CONFIDENCIAL ESSILOR - Brasil CSC 04/17. Apenas para uso interno - Não divulgar, distribuir ou copiar. Cadastros Workshop Abril 2017

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1 CONFIDENCIAL ESSILOR - Brasil CSC 04/17. Apenas para uso interno - Não divulgar, distribuir ou copiar Cadastros Workshop Abril 2017

2 CONFIDENCIAL ESSILOR - Brasil CSC 04/17. Apenas para uso interno - Não divulgar, distribuir ou copiar Agenda AGENDA 9:30 às 9:50 Abertura do Evento 10:00 às 10:40 Cadastro de Produtos 10:50 às 11:30 Cadastro de Clientes 11:40 às 12:20 Cadastro de Fornecedores 12:20 às 12:30 Encerramento

3 CONFIDENCIAL ESSILOR - Brasil CSC 04/17. Apenas para uso interno - Não divulgar, distribuir ou copiar Objetivo Analisar os impactos de novos projetos que envolvem cadastros Apresentar os processos envolvidos com os cadastros da Essilor e esclarecer dúvidas. Demonstrar as rotinas existentes e trazer exemplos práticos de situações encontradas no dia a dia. Explorar e detalhar as interfaces e sistemas de cada tipo de cadastro.

4 CONFIDENCIAL ESSILOR - Brasil CSC 04/17. Apenas para uso interno - Não divulgar, distribuir ou copiar Cadastros Governança de Cadastros CSC Principais Desafios Enfrentados

5 CONFIDENCIAL ESSILOR - Brasil CSC 04/17. Apenas para uso interno - Não divulgar, distribuir ou copiar Cadastros Organograma SUPERVISOR DE CADASTROS ASSISTENTE DE CADASTRO II ANALISTA DE CADASTRO II ASSISTENTE DE CADASTRO I ASSISTENTE DE CADASTRO II ASSISTENTE DE CADASTRO I ASSISTENTE DE CADASTRO I ANALISTA DE CADASTRO II Produtos Análise e Produtos Cliente Produtos Melhoria Fornecedores Cliente Análise e Melhoria

6 Cadastros Visão Geral Indicadores: Base de 10/16 até 04/ Chamados de Clientes 1164 Chamados de Produto 1016 Chamados de Fornecedor Atividades Referencial Chamados recebidos SLA Atendimento Chamados atendidos dentro do prazo

7 CONFIDENCIAL ESSILOR - Brasil CSC 04/17. Apenas para uso interno - Não divulgar, distribuir ou copiar CADASTROS - CSC Governança Processo end to-end Cadastros Governança de Cadastros CSC Atividades Definição e divulgação de regras e padrões; Tratamento dos problemas das interfaces entre áreas; Controle de qualidade dos dados; Apuração e divulgação dos indicadores; Identificação e execução das oportunidades de melhoria. Melhoria Contínua Marketing Logística Qualidade / STL Financeiro Fiscal Logística EDAM Contabilidade Solutions Comercial Controladoria LaPas Work-flow

8 CONFIDENCIAL ESSILOR - Brasil CSC 04/17. Apenas para uso interno - Não divulgar, distribuir ou copiar Cadastros Macro Visão dos Processos Cadastro de Produtos Cadastro de Clientes Cadastro de Fornecedores Criação de Itens Alteração de Itens Tratamento de Inválidos no referencial Associação às organizações Criação de novos cadastros de clientes Alteração de cadastro de clientes Associação de Carteiras Sales Force Parametrização de cadastros Tratamento de inválidos do referencial Criação de novos cadastros de fornecedores Alteração de cadastro de fornecedores Tratamento de Cadastros dos LaPas Cadastro de transportadoras

9 Cadastros Áreas X Sistemas LaPas Marketing TI Administração de Vendas Cadastros CSC Logística Clientes Produção / Lab Suprimentos

10 Cadastros Áreas X Sistemas Referencial Minilab Sales Force Oracle Opticlick Prisma LMS

11 Cadastros Projetos Área dona do Projeto Cadastros Área dona do Projeto Áreas Interessadas Identificar demanda do projeto Comunicar à Cadastros Estudar demanda Estimar esforço e prazo Realizar Abertura do projeto Incluir Cadastros como recurso do projeto Participar das reuniões de acompanhamento do projeto Informar ao Solicitante Formalizar prazos e entregas Organizar reuniões de acompanhamento e alinhamento

12 Cadastros Pontos de Atenção Chamados com quantidade de solicitações diferentes de um; Participação em projetos; Tratamento do log de erros (Referencial, interfaces de notas e produtos); Necessidade de saneamento da base de dados; Urgência no atendimento de demandas específicas.

13 Cadastros Produtos

14 Cadastros Produtos Indicadores: Base de 10/16 até 04/ Atividades realizadas no Referencial de Produtos Alteração Não Lentes EDAM 152 Alteração de Lentes RX 121 Criação de Item NVG Chamados recebidos SLA Atendimento Chamados atendidos dentro do prazo

15 Cadastros Produtos Projetos em Andamento: Lentes de Contato Adequação dos sistemas para recebimento de lentes de contato como produtos; Sped & Lbtreat Setup do sistema para o carregamento arquivo Sped e Lbtreat; Saneamento de Cadastros Produtos LaPas & Essilor Saneamento de Cadastros Produtos (Referencial, Oracle, LMSs).

16 Cadastros Produtos Gestão da Rotina: Procedimentos de Cadastro de Produtos Criação de procedimentos para cadastro de Produtos; Estudo de viabilidade de Tratamento Marca Própria Possibilidade de automatização para cadastro de tratamento marca própria diretamente no referencial.

17 Cadastros Produtos Interações Áreas X Sistemas: ORIGEM CADASTRO SAÍDAS Expurgos LaPas Ref. Prisma LaPas (LMS) E Referencial de Produtos SFDC Marketing (Automidia) Minilab BIP BUP Logística (Automidia) Oracle R12 Opticlick Colaborador (Automidia) Mastersaf Expurgos LaPas R12

18 Dados Mestre de Produtos Dados Básicos Compras Contabilidade Fiscal Planejamento de Materiais Produtos Produção Inventário Armazenagem Informações Básicas Necessárias: Unidade de medida; Descrição do produto; Classificação fiscal; Conta contábil; PO; DA / DC; Thot; Geometria; Material; Etc.

19 Regras de Negócio - Produtos Perfil do Solicitante: Apenas Logística e Marketing podem solicitar cadastros de itens de estoque e lentes; Qualquer colaborador Multi e Brasilor pode solicitar cadastros de itens de NI (Itens de Remessa ou NCM). Para EDAM as solicitações são concentradas em um único departamento que fica responsável por encaminhar a demanda para cadastros via chamado no Automidia; Multi Para itens solicitados pelos laboratórios, Marketing e STL é necessário a validação do planejador Logístico; EDAM Itens não lentes e estocáveis são solicitados apenas pela área de suprimentos.

20 Pontos de Atenção - Produtos Alinhamento inicial para participações em projetos e determinação de estimativas de esforço e prazo; Chamados para atendimento de múltiplas solicitações; Alteração de campos sem comunicação; Elevado número de inválidos dos LaPas que são tratados fora do Automidia; Falta de padronização no cadastro dos LaPas Qualidade das informações;

21 Planejamento Produtos Principais Projetos Previstos: Desenvolvimento de solução para cadastro de AR marca própria; Saneamento da base de dados de Produtos; Cartilha de Orientação para os LaPas. Oportunidades de Melhorias Retroalimentação de produtos Em teste no Technopark; Treinamentos com os LaPas; Carregamento de arquivo Sped e Lbtreat.

22 Cadastros Projetos Produtos HD02 VARILUX 360 Área dona do Projeto Cadastros Área dona do Projeto Áreas Interessadas Demanda Identificada através de reuniões estratégicas Comunicar à Cadastros Cadastro identifiou a necessidade da criação do cadastro de novos blocos e lentes. Diante da demanda, estimou o prazo para o atendimento e a necessidade de informações para atendimento da solicitação Realizar Abertura do projeto Incluir Cadastros como recurso do projeto Prazo para entrega do projeto definido junto com o PM. Áreas interessadas participando de reuniões de acompanhamento e levantamento de novas demandas Comunicar esforço e prazo à Área dona do Projeto Reuniões de acompanhamento agendadas com o Comitê de Produtos

23 Abertura de Chamados - Produtos Fluxo Genérico para atendimento de demandas de Cadastros Abrir Chamado Analisar Solicitação Realizar Modificações nos Sistemas Fechar Chamado

24 Abertura de Chamados - Produtos Abertura de Chamado no Automidia: Catálogo de Serviços de Produtos no Automidia:

25 Cadastros Clientes

26 Cadastros Clientes Indicadores: Base de 10/16 até 04/ Alteração de Clientes Cadastro Não Faturável Chamados recebidos SLA Atendimento Chamados atendidos dentro do prazo Alteração Salesforce

27 Cadastros Clientes Projetos em Andamento: Saneamento Cadastro Evolução Comercial Saneamento do Cadastro de Clientes com foco especial nas demandas do projeto Evolução Comercial; Projeto de integração de sistemas - Clientes / Fornec. Mapeamento das integrações de sistemas envolvendo o cadastro de clientes; Criação de novas categorias de clientes no Referencial Desenvolvimento de novas categorias no referencial de clientes em função de demandas do projeto Evolução Comercial; Saneamento Cadastros Clientes Saneamento geral do cadastro de clientes.

28 Cadastros Clientes Gestão da Rotina: Criação de Cartilha para Cadastro de Clientes / Fornec. Desenvolvimento de cartilha de orientação para cadastro de Clientes e fornecedores nos LaPas; Atualização de Profile Cliente Atualização de Profile Cliente (classe Ext. e Int) conforme solicitação do departamento de Crédito e Cobrança; Atualização de Boleto Atualização de Boleto, criação e manutenção de Painel de controle de atendimentos.

29 Cadastros Clientes Interações Áreas X Sistemas:

30 Dados Mestre de Clientes Clientes Dados Gerais Dados Comerciais Dados Fiscais/Financeiros Dados de Logística Endereço Telefone CNPJ/CPF Inscr. Estadual/Municipal Categoria Classificação Consultor/Gerente Vendas Forma de Pagamento Tipo de Contribuinte Transportadora Frete Documentos Necessários: Contrato social; Cartão CNPJ; Cartão SINTEGRA; Última alteração contratual.

31 Regras de Negócio - Clientes Apenas os Gestores da Força de Venda podem solicitar criação de novos cadastros de clientes faturáveis; Somente a área de Crédito e Cobrança pode solicitar o bloqueio e desbloqueio financeiro de clientes; Para clientes já cadastrados no sistema, apenas será permitida a solicitação de alteração de cadastro; Não é permitido alterar CNPJ / CPF de clientes. Neste caso, será necessário solicitar um novo cadastro.

32 Pontos de Atenção - Clientes Alinhamento inicial para participações em projetos e determinação de estimativas de esforço e prazo; Chamados para atendimento de múltiplas solicitações; Solicitações realizadas fora do Automidia; Alteração de campos sem comunicação; Solicitação de bloqueios e desbloqueios.

33 Planejamento Clientes Principais Projetos Previstos: Saneamento de dados conforme a governança estabelecida durante o Projeto de Evolução Comercial; Criação de novas categorias de clientes no Referencial; Mapeamento de Processos e Interfaces; Saneamento geral da base de cadastros; Criação de Cartilha para Cadastro de Clientes. Oportunidades de Melhorias Treinamentos com os LaPas.

34 Cadastros Projetos Clientes Evolução Comercial: Área dona do Projeto Cadastros Área dona do Projeto Áreas Interessadas Demanda Identificada através de reuniões estratégicas Comunicar à Cadastros Cadastro realizou o estudo e idenficou a necessidade de realização do saneamento do cadastro de clientes e do mapeamento de processos envolvendo sistemas de clientes Realizar Abertura do projeto Incluir Cadastros como recurso do projeto Prazo de entrega do projeto definido para início de abril - Convenção Áreas interessadas participando de reuniões de acompanhamento e levantamento de novas demandas Estimar esforço e prazo Reuniões de acompanhamento agendadas com a consultoria e demais participantes do projeto

35 Abertura de Chamados - Clientes Fluxo Genérico para atendimento de demandas de Cadastros Abrir Chamado Analisar Solicitação Realizar Modificações nos Sistemas Fechar Chamado

36 Abertura de Chamados - Clientes Abertura de chamado no Automidia Catálogo de Serviços de Clientes no Automidia:

37 Cadastros Fornecedores

38 Cadastros Fornecedores Indicadores: Base de 10/16 até 04/ Cadastro de Fornecedor 364 Atualização de Conta Bancária 179 Alteração de Fornecedor Chamados recebidos SLA Atendimento 0,30% 99,70% Chamados atendidos dentro do prazo

39 Cadastros Fornecedores Projetos em Andamento: Saneamento Geral dos Cadastros Fornecedores Saneamento da base de Fornecedores Multi, EDAM e LaPas nos sistemas envolvidos com o processo. Gestão da Rotina: Saneamento do Método de Pagamento de Fornec. Saneamento do método de pagamento utilizado para a melhoria dos processos de pagamento envolvendo fornecedores, evitando retrabalho da equipe do AP.

40 Cadastros Fornecedores Interações Áreas X Sistemas ORIGEM CADASTRO SAÍDAS Colaborador (Automidia) E Referencial de Clientes Oracle R12 LaPa (LMS) Servidor Tratamento dos Arquivos

41 Dados Mestre de Fornecedores Fornecedores Dados Gerais Dados de Compras Dados Contábeis/Financ. Dados de Logística Endereço Telefone CNPJ/CPF Inscr. Estadual/Municipal Moeda Condições Pagamento Conta Bancária Retenção de Impostos Tipo de Contribuinte Transportadora Frete Documentos Necessários: Cartão CNPJ; Inscrição Estadual e/ou Municipal quando houver; Contrato Social ou última alteração caso houver; Comprovante bancário caso o mesmo seja pago por depósito e/ou TED.

42 Regras de Negócio - Fornecedores Qualquer colaborador pode solicitar a criação ou alteração de cadastro de fornecedores; Cadastros de Autônomos devem ser aprovados pela Gestão de RH; Para fornecedores já cadastrados no sistema, apenas será permitida a solicitação de alteração de cadastro; Não é permitido alterar CNPJ / CPF de fornecedores. Neste caso, será necessário solicitar um novo cadastro.

43 Pontos de Atenção - Fornecedores Alinhamento inicial para participações em projetos e determinação de estimativas de esforço e prazo; Chamados para atendimento de múltiplas solicitações; Alteração de campos sem comunicação; Tipos de Contribuintes e retenções de impostos Fornecedores LaPas.

44 Planejamento Fornecedores Principais Projetos Previstos: Saneamento de cadastros de fornecedores; Criação de Cartilha para Cadastro de Fornecedores para os LaPas; Referencial de Cliente/Fornecedor. Oportunidades de Melhorias Treinamentos com os solicitantes LaPas, Multi, Edam e Coatings; Criação de manual prático de cadastro interno.

45 Abertura de Chamados - Fornecedores Fluxo Genérico para atendimento de demandas de Cadastros Abrir Chamado Analisar Solicitação Realizar Modificações nos Sistemas Fechar Chamado

46 Abertura de Chamados - Fornecedores Abertura de chamado no Automidia Catálogo de Serviços de Fornecedores no Automidia:

47 Obrigado! CONFIDENCIAL ESSILOR - Brasil CSC Apenas para uso interno - Não divulgar, distribuir ou copiar