham eventos dedutíveis do I.R (verificar manual Tesouraria). Para gerar o comprovante, basta selecionar um ano no campo Ano e aguardar o cálculo do sistema. A impressão pode ser feita pelo botão Imprimir. Figura 15 - Comprovante I.R GVDASA Sistemas Portal do Aluno 17

18 2.15 Menu do Aluno 2.16 Dados Cadastrais É possível consultar e alterar os dados cadastrais do aluno. As permissões para alteração são definidas pela Instituição, que poderá permitir a alteração dos dados diretamente no portal ou apenas visualizá-los e solicitar alteração destes dados (verificar manual Configuração dos Portais). Figura 16 - Dados cadastrais do aluno 2013 GVDASA Sistemas Portal do Aluno 18

19 2013 GVDASA Sistemas Portal do Aluno 19

20 2.17 Matrículas Realizadas Serão exibidas as matrículas confirmadas do aluno durante os diferentes períodos letivos cursados na Instituição As matrículas serão exibidas conforme configuração (verificar manual Configuração dos Portais). Figura 17 - Matrículas realizadas 2.18 Área Pedagógica Permite consultar as ocorrências pedagógicas relacionadas ao aluno. A consulta exibirá as ocorrências cadastradas nos últimos 07 dias, caso não haja ocorrências no período padrão de consulta é possível determinar um período de pesquisa no campo Período e clicando em Carregar. Figura 18 - Ocorrências pedagógicas 2013 GVDASA Sistemas Portal do Aluno 20

21 2.19 Protocolo Permite consultar o andamento de solicitações já realizadas e realizar novas solicitações através do botão Solicitar serviço Consulta Protocolo Para efetuar a consulta do protocolo deve-se escolher a situação e o período. Figura 19 Consulta Protocolo 2013 GVDASA Sistemas Portal do Aluno 21

22 2.21 Solicitar serviço Para efetuar a solicitação do serviço deve-se clicar no botão Solicitar serviço Figura 20 - Solicitar serviço Informe os campos Serviço, Quantidade, Observações e Pagamento, após clicar no botão Enviar. Figura 21 - Solicitação do serviço 2013 GVDASA Sistemas Portal do Aluno 22

23 2.22 Boletim No boletim serão exibidas as notas obtidas no período letivo selecionado. Figura 22 - Boletim É possível visualizar todos os boletins do aluno. Através da seleção do período desejado na emissão do boletim Comparação de notas Permite realizar um comparativo utilizando gráficos entre o desempenho do aluno e o desempenho médio dos outros alunos das disciplinas que ele está cursando. Figura 23 - Comparação de notas 2013 GVDASA Sistemas Portal do Aluno 23

24 A exibição de gráficos comparativos também permite que gráfico seja gerado para turmas que tenham avaliação por conceito. Figura 24 - Comparação de conceitos 2013 GVDASA Sistemas Portal do Aluno 24

25 2.24 Consulta Frequência do Aluno Consulta frequência do aluno, funcionalidade que permitirá ao usuário uma visão geral de todas as ocorrências de faltas, faltas justificadas e atrasos do aluno dentro da turma. Figura 25 - Consulta frequência do aluno 2.25 Situação curricular Permite consultar a situação curricular do aluno, na qual será apresentada em tela possibilitando a impressão. A consulta exibirá a situação da disciplina ou ciclo, avaliações nas disciplinas, aproveitamento de estudos e demais informações curriculares. Figura 26 - Situação curricular 2013 GVDASA Sistemas Portal do Aluno 25

26 2.26 Atividades Complementares Funcionalidade onde o aluno poderá consultar as atividades e cargas horárias já realizadas para os cursos no qual está matriculado. Figura 27 - Atividades Complementares São exibidas as informações de local de realização das atividades, data de início e término, bem como informações do grupo de atividades e suas respectivas cargas horárias necessárias para cumprimento do currículo Avaliação Institucional Permite ao aluno acessar a Avaliação Institucional através do menu Links (verificar manual Configuração dos Portais) GVDASA Sistemas Portal do Aluno 26

27 2.28 Documentos Pendentes Caso o aluno possua alguma pendência de documentos na instituição, o item de menu Documentos Pendentes é exibido. Clicando nele, o aluno poderá visualizar a lista de documentos que devem ser entregues para a instituição de ensino para regularizar sua situação. Figura 28 - Documentos pendentes 2013 GVDASA Sistemas Portal do Aluno 27

28 2.29 Matrícula Para que o processo de matrícula seja possível através do portal do aluno é necessário realizar a geração de escala para o período desejado É necessário que o aluno esteja matriculado na turma principal do curso, e que a opção Libera Matrícula Web esteja marcada na tela da matrícula principal do aluno Processo de Matrícula Permite realizar a rematrícula nas disciplinas oferecidas pela Instituição. O aluno é conduzido ao longo do processo por meio de fases (etapas) do processo. Validações do processo: Valida se o usuário tem permissão para realizar a matrícula. Valida se o aluno escolhido possui matrícula principal no período da geração de escala cadastrada. Valida se o aluno possui algum documento pendente. Valida se o aluno está em débito com a instituição GVDASA Sistemas Portal do Aluno 28

29 Fase: Cursos Disponíveis a rematrícula. Exibe uma listagem com os cursos nos quais o aluno possui matrícula disponível para Figura 29 - Cursos Disponíveis Para selecionar o curso deve-se clicar em iniciar rematrícula e após clicar no botão Avançar. O texto que pode ser exibido nesta etapa deverá ser predefinido previamente (verificar manual Secretaria Desktop) Fase: Seleção de Disciplinas O aluno poderá selecionar as disciplinas nas quais deseja efetuar a matrícula. Figura 30 - Seleção de Disciplinas 2013 GVDASA Sistemas Portal do Aluno 29

30 A cada disciplina escolhida são verificados os possíveis conflitos de horário. Para cancelar a seleção de uma disciplina, basta desmarcá-la. O aluno poderá selecionar turmas ofertadas para outras disciplinas marcando a opção Turmas de outras disciplinas, desde que estas disciplinas estejam disponíveis para o aluno conforme a configuração de equivalências do currículo Fase: Responsáveis outros. Permite informar o responsável do contrato utilizando as opções: aluno, pai, mãe e Figura 31 - Responsáveis 2013 GVDASA Sistemas Portal do Aluno 30

31 Fase: Contrato Fase para a emissão do contrato Figura 32 - Contrato O texto do contrato deve ser configurado no item Rematrícula/Fases do Processo/Contrato (verificar manual Configuração do Portal) GVDASA Sistemas Portal do Aluno 31

32 Fase: Financeira Permite ao aluno escolher um plano de pagamento disponibilizado pela instituição para efetuar o calculo das parcelas. Figura 33 - Fase Financeira Após selecionar o plano de pagamento deve-se clicar em Simular onde serão exibidos os valores de acordo com o plano escolhido. Figura 34 - Fase Financeira 2013 GVDASA Sistemas Portal do Aluno 32

33 O aluno poderá executar a simulação de parcelas já incluindo os descontos por ele escolhidos, desde que o processo de matrícula permita a seleção de plano de pagamento. Na simulação de parcelamento da matrícula será verificado o valor mínimo estabelecido pela instituição para valores de parcelas (verificar manual Tesouraria Parâmetros de Tesouraria) Fase Ficha Complementar Permite ao aluno preencher informações adicionais na ficha complementar cadastrada e configurada no GVcollege. Figura 35 - Ficha Complementar 2013 GVDASA Sistemas Portal do Aluno 33

34 Fase: Atualização Cadastral Permite ao usuário editar informações referentes aos cadastros conforme a permissão (verificar manual Configuração do Portal). Figura 36 - Atualização Cadastral 2013 GVDASA Sistemas Portal do Aluno 34

35 Fase: Confirmação de Disciplinas Fase para realizar a confirmação de matriculas. Para confirmar deve-se marcar a opção Eu concordo e após clicar em Avançar. Figura 37 - Confirmação de Matrículas Fase: Conclusão 2013 GVDASA Sistemas Portal do Aluno 35

36 2.31 Comprovante O comprovante de matrícula disponibilizará para o usuário o acesso a todas as matrículas efetuadas mostrando as turmas escolhidas e os respectivos dias da semana em que elas ocorrem. É possível consultar matrículas anteriores por meio da seleção de períodos. Figura 38 - Comprovante 2.32 Opções de Matrícula Permite ao usuário visualizar a lista das disciplinas e turmas que estão disponíveis para matrícula no período corrente Indicação da unidade polo na inscrição EAD Caso estejam disponíveis para inscrição, turmas de cursos de ensino EAD, as mesmas estarão identificadas como tais, com a opção de selecionar a unidade polo em que o aluno deseja se matricular GVDASA Sistemas Portal do Aluno 36

37 2.34 Turma Na página da turma são exibidas informações referentes às turmas como, conteúdo programático e realizado das aulas, consulta à frequência do aluno, informações dos colegas da turma, possibilidade de envio de mensagens aos colegas e ao professor e a visualização do plano de ensino. Figura 39 - Página da turma Para que o aluno envie mensagens aos seus colegas, deve-se clicar sobre o nome do aluno desejado e em seguida na opção Escrever mensagem. O sistema disponibilizará apenas os alunos que possuem cadastrado no sistema. No plano de ensino serão exibidas as informações conforme o modelo de plano de ensino configurado para a turma. Figura 40 - Plano de ensino 2013 GVDASA Sistemas Portal do Aluno 37

38 2.35 Agenda A aba Horários permite que o aluno visualize os seus horários de aulas exibindo o dia, a sala o horário e o professor. E a aba Compromissos permite a visualização dos eventos (datas de provas, trabalhos, aulas de laboratório, atividades extraclasse, etc.) registrados pelos professores das turmas em que o aluno está matriculado. Figura 41 - Agenda 2.36 Bloqueio de acesso Bloqueio de acesso a funcionalidades do portal do aluno para os que possuem pendências financeiras. As funcionalidades que podem ser bloqueadas são: Consulta da situação curricular Consulta do boletim, Consulta do gráfico de comparação de notas, Execução do processo de matrícula Consulta das opções de matrícula quando o aluno estiver inadimplente ou com negociação aberta. O bloqueio das funcionalidades é definido por unidade (ver manual Configuração dos Portais) GVDASA Sistemas Portal do Aluno 38

39 2.37 Central de downloads Na Central de Download são exibidos os arquivos disponibilizados pelos professores, coordenadores e secretaria para as turmas do aluno, tanto via portal do professor como desktop. Figura 42 - Central de downloads Download. Para efetuar o download do arquivo, deve-se clicar sobre o mesmo e clicar no botão Figura 43 - Download de arquivo 2013 GVDASA Sistemas Portal do Aluno 39