NOVA VERSÃO SAFE DOC MANUAL

Transcrição

1 NOVA VERSÃO SAFE DOC MANUAL

2 COMO ACESSAR O APLICATIVO SAFE DOC CAPTURE Acesse o aplicativo SAFE-DOC CAPTURE clicando no ícone na sua área de trabalho: SAFE-DOC Capture Digite o endereço do portal que é nome da empresa (minúsculo) Digite seu USUÁRIO e SENHA e clique em OK

3 CONHECENDO O MENU CAPTURE Captura É a tela principal, onde serão realizados os envios de documentos ao portal via digitalização, arquivo, biometria e webcam. Relatório É o item que possibilita verificar se os arquivos já estão disponíveis no portal. Chat Abre a tela de Chat, que é um dos Suportes Técnicos para auxilio da ferramenta. Opções Possibilita alterar algumas configurações, como linguagem, Scanner e Resolução. Portal Permite acesso diretamente à Instância para a visualização dos arquivos enviados. Sair Fecha o programa e faz logoff do usuário que está acessando no momento.

4 DIGITALIZANDO OS DOCUMENTOS O campo CAPTURA nos traz os botões digitalizar e arquivo : - Digitalizar Digitaliza através do scanner que está ligado a maquina; - Arquivo - Serve para enviar qualquer arquivo local ou em rede. Ex.: XLS, DOC, TXT, PDF, JPG. Em opções podemos dar zoom, girar ou excluir algumas imagens antes de envia-las

5 Insira o documento no scanner e clique em DIGITALIZAR que se encontra do lado direito do aplicativo. Após clicar em digitalizar, o sistema apresentará a seguinte mensagem: Inicializando scanner... Apenas aguarde. DIGITALIZANDO OS DOCUMENTOS

6 DIGITALIZANDO OS DOCUMENTOS Temos dois modos de digitalizar os documentos: O primeiro é o modo simples, onde você digitaliza o documento e automaticamente ele vai para o campo IMAGENS E ARQUIVOS. O segundo modo chamamos de TIPIFICAÇÃO, onde você digitaliza o documento e ele vai para um campo chamado IMAGENS E ARQUIVOS SEM TIPIFICAÇÃO, onde será necessário arrastá-lo ate o nome do arquivo, como representa a imagem. Nesses casos, depois de digitalizar, é necessário clicar na imagem e arrastá-la até o nome do arquivo.

7 DIGITALIZANDO OS DOCUMENTOS Terminou a digitalização? Agora siga os passos: Classificação: Selecione a Origem, que geralmente é o nome da Empresa e em seguida selecione a Classe, que são os departamentos ou pastas para os quais vai digitalizar os documentos. Indexação: Selecione a Unidade; 6. Digite o numero da Matricula; 7. Digite o Nome do Funcionário. Após o preenchimento da indexação e digitalização, clique em ENVIAR. Importante: Com essas informações podemos fazer a busca dos documentos no Portal.

8 DIGITALIZANDO OS DOCUMENTOS Depois que clicar em ENVIAR, aparecera uma janela informando Dados salvos com sucesso! em seguida clique em CONFIRMAR. Os documentos irão entrar em processo de envio para o Portal, onde ficarão salvos para a área responsável poder consultar. ATENÇÃO! Caso haja algum campo em INDEXAÇÃO preenchido INCORRETAMENTE o sistema trará a mensagem a seguir: DADOS INVÁLIDOS. Faça a correção e tente enviar novamente.

9 RELATÓRIO DE ENVIO No Menu RELATÓRIOS podemos consultar o status dos documentos enviados. É só clicar em FILTROS e selecionar o que deseja buscar: Ao clicar em um dos lotes (linhas) as informações daquele arquivo aparecerão do lado esquerdo: Data de Envio, Status de Envio, Percentual de envio e Detalhes de Indexação; O item Status de envio irá mostrar se os arquivos enviados estão nos seguintes processos de envio: Enviando: O arquivo está em upload; Importando: O arquivo está sendo concluído; Arquivado: Arquivo disponível para visualização no Portal. ATENÇÃO! O percentual de envio não atualiza automaticamente. Quando quiser verificar o status atual clique em ATUALIZAR. Se o Status de envio estiver ARQUIVADO o documento estará disponível para consulta no Portal.

10 PORTAL BOTÕES MAIS UTILIZADOS MENU PORTAL Por ele acessamos diretamente a Instância pelo programa instalado em seu computador ou pelo próprio navegador de internet no site da empresa). Nele podemos visualizar os arquivos que foram digitalizados no sistema. CAIXA DE ENTRADA V2 Apresenta através do filtro todos os processos que estão no Status selecionado FILA DE TRABALHO Nela podemos analisar um processo especifico. BUSCA - Apresenta uma estrutura documental por pastas e permitirá através de filtros encontrar o documento desejado. BUSCA AVANÇADA - Possui a mesma função do botão acima, contudo permite que você monte seu próprio filtro de busca; ULTIMA BUSCA - Traz a última busca feita através dos botões de buscas anteriores. TROCAR SENHA Permite trocar a senha atual de acesso; SAIR Fecha o Portal (o programa continuará aberto).

11 BUSCA SIMPLES Para acessar a Busca simples, basta primeiro clicar em BUSCA e depois SIMPLES. Notas fiscais Recursos Humanos Selecione a ORIGEM. (normalmente esta opção já está selecionada). Clique nos botões + ou para abrir/fechar a arvore documental dos processos, que são as pastas onde são guardados os documentos digitalizados. Depois clique no tipo de documento que esta procurando (Ex: Recursos Humanos). Abrirá uma nova janela.

12 BUSCA SIMPLES Campo da condição para a busca. Se estiver com IGUAL A, a informação do documento tem que ser idêntica do índice quando foi digitalizado. Obs.: Selecionando este campo temos outras condições que podem ser utilizadas também. IGUAL A Coloque as informações do documento que procura neste campo. Depois de colocar as informações de procura, clique em Executar Busca. Em seguida aparecerá a seguinte janela de resultado com os documentos de RH para visualização.

13 CAIXA DE ENTRADA V2 No botão Processo você consegue acessar a função Caixa de Entrada V2 e trabalhar as documentações que foram redirecionadas a você ou que ainda necessitam de tratamento ou inclusão de documentos adicionais. Para especificar dados do documento, no campo indexadores você pode selecionar alguma informação do arquivo (ex. Nome, CPF, etc.) e adicionar para usar como filtro, caso você queira. Aprovado RH Reprovado RH Filtre da forma que desejar e clique em Caixa de Entrada V2. Ele trará os documentos (ex: Aprovado RH / Reprovado RH). Você terá as informações do documento e imagens digitalizadas. Depois que foram selecionadas todas as opções de filtragem, clique no botão FILTRAR, que os documentos apareceram logo abaixo para serem trabalhados.

14 CAIXA DE ENTRADA V2 Opções de Filtro Preencha os campos para filtrar a fila de trabalho. Índices da Fila : Essas informações são aquelas digitadas na hora da digitalização dos documentos. Depois de filtrar as informações clique no botão Trabalhar Fila Nestes botões podemos visualizar as imagens, fechar pasta, anexar e visualizar dados do objeto. Nestes botões podemos Aprovar clicando em Salvar e Próximo, mudar de documento clicando em Próximo, Concluir o processo clicando em Salvar ou Cancelar.

15 E aí, curtiu? Aproveite essa nova versão muito mais atual e simples! Se tiver alguma duvida, entre em contato conosco: