Departamento de Tecnologia da Informação PROJETO INTEGRAÇÃO INTRANET/FINANCIERO E CONTABILIDADE
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- João Henrique João Victor Cordeiro Carrilho
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1 Departamento de Tecnologia da Informação PROJETO INTEGRAÇÃO INTRANET/FINANCIERO E CONTABILIDADE
2 Este documento tem como objetivo detalhar tecnicamente a integração de dados da atual intranet para o sistema de contas a pagar que é integrado com a contabilidade. Foi solicitado a este departamento a integração de dados pela Diretoria Financeira automatizando a inclusão das informações no sistema contábil. Se faz necessário devido as informações já existirem em um banco de dados sobre os gastos de verbas e fornecedores a pagar de cada departamento, pois atualmente a contabilidade entra com os dados manuais no sistema Financeiro tomando tempo e mão de obra desnecessária. Desta forma, será proposto o desenvolvimento de uma ferramenta na Intranet que filtrará as informações já cadastradas, criando um arquivo com os dados necessários de acordo com o layout para a devida importação no sistema financeiro Omnium da empresa Mega.
3 1. Levantamento de requisitos: O Círculo Militar possui o Sistema de controle de gastos de requisições por departamento que armazena as informações em um banco de dados Postgres. A Intranet Gerencia os gastos da verba por tipos de pagamentos e fornecedores, assim como pagamentos de tributos, juros, encargos, taxas operacionais bancárias. O Departamento Contábil possui um sistema de Contas a Pagar e a Receber que Gerencia toda parte contábil do Círculo Militar. A Entrada de dados para o Sistema Financeiro é feita manualmente por um funcionário da contabilidade que cópia os dados da Intranet e trata-as dentro do Financeiro que por sua vez é integrado com o sistema da contabilidade, toda classificação contábil é feita no cadastramento manual das informações. 1.1 Sistema Omnium Financeiro/Contábil Foi feito um levantamento de cada campo que é preenchido com dados/informações dos lançamentos manuais dentro do sistema Financeiro, sendo eles dividido em 4 etapas: 1. Contas a Pagar Fornecedor, documento, tipo de documento, data de emissão, data de entrada, data de vencimento, data de prorrogado, forma de pagamento, tipo de pagamento, valor, previsão de pagamento, histórico (descrição da requisição), código de movimento. 2. Notas Fiscais Número NF, serie, data, valor, histórico, tributos (se for do tipo de movimento 701). 3. Classes Confirma as informações das classe que automaticamente é preenchida com as informações da etapa Contabilidade Checa os registros importados para o contábil da etapa 1, insere contas contábeis (classificação contábil) débito e crédito. Posteriormente após a compensação bancaria de cada pagamento, o Departamento Financeiro passa um extrato da conta do Círculo Militar constando as compensações, assim o Departamento Contábil executa as Baixas de cada lançamento dentro do Sistema Financeiro. O Departamento financeiro também executa a baixa bancaria na Intranet após a compensação no banco das solicitações de pagamentos (requisições).
4 1.2 Sistema Intranet Descrição de cada etapa desde o cadastramento da requisição até a finalização da requisição e importação dos dados: 1. Colaborador inclui requisição. 2. Diretor do departamento aprova pagamento requisição. 3. Diretor Administrativo aprova pagamento requisição. 4. Presidente aprova pagamento requisição. 5. Departamento de contabilidade classifica, insere tributos, confere e verifica as informações da requisição na intranet e libera para financeiro. 6. Financeiro verifica data de vencimento e agenda requisição de acordo com a forma de pagamento, cheque, boleto, DDA, ou transferência bancaria. 7. Após a compensação bancaria o departamento financeiro executa conferencia e baixa do registro na requisição na intranet. 2. Descrição/Objetivo: Há a necessidade de integração do sistema Intranet para o sistema Financeiro Ominium da Empresa Mega para controle gerencial e contábil. A Integração da Intranet X Omnium Financeiro será somente das informações necessárias para o preenchimento dos dados de contas a pagar dos fornecedores previamente cadastrada por cada departamento no controle de gasto das verbas na Intranet. A Proposta é filtrar as informações do banco de dados postgres cadastrado pela intranet, e trata-los de acordo com o layout do modulo financeiro, assim o sistema Omnium irá somente recepcionar os dados importando para sua base, sem a necessidade de passar pelas quatro etapas do levantamento de requisitos. Criando uma nova etapa na intranet, esta estará entre a etapa 5 e 6 da requisição, na qual, a contabilidade gera o arquivo de importação de acordo com a data de classificação das requisições, e importa este arquivo para sistema de Financeiro/contas a pagar. Propõe-se que esta etapa seja executada uma vez ao dia filtrando os registros por data do dia anterior, assim evitando duplicidade de registros na geração/importação do arquivo.
5 3. Desenvolvimento: 3.1 Processo de Cadastro de requisição: Para o correto funcionamento da importação será necessário o desenvolvimento de campos com informações não existente no atual cadastro de requisições da intranet, estes campos são os dados que a contabilidade atualmente entra manualmente no sistema de Contas a Pagar, com estas informações em banco de dados na intranet será possível a importação correta dos dados com todas necessidades. Na tela de inclusão de uma nova requisição, será desenvolvido campos complementares para o usuário inclui-las, assim teremos os seguintes novos campos: Serie da NF, Tipo NF, Data Emissão NF, Tipo de Pagto (Cheque, boleto, DDA), Classe Fornecedor (Classe Gerencial). Será desenvolvido também na tela de cadastro de novos fornecedores os campos complementares abaixo: Banco, Agencia, Conta Corrente, Conta Contábil, Conta Contábil 2, PIS Retido, Cofins Retido, CSLL Retido, Simples Nacional. 3.2 Processo de classificação: Na tela de classificação contábil atual da intranet sofrerá alteração em sua estrutura, pois com as informações pré-preenchidas pelos usuários a contabilidade somente irá conferir se os dados estão corretos e conciliados, pois a classificação ocorrerá automaticamente de acordo com o fornecedor e tipo de classe gerencial da requisição preenchida. Esta conferencia é para garantir que os dados foram preenchidos corretamente e vão ser importados corretamente para o sistema contábil. 4. Processo de Integração/Proposta: O processo de integração Intranet e Contabilidade será izado da seguinte forma: Todo início de dia o departamento contábil importará os dados/registros do dia anterior da intranet. Esta importação vai gerar um arquivo de texto compatível com o layout do sistema Mega que deverá ser importado para o contábil/financeiro. Caso tenha algum erro ou inconsistência no arquivo, o sistema Financeiro apresentará uma mensagem de erro na hora da importação que permitirá a visualização deste erro, assim, o processo deverá ser cancelado,
6 acertado na intranet os dados da pagamento que estão fora do padrão e importando novamente, com isso as informações da intranet também serão corrigidas e mantidas para futuras consultas pelos usuários. O arquivo que será gerado da intranet para ser importado para dentro do sistema financeiro terão os respectivos campos preenchido com cada informação conforme segue a tabela abaixo. Layout Importação de dados contas a pagar Nome Campo Descrição Tam Tempo de entrada dos dados Filial Campo texto 03 Valor fixo 001 CNPJ/CPF Campo texto 20 Entrada na requisição na escolha do fornecedor para mesma Documento (NF) Campo texto 10 Entrada na requisição Tipo de Campo texto 06 Entrada na requisição através de escolha (NFE, documento NF, NF-E) Data de entrada Campo de data padrão 10 Entrada na requisição, data da nota fiscal Data emissão Campo de data padrão 10 Entrada na requisição, data da nota fiscal Data de Campo de data padrão 10 Entrada na requisição, data de vencimento vencimento presente na nota fiscal ou boleto bancário Data de Campo de data padrão 10 Entrada na requisição, data de vencimento prorrogado presente na nota fiscal ou boleto bancário Banco portador Campo texto 03 Informação extraída do cadastro do fornecedor na intranet Tipo de Campo texto 03 Entrada na requisição através de escolha (04- pagamento Boleto, 08-Cheque, 13-DDA) Código da moeda Campo texto 03 Não se aplica Valor original Campo numérico do tipo 18 Valor do documento inserido na requisição Valor original em Campo numérico do tipo 18 Valor do documento inserido na requisição moeda Desconto Campo numérico do tipo 18 Não se aplica condicional Data limite para desconto Campo de data padrão 10 Não se aplica Histórico Campo texto 80 Entrada na requisição através do campo descrição Código de Campo texto 04 Entrada na classificação de requisição (tipos: movimentação de 700-sem tributo, 701-com tributo) entrada Documento contábil Campo texto 10 Entrada na requisição através do número da nota fiscal Mora diária Campo numérico do tipo 18 Não se aplica Percentual (%) de Campo numérico do tipo 18 Não se aplica multa Data da multa Campo de data padrão 10 Não se aplica Código IRRF Campo texto 04 Entrada na classificação da requisição Base IRRF Campo numérico do tipo 18 Entrada na requisição, valor base da requisição
7 Valor do IRRF Campo numérico do tipo com alíquota do IRRF Base INSS Campo numérico do tipo 18 Entrada na requisição, valor base da requisição Valor INSS Campo numérico do tipo com alíquota do INSS Base ISS Campo numérico do tipo 18 Entrada na requisição, valor base da requisição Valor ISS Campo numérico do tipo com alíquota do ISS Base PIS Campo numérico do tipo 18 Entrada na requisição, valor base da requisição Valor PIS Campo numérico do tipo com alíquota do PIS Base COFINS Campo numérico do tipo 18 Entrada na requisição, valor base da requisição Valor COFINS Campo numérico do tipo com alíquota do COFINS Base CSLL Campo numérico do tipo 18 Entrada na requisição, valor base da requisição Valor CSLL Campo numérico do tipo com alíquota do CSLL Código de barras Campo texto 44 Não se aplica Linha secundária Identificador Campo texto 01 Classe Campo texto 15 Entrada na requisição com a escolha do classificação do fornecedor Valor Campo texto 18 Entrada na requisição por seus registros. Exemplo de entrada Natureza Campo texto 01 Fixo débito, representado por D Histórico Campo texto 80 Entrada na requisição pela descrição da mesma Linha terciaria Identificador Campo texto Centro de custos Campo texto 15 Não se aplica Valor Campo texto 18 Não se aplica Layout cadastro de fornecedores Nome Campo Descrição Tam Tempo de entrada dos dados Nome fantasia Campo texto 40 Entrada no cadastro do fornecedor na intranet Razão social Campo texto 50 Entrada no cadastro do fornecedor na intranet Endereço Campo texto 50 Entrada no cadastro do fornecedor na intranet Número Campo texto 20 Entrada no cadastro do fornecedor na intranet Bairro Campo texto 20 Entrada no cadastro do fornecedor na intranet Estado Campo texto 02 Entrada no cadastro do fornecedor na intranet Código do Campo texto 05 Entrada no cadastro do fornecedor na intranet, município IBGE através da escolha do município Nome do Campo texto 25 Entrada no cadastro do fornecedor na intranet, município através da escolha do município CEP Campo texto 09 Entrada no cadastro do fornecedor na intranet Inscrição estadual Campo texto 19 Entrada no cadastro do fornecedor na intranet ou RG CNPJ ou CPF Campo texto 18 Entrada no cadastro do fornecedor na intranet Inscrição municipal Campo texto 10 Entrada no cadastro do fornecedor na intranet
8 Tipo pessoa Campo texto 01 Geração automática pela intranet, se for pessoa jurídica J, se for pessoa física F Telefone 1 Campo texto 14 Entrada no cadastro do fornecedor na intranet Telefone 2 Campo texto 14 Entrada no cadastro do fornecedor na intranet Telefone 3 Campo texto 14 Entrada no cadastro do fornecedor na intranet Fax Campo texto 14 Entrada no cadastro do fornecedor na intranet Banco Campo texto 03 Entrada no cadastro do fornecedor na intranet Agência Campo texto 06 Entrada no cadastro do fornecedor na intranet Conta corrente Campo texto 15 Entrada no cadastro do fornecedor na intranet Conta contábil Campo texto 15 Conta fixa Conta contábil Campo texto 15 Entrada no cadastro do fornecedor na intranet PIS retido Campo texto 1 Entrada no cadastro do fornecedor na intranet, através de escolha, S ou N COFINS retido Campo texto 1 Entrada no cadastro do fornecedor na intranet, através de escolha, S ou N CSLL retido Campo texto 1 Entrada no cadastro do fornecedor na intranet, através de escolha, S ou N Campo texto 150 Entrada no cadastro do fornecedor na intranet Home-page Campo texto 50 Entrada no cadastro do fornecedor na intranet Informações Campo texto 50 Entrada no cadastro do fornecedor na intranet, através do campo observações Simples nacional Campo texto 1 Entrada no cadastro do fornecedor na intranet, através de escolha, S ou N Data de Campo de data padrão 10 Entrada no cadastro do fornecedor na intranet, enquadramento Data de inclusão/alteração Campo de data padrão somente de a escolha do simples nacional for S 10 Data da geração do arquivo de importação
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