Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia da Paraíba Departamento de Tecnologia da Informação

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1 Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia da Paraíba Departamento de Tecnologia da Informação MANUAL SUAP (MÓDULO ALMOXARIFADO) Manual de utilização do módulo Almoxarifado do Sistema Unificado de Administração Pública (SUAP) Equipe de Implantação do sistema SUAP no IFPB João Pessoa Maio de 2012

2 Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia da Paraíba - IFPB Departamento de Tecnologia da Informação DTI Equipe de Implantação do Sistema SUAP no IFPB Manual de utilização do módulo Almoxarifado do Sistema Unificado de Administração Pública (SUAP) Equipe de Implantação do sistema SUAP no IFPB Manual de utilização do sistema SUAP, elaborado pela Equipe de implantação do sistema SUAP no IFPB, com o intuito de auxiliar os usuários do módulo Almoxarifado no aprendizado do sistema SUAP no Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia da Paraíba. Equipe de Elaboração: Ana Maria Mangueira Santos Cleber Angelo da Fonseca Jorge Luiz Paiva Oliveira Julio Zinga Suzuki Lopes Makelli Araújo Jucá Período: 13/02/2012 a 05/05/2012 João Pessoa 2012

3 RESUMO Este manual tem como propósito servir de consulta e auxiliar os usuários no aprendizado do módulo Almoxarifado do Sistema Unificado de Administração Pública (SUAP). Ele foi dividido em três partes: preparação do módulo almoxarifado, atividades básicas do almoxarifado e atividades auxiliares do almoxarifado. Na parte referente à preparação do módulo almoxarifado deverão ser realizados alguns cadastros prévios no SUAP como, por exemplo, o cadastro das categorias de material, dos próprios materiais de consumo e permanente e da unidade de medida, para que as atividades básicas do almoxarifado (Cadastro de Entrada de Material, Requisição de Material de Consumo, Saída de Material para Consumo, Requisição de Transferência de Material entre Almoxarifados e a Pré-Carga) possam ser realizadas. Caso a preparação do módulo almoxarifado já tenha sido realizada, pode-se passar diretamente para a parte das atividades básicas do almoxarifado, que são aquelas que ocorrem com frequência no almoxarifado (Cadastro de Entrada de Material, Requisição de Material de Consumo, Saída de Material para Consumo, Requisição de Transferência de Material entre Almoxarifados e a Pré-Carga). Por último, será apresentada a parte de atividades auxiliares do almoxarifado onde poderá ser realizada a geração de relatórios (incluindo os balancetes) e a configuração e controle do estoque. Palavras Chave: SUAP, Almoxarifado, Material de Consumo, Material Permanente. iii

4 Lista de Figuras Figura 1 - Tela de Login no SUAP... 9 Figura 2 - Tela Principal do SUAP... 9 Figura 3 - Cadastro de Categoria de Material de Consumo Figura 4 - Cadastro de Categoria de Material de Consumo (Adicionar Elemento de Despesa de Material de Consumo) Figura 5 - Listagem de Categoria de Material de Consumo (Seleção de Elemento de Despesa de Material de Consumo para modificação) Figura 6 - Cadastro de Categoria de Material Permanente Figura 7 - Cadastro de Categoria de Material de Permanente (Elemento de Despesa de Material Permanente) Figura 8 - Listar Categoria de Material de Permanente (Elemento de Despesa de Material Permanente) Figura 9 - Cadastro de Material de Consumo Figura 10 - Adicionar Material de Consumo Figura 11 - Categoria de Material de Consumo Figura 12 - Listar Material de Consumo Figura 13 - Busca de Material de Consumo Figura 14 - Resultado da Busca de Material de Consumo Figura 15 - Histórico de Movimentação de Material Figura 16 - Cadastro de Unidade de Medida Figura 17 - Cadastrar Empenho Figura 18 - Adicionar Empenho Figura 19 - Adicionar Fornecedor (Pessoa Jurídica) Figura 20 - Informações sobre o Empenho Figura 21 - Empenhar novo Item (Item Consumo) Figura 22 - Empenhar novo Item (Item Permanente) Figura 23 - Listar Empenho Figura 24 - Listagem de Todos os Empenhos Figura 25 - Listagem de Empenhos Atrasados Pendentes Figura 26 - Listagem de Empenhos Concluídos com Atraso Figura 27 - Cadastrar Entrada da Compra iv

5 Figura 28 - Entrada de Material Figura 29 - Entrada de Material Realizada Figura 30 - Efetuar Entrada de Doação Figura 31 - Dados de Entrada de Doação Figura 32 - Adicionar item à doação Figura 33 - Dados de Entrada de Doação com inventários Figura 34 - Busca de Entradas de materiais Figura 35 - Requisição de Material de Consumo Figura 36 - Efetuar Requisição de Material de Consumo Figura 37 - Requisição a responder dos materiais de consumo Figura 38 - Responder Requisição de Material de Consumo Figura 39 - Requisições Pendentes Figura 40 - Transferência de Material entre Almoxarifados Figura 41 - Efetuar Requisição de Transferência de Material entre Almoxarifados Figura 42 - Efetuar Pré-Carga Figura 43 - Geração de Relatórios Figura 44 - Relatório de Saídas por Setor Figura 45 - Relatório de Saídas por Setor do Almoxarifado (Todas as Saídas) Figura 46 - Relatório de Saídas por Setor do Almoxarifado (Agrupado por Material) Figura 47 - Relatório de Saídas por Setor do Almoxarifado (Valores Totais) Figura 48 - Balancete de Elemento de Despesa Figura 49 Relatório do Balancete de Elemento de Despesa de Material de Consumo Figura 50 - Balancete de Material de Consumo Figura 51 - Relatório do Balancete de Material de Consumo Figura 52 - Balancete de Elemento de Despesa Detalhado Figura 53 - Relatório do Balancete de Elemento de Despesa de Material de Consumo Detalhado Figura 54 - Balancete Total de Entradas por UO Figura 55 - Relatório do Balancete Total de Entradas por UO Figura 56 - Configuração e Controle de Estoque do Almoxarifado Figura 57 - Configuração de Estoque... Erro! Indicador não definido. Figura 58 - Situação de Estoque v

6 Lista de Siglas Utilizadas IFPB IFRN SIAF SUAP TI Instituto Federal de Educação Ciência e Tecnologia da Paraíba Instituto Federal de Educação Ciência e Tecnologia do Rio Grande do Norte Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal Sistema Unificado de Administração Pública Tecnologia da Informação vi

7 SUMÁRIO 1 APRESENTAÇÃO Acesso e Login no SUAP MÓDULO ALMOXARIFADO Preparação do módulo almoxarifado Cadastro e Listagem de Categoria de Material Cadastro de Categoria de Material de Consumo Listagem de Categoria de Material de Consumo Cadastro de Categoria de Material Permanente Listagem de Categoria de Material Permanente Cadastro, Listagem e Busca de Material de Consumo Cadastro de Material de Consumo Listagem de Material de Consumo Busca de Material de Consumo Cadastro e Listagem de Unidade de Medida Atividades básicas do almoxarifado Cadastro e Listagem de Empenho Cadastro de Empenho Listagem de Empenho Cadastro de Entrada de Material Efetuar entrada de doação Busca de Entradas Requisição de Material de Consumo Saída de Material para Consumo Verificar Requisições Pendentes Efetuar Requisição de Transferência de Material entre Almoxarifados Pré-Carga Atividades Auxiliares Geração de Relatórios Saídas por Setor Balancete Configuração e Controle de Estoque Configuração de Material de Consumo - Controle de Estoque Situação do Estoque REFERÊNCIAS Anexo A: Fluxograma da Preparação do Módulo Almoxarifado Anexo B: Fluxograma das Atividades Básicas do Almoxarifado vii

8 1 Apresentação Abaixo é apresentada uma descrição do SUAP, disponibilizada no site do IFRN [1] (responsável pelo desenvolvimento desse sistema): O SUAP, sigla de Sistema Unificado de Administração Pública, é um sistema desenvolvido pela equipe de desenvolvimento de sistemas da DIGTI do IFRN. O SUAP tem por objetivo a informatização dos processos administrativos do Instituto, facilitando assim a gestão da instituição. Mais informações sobre o SUAP podem ser obtidas acessando o site Este manual tem como propósito servir de consulta e auxiliar os usuários no aprendizado do módulo Almoxarifado do Sistema Unificado de Administração Pública (SUAP), responsável pelo controle de estoque dos almoxarifados. Abaixo é mostrado como realizar o acesso e login no SUAP. 1.1 Acesso e Login no SUAP Para acessar o SUAP no modo de produção abra seu navegador (Ex.: Mozilla Firefox, Internet Explore, Google Chrome) e digite: É bom lembrar que a equipe do SUAP recomenda a utilização do Mozilla Firefox para melhor visualização do sistema. Será apresentada uma tela onde deverá ser informado o Usuário (Ex.: se seu institucional for seu usuário será jose.silva) e senha (que é a mesma senha utilizada para acessar seu institucional), como pode ser observado na Figura 1: 8

9 Figura 1 - Tela de Login no SUAP Feito isso, será apresentada a tela principal do SUAP com, apenas, os módulos específicos liberados para cada usuário (Figura 2): Figura 2 - Tela Principal do SUAP 9

10 Abaixo será feita uma apresentação mais detalhada do módulo Almoxarifado do SUAP que está em operação atualmente no IFPB. 10

11 2 Módulo Almoxarifado O Módulo Almoxarifado é o responsável pelo controle de estoque dos almoxarifados do IFPB. Abaixo é apresentada a descrição das etapas/menus do módulo almoxarifado do SUAP: 2.1 Preparação do módulo almoxarifado Para que as atividades básicas do almoxarifado (Cadastro de Entrada de Material, Requisição de Material de Consumo, Saída de Material para Consumo, Requisição de Transferência de Material entre Almoxarifados e a Pré-Carga) possam ser realizadas é necessário que sejam efetuados alguns cadastros prévios no SUAP como, por exemplo, o cadastro das categorias de material e dos próprios materiais de consumo e permanente e da unidade de medida. Caso esses cadastros já tenham sido realizados no sistema é possível passar diretamente para as atividades básicas do almoxarifado (Título 2.2). Abaixo é feita a descrição dessa preparação do sistema do módulo almoxarifado de forma detalhada. No Anexo A: Fluxograma da Preparação do Módulo Almoxarifado é possível visualizar uma sequência das atividades da Preparação do Módulo Almoxarifado para um melhor entendimento dessa étapa Cadastro e Listagem de Categoria de Material Existem dois tipos de categoria de materiais: a de consumo e a permanente. Abaixo será mostrado como realizar o cadastro e listagem desses materiais Cadastro de Categoria de Material de Consumo O cadastro de Categoria de Material de Consumo (ou Elemento de Despesa de Material de Consumo) pode ser feito indo no menu Almoxarifado Categoria de Material Consumo Cadastrar, conforme pode ser visto na Figura 3. 11

12 Figura 3 - Cadastro de Categoria de Material de Consumo Feito isso, será apresentada uma tela como a observada na Figura 4, onde deverão ser informados o Código e o Nome do Elemento de Despesa de Material de Consumo. Figura 4 - Cadastro de Categoria de Material de Consumo (Adicionar Elemento de Despesa de Material de Consumo) Após a edição dos campos descritos na Figura 4, deverá ser feita a escolha de um dos três botões citados abaixo: Salvar e adicionar outro: para salvar e adicionar outro Elemento de Despesa de Material de Consumo; Salvar e continuar editando: para salvar e continuar editando o Elemento de Despesa de Material de Consumo atual; Salvar: para salvar e concluir o cadastro. 12

13 Listagem de Categoria de Material de Consumo Para a realização da listagem da Categoria de Material de Consumo (ou Elemento de Despesa de Material de Consumo) pode ser feito indo no menu Almoxarifado Categoria de Material Consumo Listar, conforme pode ser visto na Figura 3. Feito isso, será apresentada uma tela como a observada na Figura 5, onde poderão ser visualizados todos os Elementos de Despesa de material de consumo. Figura 5 - Listagem de Categoria de Material de Consumo (Seleção de Elemento de Despesa de Material de Consumo para modificação) Nessa mesma tela é possível editar os dados da Categoria de Material de Consumo (ou Elemento de Despesa de Material de Consumo) clicando em cima do nome da Categoria de Material de Consumo. Também é possível adicionar uma nova Categoria de Material de Consumo clicando no botão Adicionar Elemento de Despesa de Mat. de Consumo. Nos dois casos será feito o redirecionamento para a tela da Figura Cadastro de Categoria de Material Permanente O cadastro de Categoria de Material de Permanente (ou Elemento de Despesa de Material Permanente) pode ser feito indo no menu Almoxarifado Categoria de Material Permanente Cadastrar, conforme pode ser visto na Figura 6. 13

14 Figura 6 - Cadastro de Categoria de Material Permanente Feito isso, será apresentada uma tela como a observada na Figura 7, onde deverão ser informados o Código e o Nome do Elemento de Despesa de Material Permanente. Figura 7 - Cadastro de Categoria de Material de Permanente (Elemento de Despesa de Material Permanente) Após a edição dos campos descritos na Figura 7, deverá ser feita a escolha de um dos três botões citados abaixo: Salvar e adicionar outro: para salvar e adicionar outro Elemento de Despesa de Material Permanente; Salvar e continuar editando: para salvar e continuar editando o Elemento de Despesa de Material Permanente atual; Salvar: para salvar e concluir o cadastro. 14

15 Listagem de Categoria de Material Permanente Para a realização da listagem da Categoria de Material Permanente (ou Elemento de Despesa de Material Permanente) pode ser feito indo no menu Almoxarifado Categoria de Material Permanente Listar, conforme pode ser visto na Figura 6. Feito isso, será apresentada uma tela como a observada na Figura 8, onde poderão ser visualizados todos os Elementos de Despesa de material permanente. Figura 8 - Listar Categoria de Material de Permanente (Elemento de Despesa de Material Permanente) Nessa mesma tela é possível editar os dados da Categoria de Material Permanente (ou Elemento de Despesa de Material Permanente) clicando em cima do nome da Categoria de Material Permanente. Também é possível adicionar uma nova Categoria de Material Permanente clicando no botão Adicionar Elemento de Despesa de Mat. Permanente. Nos dois casos será feito o redirecionamento para a tela da Figura 8Figura Cadastro, Listagem e Busca de Material de Consumo Cadastro de Material de Consumo O cadastro de Material de Consumo pode ser feito indo no menu Almoxarifado Material de Consumo Cadastrar, conforme pode ser visto na Figura 9. 15

16 Figura 9 - Cadastro de Material de Consumo Feito isso, será apresentada uma tela como a observada na Figura 10, onde deverá ser informada a Categoria (Figura 11), a Unidade (Ex.: Caixa, Pacote, Unidade), o Nome e, se necessário, uma observação referente ao material de consumo. Figura 10 - Adicionar Material de Consumo 16

17 Figura 11 - Categoria de Material de Consumo A lista de Categorias de material de consumo (Figura 11) é extraída do SIAF (Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal), portanto, a remomendação é que se utilizem, apenas, as categorias exibidas. No entanto, caso seja necessário, será possível adicionar uma Categoria de material de consumo clicando no botão Adicionar outro... (cruz verde à direita da Categoria) e seguir os procedimentos descritos na Figura Listagem de Material de Consumo A Listagem de Material de Consumo pode ser feito indo no menu Almoxarifado Material de Consumo Listar, conforme pode ser visto na Figura 9. Será apresentada uma tela semelhante à observada na Figura 12 abaixo: 17

18 Figura 12 - Listar Material de Consumo Ao clicar no botão Histórico, da coluna Opções, será exibida uma tela semelhante à apresentada na Figura 15. Nessa tela poderá ser visualizado um caso interessante que é a discriminação da entrada de um mesmo material em datas e preços diferentes Busca de Material de Consumo A busca de Material de Consumo pode ser feita indo no menu Almoxarifado Material de Consumo Buscar, conforme pode ser visto na Figura 9. Será apresentada uma tela semelhante à observada na Figura 13 abaixo: Figura 13 - Busca de Material de Consumo Nessa tela poderão ser informados os seguintes campos: Material de Consumo: deverá ser informado o nome do Material de Consumo que deseja pesquisar; 18

19 Unidade Medida: deverá ser informado o tipo da unidade (Ex.: Caixa, Pacote, Unidade); Elemento de Despesa: deverá ser informado o nome do Elemento de Despesa que deseja pesquisar Apenas com estoque em meu campus: esta opção deverá ser selecionada para filtra o resultado com, apenas, os materiais de consumo que possuem estoque em meu campus; Após concluir o preenchimento dos campos clique no botão Enviar dados. Será apresentada uma tela semelhante à observada na Figura 14 com o resultado da busca apresentada logo abaixo: Figura 14 - Resultado da Busca de Material de Consumo Ao clicar no botão Histórico, da coluna com o mesmo nome, será exibida uma tela semelhante à apresentada na Figura 15. Nessa tela poderá ser visualizado um caso interessante que é a discriminação da entrada de um mesmo material em datas e preços diferentes. Figura 15 - Histórico de Movimentação de Material Cadastro e Listagem de Unidade de Medida O cadastro da Unidade de Medida pode ser feito indo no menu Almoxarifado Unidade de Medida Cadastrar, conforme pode ser visto na Figura

20 Figura 16 - Cadastro de Unidade de Medida Na tela exibida será necessário, apenas, adicionar o Nome da unidade de medida e salvar. 2.2 Atividades básicas do almoxarifado As atividades básicas do almoxarifado são aqueles que ocorrem com frequência no almoxarifado (Cadastro de Entrada de Material, Requisição de Material de Consumo, Saída de Material para Consumo, Requisição de Transferência de Material entre Almoxarifados e a Pré-Carga). Se a preparação do sistema do almoxarifado (Título 2.1) já tiver sido realizada, as atividades do almoxarifado poderão ser inicializadas pelo cadastro do empenho e, posteriormente, pelas demais atividades básicas do almoxarifado descritas abaixo. No Anexo B: Fluxograma das Atividades Básicas do Almoxarifado é possível visualizar uma sequência das atividades do módulo almoxarifado para um melhor entendimento desse módulo Cadastro e Listagem de Empenho Cadastro de Empenho 20

21 A primeira atividade a ser realizada após receber o número do empenho do setor de Licitação e Compras é o cadastro do empenho indo no menu Almoxarifado Empenho Cadastrar, conforme pode ser visto na Figura 17: Figura 17 - Cadastrar Empenho Feito isso, será apresentada uma tela como a observada na Figura 18: 21

22 Figura 18 - Adicionar Empenho Nessa tela deverão ser informados os seguintes campos: Dados Principais: UG Emitente: corresponde à Unidade Gestora Emitente (Ex.: REITORIA, CAMPUSJP para o Campus João Pessoa, CAMPUSCB para o Campus Cabedelo); Número de empenho: número do empenho recebido do setor de Licitação e Compras e que deverá ser digitado neste campo. Deverá seguir o seguinte formato: "9999NE123456" onde, na série de número dos empenhos, AAAANED00000 os primeiros 4 dígitos [AAAA] são do ano, [NE] é fixo, [D] (dígito deve ser 8 para referir ao MEC), e [00000] que é um sequencial; Processo: processo desta instituição, aberto no módulo Protocolo. Ao começar a digitar o número do processo será exibida uma lista de processos com a numeração digitada. Clique no número de processo desejado para selecionálo; Tipo de Material: deverá ser informado se o material é de consumo ou permanente; 22

23 Fornecedor: Fornecedor: nome do fornecedor referente ao empenho. Ao começar a digitar o nome do fornecedor será exibida uma lista de todos os fornecedores que possuem as letras digitadas. Clique no fornecedor desejado para selecioná-lo. Caso não exista o nome do fornecedor no sistema, poderá ser feito o cadastro do mesmo clicando no botão Adicionar outro... (cruz verde à direita do processo) e, após a abertura da tela para adicionar o Fornecedor (Pessoa Jurídica), adicione o nome, CNPJ, principal, Inscrição Estadual, Website e o número do telefone do fornecedor conforme pode ser visualizado na Figura 19; Data de recebimento: data que o fornecedor recebeu o empenho para efeito de cálculo do status da entrega; Prazo: prazo em dias, contados a partir da data de recebimento, que o fornecedor tem para concluir a entrega dos itens empenhados; OBS: os campos Data de recebimento e Prazo NÃO SÃO OBRIGATÓRIOS. Outros Dados Tipo de Licitação: se será Dispensa, Pregão, Srp (Sistema de Registro de Preços), Inex (Inexigibilidade); Nº da Licitação; Observação; 23

24 Figura 19 - Adicionar Fornecedor (Pessoa Jurídica) Após a edição dos campos descritos acima, deverá ser feita a escolha de um dos três botões citados abaixo: Salvar e adicionar outro: para salvar e adicionar outro Elemento de Despesa de Material de Consumo; Salvar e continuar editando: para salvar e continuar editando o Elemento de Despesa de Material de Consumo atual; Salvar: para salvar e concluir o cadastro. Feito isso, será apresentada uma tela como a observada na Figura 20 abaixo: 24

25 Figura 20 - Informações sobre o Empenho Isso indica que o empenho foi adicionado com sucesso, no entanto, não existem itens empenhados ainda. Para adicionar itens a este empenho clique, nessa mesma tela, no botão: Empenhar novo item. Se o empenho for referente a um material de consumo será exibida uma tela semelhante a da Figura 21. Selecione a Categoria e a Unidade desejada, preencha o campo Nome, com uma descrição do material de consumo e acrescente uma observação, caso seja necessário. Ao concluir clique no botão Salvar. Figura 21 - Empenhar novo Item (Item Consumo) 25

26 No entanto, se o empenho for referente a um material permanente será exibida uma tela semelhante a da Figura 22. Selecione a Categoria desejada (Ex.: 42 MOBILIÁRIO EM GERAL), preencha o campo Descrição, com uma descrição do material permanente a ser empenhado, acrescente a quantidade de itens a serem empenhados (no campo Qtd empenhada) e o valor unitário do item (no campo Valor), no Formato: "9.999,99". Ao concluir clique no botão Salvar Listagem de Empenho Figura 22 - Empenhar novo Item (Item Permanente) A realização da listagem do Empenho pode ser feito indo no menu Almoxarifado Empenho Listar, e escolher uma das três opções apresentadas abaixo, conforme pode ser visto na Figura 23. Todos; Atrasados Pendentes; Concluídos com Atraso. 26

27 Figura 23 - Listar Empenho Ao escolher a opção Todos, será apresentada uma tela como a observada na Figura 24, onde poderão ser visualizados todos os Empenhos cadastrados no sistema. Ao clicar no número do empenho na tabela será possível visualizar as informações gerais do empenho, semelhante ao que pode ser visto na Figura 20. Nesta tela também é possível realizar um Filtro das informações que se deseja observar na mesma, escolhendo uma das opções apresentadas do lado direito da tela. É possível realizar o filtro Por Tipo de Material, Por Tipo de Licitação, Por Status e Por UG Emitente. Figura 24 - Listagem de Todos os Empenhos 27

28 Ao escolher a opção Atrasados Pendentes, será apresentada uma tela como a observada na Figura 25, onde poderá ser visualizada uma listagem de Empenhos atrasados. Ao clicar no número do empenho na tabela será possível visualizar as informações gerais do empenho, semelhante ao que pode ser visto na Figura 20. Figura 25 - Listagem de Empenhos Atrasados Pendentes Ao escolher a opção Concluídos com Atraso, será apresentada uma tela como a observada na Figura 26, onde poderá ser visualizada uma listagem de Empenhos que forão concluídos com atraso. Ao clicar no número do empenho na tabela será possível visualizar as informações gerais do empenho, semelhante ao que pode ser visto na Figura Cadastro de Entrada de Material Figura 26 - Listagem de Empenhos Concluídos com Atraso O registro da Entrada de uma compra pode ser feito indo no menu Almoxarifado Entrada Cadastrar Compra, conforme pode ser visto na Figura 27: 28

29 Figura 27 - Cadastrar Entrada da Compra Feito isso, será apresentada uma tela (Figura 28) onde deverá ser informado o número do Empenho. Após inserir o número do Empenho será mostrado automaticamente o nome do Fornecedor e os itens referentes a este determinado Empenho. Após isso, deverão ser fornecidas as seguintes informações: O Nº da Nota Fiscal; A data que a Nota Fiscal foi recebida, no campo Data Nota Fiscal; Escolher os itens desejados clicando no quadradinho da opção Marcar? da tabela e; Informar a quantidade recebida, no campo Qtd. Recebida da tabela. 29

30 Figura 28 - Entrada de Material Ao clicar no botão Efetuar será exibida uma tela informando que a entrada foi realizada e duas opções: HTML e PDF (Figura 29), que deverão ser escolhidas para gerar um relatório da entrada em HTML (para ser aberta no seu navegador) ou, em PDF (para ser aberta no formato de arquivo PDF), respectivamente Efetuar entrada de doação Figura 29 - Entrada de Material Realizada A entrada de doação pode ser feita indo no menu menu Almoxarifado Entrada Cadastrar Doação, conforme pode ser visto na Figura 27. Será apresentada uma tela como a observada na Figura 30: Figura 30 - Efetuar Entrada de Doação 30

31 Nesta tela deverão ser informados: Data: a data que a entrada de doação está sendo efetuada. No formato 01/04/ :00:00 onde, na série de número da data, DD/MM/AAAA hh:mm:ss os 2 primeiros dígitos [DD] são do dia, o terceiro e quarto dígitos [MM] são do mês, do quinto ao oitavo dígitos [AAAA] correspondem ao ano e a segunda parte hh:mm:ss [hh] corresponde à hora, [mm] corresponde aos minutos e [ss] corresponde aos segundos; Fornecedor: nome do fornecedor da doação. doação. Os demais campos já são preenchidos automaticamente ao clicar no menu de entrada de Após concluir o preenchimento dos campos clique no botão Enviar dados. Figura 31 - Dados de Entrada de Doação Isso indica que a doação foi realizada com sucesso (Figura 31), no entanto, não existem itens na doação ainda. Para adicionar itens a esta doação clique, nessa mesma tela, no botão: Adicionar novo item. Na tela que aparecerá (Figura 32), selecione a Categoria desejada (Ex.: 42 MOBILIÁRIO EM GERAL), preencha o campo Descrição, com uma descrição do material permanente a ser doado, acrescente a quantidade de itens a serem doados (no campo Qtd 31

32 empenhada) e o valor unitário do item (no campo Valor), no Formato: "9.999,99". Ao concluir clique no botão Salvar. Figura 32 - Adicionar item à doação Ao clicar no botão Salvar será exibida uma tela semelhante à da Figura Busca de Entradas Figura 33 - Dados de Entrada de Doação com inventários A Busca de Entradas pode ser feita indo no menu Almoxarifado Entrada Buscar, conforme pode ser visto na Figura 27: Será exibida uma tela semelhante à da Figura

33 Figura 34 - Busca de Entradas de materiais Nessa tela poderão ser informados os seguintes campos, de acordo com a necessidade de busca do usuário: Dados Principais: Campus: corresponde à Unidade Gestora Emitente (Ex.: REITORIA, CAMPUSJP para o Campus João Pessoa, CAMPUSCB para o Campus Cabedelo). Se for colocado Qualquer será feita uma busca para todos os Campi; Tipo de Material: deverá ser informado se o material é de consumo ou permanente. Se for colocado Qualquer será feita uma busca para todos os Tipos de Materiais; Tipo de Entrada: deverá ser informado se a entrada efetuada foi de Compra ou Doação. Se for colocado Qualquer será feita uma busca para todos os Tipos de Entrada; Fornecedor: nome do fornecedor pelo qual se deseja realizar a busca. Ao começar a digitar o nome do fornecedor será exibida uma lista de todos os fornecedores que possuem as letras digitadas. Clique no fornecedor desejado para selecioná-lo. Caso não exista o nome do fornecedor no sistema, poderá ser feito o cadastro do mesmo clicando no botão Adicionar outro... (cruz verde à direita do processo) e, após a abertura da tela para adicionar o Fornecedor (Pessoa Jurídica), adicione o nome, CNPJ, principal, Inscrição Estadual, Website e o número do telefone do fornecedor conforme pode ser visualizado na Figura 19; Período: uma Data Inicial e uma Data Final para estabelecer um período das entradas que se deseja buscar. No formato 03/04/2012 onde, na série de número da data, DD/MM/AAAA os 2 primeiros dígitos [DD] são do dia, o 33

34 terceiro e quarto dígitos [MM] são do mês, do quinto ao oitavo dígitos [AAAA] correspondem ao ano; Processo: processo desta instituição, aberto no módulo Protocolo, relativo a este empenho. Ao começar a digitar o número do processo será exibida uma lista de processos com a numeração digitada. Clique no número de processo desejado para selecioná-lo. Após concluir o preenchimento dos campos clique no botão Enviar dados Requisição de Material de Consumo Saída de Material para Consumo A requisição de material de consumo pode ser feita indo no menu Almoxarifado Requisição de Material Saída de Material para Consumo, conforme pode ser visto na Figura 35: Figura 35 - Requisição de Material de Consumo Será apresentada uma tela onde deverão ser informados: o nome da Pessoa solicitante da requisição, o Material que se deseja requisitar e a Quantidade do mesmo (Figura 36). 34

35 Figura 36 - Efetuar Requisição de Material de Consumo Nesta mesma tela terá um botão Adicionar (abaixo e do lado esquerdo da tela) que deverá ser utilizado caso o usuário tenha a necessidade de adicionar mais materiais a esta requisição. É bom lembrar que só é possivel fazer requisição de materiais que possuam estoque no almoxarifado da Reitoria ou campus desejado. Após o preenchimento da requisição deve-se clicar no botão Efetuar. Ao clicar nesse botão deverá ser exibida uma tela semelhante à da Figura 37, onde serão fornecidas as saídas para servidores e para outras Unidades Organizacionais. Figura 37 - Requisição a responder dos materiais de consumo Para responder à requisição clique no número do ID do servidor ou Unidade Organizacional desejada. Feito isso, será apresentada uma tela semelhante à observada na Figura 38, onde deverão ser selecionados os itens que se deseja aceitar, clicando no campo Aceitar? da tabela, e informar a quantidade aceita do determinado item, no campo Qtd. 35

36 Aceita da tabela. Após o preenchimento desses dados clique no botão Responder, no lado direito e abaixo da tela. Figura 38 - Responder Requisição de Material de Consumo Verificar Requisições Pendentes Exitem duas formas de verificar se existem requisições pendentes: a primeira é a através da tela principal do SUAP onde, no módulo Almoxarifado, deve-se clicar na parte referente à quantidade de requisições pendentes (Ex: Existem 2 requisições pendentes na Figura 2). A segunda opção é indo ao menu Almoxarifado Requisição de Material Ver Pendentes, conforme pode ser visto na Figura 39. Ao fazer isso o usuário será direcionado para a tela da Figura 37. Figura 39 - Requisições Pendentes Para responder à requisição, na Figura 37, clique no número do ID do servidor ou Unidade Organizacional desejada. Feito isso, será apresentada uma tela semelhante à 36

37 observada na Figura 38, onde deverão ser selecionados os itens que se deseja aceitar, clicando no campo Aceitar? da tabela, e informar a quantidade aceita do determinado item, no campo Qtd. Aceita da tabela. Após o preenchimento desses dados clique no botão Responder, no lado direito e abaixo da tela Efetuar Requisição de Transferência de Material entre Almoxarifados A transferência de material de consumo entre almoxarifados pode ser feita indo no menu Almoxarifado Requisição de Material Transferência da Material, conforme pode ser visto na Figura 40: Figura 40 - Transferência de Material entre Almoxarifados Será apresentada uma tela (Figura 41) onde deverão ser informados: o Almoxarifado Fornecedor, que corresponde ao campus do almoxarifado (Ex.: REITORIA, CAMPUSJP para o Campus João Pessoa, CAMPUSCB para o Campus Cabedelo), o Material que se deseja requisitar e a Quantidade do mesmo. Caso seja necessário remover algum material da lista de requisição clique em Remover do lado direito do material desejado. Após a conclusão do preenchimento dos dados solicitados clique no botão Efetuar para realizar a requisição. OBS: Só é possivel fazer requisição de materiais que possuam estoque no almoxarifado da unidade escolhida. (Ver Título 2.3.2, referente à Configuração e Controle de Estoque) 37

38 2.2.6 Pré-Carga Figura 41 - Efetuar Requisição de Transferência de Material entre Almoxarifados A Pré-Carga deverá ser realizada, apenas, para os materiais permanentes. Ela poderá ser realizada indo no menu Almoxarifado Pré-Carga. Será exibida uma tela (Figura 42) onde serão mostrados os inventários que ainda não tiveram a Pré-Carga realizada. É bom lembrar que se a Pré-Carga não for realizada não será possível efetuar a Carga dos bens no módulo Patrimônio. 38

39 Figura 42 - Efetuar Pré-Carga No campo Filtrar Inventários por Campus da Entrada ou da Pré-Carga deverá ser informado o campus (Ex.: REITORIA, CAMPUSJP para o Campus João Pessoa, CAMPUSCB para o Campus Cabedelo) para realização da Pré-Carga. No campo Destino deverá ser informado o nome do servidor ao qual a Pré-Carga será destinada. Além dessas informações também deverão ser selecionados todos os itens que se deseja realizar a Pré-Carga, clicando no campo Marcar? da tabela. Para navegar entre as páginas dos inventários pode-se clicar na numeração que fica logo abaixo de Selecionar: Todos Nenhum Qtd. de Itens Marcados: 0 / 20 ou nos botões <<anterior e próximo>>. Após concluir o preenchimento dos campos clique no botão Enviar dados. 2.3 Atividades Auxiliares Entre as atividades auxiliares do almoxarifado enquadram-se a geração de relatórios (incluindo os balancetes) e a configuração e controle do estoque. Abaixo serão descritas as atividades auxiliares do almoxarifado de forma detalhada. 39

40 2.3.1 Geração de Relatórios A geração de relatórios do módulo almoxarifado pode ser feita indo no menu Almoxarifado Relatórios, conforme pode ser visto na Figura 43, onde poderão ser visualizadas as seguintes opçõesfigura 40: Saídas por Setor; Balancete o Elemento de Despesa; o Material de Consumo; o Elemento de Despesa Detalhado; o Total de Entradas por UO. Total por ED Permanente. Figura 43 - Geração de Relatórios Abaixo poderá ser vista uma explicação mais detalhada das opções citadas Saídas por Setor Ao clicar no menu Almoxarifado Relatórios Saídas por Setor, conforme pode ser visto na Figura 43, será apresentada a tela da Figura 44. Nesta tela deverá ser informado o setor para o qual será gerado o relatório, clicando-se na seta do lado esquerdo do nome do 40

41 setor. Caso seja necessário incluir os subsetores, marque a opção Incluir Subsetores. Além disso, deverão ser informadas a Data inicial e a Data final para estabelecer um período de Saídas desejado e, também, uma das opções do campo Opção exibir: Todas as Saidas (Figura 45); Agrupar por Material (Figura 46); Valores Totais (Figura 47). Figura 44 - Relatório de Saídas por Setor Abaixo poderão ser vistos os relatórios de saídas por setor gerados de acordo com a escolha do campo Opção exibir: Figura 45 - Relatório de Saídas por Setor do Almoxarifado (Todas as Saídas) 41

42 Figura 46 - Relatório de Saídas por Setor do Almoxarifado (Agrupado por Material) Balancete Figura 47 - Relatório de Saídas por Setor do Almoxarifado (Valores Totais) O balancete do módulo almoxarifado pode ser feito indo no menu Almoxarifado Relatórios Balancete, conforme pode ser visto na Figura 43, onde poderão ser visualizadas as seguintes opções: Elemento de despesa; Material de Consumo; Elemento de despesa detalhado; Total de Entradas por UO. Para gerar o relatório do Balancete do Elemento de Despesa (Figura 48) deverão ser informados o período desejado no campo Faixa (no formato dd/mm/aaaa, onde dd corresponde ao dia, mm corresponde ao mês e aaaa corresponde ao ano) e a Unidade Organizacional (Ex.: REITORIA, CAMPUSJP para o Campus João Pessoa, CAMPUSCB para o Campus Cabedelo) ao qual se deseja gerar o relatório. Feito isso, clique no botão Enviar dados para ser realizada a geração do relatório (Figura 49). Figura 48 - Balancete de Elemento de Despesa 42

43 Figura 49 Relatório do Balancete de Elemento de Despesa de Material de Consumo Para gerar o relatório do Balancete do Material de Consumo (Figura 50) deverão ser informados o período desejado no campo Faixa (no formato dd/mm/aaaa, onde dd corresponde ao dia, mm corresponde ao mês e aaaa corresponde ao ano) e a Unidade Organizacional (Ex.: REITORIA, CAMPUSJP para o Campus João Pessoa, CAMPUSCB para o Campus Cabedelo) ao qual se deseja gerar o relatório. Feito isso, clique no botão Enviar dados para ser realizada a geração do relatório (Figura 51). Figura 50 - Balancete de Material de Consumo 43

44 Figura 51 - Relatório do Balancete de Material de Consumo Para gerar o relatório do Balancete do Elemento de Despesa Detalhado (Figura 52) deverão ser informados a Unidade Organizacional (Ex.: REITORIA, CAMPUSJP para o Campus João Pessoa, CAMPUSCB para o Campus Cabedelo) ao qual se deseja gerar o relatório, o Elemento de Despesa (Ex.: 16 MATERIAL DE EXPEDIENTE), o período desejado fornecendo os campos Data Inicial (no formato dd/mm/aaaa, onde dd corresponde ao dia, mm corresponde ao mês e aaaa corresponde ao ano) e Data Final e, caso necessário, marque o campo Apenas em estoque para gerar o relatório com, apenas, os materiais que possuem itens em estoque. Feito isso, clique no botão Enviar dados para ser realizada a geração do relatório (Figura 53). Figura 52 - Balancete de Elemento de Despesa Detalhado 44

45 Figura 53 - Relatório do Balancete de Elemento de Despesa de Material de Consumo Detalhado Para gerar o relatório do Balancete do Total de Entradas por UO Unidade Organizacional (Figura 54) deverão ser informados: o Campus (Ex.: REITORIA, CAMPUSJP para o Campus João Pessoa, CAMPUSCB para o Campus Cabedelo) ao qual se deseja gerar o relatório; Tipo de Material: deverá ser informado se o material é de consumo ou permanente; Tipo de Entrada: deverá ser informado se é de Compra ou Doação; o Período desejado fornecendo os campos Data Inicial (no formato dd/mm/aaaa, onde dd corresponde ao dia, mm corresponde ao mês e aaaa corresponde ao ano) e Data Final. 55). Feito isso, clique no botão Enviar dados para ser realizada a geração do relatório (Figura Figura 54 - Balancete Total de Entradas por UO 45

46 Figura 55 - Relatório do Balancete Total de Entradas por UO Configuração e Controle de Estoque Configuração de Material de Consumo - Controle de Estoque Esta página destina-se à especificação dos materiais de consumo cujo controle de estoque deve ser realizado. A configuração de material de consumo para realização do controle de estoque do módulo almoxarifado pode ser feito indo no menu Almoxarifado Estoque Controle, conforme pode ser visto na Figura 56. Figura 56 - Configuração e Controle de Estoque do Almoxarifado Será feito o direcionamento para a tela da Erro! Fonte de referência não encontrada.. Para adicionar um novo material, preencha o campo Material e informe seu tempo de 46

47 aquisição, no campo Tempo de Aquisição (Número de meses que o material leva para chegar, depois de adquirido), e intervalo de aquisição, no campo Intervalo de Aquisição (Número de meses entre uma aquisição e outra). Caso deseje configurar todos os materiais de um elemento de despesa, informe o elemento de despesa, no campo Categoria, ao invés do material. Feito isso, clique no botão Salvar. Material: Esse campo não necessita ser preechido caso você opte por preencher o campo categoria para inserir todos os materias de um determinado elemento de despesa. Categoria: Esse campo é opcional. Se você preenchê-lo, todos os materiais dessa categoria serão colocados no controle. Para excluir um material da lista de materiais sob controle, selecione o mesmo na tabela Materiais sob Controle (Figura 57Erro! Fonte de referência não encontrada.) e pressione o botão "Excluir Selecionados". A aquisição de novos materiais deve ser realizada através da indicação do sistema a partir da página de Situação de Estoque (Título ) abaixo. Figura 57 - Configuração de Estoque 47

48 Caso o usuário queira modificar os valores do Tempo de Aquisição e Intervalo de Aquisição de um material que já se encontra na relação de Materiais Sob Controle, basta excluir o material já existente desta lista e adicioná-lo novamente com os novos valores desejados. Abaixo são exibidos os cálculos que o sistema realiza para obter os valores do Estoque Mínimo, Estoque Máximo e para o Ponto de Pedido: Estoque Mínimo = Intervalo de Aquisição * Consumo Mensal Ponto de Pedido = Estoque Mínimo + Consumo Mensal + Tempo de Aquisição Estoque Máximo = Estoque Mínimo + Ponto de Pedido Situação do Estoque Esta página destina-se à realização de novas aquisições de materiais de consumo. O controle de estoque do módulo almoxarifado pode ser feito indo no menu Almoxarifado Estoque Configuração, conforme pode ser visto na Figura 56. A informação quantidade à ressuprimir foi calculada automaticamente partir da configuração especificada na página de Configuração de Estoque (Título ). Selecione os materiais que deseja adquirir, informando suas respectivas quantidades, no campo Qtd À Adquirir. Após selecionar todos os itens desejados, clique no botão "Gerar Lista de Compra em PDF",para gerar a lista de compra no formato PDF, ou "Gerar Lista de Compra em HTML", para gerar a lista de compra no seu navegador, no canto inferior da página. As quantidades dos itens adquiridos podem ser alterados de acordo com as necessidades atuais. O valor de cada item corresponde ao maior valor até então adquirido. 48

49 Figura 58 - Situação de Estoque A tabela possui uma coluna com uns círculos coloridos que são referentes à situação do estoque. Abaixo é mostrado o circulo colorido e o seu significado: Estoque Normal (Verde) Estoque Mínimo (Vermelho) Estoque Máximo (Amarelo) Ponto de Compra (Laranja) 49

50 3 Referências [1] SITE DO SUAP. Disponível em: Acesso em 27 de MARÇO de [2] SITE DA RENAPI. Disponível em: Acesso em 27 de MARÇO de

51 ANEXOS 51

52 Anexo A: Fluxograma da Preparação do Módulo Almoxarifado Na imagem abaixo serão exibidos, logo abaixo de cada atividade, os Títulos onde a atividade poderá ser encontrada no manual do Módulo Almoxarifado. 52

53 Anexo B: Fluxograma das Atividades Básicas do Almoxarifado Na imagem abaixo serão exibidos, logo abaixo de cada atividade, os Títulos onde a atividade poderá ser encontrada no manual do Módulo Almoxarifado. 53

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