FIN. 12 CENTRO DE RECEITAS E DESPESAS MACROPROCESSO FINANCEIRO PROCESSO CENTRO DE RECEITAS E DESPESAS

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1 1 de 8 msgq FI. 12 CETRO DE RECEITAS E DESPESAS MACROPROCESSO PROCESSO CETRO DE RECEITAS E DESPESAS FI. 12 CETRO DE RECEITAS E DESPESAS 1. OBJETIVO ABRAGÊCIA DOCUMETOS RELACIOADOS PROCEDIMETOS REGISTROS HISTÓRICO DO DOCUMETO AEXOS... 6 Elaboração Análise Crítica e Aprovação Distribuição GRACE SATOS ATOIO CARLOS BORGES SUPERITEDÊCIA BIBLIOTECA LIK E ITRAET 1

2 2 de 8 1. OBJETIVO Estabelecer procedimentos para reger o Centro de Custos da FecomercioSP. 2. ABRAGÊCIA Toda a estrutura da FecomercioSP. 3. DOCUMETOS RELACIOADOS FI Contabilidade FI.04 Solicitação de Pagamento FI.07 Borderôs 4. PROCEDIMETOS 4.1 Definição O CRD ou Centro de Receitas e Despesas é onde são alocadas todas as receitas e despesas por área, de acordo com o departamento, atividade ou projeto. 4.2 Análise da ota Fiscal As otas Fiscais são encaminhadas ao Contas a Pagar através do do financeiro e ou solicitação de pagamento (conforme Procedimento FI.04 Solicitação de Pagamento). Após o cadastro das otas Fiscais pelo Contas a Pagar, é realizada a conferencia do CRD I (Centro de Receitas e Despesas da área) e CRD II (Centro de Receitas e Despesas da Atividade/Projeto) para verificar se as despesas estão alocadas do CRD correto. Caso tenha alguma divergência a correção é realizada nesse momento pelo responsável do CRD. 2

3 3 de 8 As otas recebidas de Suprimentos são cadastradas por eles, com o nosso apoio caso tenham alguma dúvida sobre o CRD, após o recebimento dessas F s é realizada uma analise do CRD cadastrado e realizado as alterações, caso seja necessário. Para empresas que emitem otas com diversos tipos de Centro de Custos utilizamos planilha de rateio, salva no diretório G:\Centro de Custos\Planilhas de Rateio) com o nome da empresa ou serviço. Essas planilhas são alimentadas de acordo com o recebimento da ota e ou relatórios/rateios, e entregues ao Contas a Pagar para o cadastro da ota Fiscal. Caso esse relatório atrase, é lançado no CRD da área, mas sem o CRD II (projeto/atividade). em todos os rateios estão em planilhas de excel, o rateio pode ser feito conforme descritivo de pagamento e as áreas podem ser consultadas no caso de duvida quanto ao CRD informado no relatório. os casos de F mensal em que o CRD é o mesmo, utilizamos um CRD Padrão (o responsável pelo CRD faz esse cadastro no módulo Contabilidade no Star Soft) e no momento do cadastro da F basta o colaborador clicar no botão padrão para que aquele lançamento acate o CRD devido para aquela F. Existe a possibilidade de estorno do CRD caso seja identificado à necessidade de troca de área ou se o relatório de rateio não for recebido. 4.3 Análise do CRD através de relatório esta etapa a análise do CRD é realizada, através do relatório de Movimento por Centro de Custo emitido pelo Star Soft após a Contabilidade fazer a integração (conforme FI.02). É feita a conferência para certificar se todas as Receitas e Despesas foram lançadas no Centro de Custo correto. Com base no relatório, solicitação de pagamento e F. 3

4 4 de 8 Caso seja identificada alguma divergência após fechamento do Borderô (conforme FI.07) à alteração é feita pelo responsável do CRD. 4.4 Cadastro de CRD Conforme a necessidade de novos projetos, áreas e serviços. É solicitada a abertura de um novo CRD, para alocar as receitas e despesas provenientes do projeto ou área em questão. Também podemos inativar um CRD caso não esteja mais sendo utilizado ou seu projeto tenha terminado. 4.5 Fechamento do CRD I Após conferencia e fechamento da contabilidade (conforme procedimento da Contabilidade), são gerados os relatórios de Movimento por Centro de Custo, no qual são demonstrados todas as receitas e despesas por área e enviadas a responsável do orçamento. Pois o CRD impacta diretamente no orçamento das áreas. o final do ano antes da Contabilidade fazer a apuração dos saldos, são gerados relatórios por CRD I e CRD II e salvos em pdf na rede. 4.6 Arquivo Os documentos gerados são arquivados na rede, de acordo com mês e ano. 4

5 5 de 8 5. REGISTROS Identificação Armazenamento Proteção Recuperação Tempo de Retenção Cópia de Segurança Descarte Planilhas de rateio Diretório específico do Financeiro: G:\Centro de Custos\Planilhas de Rateio) Acesso restrito Por indexação do arquivo 3 anos Sim Deletar Movimento por centro de custo I e II Star Soft Acesso restrito através de permissão de acesso ao sistema ome do documento, mês e ano. 3 anos Sim Arquivo Inativo Movimento por centro de custo I e II Diretório específico do Financeiro: G:\Centro de Custos\Planilhas de Rateio\Relatorio Gerencial de Centro de Custo Acesso através de senha. ome do documento, mês e ano. 3 anos Sim Deletar 6. HISTÓRICO DO DOCUMETO Versão Data Comentários /03/2015 Edição Inicial /11/ Alteração do registro das planilhas de rateio 2. Exclusão de informações sobre a forma de arquivo dos documentos no item Ajustes na tabela de registros 5

6 SUPRIMETOS ÁREAS Gestor: 6 de 8 7. AEXOS 7.1 Fluxograma do Processo P1 Centro de Receitas e Despesas CRD FECOMERCIO SP Centro de Receitas e Despesas (CRD) Início P1 ovos projetos, serviços ou processos ou cancelamento? S T3 Encaminhar F S ao contas a pagar por ou através da solicitação de pagamento. + F de suprimentos? S T1 Informar ao financeiro T2 Abrir novo CRD para alocar as receitas e despesas ou cancelar existente FIM T12 Cadastrar notas no sistema T4 Realizar conferência para identificar o CRD I e CRD II deve ser lançado a despesa. T13 T14 Analisar CRD cadastrado. Alguma S divergência? Realizar alteração T5 Cadastrar notas no sistema de acordo com CRD adequado. otar com diversos centros de custo? T7 T8 T9 Analisar CRD através do relatório de Movimento por Alguma S Fechar borderôs CRD para verificar divergência? divergências Realizar alterações. T6 Utilizar planilha e/ou relatório de roteiro, descritivo de pagamento ou consultas direta a área demandante. S Após integração da contabilidade T10 Realizar conferência Fechamentos contábil + T11 Gerar relatório de movimento por CRD Arquivar FIM Mensal e anual 6

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