Manual SOFIA (Software Inteligente ARPEN-SP) versão 0.1

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1 Manual SOFIA (Software Inteligente ARPEN-SP) versão 0.1 Normatização: Provimento nº 22/2014 Corregedoria Geral de São Paulo Segue o link com a íntegra do provimento, publicado no site da ARPEN-SP, em 18/09/2014: Provimento nº 14/2015 Corregedoria Geral de São Paulo Segue o link com a íntegra do provimento, publicado no site da ARPEN-SP, em 31/03/2015: Descritivo técnico: Com o objetivo de auxiliar os registradores civis paulistas no cumprimento do que foi estabelecido pelos Provimentos nº 22/2014, relacionado à formação dos arquivos de segurança, e nº 14/2015, que cuida da elaboração e manutenção dos arquivos de segurança das Serventias Extrajudiciais, editados pela Corregedoria Geral da Justiça do Estado de São Paulo (CGJ-SP), a Associação dos Registradores de Pessoas Naturais do Estado de São Paulo (Arpen-SP) desenvolveu um sistema GED (Gerenciador Eletrônico de Documentos) denominado SOFIA (Software Inteligente ARPEN-SP). Pelo SOFIA: - Os Registradores poderão digitalizar o acervo nos padrões exigidos; - Os documentos digitalizados serão indexados de acordo com as informações previamente carregadas na CRC Nacional; - Todos os arquivo serão assinados digitalmente para garantir a segurança; - Haverá um backup local e uma cópia sincronizada no Datacenter. - O cartório poderá visualizar as imagens digitalizadas ao efetuar buscas em seu acervo dentro da CRC Nacional. - Em breve, novos módulos serão implementados, como a inclusão de módulo que gerenciará as averbações evitando assim a redigitalização.

2 INSTALANDO O AMBIENTE SOFIA 1 O AMBIENTE O ambiente Sofia é composto por uma máquina principal e os terminais (demais computadores da rede). 1.1 Máquina Principal A Máquina Principal é responsável por administrar o Banco de Dados (armazenar os registros do cartório) e sincronizar os dados com a nuvem. Para que as máquinas terminais consigam acessar o sistema, a máquina principal precisa estar acessível via rede e on-line. 1.2 Terminal A Máquina Terminal possui o software Sofia que realiza o upload ou digitalização, anexação e assinatura de documentos. 2 REQUISITOS MINIMOS 2.1 Máquina Principal 4GB de RAM; 1,5GB de espaço livre em disco; Sistema operacional Windows XP ou superior; Conexão com a internet. 2.2 Terminal 2 a 3 GB de RAM; 100MB de espaço livre em disco; Sistema operacional Windows XP ou superior; Acesso a Máquina Principal via rede. 2.3 Diretório GED Espaço disponível recomendado 1 terabyte; Acesso à Máquina Principal via rede.

3 3 BAIXANDO Entre no portal CRC, clique no menu Sofia e escolha a opção Instalação, aparecerão três ícones: Baixar Terminal, Baixar Gerenciador Máquina Principal e Manual Sofia. Baixe o Terminal e Baixar Gerenciador Máquina Principal. 4 INSTALANDO E CONFIGURANDO 4.1 Máquina Principal Execute o instalador da Máquina Principal e siga os passos abaixo: Clique no botão Avançar para inicializar a instalação.

4 Leia o Contrato de Licença de Uso, clique na opção Eu aceito os termos do Contrato e clique no botão Avançar. Clique no botão Avançar para dar continuidade a instalação.

5 Se desejar um atalho do Sofia em sua área de trabalho selecione a opção Criar um ícone na Área de Trabalho e clique no botão Avançar. Clique no botão Instalar para dar inicio ao carregamento das informações.

6 Espere o carregamento completo da barra abaixo. Clique no botão Avançar.

7 Clique no botão Concluir para finalizar a instalação. A tela abaixo mostra as informações da Máquina Principal como: IP, Nome, Domínio e Status, copie as informações descritas a cima para configurar as Máquinas Terminais. Primeiro passo conecte o certificado digital, clique no botão Carga de Dados para que seja feito o Download de todos os registros de seu cartório disponiveis no CRC; enquanto estiver fazendo esse processo não poderá fechar a tela até o termino da operação e não deve ser subido nenhum registro para o CRC enquando não terminar o processo.

8 Espere o processo ser concluido, aparecerá o retorno da mensagem Ok ao termino do download.

9 Após ter feito isso escolha um diretório onde ficarão todos os arquivos que foram escaneados pelo Software Sofia. É recomendado ter um 1 terabyte livre nesse diretório. Caso o diretório não seja o Disco C clique no botão Procurar e escolha o diretório; devese ser substituido o nome do diretório pelo seu IP depois clique em OK e para finalizar clique em Atualizar, ao concluir os passos a cima reinicie o computador. 4.2 Terminal Execute o instalador do Terminal e siga os passos abaixo: Clique no botão Avançar para inicializar a instalação.

10 Leia o Contrato de Licença de Uso, clique na opção Eu aceito os termos do Contrato e clique no botão Avançar. Clique no botão Avançar para dar continuidade à instalação.

11 Se desejar um atalho do Sofia em sua área de trabalho selecione a opção Criar um ícone na Área de Trabalho e clique no botão Avançar. Clique no botão Instalar para dar inicio ao processo de instalação.

12 Espere o carregamento completo da barra abaixo. Clique no botão Avançar.

13 Clique no botão Concluir para finalizar a instalação. 5. TELA LOGIN É possível acessar o sistema Sofia por login e senha ou por certificado digital. 5.1 Login e Senha Para Login e Senha, o usuário deve ter cadastro na CRC e o formato do login é CNJ.USUARIO (CNJ do cartório e o nome do usuário).

14 5.2 Login por Certificado Para acessar com o certificado digital, o cartão deverá estar instalado e conectado na máquina. Ao clicar no botão Login por Certificado abrirá outra tela, onde deve ser inserido o PIN do certificado e clicando em OK o acesso é permitido. 5.3 Conexão com o Banco de Dados O status da conexão com o banco de dados pode ser verificado na parte inferior da tela de Login, somente sendo possível acessar o Sofia se o status for "Conectado". Se estiver desconectado (cor vermelha), é possível atualizar o IP configurado para o Servidor e reestabelecer a conexão, clicando no ícone de engrenagem localizado ao

15 lado do status. Clicando nesse ícone aparecerá um campo para colocar o IP do Servidor. (O Sofia é uma aplicação Cliente e Servidor). 5.4 Localizar o IP do Servidor: Acesse o computador em que foi efetuada a instalação da Máquina Principal do Sofia (lembrando que esta opção estará disponível somente neste local). Clique no Menu Iniciar e digite Servidor Sofia na área de pesquisa. Selecione a opção abaixo: A tela que abrirá contém o IP do Servidor. Este é o IP que deverá ser informado na tela do passo anterior (lembrando que o processo deverá ser realizado em todos os terminais).

16 Clique no botão Testar Conexão, logo em seguida no botão Ok.

17 Para finalizar clique no botão Salvar, em seguida no botão OK. 6. TELA PRINCIPAL A tela principal é composta por todas as funcionalidades existentes e futuras. Na versão atual do Sofia, utilizaremos o GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos), localizado no canto inferior direito.

18 6.1 Configuração do Sistema Clicando no ícone de engrenagem aparecerá uma tela, que possibilita a opção de mudar o tema do software. Escolha a opção desejada e clique em Aplicar. 7. GED BOTÃO ESCANEAR Clicando no botão escanear, aparecerá três opções: Escanear: serve para escanear documentos direto para o sistema Sofia; Upload de Arquivo: armazena documentos que já foram escaneados; Cancelar: volta para a tela inicial.

19 7.1 Tela de Digitalização de Arquivos Os padrões de digitalização variam de acordo com o Perfil. O único perfil disponível no momento é o Livro de Registro que atende o Provimento CGJ n 14/2015 com as especificações a seguir: Cor: Escala de Cinza; Resolução: 200dpi; Extensão: PDF. Para iniciar a digitalização, faça uma busca do primeiro registro colocando o número do livro (obrigatório) e outros dados opcionais referentes ao primeiro registro que deseja escanear. Selecione o tipo do registro e clique no botão Buscar. Feito isso aparecerá uma lista de todos os registros que se enquadram na pesquisa. Selecione o registro que irá escanear pelo sistema. Essa busca traz as informações contidas na CRC. A impressora deve estar conectada ao computador e deve ser do tipo twain. Em seguida clique no botão Escanear.

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21 7.2 Tela de Upload de Arquivo O upload de arquivos guarda uma cópia dos arquivos na nuvem S3 da Amazon. Para iniciar o processo, deve se fazer uma busca colocando o número do livro (obrigatório) e outros dados opcionais referentes ao primeiro registro que deseja realizar upload, pois o Software Sofia busca os arquivos sequencialmente. Selecione o tipo do registro e clique no botão Buscar. Essa busca traz as informações contidas na CRC. Aparecerá uma lista de todos os possíveis registros que se enquadram na pesquisa, contendo: matrícula, tipo, nome do registrado, nome do genitor 1, nome do genitor 2, nome do cônjuge 1 e nome do cônjuge 2. Selecione o registro que irá utilizar clicando em cima e logo após clique no botão Selecionar.

22 Quando clicar no botão selecionar, o número da matrícula do registro aparecerá no campo marcado abaixo. Clique no botão Selecionar Arquivo e faça o caminho completo de onde está o registro em seu computador. Nessa etapa o usuário escolherá quantos arquivos realizará o upload. Se desejar subir em lote todos os registros do livro, selecione todos clicando CTRL + A e clique no botão abrir. Os arquivos devem seguir o padrão da Arpen-SP que pode ser visualizado no link:

23 Após clicar no botão abrir, aparecerão as respectivas imagens de cada arquivo selecionado. Clicando duas vezes em cima do ícone abrirá uma tela, deve-se conferir as informações do lado esquerdo que se referem aos dados da CRC com as da imagem escaneada. Sempre que for subir muitos arquivos confira os três primeiros os três do meio e os três últimos. Se as informações estiverem certas clique no botão Assinar e Sincronizar, confirme clicando no botão ok e os arquivos serão armazenados na nuvem S3 da Amazon.

24 8. GED - ASSINAR Contém todos os arquivos que já foram escaneados, mas não assinados e nem sincronizados (arquivos pendentes). Caso o usuário tenha feito a busca do upload de arquivos, selecionado o arquivo, porém não clicado no botão Assinar e Sincronizar, todos os arquivos que o mesmo havia selecionado ficarão pendentes na página de Assinar, e poderão ser assinados a qualquer momento clicando no botão Assinar e Sincronizar ou excluidos clicando no botão Excluir todos. Cada imagem possui um ícone de lixeira que exclui apenas o ícone clicado.

25 9. GED PESQUISAR Faz a pesquisa de todos os arquivos já escaneados, todos que subiram para nuvem (upload de arquivo) e possibilita a averbação.

26 9.1 Averbação Preencha os dados referentes ao registro que deseja averbar, colocando o número do livro, número do registro e outros dados opcionais. Clique no botão Pesquisar. Feito isso aparecerá uma lista de todos os registros que se enquadram na pesquisa. Selecione o desejado clicando em cima e logo após clique no botão Selecionar

27 Quando clicar no botão selecionar abrirá uma tela contendo as informações do registro e o PDF (ícone selecionado em vermelho). Esse ícone refere-se ao arquivo escaneado. Cole o texto da averbação no campo em branco e clique em Averbar. Automaticamente o Software gera uma nova página no final do registro. Só devem ser colocados os textos averbação que ainda não existem no registro. Cada averbação se torna um link como na página abaixo e para visualiza-la por completo basta clicar no ícone de passar para o próxima página, onde aparecerá a tela gerada com a averbação.

28 10. CONSULTAR OS REGISTROS NA CRC Na busca de registros na CRC é possível visualizar os arquivos escaneados e sincronizados pelo Sofia. O registro tem que ser do cartório que está procurando, ou seja, do próprio cartório.

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