2014 GVDASA Sistemas APS 1

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3 AVISO O conteúdo deste documento é de propriedade intelectual exclusiva da GVDASA Sistemas e está sujeito a alterações sem aviso prévio. Nenhuma parte desta publicação pode ser reproduzida nem transmitida em qualquer forma e meio, sem autorização prévia expressa da GVDASA Sistemas. As informações contidas neste documento destinam-se somente para uso em capacitações ministradas pela GVDASA, e não nos responsabilizamos pelo uso dessas informações se aplicadas a outros fins. Este material serve de apoio ao treinamento ministrado pela GVDASA do GVcollege, versão Sua utilização é um complemento ao conhecimento das regras de negócio e processos de instituições de ensino GVDASA Sistemas APS 3

4 Sumário 1. Introdução Licenças Login Integração GVcollege com contabilidade.net Tela principal Menu sistemas Cadastro de categorias Cadastro de grupos e usuários APS_CadGrupoUsuario.dll Grupos Incluir/Editar grupo Excluir grupo Usuários Incluir/Editar usuário Excluir usuário Cadastro de programas APS_CadPrograma.dll Cadastro de sistemas Cadastro de empresas Unidades Aba - Detalhes Aba Locais Gerenciador de menus Gerenciador de permissões Copiar permissões do grupo Consulta de licença Configuração do APS Consulta de programas Localização de programas Criação de atalhos Exportação de menus e programas Importação de programas e menus Permissão no gerador de relatórios - APS_GerenciadorPermissao.dll GVDASA Sistemas APS 4

5 Convenções: Os botões a seguir serão encontrados em vários momentos durante o uso do Sistema GVcollege, e serão tratados conforme a descrição da lista abaixo: Combo box: Checkbox: Abrir cadastro: Limpar campo: Incluir: Incluir vários: Editar: Excluir: Localizar: Consulta cadastro: Carregar: Selecionar tudo: Desfazer tudo: Selecionar: Desfazer seleção: Exibe uma listagem com as opções disponíveis para o campo. Quando selecionado torna a afirmação relacionada a ele ativa, ou verdadeira. Exibe a tela de origem do cadastro exibido do campo, possibilitando a visualização completa e edição dos dados. Quando o campo estiver vazio, possibilita o cadastro do mesmo. Para limpar o valor do campo de um botão de cadastro, basta pressionar a tecla Esc do teclado, ou clicar neste botão. Possibilita incluir um cadastro por vez. Possibilita incluir vários cadastros sem a necessidade de utilizar o Incluir a cada inclusão. Possibilita editar/alterar um cadastro. Possibilita excluir um cadastro. Permite pesquisar um valor/texto de um determinado campo Consulta. Exibe os contatos de uma pessoa, seja a própria ou de outras que tenham vínculo com ela. Permite carregar informações ainda não listadas na tela. Possibilita selecionar todos os itens de uma única vez. Desfaz toda a seleção de itens em uma única vez. Seleciona um item por vez. Desfaz a seleção de um item por vez GVDASA Sistemas APS 5

6 1. Introdução O APS (Administrador de Programas e Sistemas) é um ambiente para gerenciamento e execução de sistemas e programas. Nele é possível cadastrar programas, organizá-los de acordo com os sistemas, montar uma estrutura de menus que os tornem acessíveis e associar permissões aos usuários (visualizar, modificar, excluir, etc.). O APS permite que se trabalhe com diversas unidades inclusive com várias bases de dados, respeitando as permissões de cada grupo e seus usuários. Os programas são implementados como DLLs, o que possibilita fracionar o sistema em pequenas partes. A maneira de operar estes recursos será descrita nos próximos tópicos. 2. Licenças As licenças têm por objetivo disponibilizar os acessos, empresas, unidades acordadas em contrato. Existem dois tipos de licenças: O Controlador de acesso de usuários gerencia as licenças de acesso do tipo simultâneo, e licença do tipo nomeada. Acesso Simultâneo: Os acessos simultâneos são controlados apenas pela quantidade limite de acessos da licença. Desta forma, se a empresa contratante adquirir três licenças, poderá acessar simultaneamente o GVcollege em três estações de trabalho diferentes, caso um usuário tente o acesso a uma quarta estação será apresentada mensagem informando que o número de acessos excedeu o permitido pela licença. Acesso Nomeado: A licença do tipo nomeada permite o acesso apenas dos usuários informados na licença. Um mesmo usuário no GVcollege não poderá utilizar o mesmo login em duas estações de trabalho simultaneamente. As licenças nomeadas mantem o controle de quantidade de acessos e permissão nos módulos. Arquivo.ALF: É utilizado tanto em clientes com controle de acesso simultâneo, quanto os que controlam somente as empresas/unidades que serão listadas. O mesmo contém as informações de licença do cliente. Pode ter qualquer nome desde que sua extensão seja ALF. É importante também que exista apenas um arquivo no formato.alf na pasta do APS.exe GVDASA Sistemas APS 6

7 3. Login Deve-se selecionar uma Base de dados para a seção do APS e autenticar-se nela (informando usuário e senha). Neste momento a empresa e a unidade precisam ser selecionadas (esta seleção pode ser alterada posteriormente, se o usuário possuir as permissões necessárias). Para alterar a senha ainda antes de acessar o sistema, deve-se es clicar no botão do campo Senha, onde será disponibilizada uma nova janela para realizar a alteração. 4. Integração GVcollege com contabilidade.net Esse capitulo tem como objetivo informar os pré-requisitos para integrar o ERP GVcollege com a aplicação Contabilidade.NET. Veja o fluxo: 2015 GVDASA Sistemas APS 7

8 1. Para rever ou configurar parâmetros deve-se parametrizar a rotina de Cadastro de Parâmetros (CTB_IntCadParametro.dll) ativando o uso Contabilidade.NET conforme manual 19 Contabilidade. 2. O apontamento de WebService deve ser configurado pela área de Tecnologia da Informação da instituição. 3. A manutenção Inclusão/Edição de usuários estará disponível para ambas as aplicações. 5. Tela principal A tela principal do APS é composta por uma barra de menus, uma barra de ferramentas com botões para algumas funcionalidades básicas, uma área de trabalho onde o usuário pode colocar atalhos para programas usados com frequência e uma barra de tarefas dos programas em execução GVDASA Sistemas APS 8

9 6. Menu sistemas Exibe todos os sistemas cadastrados aos quais o usuário possui permissão de acesso, permitindo que o usuário selecione o desejado. 7. Cadastro de categorias Neste cadastro são registradas as categorias dos programas utilizados, tais como Cadastro, Manutenção, Ferramenta, Relatório, permitindo ainda inserir os ícones que serão utilizados. 8. Cadastro de grupos e usuários APS_CadGrupoUsuario.dll Essa rotina permite a inclusão de usuários e seus respectivos grupos. A integração com Contabilidade.Net. Deve ser parametrizada na rotina CTB_IntCadParametro.dll no manual Contabilidade título 2.2 Integração GVcollege com Contabilidade.NET GVDASA Sistemas APS 9

10 8.1 Grupos Serão apresentadas as três funcionalidades possíveis: Incluir, Editar e Excluir, assim como a lista dos Grupos já cadastrados. Ao clicar no botão Incluir, será disponibilizada uma nova janela, onde, na área superior, você deverá digitar o Nome do novo Grupo que está sendo criado. Após este registro, na parte inferior da tela, estarão listados todos os usuários já cadastrados no sistema (Usuários Disponíveis) e, para incluí-lo neste novo grupo, basta clicar no nome do usuário e enviá-lo para a lista de Usuários Alocados. Outra maneira de enviar um usuário para a lista é através do duplo clique nos nomes dos usuários, tanto para inclusão como para exclusão do Grupo. Um usuário poderá estar em mais de um grupo, possuindo assim, as permissões de ambos os grupos Incluir/Editar grupo Permite criar ou editar um grupo vinculando ou desvinculando os usuários pertencentes ao grupo. Deve-se utilizar as setas para mudar os usuários de lista GVDASA Sistemas APS 10

11 8.1.2 Excluir grupo Deve-se selecionar o grupo e clicar no botão Excluir. Será apresentada uma tela de confirmação. Um usuário não pode excluir seu próprio grupo. 8.2 Usuários Nesta tela é possível Incluir, Editar, Excluir e Pesquisar pelo nome de usuário. Quando optar por usar integração Contabilidade.NET ao realizar uma manutenção em um usuário via GVcollege esse deve gravar as alterações na base de dados da Contabilidade.NET. Quanto ao layout de apresentação da rotina na aba de Usuários será alterada, ou seja, o botão Excluir usuário não ficara exposto quando parametrizado o uso da Contabilidade.NET. Ao incluir usuário todos os campos devem ser informados é de preenchimento obrigatório nome de usuário, senha e com a definição dessas informações e parametrizado a integração é possível autenticar na aplicação Contabilidade.NET. Quando a opção estiver desmarcada indica que esse usuário está inativo, assim não autenticando no GVcollege e na aplicação Contabilidade.NET. No campo senha deve ser informada uma senha alfa numérica com no máximo 40 caracteres, enquanto que no campo deve ser informado um endereço válido de GVDASA Sistemas APS 11

12 Na aba Grupo é possível visualizar a quais grupos o usuário selecionado pertence, assim como na aba Unidades, são exibidas as unidades às quais o usuário selecionado pertence Incluir/Editar usuário Para incluir um usuário, o mesmo deverá estar cadastrado no Cadastro de pessoas. Ao selecionar a opção de inclusão, é necessário informar Usuário e pesquisar o usuário desejado no campo Nome completo e senha. Não é possível incluir um número de usuários ativos maior que a quantidade de licenças adquiridas. Ao inativar um usuário, este não poderá mais se tornar ativo. Aba Grupos: Permite definir quais grupos o usuário pertence. Aba Unidades: Permite definir quais unidades o usuário tem acesso GVDASA Sistemas APS 12

13 8.2.2 Excluir usuário Para a opção de exclusão de um usuário, será apresentada uma tela de confirmação, questionando se você realmente deseja excluir o Usuário selecionado. Para excluí-lo basta clicar em Sim. 9. Cadastro de programas APS_CadPrograma.dll Essa rotina tem como objetivo quais Programas serão utilizados. Descrição: Informe a Descrição do Programa que está sendo cadastrado (ele será localizado através da ferramenta de pesquisa de programas por meio desta descrição). Título: Será o nome apresentado no item da barra de menu correspondente ao programa (seu preenchimento não é obrigatório, pois os programas já possuem um título padrão). DLL: Neste campo deve ser informado o nome da DLL (Dynamically Linked Library) correspondente ao programa. Categoria: Neste campo é necessário vincular a DLL a uma das categorias cadastradas anteriormente. Ícone Grande / Pequeno: Estes ícones serão exibidos na área de trabalho de cada Sistema, de acordo com a configuração de visualização de cada usuário. Usa Log: Este campo é de uso interno do APS e não deve ser alterado. Programa Interno: Este parâmetro indicará se o programa que você está cadastrando é do tipo Programa Interno, tornando-o indisponível para localização. Será acionado através de outra DLL. Versão: Este campo é de uso interno do APS e não deve ser alterado GVDASA Sistemas APS 13

14 Subprogramas: Nesta parte do cadastro de Programas, serão apresentados os subprogramas (ou funcionalidades) que estarão diretamente relacionadas ao programa principal que está sendo cadastrado. Condutores de Dados: Essa área é destinada aos Condutores de Dados dos relatórios de alguns programas e conterá informações quando a DLL em questão for um Relatório ou necessitar dos recursos destes condutores. Condutores de dados são as formas sob as quais os dados do sistema serão disponibilizados nestes programas. Também são chamados de "Macros". 10. Cadastro de sistemas Este cadastro definirá quais sistemas serão utilizados dentro do APS. É a partir deles que os níveis de permissões de usuários e seus grupos serão organizados. Descrição: Neste campo informe a Descrição do Sistema (por exemplo: GVcollege, APS, Patrimônio, Contabilidade, entre outros); Imagem: Permite localizar uma imagem que será apresentada como fundo de tela (papel de parede) do sistema que está sendo cadastrado. A imagem deverá estar localizada em C:\GVDASA\GVcollege\APS\Imagens. Versão: Este campo é de uso interno do APS e não deve ser alterado. A imagem deve estar na pasta APS/Imagens para que possa ser exibida como papel de parede GVDASA Sistemas APS 14

15 11. Cadastro de empresas O cadastro de empresas é o mesmo cadastro de pessoas, sendo complementado com informações especificas do papel Empresa. Na aba Dados da Empresa é necessário informar o código da empresa que está sendo cadastrada, o seu nome, e o nome completo. Indique também qual o tipo de integração contábil que será usado por esta empresa. 12. Unidades O cadastro de unidades é o mesmo cadastro de pessoas (manual da Secretaria), sendo complementado com informações especificas do papel Unidade GVDASA Sistemas APS 15

16 12.1 Aba - Detalhes A opção Assinaturas permite inserir assinaturas para um determinado documento Aba - Locais Permite informar locais existentes numa unidade. 13. Gerenciador de menus Permite configurar a forma como os menus serão apresentados para os usuários, sendo possível incluir Item de menu, Programas e/ou Separadores. Para isto deve-se utilizar tanto o botão Incluir no menu superior quanto o botão direito do mouse sobre o sistema desejado selecionando a opção Incluir GVDASA Sistemas APS 16

17 Selecione à esquerda na árvore de menus, onde o item será exibido, Ao clicar em Incluir um item de menu, será criado um novo campo onde deverá ser informado o nome para exibição. Para incluir um programa, primeiro selecione o item de menu a quem ele pertencerá, clicar em incluir e em Programas, e selecionar a DLL correspondente. A inclusão do Separador deve ser feita após a seleção do item de menu que ficará acima da separação, no item Incluir e selecionando Separador. 14. Gerenciador de permissões Nesta ferramenta é possível acessar as opções de permissão de todos os Programas e Sistemas cadastrados no sistema. Para editar as permissões é necessário selecionar um Grupo de usuários e a Categoria (Programa ou Sistema). Em seguida, basta selecionar a Checkbox relacionada a Executar, Incluir, Editar e/ou Excluir para cada programa da lista. Também é possível inserir o atalho a partir desta tela GVDASA Sistemas APS 17

18 Para facilitar a configuração das permissões, existe uma ferramenta que poderá ser acessada através do botão direito do mouse, tanto na área de programas como na área de subprogramas, habilitando uma nova janela com quatro opções: Marcar todos na coluna, Desmarcar todos na coluna, Marcar todos na linha e Desmarcar todos na linha Copiar permissões do grupo No menu principal do Gerenciador de Permissões, acessando a opção Ferramentas, existe a opção Copiar permissões do Grupo, que copia as permissões de um grupo para outro. Inicialmente você deverá selecionar o Grupo do qual serão copiadas as permissões e, após isso, selecionar se o Sistema deverá Copiar sobrescrevendo ou Mesclar os Dados das permissões. 15. Consulta de licença Permite consultar conexões ativas e conexões já realizadas em um período, possibilitando a emissão dos dados exibidos em tela GVDASA Sistemas APS 18

19 16. Configuração do APS Permite configurar o posicionamento do menu Sistemas, permitindo escolher a opção: Esquerda (menu Sistemas ficará localizado na parte superior, a esquerda dos demais menus) ou opção Direita (menu Sistemas ficará localizado na parte superior, a direita dos demais menus). 17. Consulta de programas Permite listar os programas cadastrados em todos os sistemas do GVcollege. Nele é possível filtrar a listagem dos programas de acordo com um sistema desejado, ou listar todos os programas. Para cada um será exibido sua Versão, a última data em que foi Modificado, Tamanho e Arquivo (localização do arquivo nas pastas do GVcollege). Para exibir a listagem basta selecionar o sistema desejado ou a opção Todos e clicar no botão Carregar, possibilitando também a impressão deste relatório. 18. Localização de programas O Sistema APS possuiu uma ferramenta bastante prática e útil que é a de Localização de Programas. Esta ferramenta é disponibilizada em todos os Sistemas cadastrados no APS e poderá ser acessada através do botão Localizar, ou do atalho do teclado Ctrl + F. Ao selecionar esta ferramenta, será disponibilizada uma janela para que o usuário possa digitar toda ou parte da Descrição de qualquer programa. Depois deste procedimento, serão listados todos os programas que contenham o que foi digitado, inclusive os que não estão cadastrados nos menus, com suas respectivas categorias e DLL's GVDASA Sistemas APS 19

20 Esta localização listará apenas os programas em que o usuário que está conectado possua permissão de visualização. 19. Criação de atalhos Por meio da ferramenta Localização de Programas, é possível realizar a criação de atalhos na página inicial do sistema. Após localizar o programa desejado, deve-se clicar sobre o mesmo com o botão direito do mouse, e selecionar a opção Criar atalho: Ins Exportação de menus e programas Esta ferramenta tem por finalidade realizar exportação das Categorias, Programas ou Itens de Menu para um arquivo que poderá ser importado posteriormente pelo GVcollege. Para exportar os Itens de Menu, é necessário indicar os itens de menu de determinado Sistema que serão exportados GVDASA Sistemas APS 20

21 Após indicar o Tipo de Exportação (Itens de Menu, Programas e Categorias) e o arquivo de saída (*.gmx), selecione os itens que deverão ser exportados, conforme ilustrado na figura abaixo. 21. Importação de programas e menus Permite importar dados de um arquivo (*.gmx), gerado pelo Exportador de Programas e Menus, respeitando a ordem exibida na tela. O Importador de programas e menus identifica automaticamente quando o usuário tenta fazer a importação de Itens de Menu, e habilita um campo para a seleção do Sistema que será importado. Após selecionar o arquivo, marcar os itens de menu que serão importados. 22. Permissão no gerador de relatórios - APS_GerenciadorPermissao.dll Criada opção de controlar a permissão de acesso e manutenção aos modelos (Pastas) de relatório do Gerador de relatórios GVDASA Sistemas APS 21

22 No gerador de relatórios no GVcollege, deve-se selecionar a pasta e clicar com o botão direito do mouse, ao aparecer o menu Na tela Permissão nas Pastas deve-se selecionar os grupos que terão permissão de manutenção ou consulta na pasta anteriormente selecionada GVDASA Sistemas APS 22