A FORTES PREPARA VOCÊ PARA O MERCADO DE TRABALHO

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1 A FORTES PREPARA VOCÊ PARA O MERCADO DE TRABALHO MANUAL FORTES CONTÁBIL WEB

2 MANUAL APRESENTAÇÃO O Sistema Fortes Contábil é totalmente web e foi desenvolvido no moderno conceito de computação na nuvem, não sendo necessário sua instalação em máquina local. Pode ser acessado de qualquer computador conectado à internet, de qualquer lugar em qualquer hora. Assim, o contador e os usuários em geral dispõem de mobilidade plena para a prestação dos seus serviços, ganhando em agilidade, segurança e precisão das informações contábeis produzidas. A seguir destacamos alguns dos recursos e facilidades. Bastante intuitivo, o software pode ser facilmente utilizado pelo usuário, que não terá dificuldades para compreender o seu funcionamento. Nele já disponibilizados um Plano de Contas Padrão de livre utilização, se assim desejar o usuário. Senão, o Contador poderá elaborar o seu próprio da forma que desejar. Os lançamentos podem ser feitos no Fortes Contábil nas quatro modalidades: 1ª., 2ª, 3ª e 4ª. Fórmula, facilitando a digitação dos lançamentos por parte do usuário. O sistema dispõe ainda do recurso de Lançamento Modelo, extremamente útil no dia a dia, pois são feitos automaticamente através da simples identificação do fato contábil, sem a necessidade de digitação das contas contábeis que já são vinculadas automaticamente. O encerramento automático das contas de resultado é um recurso que automatiza os lançamentos de apuração do resultado, agilizando e garantindo a precisão no trabalho do contador. O sistema emite a Demonstração do Resultado do Exercício DRE, a Demonstração do Lucros e Prejuízos Acumulado e a Demonstração do Fluxo de Caixa. O recurso de conciliação disponível do sistema é extremamente útil para o contador fazer os cruzamentos das informações contabilizadas com os documentos, facilitando a conciliação das contas e garantindo agilidade e precisão dos relatórios contábeis. Para começar usar o software, acesse o endereço eletrônico do Fortes Contábil e você poderá conhecer todos os recursos e facilidades do sistema. Neste Manual de Instruções de Uso do Sistema Web Fortes Contábil, apresentamos as principais informações básicas, passo a passo, que certamente serão suficientes para o usuário trabalhar satisfatoriamente com o sistema. Desde já nos colocamos a disposição dos usuários, sobretudo para acatar as suas sugestões visando a melhoria constante do sistema. José Carlos Fortes 2

3 Sumário Como acessar o sistema?... 4 Administração... 9 Cadastro de Contador... 9 Cadastro de empresas Cadastro do Usuário Contábil Plano de Contas Lançamento de Abertura Lançamentos Conciliação Encerramento do Exercício Demonstração do Resultado do Exercício - DRE Demonstração do Fluxo de Caixa - DFC Demonstração do Lucro ou Prejuizo Acumulado - DLPA Livro Razão Balancete Assinaturas Balanço Patrimonial Livro Diário Demonstrações Livro Caixa Notas Explicativas Contas Especiais Termo de Abertura e Encerramento

4 O objetivo deste manual é dar orientações básicas de utilização do Fortes Contábil, informando o passo a passo de como fazer uso das ferramentas. COMO ACESSAR O SISTEMA? O sistema poderá ser acessado no seguinte endereço: O sistema Fortes Contábil Web esta homologado nos seguintes browsers/navegadores: Chrome, Firefox e Edge. O Chrome é o browser mais indicado, com melhor desempenho. Caso o usuário tente acessar o sistema por um browsers no qual não estamos homologados o navegador irá apresentar a seguinte tela: 4

5 O sistema permite acesso apenas para convidados, através da código de acesso, caso não tenha feito seu cadastro ainda, aguarde ser convidado e acesse a tela "Registre-se" para efetuar seu cadastro. Após isso o sistema apresentará a tela de cadastro do usuário. Nela deverá ser informada as informações de acesso ao sistema, tais como , Senha e Nome do usuário. Lembrando que para ter acesso as ferramentas do Fortes Contábil Web o usuário precisará estar de acordo com nosso Termo de Uso. 5

6 Após registrar-se, o sistema enviará um de confirmação de cadastro. O usuário deverá verificar sua caixa de e confirmar o registro através do link de confirmação. Ao acessar o link, o usuário deverá colocar as informações cadastradas ( e senha) e clicar na opção "Acessar". 6

7 O sistema irá solicitar a forma de acesso do usuário, ou seja, se será um acesso de "Aluno" de uma Instituição já existente na nossa base, ou se será um acesso de uma nova Instituição. Nesse exemplo será um novo acesso de aluno. Após clicar na opção você deverá informar o Código Convite da sua turma fornecido pelo professor (a). Após confirmar o sistema estará disponível para uso. Ao acessar o sistema, selecione o licenciado ou a instituição de ensino. Em seguida, selecione a turma: 7

8 Caso não possua turma, informe o código convite da sua turma fornecido pelo professor (a). No primeiro acesso, após selecionada a turma será solicitado o cadastro do contador e da empresa. Caso a empresa já esteja cadastrada, basta selecionar. Por fim, selecione o subsistema que deseja acessar. 8

9 ADMINISTRAÇÃO Ao clicar no ícone Administração, será possível que o usuário faça o cadastro e a atualização dos cadastros de Contadores e Empresas. CADASTRO DE CONTADOR O primeiro ícone que aparece disponível n a tela principal do sistema refere-se ao cadastro de contador. Ao clicar nele, o usuário poderá criar, editar ou excluir o contador responsável pela empresa. 9

10 Para criar um novo contador, basta clicar na opção Novo e o sistema irá apresentar a tela de cadastro do contador. Você deverá preencher os campos conforme solicitado. Para editar o cadastro de um contador, basta selecionar o contador desejado, clicar na opção Alterar e alterar o campo desejado. Para excluir um contador, basta selecionar o mesmo, clicar na opção Excluir e confirmar a exclusão do cadastro. 10

11 OBS: Para que o usuário possa excluir o contador, o mesmo não poderá estar vinculado a nenhuma empresa cadastrada no sistema. CADASTRO DE EMPRESAS Ao clicar no ícone Empresas, o usuário poderá criar uma nova empresa, editar um cadastro de empresa já realizado, remover empresas já cadastradas e compartilhar as empresas com outros usuários. Para cadastrar uma nova empresa, basta clicar na opção Nova e o sistema irá apresentar a tela de cadastro da nova empresa. Será necessário fazer o preenchimento dos campos solicitados pelo sistema. É importante salientar que existirão campos obrigatórios para conclusão do cadastro, como por exemplo, o vinculo com o contador. Basta preencher os campos desejados e confirmar na opção Salvar. Para editar o cadastro de empresa, basta clicar no ícone Editar e alterar o campo desejado. Para excluir o cadastro de empresa, basta clicar no ícone Excluir e excluir o cadastro da empresa desejada. Lembrando que o sistema só irá permitir a exclusão após você confirmar a operação através da mensagem a seguir: 11

12 Para compartilhar a empresa com outros usuários, basta clicar no ícone sistema irá apresentar a tela de compartilhamento., e o Para adicionar os usuários que terão acesso a empresa, basta informar o do usuário no campo e confirmar a inclusão no campo. CADASTRO DO USUÁRIO Você pode perceber que do lado direito superior, irá aparecer seu nome na cor azul. Ao clicar em cima dele o sistema abre a opções de alteração de dados do usuário, tais como , senha e nome do usuário. 12

13 CONTÁBIL Para selecionar o sistema contábil, basta clicar em. Nela teremos também o ícone. Ao clicar nele, o sistema irá apresentar com as funcionalidades para que o usuário escolha qual deseja movimentar. PLANO DE CONTAS 13

14 Para incluir uma nova conta, basta clicar em Nova e o sistema irá apresentar a tela de cadastro das contas. Basta informar os campos desejados e confirmar na opção Salvar Para editar a conta criada basta clicar na opção Alterar e alterar o campo desejado. Para excluir a conta criada basta clicar na opção Excluir e confirmar a exclusão da conta. Caso o usuário não deseje criar o plano de contas manualmente, o mesmo poderá sincronizar com o plano de contas modelo do sistema. 14

15 Para que isso ocorra, ao acessar a opção Plano de Contas pela primeira vez, o sistema irá apresentar a seguinte tela: Ao clicar em sim, o sistema irá apresentar o plano de contas modelo. LANÇAMENTO DE ABERTURA 15

16 Ao clicar Lançamento de Abertura o sistema também irá apresentar a tela de lançamentos para que o usuário faça o seu balanço de abertura, incluindo assim, o saldo nas contas para que o mesmo possa começar a movimentação financeira da sua empresa. LANÇAMENTOS Ao clicar em Lançamentos o sistema irá apresentar a tela da grid de lançamentos. 16

17 Para criar um novo lançamento basta clicar no ícone Novo e o sistema irá apresentar a tela de cadastro de lançamento. Basta informar os campos desejados e confirmar na opção Salvar. Para editar a conta criada basta clicar na opção Alterar e alterar o campo desejado. Para excluir a conta criada basta clicar na opção Excluir e confirmar a exclusão da conta. Para cancelar o lançamento basta o usuário clicar em Cancelar. 17

18 CONCILIAÇÃO A opção Conciliação servirá para que o usuário possa conciliar as contas com o acompanhamento dos saldos. Para conciliar o usuário deverá clicar na opção de Conciliação e indicar a conta e o período que deseja ser conciliado. Ao confirmar no Filtrar, o sistema irá apresentar a tela de conciliação mostrando apenas os lançamentos do período e conta filtrada. Para conciliar basta clicar em cima do lançamento que deseja conciliar e arrastar para o campo em branco que fica ao lado dos lançamentos. 18

19 Para conciliar uma conta, basta informar o campo Nr. Doc e conforme o usuário for realizando o pagamento de um fornecedor, este será conciliado. Caso deseje ver apenas os lançamentos que ainda não foram conciliados, basta marcar a opção. ENCERRAMENTO DO EXERCÍCIO A opção Encerramentos do Exercício servirá para que o usuário faça a apuração do seu resultado através do encerramento do exercício contábil. Ao clicar nessa opção o sistema ira apresentar a tela inicial de encerramento mostrando os encerramentos já realizados no sistema. Caso não haja nenhum encerramento realizado o sistema irá indicar a data inicial do encerramento de acordo com a data Inic. 1º Exerc. informada no cadastro da empresa. Ao clicar na opção Encerrar o sistema irá apresentar a tela de encerramento. 19

20 Após confirmar na opção Encerrar o sistema irá fazer o lançamento de encerramento do período desejado e transferir o resultado para o patrimônio líquido (Lucros ou Prejuízos Acumulados). DEMONSTRAÇÃO DO RESULTADO DO EXERCÍCIO - DRE A opção DRE servirá para o usuário gerar a demonstração de resultado da empresa. O objetivo dessa ferramenta é mostrar, de acordo com os vínculos das contas, a Demonstração do Resultado do Exercício. Ao clicar na opção DREs-Modelo, o usuário deverá incluir uma nova. Quando solicitar para criar uma nova DRE, será solicitado também o nome da DRE na tela seguinte. 20

21 Após criar uma nova descrição para a DRE, será necessário vincular as contas de resultado (contas do seu plano de contas), que ficarão do lado direito, com as contas da sua DRE, que ficarão do lado esquerdo. Para vincular, selecione a conta de Resultado, em seguida selecione a conta da DRE e finalize clicando na opção. Caso desejar visualizar as contas que não estão vinculadas selecione a opção. Após fazer todos os vínculos basta clicar na opção Salvar e depois, onde deverá inserir o período que deseja verificar a DRE e marcar a opção se deseja ou não imprimir as assinaturas dos responsáveis na Demonstração. Após isso, basta clicar em Imprimir e o sistema irá mostrar o relatório conforme o período informado. 21

22 DEMONSTRAÇÃO DO FLUXO DE CAIXA - DFC A opção DFC servirá para o usuário gerar sua Demonstração de Fluxo de Caixa. O objetivo dessa ferramenta é apresentar, de acordo com as configurações das contas, a variação de toda movimentação que irá impactar, de forma positiva ou negativa, na conta caixa ou o equivalente de caixa. Ao clicar na opção DFC, o sistema irá apresentar uma tela para que o usuário informe o período que deseja visualizar o relatório. Ao confirmar no Filtrar, será apresentada a tela de configurações das contas. Nessa tela, o sistema irá evidenciar apenas as contas analíticas que tiveram movimentações para que sejam configuradas de acordo com a sua participação na DFC. 22

23 Para classificar, basta clicar na coluna Classificação e indicar em qual situação a conta irá participar da DFC, podendo ser as operações de caixa, operacional, financiamento, investimento, por lançamento ou dividendos a pagar. Após classificar todas as contas, caso haja alguma conta classificada com a opção por lançamento ao clicar na opção Avançar o sistema irá pedir para que esse lançamento seja classificado. Após feita a classificação, basta clicar em Avançar para que o sistema apresente o relatório da Demonstração do Fluxo de Caixa. Ao clicar em Imprimir o sistema irá apresentar o relatório conforme o filtro realizado. DEMONSTRAÇÃO DO LUCRO OU PREJUIZO ACUMULADO - DLPA A opção DLPA servirá para que o usuário gere a sua Demonstração do Lucro ou Prejuízo Acumulado. O objetivo desse relatório é trazer todas as movimentações que envolvam a conta de Lucro ou Prejuízo, afim de detalhar todas as entradas e saídas da conta de Lucros ou Prejuízos Acumulados. Ao clicar em DLPA, o sistema irá apresentar o sistema irá apresentar uma tela para que o usuário informe o período que deseja visualizar o relatório. 23

24 Após isso basta clicar em Imprimir e o sistema irá apresentar o relatório com as informações fornecidas. 24

25 LIVRO RAZÃO A opção Razão servirá para o usuário gerar o relatório de razão de conciliação. Esse relatório irá mostrar todas as movimentações que ocorreu na conta e no período escolhido. Ao clicar no Razão o sistema o sistema irá apresentar uma tela para que o usuário possa indicar o período e a conta que o mesmo deseja analisar. Também será possível emitir termos de abertura e encerramento na geração do Razão. Caso o mesmo não esteja configurado o sistema inabilitará o campo e habilitará a opção de configuração. Ao clicar em Imprimir o sistema irá apresentar o relatório conforme o filtro realizado. BALANCETE A opção Balancete é um relatório que servirá para exibir as movimentações contábeis em um período indicado. 25

26 Ao clicar na opção Balancete, o sistema irá apresentar uma tela para que o usuário informe o período que deseja analisar no balancete. OBS: Marcando a opção de desconsiderar encerramento, o sistema não irá considerar o lançamento de encerramento, caso o período esteja encerrado. Desta forma as contas de resultado não ficarão zeradas. Ao selecionar o período o sistema e clicar em imprimir irá apresentar o relatório com todas as contas movimentadas no período indicado. ASSINATURAS A opção Assinaturas servirá para que o usuário possa cadastrar as assinaturas dos responsáveis pela empresa. 26

27 Após cadastradas, as Assinaturas podem ser anexadas nos relatórios e demonstrações contábeis que o usuário desejar. Para cadastrar, basta clicar no ícone Assinaturas e preencher as informações que deseja que saia nas assinaturas dos responsáveis. Após isso basta clicar em Salvar que as Assinaturas estarão cadastradas e prontas para serem emitidas nos relatórios desejados. BALANÇO PATRIMONIAL A opção Balanço servirá para o usuário gerar o seu balanço patrimonial. Esse relatório irá apresentar as movimentações das contas patrimoniais realizadas no período desejado. Ao clicar na opção Balanço o sistema irá apresentar uma tela para que o usuário informe o período, o detalhamento (se o relatório será sintético ou analítico), se deseja verificar o relatório com destaque para as contas com saldos invertidos e se o usuário deseja imprimir as assinaturas dos responsáveis no relatório. 27

28 Ao clicar em Imprimir o sistema irá apresentar o relatório conforme o filtro realizado. OBS: Para gerar o balanço patrimonial da empresa é necessário que o usuário tenha feito o encerramento do exercício. LIVRO DIÁRIO A opção Diário servirá para o usuário gerar o relatório de Livro Diário. Esse relatório irá mostrar todas as movimentações de todas as contas ocorridas no período desejado. Ao clicar no Diário o sistema irá apresentar uma tela para que o usuário informe o período do livro diário que o mesmo deseja analisar e também habilitará opções de vincular outras demonstrações ao livro diário, tais como Balanço Patrimonial, DRE, DLPA, DFC, dentre outras informações. 28

29 Ao clicar em Imprimir o sistema irá apresentar o relatório conforme o filtro realizado. DEMONSTRAÇÕES A opção Demonstrações é uma ferramenta prática do sistema de permitir que o usuário gere de uma única vez vários demonstrativos e relatórios do sistema, tais como Balanço Patrimonial, DRE, DLPA, DFC, Notas Explicativas e Plano de Contas. Ao selecionar a opção Demonstrações, o sistema irá apresentar uma tela para que o usuário informe o período que deseja visualizar. Nela o usuário informará quais demonstrativos e relatórios deseja visualizar. 29

30 Ao clicar em Imprimir o sistema irá apresentar o relatório conforme o filtro realizado. LIVRO CAIXA A opção Livro Caixa servirá para o usuário gerar o livro-caixa da sua empresa. Esse relatório irá mostrar todas as movimentações que ocorreram na conta caixa ou equivalente de caixa. Ao clicar no Livro Caixa, o sistema irá apresentar uma tela para que o usuário informe o período e a conta desejada. 30

31 Também será possível emitir termos de abertura e encerramento na geração do Livro Caixa. Caso o mesmo não esteja configurado o sistema inabilitará o campo e habilitará a opção de configuração. Ao clicar em Imprimir o sistema irá apresentar o relatório conforme o filtro realizado. NOTAS EXPLICATIVAS A opção de Notas Explicativas servirá para que o usuário crie as notas explicativas para suas movimentações. O objetivo da ferramenta é ter informações relevantes, não suficientemente evidenciadas ou não constantes nas demonstrações contábeis. Para criar a Nota Explicativa, basta clicar no ícone e depois na opção Nova. Após isso basta digitar as informações que desejas esclarecer nas suas demonstrações. Após isso basta clicar em Salvar e o sistema irá salvaras informações digitadas. 31

32 CONTAS ESPECIAIS A opção de Contas Especiais, servirá para que o usuário possa deixar algumas contas já configuradas para que hora da geração de alguns relatórios essas informações já venham de forma automática, tais como Encerramento do Exercício, Lucros e Prejuízos Acumulados, Caixa, Reservas, Dividendos a distribuir e Capital Social. Após isso basta clicar em Salvar e o sistema irá salvaras informações digitadas. TERMO DE ABERTURA E ENCERRAMENTO A opção Termo de Abertura e Encerramento servirá para que o usuário possa adicioná-los nas suas demonstrações contábeis no momento que o mesmo desejar. Ao clicar em Termo de Abertura e Encerramento, o usuário deverá informar o local de registro da empresa, o número do registro e a data de despacho do mesmo. As demais informações o sistema irá trazer de forma automática de acordo com o livro no qual adicionar o termo de abertura e encerramento. 32

33 Após isso basta clicar em Salvar e o sistema irá salvaras informações digitadas. Fim 33