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3 AVISO O conteúdo deste documento é de propriedade intelectual exclusiva da GVDASA Sistemas e está sujeito a alterações sem aviso prévio. Nenhuma parte desta publicação pode ser reproduzida nem transmitida em qualquer forma e meio, sem autorização prévia expressa da GVDASA Sistemas. As informações contidas neste documento destinam-se somente para uso em capacitações ministradas pela GVDASA, e não nos responsabilizamos pelo uso dessas informações se aplicadas a outros fins. Este material serve de apoio ao treinamento ministrado pela GVDASA do GVcollege, versão Sua utilização é um complemento ao conhecimento das regras de negócio e processos de instituições de ensino GVDASA Sistemas Inscrição 3

4 Convenções Os botões a seguir serão encontrados em vários momentos durante o uso do Sistema GVcollege, e serão tratados conforme a descrição da lista abaixo: Combo Box: exibe uma listagem com as opções disponíveis para o campo. Checkbox: quando selecionado torna a afirmação relacionada a ele ativa, ou verdadeira. Abrir cadastro: exibe a tela de origem do cadastro exibido do campo, possibilitando a visualização completa e edição dos dados. No caso do campo estar vazio, possibilita o cadastro do mesmo. Limpar campo: para limpar o valor do campo de um botão de cadastro, basta pressionar a tecla Esc do teclado, ou clicar neste botão. Incluir, Editar, Excluir. Incluir vários: possibilita incluir vários cadastros sem a necessidade de utilizar o Incluir a cada inclusão. Localizar: permite pesquisar um valor/texto de um determinado campo. Consulta cadastro: exibe os contatos de uma pessoa, seja a própria ou de outras que tenham vínculo com ela. Carregar: permite carregar informações ainda não listadas na tela. Selecionar tudo. Selecionar. Desfazer seleção. Desfazer seleção de tudo GVDASA Sistemas Inscrição 4

5 Sumário Fornecedor... 7 Dados do Fornecedor... 8 Cadastro de Tipo de Liquidação... 9 Cadastro de Tipo de Ocorrência Histórico Financeiro Histórico de Operações Tipos de Tributação Tipos de Enquadramento Parâmetros Parâmetros Financeiros Manutenção de Títulos a Pagar Inclusão de títulos Edição de títulos Exclusão de títulos Consulta de títulos Liquidação de Títulos Cancelamento de títulos Liberação/Restrição de Pagamento Efetivar título provisionado Estorno de títulos Desdobrar título Retirar título de Remessa Emitir CPCI Emitir Comprovante de Pagamento Emitir 2ª via DARF/GPS Visualizar histórico de operações do titulo Manutenção de Adiantamentos Emissão de Pagamento de Tributos Preparação da Remessa Liberação/Cancelamento da Remessa Geração de Arquivo de Remessa Retorno da Remessa Manutenção do Diário Contábil Emissão de Cheque ao Fornecedor GVDASA Sistemas Inscrição 5

6 Manutenção de cheques a pagar... Liberação de cheques Compensação de cheques Cancelamento de cheques Anulação de cheques Estornar compensação Visualização de histórico Contabilização e composição do cheque Emissões de Recibo Cheque Avulso Relatórios Relação de Contratos por Fornecedor Relação de Títulos a Pagar Relatório Diário Contábil Relatório Razão Auxiliar de Fornecedores Relatório de Impostos Retidos Cadastro de Conversão de Valores GVDASA Sistemas Inscrição 6

7 1 Fornecedor FIN_CadFornecedor.dll Permite o registro de informações comerciais, contábeis, contratuais e informações referentes a tributos do fornecedor. O cadastro é dividido em duas abas onde é possível cadastrar os dados da pessoa, e, a outra, para o cadastro de dados de fornecedores. Os campos referentes aos dados cadastrais do fornecedor são alterados conforme o tipo de pessoa selecionado, pessoa jurídica ou pessoa física. Abaixo será apresentada uma breve descrição dos dados que podem ser utilizados no cadastro de um fornecedor pessoa jurídica: Dados de Pessoa\Endereço Contato, informe endereço do fornecedor e contatos existentes no fornecedor. Dados de Pessoa\Dados Adicionais, relacione as contas contábeis que este fornecedor possui. É obrigatório selecionar a conta bancária principal deste fornecedor caso o pagamento do mesmo seja por deposito, DOC ou TED. Caso o fornecedor utilize Enquadramento tributário, informe no respectivo campo o enquadramento correspondente. Na aba Informações Comerciais, informe o CNPJ e a Inscrição estadual. Também é possível utilizar o Tipo de empresa (desde que esteja previamente cadastrado) para classificar os fornecedores e utilizar esta informação em relatórios, por exemplo GVDASA Sistemas Inscrição 7

8 2 Dados do Fornecedor Em Dados do Fornecedor, é possível alterar a situação do fornecedor (Ativo/Bloqueado), a forma de pagamento padrão utilizada. Também é possível selecionar uma Ocorrência Sefip. Ocupação, Descrição, Categoria, Enquadramento tributário, Observações. A sub aba Contratos é utilizada para armazenar informações de contratos vinculados ao fornecedor. Informe o Número do contrato, a Data da criação do cadastro (data atual), a Data inicial, a Data final do Período de vigência do contrato e a situação. Contabilização é uma sub aba em que é configurado se os movimentos do fornecedor serão contabilizados. Para indicar que o fornecedor será contabilizado, selecione o parâmetro Contabiliza. Também pode ser indicada uma conta única para títulos e para adiantamentos do fornecedor. Tributos devem ser utilizados no caso onde a conta contábil de determinado imposto, INSS, por exemplo, seja por fornecedor. Para inserir esta informação, clique sobre o botão Novo e relacione o tributo com uma conta contábil. Tributação lista as informações de tributos relacionados ao fornecedor. Em Saldo Contábil podem ser visualizadas as informações sobre o saldo contábil do fornecedor em cada unidade da instituição de ensino. Para fornecedores de Imposto (Receita Federal, Ministério da Previdência, Prefeitura Municipal) é obrigatório informar a Forma de Pagamento Padrão. Sem esta informação o sistema não registrará o título de imposto. Caso a conta contábil seja única por fornecedor, é necessário configurar a conta nos Parâmetros Financeiros. No caso de existir contas por fornecedor, a mesma deverá ser informada neste programa. É necessário relacionar o enquadramento tributário ao qual o fornecedor pertence GVDASA Sistemas Inscrição 8

9 3 Cadastro de Tipo de Liquidação FIN_CadTipoLiquidacao.dll Esta tela tem como finalidade criar um cadastro que permita, na liquidação do titulo, informar um tipo de liquidação. Seguem três exemplos: Liquidação Total: todos os títulos pagos de forma manual, cheque ou remessa bancária podem usar este tipo; Devolução: liquidações por devolução são os casos em que a nota fiscal de mercadoria ou serviço chega à instituição e por qualquer motivo não é aceita. Neste caso, o procedimento correto, é liquidar o título selecionando o tipo adequado para esta situação (Devolução), sendo que, contabilmente é realizado um lançamento de cancelamento. Para isto, o parâmetro Requer banco deve estar desmarcado, informando a conta, débito ou crédito e histórico para a operação. Lucros e Perdas: refere-se aos títulos pendentes em que a empresa fornecedora não existe mais, contabilmente precisa ser lançado, eliminando estas notas fiscais da posição de títulos pendentes. Além da descrição, é necessário informar a qual módulo o tipo de liquidação pertence (módulo Contas a Pagar ou Contas a Receber). Se o tipo de liquidação deverá obrigar a informação de uma conta bancária, selecione a opção Requer Banco. Selecione o parâmetro Contabiliza contra partida para contabilizar o movimento de liquidação. Informe a Conta contábil onde os movimentos serão registrados, e o Histórico inclusão e Histórico exclusão para os movimentos GVDASA Sistemas Inscrição 9

10 4 Cadastro de Tipo de Ocorrência FIN_CadTipoOcorrencia.dll Esta tela tem como finalidade cadastrar os tipos de ocorrências que o sistema irá utilizar no pagamento. Tipos de Pagamento: Parcial: além de informar a descrição deste tipo de ocorrência, indique se ele Requer banco e/ou Usa adiantamento, e neste caso, que pertence ao módulo Contas a pagar. Caso este tipo de ocorrência deva ser contabilizado informe o parâmetro Contabiliza, a Conta contábil que receberá os movimentos, os Históricos de inclusão e exclusão e se ele Lança contrapartida. Informação: indica que a ocorrência é simplesmente informativa, não irá alterar o saldo do título no momento do pagamento. Adicional: Uma ocorrência Adicional é aquela que deve acrescentar ao valor do título; uma ocorrência. Previsão: Para cadastrar uma ocorrência de previsão, deve ser escolhido o tipo de pagamento Previsão. Quando marcado, sistema habilita a caixa de seleção Efetivar com a ocorrência onde o usuário poderá, então, escolher em qual ocorrência será efetivada determinada ocorrência. Ao realizar o cadastro de uma previsão, deve-se antes ter uma ocorrência de efetivação cadastrada e ser do tipo de pagamento adicional GVDASA Sistemas Inscrição 10

11 O tipo Parcial é a que deve deduzir o valor do título e a do tipo ocorrência Informação é somente uma informação que deve ser inserida no título. A opção Débito/crédito é a forma como esta ocorrência deve ser considerada para movimentos contábeis. A opção Requer banco, indica que sempre que a ocorrência for selecionada, o usuário deverá relacionar uma conta do banco. Exibir na Liquidação indica que esta ocorrência será exibida nos movimentos de liquidação. O parâmetro Usa adiantamento exige que o usuário relacione a ocorrência a um adiantamento de fornecedor. Observação obrigatória pode ser usada quando o lançamento da ocorrência exigir uma observação. Considerar na remessa como é um campo que funciona junto com as opções Débito/Crédito da tela, habilitado quando o usuário selecionar o tipo de pagamento Adicional. Dependendo da escolha do usuário, débito ou crédito, os valores deste campo modificam-se. Utilize o quadro Contabilidade para informar os dados necessários para contabilização da ocorrência, quando necessário. Para configurar a contabilização deste tipo de ocorrência selecione a caixa de seleção Contabiliza e os demais campos são habilitados. Para a opção Lança contrapartida, o sistema possui um conceito de que toda partida deve estar vinculada a um fornecedor, sendo a contrapartida qualquer outro lançamento que não passar pela conta do fornecedor. Selecione a Conta contábil que receberá os lançamentos efetuados com o tipo de ocorrência que está sendo cadastrado. Caso a conta contábil selecionada possua um Centro de custo vinculado, selecione-o para que este receba os lançamentos. Informe também um Histórico inclusão e um Histórico exclusão para inclusão e exclusão de lançamento, respectivamente, nesta conta contábil quando este tipo de ocorrência for selecionado GVDASA Sistemas Inscrição 11

12 5 Histórico Financeiro FIN_CadHistorico.dll O módulo financeiro permite que o usuário configure os históricos para cada movimento e parametrize os complementos que devem ser utilizados. Neste programa são cadastrados os históricos. Para associá-los ao movimento, utilize o cadastro de Histórico de operações descrito no próximo item. Em descrição informe um nome que seja de fácil associação ao movimento onde esse histórico será associado. No campo Histórico, digite a parte que é fixa do histórico para informar o complemento, e clique com o botão direito do mouse no local onde deve ser inserido o complemento selecionando uma das opções disponíveis (macros) GVDASA Sistemas Inscrição 12

13 6 Histórico de Operações FIN_CadHistoricoOperacao.dll Permite relacionar os históricos criados com os movimentos possíveis no sistema. Na coluna Descrição são listados os movimentos existentes no sistema. Esta coluna é fixa, não é de controle do usuário. Selecione o movimento ao qual o histórico deve ser associado e clique no botão Abrir Cadastro para selecionar o histórico GVDASA Sistemas Inscrição 13

14 7 Tipos de Tributação PAD_CadTipoTributacao.dll Permite incluir, editar, excluir, pesquisar, visualizar todos os impostos existentes que incidem sobre os serviços tomados pela instituição sejam eles municipais, estaduais ou federais como, por exemplo, ISSQN, IRRF, COFINS, PIS, CSLL, INSS. Além de controlar a forma correta de retenção e recolhimento dos devidos impostos e contribuições como também realizar o registro da contabilização do tributo caso seja necessário. Quando nos Parâmetros do financeiro estiverem configurados para não usar o módulo de Contabilidade, o grupo "Contabilidade" permanecerá desabilitado. Caso contrário, o grupo permanece habilitado. Informe a Descrição e Descrição reduzida, ou seja, o nome do imposto que está sendo cadastrado. Indique se ele Deduz valor, defina se o imposto será dedutível do valor do título. Em Forma de apuração (Base de cálculo), é indicada como deverá ser formada a base de cálculo para cadastro do imposto de acordo com as opções: Unidade e Geral. Regra de vencimento deverá conter o critério para o vencimento do título de imposto que poderá ser através do Dia vencimento fixo, Conforme número de dias, Último dia da semana subsequente, Última quinzena da semana subsequente. Dia vencimento indica o dia fixo de vencimento do imposto. Esse campo deverá ser preenchido quando na regra de vencimento do imposto for escolhidas as opções Dia vencimento fixo ou Conforme o número de dias. Forma de recolhimento indica se o recolhimento considera fornecedor e/ou unidade para recolhimento do imposto, ou seja, se será gerado um título por fornecedor ou um título por unidade considerando todas as retenções independentes do fornecedor definido nas opções: Geral, Unidade, Fornecedor, Unidade/Fornecedor, Devedor, Devedor/Fornecedor. Usa calendário: Caso esteja marcado, o sistema deverá usar o calendário considerando os feriados cadastros (consultar tela Cadastro de Feriados). Antecipa vencimento: Caso esteja marcado, o sistema deverá antecipar o vencimento, caso o mesmo seja em um dia não útil. Período de recolhimento indica se a apuração do imposto é mensal, quinzenal ou semanal. Momento recolhimento: Poderá escolher o fato gerador do imposto que ocorre a partir da data de emissão, entrada ou pagamento do título GVDASA Sistemas Inscrição 14

15 Guia de recolhimento: escolherá se o tributo a ser recolhido será uma DARF ou uma GPS. Valor Mínimo: Poderá informar o valor mínimo para emissão da Guia de recolhimento selecionada. Na aba Geral são informados os dados gerais referentes a fornecedor e contabilização do tributo. Fornecedor: Poderá informar o fornecedor para o título do imposto (Receita Federal, Prefeitura, Previdência Social, por exemplo), ou escolher o fornecedor através do botão Abrir Cadastro caso o mesmo esteja cadastrado. Contabilidade: Através desse grupo de opções poderá ser definido se o imposto deve ser contabilizado. Será necessário inserir conta contábil e os históricos para o lançamento integrado GVDASA Sistemas Inscrição 15

16 Na aba Por empresa e unidade são informados os dados específicos referentes a fornecedor e contabilização do tributo por empresa e unidade. Para incluir é necessário clicar sobre o botão Incluir. Nessa tela deverá ser informada a empresa, unidade, fornecedor e conta contábil do tributo. Assim, facilita que um mesmo tributo contabilize em contas diferentes de acordo com a empresa/unidade. IMPORTANTE: essa informação é utilizada para o cálculo de impostos do módulo Financeiro e do módulo Suprimentos. No Financeiro, incide diretamente no momento do cálculo de tributos. Já no Suprimentos, essa tela ficará vinculada a tela de Registro de movimento ao realizar o cálculo dos impostos. Caso o imposto calculado não esteja cadastrado na Manutenção de alíquotas, nem no enquadramento tributário do fornecedor, o sistema buscará a informação dos tipos de tributação para realizar o cálculo dos impostos GVDASA Sistemas Inscrição 16

17 8 Tipos de Enquadramento PAD_CadTipoEnquadramento.dll Permite a inclusão dos tipos de enquadramento tributário, que será utilizado no cadastro de fornecedores, para que no momento da inclusão de movimentos seja realizado o cálculos de tributos 2013 GVDASA Sistemas Inscrição 17

18 9 Parâmetros 10 Parâmetros Financeiros FIN_ParametrosFinanceiros.dll Na tela de parâmetros financeiros, o usuário poderá configurar o comportamento padrão do módulo do financeiro. Esta tela é dividida em três abas: a geral, contas a pagar e de período. Geral Nos quadros Desdobramento de Títulos e Retorno Bancário Crédito, na aba Geral, informamos os tipos de liquidação que devem ser utilizados nos movimentos de liquidação, sendo que existe a opção de desdobrar títulos de unidades diferentes, bastando marcar a opção. No quadro liberação de cheque, o usuário deve selecionar um tipo de liquidação a ser usado na hora da liberação de um cheque. IMPORTANTE: Ao optar por usar desdobramento de títulos de unidades diferentes, pode haver impactos na contabilidade visto que ao desdobrar não é realizado contabilização e a apropriação contábil vai continuar no título de origem na unidade de origem. Portanto essa questão deve ser muito bem avaliada GVDASA Sistemas Inscrição 18

19 No quadro Tributação Pessoa Física, no campo Tipo tributação INSS, deve ser selecionado para definir qual será o INSS considerado para abater o valor do IRRF definido, no campo Tipo tributação IRRF. No campo Tipo tributação IRRF é exibido o imposto que será considerado quando houver redução da base de cálculo para o IRRF (Imposto de Renda). O campo Tipo tributação Contribuição Patronal é o tributo de responsabilidade da empresa tomadora do serviço. Este tributo deve ser adicionado ao valor total da nota, ou seja, não é deduzido. Em Tipo Tributação IRRF o imposto a ser informado será considerado na emissão da DARF. Utilize o campo Opções para definir se o fornecedor irá utilizar contabilidade, se usa contra partida, se permite a alteração de título quando esse faz parte de uma remessa bancária, e as opções de confirmação da contabilização e adiantamento quando da liquidação em lote. A opção capa contábil pode ser preenchida e será usada pelo sistema da contabilidade. Contas a pagar Na aba de Contas a Pagar podem ser definidas as parametrizações das origens tributárias, a contabilização de adiantamentos, dos títulos e se na remessa deve-se utilizar a conta bancária principal do fornecedor. A opção Liberação para pagamento de título pode ser utilizada quando o usuário desejar que um título não possa ser liquidado antes de ser liberado para tal. Caso esteja marcada, o sistema bloqueia a opção de liquidação do título selecionado na manutenção de títulos a pagar GVDASA Sistemas Inscrição 19

20 Os campos de seleção do grupo Origens tributárias, determinam os valores padrão que serão usados exibidos pelo sistema em cada origem tributária. Para a contabilização do contas a pagar, existem três opções de contabilização para o adiantamento e para os títulos. Caso o usuário selecionar a opção conta única, sistema habilitará a caixa de seleção Conta contábil única. Além da opção conta única, sistema disponibiliza ainda as opções: Conta por fornecedor e Forma analítica. No grupo Ocorrências para emissão de pagamento de tributos, são exibidos dois campos: Ocorrência multa e Ocorrência juros. A seleção do campo Ocorrência multa indica qual ocorrência de previsão será incluída ao gerar um título de tributo com multa. A seleção do campo Ocorrência juros indica qual ocorrência de previsão será incluída ao gerar um título de tributo com juros. Se a opção do campo Remessa estiver marcada, sistema buscará a conta bancária informada como principal no cadastro de fornecedor GVDASA Sistemas Inscrição 20

21 Período Na aba de período, serão exibidas todas as unidades da empresa cadastradas e seus respectivos períodos. O usuário poderá, nesta aba, realizar a parametrização dos períodos de uma unidade, ou de todas, a fim de controlar para que os lançamentos contábeis não sejam inseridos fora do período determinado. Caso o usuário realizar um lançamento fora do período contábil, configurado nesta tela, o sistema exibirá uma mensagem de alerta com o nome da unidade e a indicação do período disponível para lançamentos GVDASA Sistemas Inscrição 21

22 11 Manutenção de Títulos a Pagar FIN_ManContasPagar.dll Este programa é usado para o registro de títulos a pagar, cadastro de ocorrências, concessão de descontos, registro de multa/juros, liquidação parcial ou total e compensação com adiantamentos. Essa tela dispõe de três filtros para consulta rápida onde podem ser listados somente os títulos, somente os adiantamentos ou ambos. O botão operações contém as opções de operação dos títulos, permitindo ao usuário fazer desde o pagamento do título até a visualização da contabilização do mesmo. NOTA: Nessa tela também serão apresentados os títulos de reembolso, ou seja, devoluções feitas aos alunos através do contas a pagar, remessa bancária, caixa e até mesmo cheque a pagar. Os títulos de reembolso são aqueles que são de origem Acadêmico e espécie Títulos de reembolso GVDASA Sistemas Inscrição 22

23 12 Inclusão de títulos Nesta tela informe os dados referentes ao título, como número, fornecedor, valor e data de vencimento. Para a inclusão, utilize o botão Incluir título e após informe os dados referentes ao título, como número, fornecedor, valor, data de entrada, data de emissão e data de vencimento. NOTA: Caso as datas informadas sejam sábado, domingo ou um feriado (deverá estar previamente cadastrado na tela de Cadastro de feriados), o sistema irá avisar o usuário no momento que salvar o título. Também é necessário que seja preenchido o campo Banco portador, trata-se do banco ao qual o título pertence, e não o banco que será utilizado para o pagamento. Caso o título tenha código de barras e o usuário do sistema possua uma leitora de código de barras, ela poderá ser utilizada para adicionar o título. Na aba Adiantamentos Vinculados são listados os detalhes do adiantamento relacionado ao título quando ocorre uma compensação pelo valor total. Adiantamentos devem ser incluídos diretamente nos títulos (consultar o item Manutenção de Adiantamentos, desse manual). Na guia Ocorrência, é possível relacionar as ocorrências que fazem parte do título. Para o lançamento da ocorrência é necessário que seja informado o seu tipo, o número do documento e % valor título ou o valor da ocorrência. Esses últimos dois campos trabalham juntos e quando preenchido o % valor título o sistema automaticamente preenche o campo valor e vice versa. O sistema apresenta as observações e o usuário responsável pelo lançamento da ocorrência. Destaca-se que as observações serão obrigatórias caso o parâmetro Informação obrigatória estiver marcado na tela de Cadastro de ocorrências. Estará apenas disponível em modo de edição do título. O usuário deve selecionar corretamente a origem do título. Somente será calculado imposto se a origem selecionada estiver indicada para utilizar enquadramento tributário. O sistema não permite que títulos de tributo sejam incluídos manualmente, a sua criação deverá se dar através da tela de Emissão de pagamento de tributos, através da opção de Guia avulsa GVDASA Sistemas Inscrição 23

24 Ao salvar um título de origem Serviço, o sistema verificará, internamente, se no sistema existe uma regra ativa que permita o usuário cadastrar movimentos somente entre os dias 1º e 25 de cada mês. Caso exista essa regra ativa, então será realizada uma validação entre o período (1º a 25) e Data do vencimento. Caso a Data do vencimento não estiver dentro do período, será apresentada uma mensagem ao usuário e não permitirá prosseguir. Sendo necessário incluir movimento nessas condições, é preciso que seja cadastrada uma liberação de movimentos. No menu opções, além de opções padrões, sistema disponibiliza a opção de liberação de movimentos. Esta opção estará habilitada somente se o usuário tiver permissão de acesso. O sistema também irá validar se a Data de vencimento é dez dias maior que a data de entrada do título. Caso não seja, será apresentada uma mensagem na tela, informando essa situação ao usuário. NOTA: é na origem do título que é definido se haverá contabilização. A aba Nota fiscal carrega as informações da nota fiscal relacionada ao título. Na aba Impostos são exibidos os impostos que foram calculados para este título. Ao lançar nota fiscal de serviço (fornecedor com enquadramento) o sistema salva e calcula os impostos conforme a parametrização (pela entrada) e o usuário pode alterar as informações. Na manutenção de títulos, caso perceba que alguma informação do imposto esteja faltando ou com erro, é possível incluir, alterar e excluir. Para isso, o título deverá estar em modo de edição. Ao salvar as alterações o sistema apresenta um resumo das notas fiscais inseridas no mês/ano, para que o usuário confira a movimentação do período GVDASA Sistemas Inscrição 24

25 A aba Pagamento lista as informações do pagamento do título O Adiantamento é a guia que lista o adiantamento relacionado ao título quando ocorre uma compensação pelo valor total. Adiantamentos podem ser cadastrados pelo cadastr o de adianta mentos. N a aba Contabilização são listados os débitos e créditos contábeis do registro do título bem como ocorrências inseridas. Na aba Remessa ficam gravadas as informações da remessa do título, situação do título no banco (se aceito ou rejeitado). O campo para digitação de texto livre na guia OBS (Observações) deve ser utilizado quando for necessário inserir observações sobre o título que devem ficar disponíveis para todos que possuem permissão de acesso à tela de manutenção de títulos. Na inclusão de títulos não é permitido que títulos de tributos sejam incluídos manualmente, pois os mesmos devem ser incluídos através da emissão de pagamento de tributos, na opção de guia avulsa (consultar item geração de DARF-GPS desse manual) GVDASA Sistemas Inscrição 25

26 13 Edição de títulos Algumas informações do título podem ser alteradas, desde que o ele não esteja liquidado. Outras como: data de entrada, número do título e fornecedor; não podem ser alteradas, pois isto afetaria a contabilização da apropriação deste título. Para alterar tais informações é necessário excluir o título e cadastrá-lo novamente. Para alterar um título, selecione-o e clique sobre o botão Editar. Existem alterações que podem solicitar contabilização, por exemplo, a alteração de um valor, para mais ou para menos precisa ser contabilizada. Podem solicitar também que haja históricos cadastrados para os movimentos de alteração de valor para mais ou para menos. Sistema poderá realizar validações sobre a data de vencimento dentro das regras descritas na inclusão de título. 14 Exclusão de títulos Utilize essa opção quando houver a necessidade de excluir um título cadastrado. Apenas os títulos que não estão liquidados podem ser excluídos. Para este processo, é necessário ter um histórico relacionado ao movimento de exclusão. Utilize o botão Excluir para excluir o título do Contas a pagar. 15 Consulta de títulos Também é possível utilizar a tela de Manutenção do Título para consultar títulos que estão registrados no sistema, independente da sua situação GVDASA Sistemas Inscrição 26

27 Botão Operações Na tela de manutenção de títulos, através do botão operações, é possível realizar as movimentações dos títulos. A seguir são apresentadas cada uma delas. 16 Liquidação de Títulos Permite realizar a liquidação manual de um título, informando qual o tipo de liquidação e conta bancária será utilizada para o pagamento. Caso haja despesa bancária e ocorrência marcada para solicitar na liquidação, informe o valor da despesa que deverá ser acrescentada ao título. Este movimento exige que exista histórico para a liquidação configurado no sistema, conta contábil relacionada à conta bancária que o usuário está utilizando para a liquidação GVDASA Sistemas Inscrição 27

28 17 Cancelamento de títulos Esta opção é utilizada para cancelamento de títulos no módulo Contas a pagar. 18 Liberação/Restrição de Pagamento Caso o cliente utilize o controle de pagamento de títulos, o sistema exige que se faça a liberação/restrição de um título antes do pagamento. Para isto, deve haver parâmetros configurados no módulo financeiro que indicam a utilização deste serviço e também ter acesso restrito ao processo de liberação de pagamento. Isso vale também para os adiantamentos. Para efetuar a liberação, selecione o título que deseja liberar pagamento e escolha a opção Liberar pagamento. Nessa situação o preenchimento do campo Motivo da liberação é opcional. Para efetuar a restrição, selecione o título que deseja restringir pagamento e escolha a opção Restringir pagamento. É importante salientar que ao restringir pagamentos, é obrigatório o preenchimento do campo Motivo da restrição. NOTA: essa rotina é habilitada na tela de Parâmetros do Financeiro, aba de Contas a Pagar, parâmetro de Liberação para pagamento de títulos. Caso a instituição utilize essa rotina, é necessário que os usuários tenham permissão a ela e aos subprogramas de Liberar pagamento e Restringir pagamento. 19 Efetivar título provisionado Esta opção é utilizada quando há um título provisionado e se deseja efetivá-lo. Esta opção estará disponível somente se o título selecionado estiver em situação Provisionado. Títulos provisionados não fazem parte da contabilização efetiva. Também não podem ser liquidados, liquidados com cheque, emitido DARF e usados em remessas GVDASA Sistemas Inscrição 28

29 20 Estorno de títulos Esta opção deve ser utilizada quando for necessário estornar uma liquidação. Para este processo é necessário ter configurado um histórico para estorno de liquidação. IMPORTANTE: O sistema possibilita que títulos que estejam vinculados a uma remessa bancária sejam estornados, porém ao realizar essa operação o título será automaticamente desvinculado da remessa bancária. 21 Desdobrar título Esta opção deve ser utilizada quando for necessário desdobrar um título em mais títulos. Somente será possível desdobrar títulos que estejam em situação pendente. Após o desdobramento, o título desdobrado é liquidado e sua situação é alterada para Liquidado Desdobrado. 22 Retirar título de Remessa Ao relacionar um título a uma determinada Remessa para Pagamento Eletrônico, o sistema consiste que não se faça alteração e/ou liquidação manual neste título. Para poder liquidar ou alterar um título que está relacionado a uma remessa bancária, primeiro precisaremos excluir este título da remessa. 23 Emitir CPCI Para emitir CPCI pelo sistema, selecione um título de origem CPCI e escolha a opção Emissão CPCI. Utilize o Gerenciador de Relatórios para configurar modelos de relatório GVDASA Sistemas Inscrição 29

30 24 Emitir Comprovante de Pagamento Esta opção permite que o usuário emita comprovante de pagamento. 25 Emitir 2ª via DARF/GPS Para emitir uma segunda via o título selecionado deve ser de origem tributos, caso contrário sistema exibirá uma mensagem não permitindo a geração de guia. 26 Visualizar histórico de operações do titulo Permite que o usuário visualize o histórico do título no que diz respeito às operações realizadas e seus detalhes. Nessa tela são disponibilizadas informações de data e hora, usuário, situação do título e um histórico descritivo da operação realizada. NOTA: as rotinas que geram históricos informativos são inclusão de títulos (inclusão pelo financeiro, pelo suprimentos, pela integração com acadêmico, pela integração com folha de pagamento), restrição/liberação de pagamento, cancelamento de títulos e liquidação de títulos (liquidação normal, por remessa bancária, por cheque e por caixa) GVDASA Sistemas Inscrição 30

31 27 Manutenção de Adiantamentos Este cadastro é utilizado para que se possa registrar a inclusão de adiantamentos para fornecedores Um adiantamento pode ser utilizado, por exemplo, quando o usuário liquidar títulos na manutenção de títulos a pagar. Para exibir a tela de cadastro de adiantamentos, clique sobre o botão Incluir. IMPORTANTE: é necessário que haja cadastrada uma origem tributária em que o Tipo de título seja igual a Adiantamento. Essa informação é de extrema importância, pois todos os títulos de adiantamento serão vinculados a essa origem. Para a inclusão de títulos de adiantamento é necessário estar na tela de Manutenção de títulos a pagar e clicar sobre o botão de inclusão de títulos. De ve-se informar a unidade, origem tributária, datas, valor e contas bancárias para registro do adiantamento. Na guia Detalhes Adiantamentos podemos verificar o saldo do título que ainda não foi alocado, a data de previsão de uso (que deverá ser informada pelo usuário) e os títulos que foram utilizados para compensação do adiantamento selecionado. IMPORTANTE: na tela de Manutenção de títulos, o que diferencia um título normal de um título de adiantamento é a origem tributária. Ao incluir um título de origem Adiantamento, o sistema habilitará a aba Detalhes do adiantamento. Na aba pagamento, é possível consultar os detalhes do pagamento do título de adiantamento. IMPORTANTE: todo título de adiantamento, precisa estar liquidado para que possa ser utilizado o seu adiantamento em outros títulos do mesmo fornecedor. A liquidação de 2013 GVDASA Sistemas Inscrição 31

32 títulos de adiantamento pode ser feita através de liquidação manual, liquidação via caixa, liquidação por remessa, liquidação por cheque. Na aba Contabilização, são exibidos os históricos dos movimentos contábeis gerados para o adiantamento selecionado. Na aba remessa são apresentados os detalhes da remessa onde o título de adiantamento foi incluído. Alterar imagem para não aparecer os dados do cliente Após o cadastro de um adiantamento e sua liquidação, o título fica disponível para ser utilizado no momento da liquidação de um título normal do mesmo fornecedor. Dessa forma, ao liquidar um título normal do mesmo fornecedor, o sistema apresentará a tela demonstrada abaixo ao usuário. Nela, são listados os títulos de adiantamento com o valor e o saldo disponível para que possa ser usado ou não no pagamento do título. NOTA: fica a critério do usuário escolher qual adiantamento quer utilizar no pagamento do título. Utilizando adiantamento no pagamento de título normal do mesmo fornecedor, o sistema irá fazer o vínculo entre esses dois títulos da seguinte forma: 2013 GVDASA Sistemas Inscrição 32

33 Aba Dados No título normal Adiantamentos vinculados Apresentará os dados do título de adiantamento que foi utilizado No título de adiantamento Detalhes do adiantamento Apresentará os dados do título de normal ao qual está vinculado 28 Emissão de Pagamento de Tributos FIN_EmissaoPagamentoTributo.dll A tela de emissão de pagamento tributo permite realizar a emissão de guias de pagamento de impostos tal como DARF/GPS onde a guia poderá ser avulsa ou originária de algum título. Nessa opção são gerados os títulos de imposto a pagar, conforme parametrização realizada no sistema. Selecione o imposto que deverá gerar título e período de apuração. A data de vencimento e período de apuração são gerados automaticamente pelo sistema, a partir da parametrização feita no imposto selecionado (ver item 2.1 Tipo tributação, desse manual). Este programa permite a emissão de DARF e Guias (GPS), a partir de títulos registrados no sistema ou avulsos. Aqui, será demonstrado o processo de emissão a partir de títulos. Selecione a unidade que deseja utilizar para emissão do título de imposto e clique sobre o botão Avançar. Na tela a seguir o sistema apresenta os títulos que não tiveram seus valores de imposto gerado. Clique no botão Avançar para prosseguir GVDASA Sistemas Inscrição 33

34 IMPORTANTE: para as guias avulsas o sistema dispõe da opção de incluir informações através da leitora de código de barras. A tela abaixo demonstra o título que será gerado referente ao imposto. A quantidade de títulos de imposto gerado. Está relacionada aos parâmetros de apuração do cadastro do imposto (Geral, Fornecedor, Unidade). O sistema ainda dispõe da rotina de agrupamento/desagrupamento de guias de recolhimento. Proporcionando que seja emitida uma única guia de recolhimento a um mesmo fornecedor. 29 Preparação da Remessa FIN_PreparacaoRemessaCred.dll 2013 GVDASA Sistemas Inscrição 34

35 Para que a remessa de títulos para Pagamento Eletrônico seja feita, é necessário gerar a preparação da remessa anteriormente. Siga os passos do assistente realizando as filtragens para selecionar os títulos que deverão ser vinculados à remessa bancária. IMPORTANTE: a remessa bancária pode ser composta também por títulos de tributos (gerados a partir de DARF/GPS) e títulos de adiantamentos GVDASA Sistemas Inscrição 35

36 Remessa 30 Liberação/Cancelamento da FIN_LiberacaoRemessaCred.dll Através desta tela, podemos liberar ou cancelar um arquivo de remessa. Selecione a remessa gerada na Preparação da Remessa (ver item preparação da remessa do manual) e clique sobre o botão liberar ou com o botão direito sobre a mesma. Selecione a opção desejada. 31 Geração de Arquivo de Remessa FIN_GeracaoRemessaCred.dll Após liberar e preparar o arquivo de remessa, utilize esta tela para realizar a geração do arquivo. Neste momento, algumas consistências serão feitas, tais como: É neste momento que a conta bancária que será utilizada para o pagamento dos títulos é informada; É obrigatório ter o cadastro de banco/agência e conta no cadastro do fornecedor ou ter um código de barras relacionado ao título. Caso esteja configurado no cadastro do Banco o caminho para gerar arquivo de remessa e retorno, o sistema irá sugerir este caminho como local para salvar o arquivo de remessa GVDASA Sistemas Inscrição 36

37 Caso o título estando vinculado a uma remessa bancária, não será possível que se faça manutenção do título ou liquidação manual. Caso seja necessário, utilize a opção Retirar Título Remessa existente na Manutenção do Título. 32 Retorno da Remessa FIN_RetornoRemessaCred.dll É através do processamento da remessa nessa tela que é possível identificar se o título foi liquidado pelo banco ou não. Caso a liquidação tenha sido rejeitada, é neste processo que iremos identificar o motivo da rejeição GVDASA Sistemas Inscrição 37

38 33 Manutenção do Diário Contábil FIN_ManDiario.dll Todo movimento de contabilização que é gerado pelo sistema é armazenado na tabela do Diário Contábil. Este programa existe para realizar a manutenção (alterações) nos lançamentos do módulo contas a pagar antes que eles sejam integrados com a contabilidade. O acesso a este programa deve ser restrito e concedido somente para pessoas com conhecimento contábil. Alguns possíveis problemas que podem ocorrer se o movimento for alterado de forma incorreta: Caso o vínculo de um título seja alterado para um movimento contábil, não será possível excluí-lo ou cancelá-lo, visto que a informação da contabilização da entrada é utilizada para gerar a contabilização dos movimentos de estorno, cancelamento e exclusão. Algumas alterações podem trazer diferenças entre a movimentação do fornecedor no sistema contas a pagar e a movimentação da conta contábil do fornecedor na contabilidade. Se for necessário alterar valor ou data de algum título, o procedimento a ser adotado é gerar cancelamento/estorno através do sistema GVDASA Sistemas Inscrição 38

39 34 Fornecedor Emissão de Cheque ao FIN_EmissaoChequeFornecedor.dll O sistema permite emissão de cheques nas impressoras Pertocheck e Chronos. Para realizar a emissão do cheque, selecione o período de vencimento do(s) título(s) que devem ser considerados para emissão do cheque ou adiantamento. Em seguida, selecione a(s) origem(s) que serão usadas para seleção dos títulos, çogo após as unidades. Na próxima etapa, selecione o(s) fornecedor (es) que deve(m) ser considerado(s) para seleção dos títulos. Selecione também, a condição de pagamento e o banco portador para seleção dos títulos, clique sobre o botão avançar. Após a seleção do tipo de tributação. Na tela abaixo, selecione a conta bancária, verifique o número do cheque e informe como deve ser gerado o portador do título. A informação inserida no campo Histórico é impresso no verso do cheque GVDASA Sistemas Inscrição 39

40 Alguns parâmetros podem ser necessários para emissão do cheque. Clicando sobre o botão Configurar... pode ser selecionada a impressora que será utilizada, a porta e a velocidade para a comunicação (geralmente esta informação está disponível no próprio software da impressora de cheque). Para imprimir verso e cópia, selecione as Opções de impressão correspondentes. Após a seleção dos filtros serão apresentados títulos correspondentes a pesquisa. Ao avançar o sistema apresenta a tela de impressão com as devidas opções GVDASA Sistemas Inscrição 40

41 Após fazer a impressão o sistema apresenta a mensagem Confirma atualização dos cheques?. É importante salientar que o cheque somente será atualizado na tela de Manutenção de cheques a pagar no momento em que clicar na opção Sim da mensagem GVDASA Sistemas Inscrição 41

42 35 Manutenção de cheques a pagar CHQ_ManChequePagar.dll Acesse essa tela para incluir, excluir, realizar a liberação, compensação, cancelamento, anulação, estorno, visualização do histórico do cheque, visualização da contabilização e emissão de recibos. Utilize o botão Pesquisar para selecionar o cheque que deseja movimentar selecionando os devidos filtros. 36 Liberação de cheques Após a emissão do cheque, sempre é necessário que se faça a liberação do mesmo. O processo de liberação faz a contabilização do movimento e liquida também o título no contas a pagar GVDASA Sistemas Inscrição 42

43 37 Compensação de cheques Selecione esta opção para realizar a compensação de cheques que somente estejam em situação Liberados. 38 Cancelamento de cheques Para realizar o cancelamento de cheque, selecione um cheque na lista que esteja somente com situação Liberado ou Emitido. O número não poderá ser usado mais. 39 Anulação de cheques Para realizar o cancelamento de cheque, selecione um cheque na lista. A anulação é somente permitida para cheque com situação Liberado ou Emitido. O número do cheque poderá ser reaproveitando. 40 Estornar compensação Para realizar o estorno de compensação de cheque, selecione um cheque na lista. O estorno é somente permitido para cheque com situação Compensado. 41 Visualização de histórico Para visualizar a movimentação envolvendo um cheque, o usuário deve acessar a visualização de histórico para acompanhar a situação do cheque, bem como quem realizou a movimento de determinado cheque GVDASA Sistemas Inscrição 43

44 42 Contabilização e composição do cheque Para visualizar a contabilização, o usuário deve acessar a visualização de contabilização. 43 Emissões de Recibo Para emitir um recibo, o usuário deve selecionar um cheque e, através do botão Operações, clicar no item Emissão de recibo. 44 Cheque Avulso O sistema permite que se possa inserir um cheque avulso ao portador. Para isso, o usuário deve acessar a tela de manutenção de cheques a pagar e clicar no botão Incluir. A tela de inclusão de cheque será aberta. Devem ser preenchidos os campos para emissão. Assim que os dados são validados, abre-se a tela de impressão de cheque GVDASA Sistemas Inscrição 44

45 45 Relatórios A respeito dos relatórios, os seguintes cuidados devem ser tomados: a configuração dos modelos de relatório está fortemente ligada ao filtro ao qual é relacionada. Por exemplo, em um modelo de relatório para Títulos Pendentes, se um modelo de relatório que filtra pela Data de Vencimento for configurado, o mesmo modelo não estará disponível caso seja feito em um segundo momento um filtro pela Data de Entrada. 46 Relação de Contratos por Fornecedor FIN_RelContratosFornecedor.dll Através desse relatório será possível listar todos os contratos dos fornecedores cadastrados onde poderá ser filtrado o fornecedor desejado, o período do contrato como também a sua situação Ativos, Cancelados, Encerrados GVDASA Sistemas Inscrição 45

46 2013 GVDASA Sistemas Inscrição 46

47 47 Relação de Títulos a Pagar FIN_RelTitulosPagar.dll Através desse relatório será possível listar a relação de títulos a pagar do financeiro como Títulos, Adiantamentos, etc. e suas situações caso forem provisionados, aguardando liberação, pendentes, liquidados ou cancelados. O relatório poderá ser filtrado pela unidade do título, origem do título que poderá ser pelo financeiro, integração com acadêmico, pela emissão DARF/GPS, integração com suprimentos, Integração com folha de pagamento, origens tributárias GVDASA Sistemas Inscrição 47

48 48 Relatório Diário Contábil FIN_RelDiarioContabil.dll Através desse relatório será possível listar todos os lançamentos contábeis realizados no financeiro inclusive a distribuição nos centros de custos e/ou lançamentos provisionados, filtrando por partida, contra partida, débito ou crédito ou por operações tais como entrada de título, cancelamentos, estornos, exclusão de título, liquidação de títulos, pagamento parcial, etc. 49 Relatório Razão Auxiliar de Fornecedores PAT_RelRazaoAuxiliar.dll Através desse relatório será possível listar os lançamentos dos títulos no financeiro exibindo a contabilização atual dos saldos com base nos lançamentos de débito e crédito filtrando pelo período dos lançamentos, consolidado por unidade, por unidade e por fornecedor GVDASA Sistemas Inscrição 48

49 50 Relatório de Impostos Retidos FIN_RelImpostosRetidos.dll Através desse relatório será possível listar todas as retenções realizadas onde é exibido os valores, percentuais dos impostos, valores retidos e data que o mesmo foi emitido ou liquidado do título do fornecedor sendo filtrado por unidade e por tipo de tributação disponível, por período de apuração e a situação do imposto tais como Não emitidos, Emitidos, Pagos ou Apenas impostos recolhidos GVDASA Sistemas Inscrição 49

50 51 Cadastro de Conversão de Valores Permite configurar uma conversão de valores entre tabelas, informando os campos: Nome da tabela; Configuração do campo; Nome do campo; Valor origem; Valor destino. O sistema permite que seja inserido um cadastro de conversão mesmo que a tabela informada ainda exista na base de dados 2013 GVDASA Sistemas Inscrição 50